6 conseils pour réussir une réunion d'affaires

De nos jours, diriger une entreprise n'est rien de moins qu'un défi. Les employés doivent s'occuper des opérations, des finances, du recrutement, des campagnes de marketing, etc. Dans le même temps, ils doivent allouer des ressources pour garantir des niveaux d'efficacité optimaux.

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L'ensemble de la direction doit se tenir au courant de ce qui se passe dans l'entreprise. Pour cela, vous devez intégrer les réunions d'affaires dans l'horaire de routine. Ces réunions font partie intégrante de la vie professionnelle. Il permet à l'équipe de discuter de problèmes, de projets et de plans urgents en temps réel, ouvrant ainsi la porte à des discussions pratiques. Inviter différentes opinions à la table peut également aider à générer de nouvelles idées pour l'entreprise.

Cependant, les réunions peuvent aussi être difficiles. Parfois, les gens arrivent à l'heure, mais la réunion commence tard. Parfois, l'ordre du jour n'est pas clair, différentes personnes se disputent et l'hôte ne peut pas gérer. De telles réunions font plus de mal que de bien à une entreprise. Par conséquent, vous devez apprendre quelques règles pour mener une réunion efficace. Pour vous aider, nous avons listé six conseils pour mener à bien une réunion d'affaires.

1. Créez la bonne atmosphère

En tant que propriétaire ou gestionnaire d'entreprise, vous devez donner le bon ton aux réunions. C'est à vous de décider si vous souhaitez que les réunions soient formelles ou informelles. De même, décidez si vous souhaitez avoir des réunions en temps réel ou virtuelles. Vous devez créer un lien pour les réunions virtuelles et le partager avec tout le monde au moins un jour avant.

De même, vous devez réserver des salles de conférence ou de réunion avec suffisamment d'espace pour organiser des réunions en personne. Quoi qu'il en soit, vous devez créer une atmosphère de respect mutuel où les participants peuvent partager leurs idées et leurs opinions sans hésitation.

De plus, pensez à changer d'ambiance chaque fois que cela vous semble possible. La plupart des réunions sont formelles et semblent être une affaire fastidieuse pour les employés. Pour contrer cela, vous pouvez aller à l'extérieur pour une réunion afin d'alléger l'atmosphère. Sinon, vous pouvez avoir des discussions informelles chaque semaine pour rendre les séances moins formelles et atteindre l'objectif tout en laissant les employés se détendre.

2. Définir un ordre du jour de réunion

Établir un plan peut sembler une évidence, mais malheureusement, ce n'est pas le cas. Différentes personnes abordent différents sujets, s'écartant de l'objectif de la réunion. Il est crucial d'établir un ordre du jour de réunion. Vous pouvez résumer cela sur un document ou l'écrire sur le tableau blanc afin que chacun sache pourquoi il s'est réuni. Il peut s'agir de discuter d'idées de nouveaux produits, d'identifier un problème, de surmonter un obstacle ou de tout ce qui se passe dans l'entreprise.

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Une fois que le but de la réunion est clair, créez une liste de sujets dont vous souhaitez discuter. Attribuez une durée spécifique à chaque sujet pour éviter de prolonger la réunion. Envoyez le programme de la réunion à chaque participant à l'avance afin que chacun puisse se préparer. N'oubliez pas que l'établissement d'un ordre du jour fournit une boussole pour la conversation. Cela garantit que la réunion se remet sur les rails chaque fois que la discussion s'égare.

3. Regardez l'horloge

Les employés quittent leurs tâches routinières pour participer à ces réunions ; par conséquent, ils n'aiment pas qu'on les fasse attendre. Par conséquent, fixez une heure ferme pour commencer votre réunion sans aucun retard. Au lieu d'attendre que les gens se joignent, assurez-vous que tous les participants ont cinq minutes d'avance pour commencer à l'heure. De même, maintenez le rythme de la réunion sur la bonne voie et terminez à l'heure plutôt que de la traîner.

De plus, choisissez le bon moment pour la réunion. La plupart du temps, les lundis et vendredis sont les plus occupés, évitez donc de choisir ces jours-là. Méfiez-vous d'un moment approprié pour tenir une session spécifique. Vous pouvez toujours vérifier auprès de votre équipe pour trouver le meilleur moment pour planifier une réunion.

4. Dirigez la discussion

Souvent, les discussions de la réunion s'éloignent du sujet. Une chose en entraînant une autre, ce qui signifie que les participants peuvent s'écarter du sujet. Diriger la conversation vers le sujet ou l'ordre du jour approprié lors des réunions d'affaires est essentiel. Cependant, la question demeure, "comment?"

Tout d'abord, vous pouvez choisir quelques phrases de vos notes comme élément de discussion ou poser une question connexe. De même, si le sujet semble passionnant ou précieux, suggérez de planifier une réunion séparée pour discuter plus en détail de l'idée. Sinon, vous pouvez indiquer que la conversation est hors sujet et que vous souhaitez la ramener au plan. Vous pourriez hésiter dans de telles situations, mais il est toujours préférable de prendre la parole pour mener à bien la réunion.

5. Prenez des notes et faites circuler les minutes

Peu importe à quel point vous êtes attentif lors d'une réunion, il est essentiel de prendre des notes et de rester au courant de tous les plats à emporter. Il peut s'agir de points de discussion, d'aperçus de projets à venir ou de questions ouvertes. Avoir ces pointeurs par écrit contribuera grandement à la mémorisation des choses. Sur cette base, vous pouvez planifier des tâches et livrer des projets.

En tant qu'hôte de la réunion, vous pouvez affecter quelqu'un à cette tâche et vous assurer qu'il rédige chaque décision et discussion cruciale. Plus tard, faites circuler ces procès-verbaux afin que tout le monde sache ce qui s'est passé lors de la réunion. Cela garantira que tous les employés sont sur la même longueur d'onde et que personne n'interprète mal ce qui a été dit lors de la réunion. Avoir un dossier détaillé améliorera également la crédibilité, éliminant la probabilité d'erreurs et de revers.

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6. Terminez par un plan d'action

Les managers laissent souvent une liste de choses à conclure avant la fin de la réunion, mais ce n'est pas la bonne approche. Vous devez laisser les dernières minutes de la réunion pour discuter des prochaines étapes. La discussion devrait tourner autour de qui est responsable de quoi. De même, donnez un aperçu des délais afin que les employés sachent qu'ils ont des objectifs à atteindre.

Plus important encore, terminez les réunions de manière positive afin que les employés se sentent motivés. Parlez-leur peut-être d'un accord à venir ou du dernier client que vous avez obtenu. Des nouvelles heureuses et positives remontent le moral et les encouragent à travailler plus dur pour atteindre les objectifs commerciaux.

Dernières pensées

Conduire efficacement une réunion n'est rien de moins qu'un art et une science. Vous devez vous assurer que les participants sont actifs et présentent leurs points de vue. De même, établir un plan est une autre tâche cruciale. Cela aide les gens à comprendre à quoi s'attendre de la réunion. Dans l'ensemble, votre session peut être réussie si elle atteint l'objectif souhaité. Par conséquent, dirigez la discussion, accueillez les différents points de vue et terminez-la par un plan d'action.