Un guide en 5 étapes pour retirer les outils martech sans perturber les opérations

L'audit régulier de votre pile martech doit faire partie du processus de votre organisation. Au cours d'un audit, vous identifierez probablement une poignée d'outils qui peuvent être retirés pour diverses raisons.

Peut-être que votre entreprise a fait l'objet d'une fusion ou d'une acquisition et que vous disposez d'outils en double qui remplissent la même fonction. Peut-être que d'autres outils de votre pile pourraient avoir ajouté des fonctionnalités, rendant un outil redondant. Ou l'outil n'est tout simplement pas suffisamment utilisé pour justifier le coût.

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Quelle que soit la raison, l'identification des outils pouvant être retirés est un élément essentiel d'un audit martech. Mais que se passe-t-il une fois que vous avez pris cette décision ? Comment retirer un outil sans provoquer de tollé parmi les utilisateurs ni casser les automatisations ?

Le retrait du logiciel martech nécessite un processus de planification approfondi et une exécution propre. Voici cinq étapes à suivre.

Étape 1 : Identifier les intégrations système et les dépendances de processus

Pour éviter de perturber vos opérations, il est essentiel d'identifier les autres systèmes et processus qui dépendent de l'outil que vous envisagez de retirer. Si vous travaillez pour une grande organisation et que l'outil est en place depuis de nombreuses années, cela peut être plus difficile qu'il n'y paraît. Si votre organisation n'a pas été minutieuse en matière de documentation, d'autres systèmes peuvent utiliser des appels d'API ou des exportations de données à partir de l'outil sans que vous le sachiez.

Il est encore plus difficile que d'identifier les intégrations systémiques de spécifier les processus manuels qui existent en dehors de l'outil mais qui en dépendent. Par exemple, un rapport est envoyé depuis l'outil qu'une autre équipe copie/colle manuellement dans un autre système. Ces types de solutions de contournement manuelles se produisent plus souvent que vous ne le pensez.

Commencez à parler à tout le monde et à toute personne de l'organisation qui a un lien avec l'outil. Si possible, trouvez les personnes impliquées dans la mise en œuvre initiale de l'outil. Ils peuvent avoir les connaissances institutionnelles dont vous aurez besoin pour comprendre pleinement les impacts en aval du retrait de l'outil.

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Étape 2 : Évaluer les besoins de migration des données

Vous devrez peut-être tenir compte d'une importante migration de données dans le cadre du processus de retrait. Les secteurs fortement réglementés tels que les services financiers ou les soins de santé ont des périodes de conservation des données obligatoires (parfois jusqu'à sept ans !).

Documentez les données qui doivent être migrées et déterminez où ces données doivent aller. Si vous passez d'une plate-forme similaire à une autre, par exemple un système d'automatisation du marketing, vous pouvez migrer les données de votre ancien outil vers le nouveau. Demandez à votre nouveau fournisseur comment d'autres clients ont géré leurs besoins de migration de données. Ils peuvent être en mesure d'offrir des services professionnels ou d'orienter votre équipe informatique vers une documentation solide sur les meilleures pratiques qu'ils ont vues avec d'autres clients.

Mais que se passe-t-il si vous retirez un outil et que vous ne le remplacez pas ? Où ces données doivent-elles aller ? Travaillez avec vos partenaires informatiques pour concevoir un plan. Les données peuvent être stockées sur un site SharePoint ou dans une nouvelle base de données. La meilleure solution tiendra compte du degré d'accessibilité de ces données et des personnes qui doivent y accéder.

Si les données ne doivent être consultées que rarement, il peut être suffisant de les stocker dans une base de données qu'un membre de l'équipe technologique peut extraire une fois dans une lune bleue. Cependant, si des utilisateurs non techniques, tels que des spécialistes du marketing ou des commerciaux, doivent accéder régulièrement aux données historiques, vous aurez besoin d'une solution plus conviviale.

Étape 3 : Identifiez le bon moment pour prendre votre retraite et élaborez un plan de projet

Après avoir évalué votre pile martech, vous devez identifier le bon moment pour retirer l'outil. Cela pourrait être basé sur plusieurs facteurs, tels que la fin d'un contrat, l'achèvement d'un projet ou la fin d'un exercice financier. Quelle que soit la raison, assurez-vous que le timing ne perturbera pas vos opérations.

Une fois que vous avez fixé la date cible de la retraite, il est temps d'élaborer votre plan de projet. Compte tenu de tous les systèmes en aval concernés et des besoins de migration des données des étapes 1 et 2. Vous devriez disposer de toutes les informations dont vous avez besoin pour créer un plan de projet en remontant à partir de votre date de retraite cible.

Que se passe-t-il si les travaux du projet pour découpler les systèmes ou migrer les données vous poussent au-delà de votre date cible ? Si votre date cible était basée sur un contrat, négociez avec le fournisseur pour voir si vous pouvez prolonger le contrat de mois en mois pour vous donner le temps dont vous avez besoin pour exécuter pleinement votre plan plutôt que de vous enfermer dans un renouvellement d'une année complète.

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Étape 4 : Élaborer un plan de communication

La communication est essentielle lors du retrait d'un outil martech. Identifiez tous ceux qui doivent être connectés, tels que les employés, les agences partenaires et parfois les clients externes. Donnez-leur un préavis suffisant et soyez transparent sur les raisons du retrait de l'outil. Vous devez également communiquer votre plan de migration des données vers un nouvel outil et le support qui sera disponible pendant la transition.

Si vous retirez un outil et le remplacez par un autre, concentrez vos communications sur les avantages que le nouvel outil offre. Partagez le plan de formation afin que les utilisateurs sachent qu'ils recevront un soutien pour les aider à apprendre le nouvel outil.

Essayez de faire en sorte que les outils se chevauchent pendant une période spécifique afin que les utilisateurs bénéficient d'un atterrissage en douceur où ils peuvent commencer à apprendre le nouvel outil tout en ayant le filet de sécurité pour faire les choses à l'ancienne s'ils sont dans un délai difficile et aux prises avec le nouvel outil.

Lors du retrait d'un outil qui ne sera pas remplacé, parlez aux utilisateurs pour comprendre les caractéristiques et les fonctionnalités dont ils dépendent et travaillez à l'élaboration d'un plan qui traite de la manière dont ces besoins peuvent être satisfaits via d'autres outils ou processus.

Étape 5 : Retirez l'outil martech et vendez les gains

Une fois que vous avez migré vos données de votre ancien outil et formé les employés à l'utilisation d'un nouveau, il est temps de prendre votre retraite. La période qui suit le retrait de l'outil est cruciale pour la communication. Assurez-vous de communiquer aux parties prenantes les « gains » de la retraite.

Quel est le taux d'adoption des utilisateurs pour le nouvel outil ? Quelles sont les ventes remportées ou les commentaires positifs sur l'expérience client que vous avez entendus à propos du nouvel outil ? Combien de jours s'est-il écoulé depuis le retrait de l'outil sans qu'il n'y ait eu d'erreurs ou d'interruptions des opérations ? Quels nouveaux investissements ont été réalisés grâce aux économies réalisées grâce au retrait de l'outil ?

Ce sont toutes des questions clés qui peuvent être utilisées comme point de départ pour rappeler aux parties prenantes pourquoi l'outil a été retiré en premier lieu.

Retrait des anciens outils pour une pile martech plus efficace

Des études ont montré que les organisations marketing utilisent jusqu'à 91 services cloud marketing, et la surcharge des outils peut réduire la productivité. Pour de nombreux spécialistes du marketing, « moins, c'est plus » et le retrait d'outils redondants ou sous-utilisés peut être l'arme secrète d'une équipe.

Lorsqu'elles sont effectuées correctement avec un plan solide, les solutions de retrait se traduiront par une pile martech plus légère, moins chère et plus efficace.