6 erreurs les plus courantes à éviter lors de l'organisation d'un événement d'entreprise

Tout doit être en ordre pour que votre événement d'entreprise soit un succès et que tout le monde reparte heureux d'avoir passé une bonne journée, mais cela n'arrive pas par hasard.

Il y a beaucoup de planification et de réflexion à faire pour garantir le bon déroulement de votre événement et cela aide également si vous pouvez éviter certaines des erreurs classiques qui peuvent facilement faire dérailler les choses.

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Voici un aperçu de certaines des erreurs courantes qui peuvent gâcher la journée si vous ne faites pas attention afin de vous assurer que vous ne subirez pas le même sort avec votre propre événement d'entreprise.

1. Quel est le but de votre événement ?

Si votre événement d'entreprise est organisé sans avoir un objectif clairement défini en tête, il risque d'être un véritable non-événement.

Il est très important que vous sachiez ce que vous voulez retirer de l'événement et que vous ayez des buts et des objectifs clairs.

Savoir exactement ce que vous voulez retirer de l'événement vous aidera à façonner votre processus de planification et vous donnera la meilleure opportunité de tout mettre en place pour atteindre ces objectifs.

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En plus de définir clairement vos objectifs par rapport à l'événement lui-même, il est bon de fixer des objectifs mesurables qui vous permettront d'évaluer le succès de l'événement par la suite.

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2. Choisir le mauvais lieu

L'une des plus grandes erreurs que vous puissiez commettre est de choisir un lieu inapproprié pour votre événement.

Il existe de nombreuses façons de se tromper, comme choisir un endroit trop grand pour le nombre de délégués qui y assistent ou choisir un lieu qui ne dispose pas de bons réseaux de transport, ce qui signifie que les taux de fréquentation souffriront s'il est difficile de accéder à.

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Créez une liste de contrôle des fonctionnalités et des options que vous souhaitez pour votre site et utilisez cette liste comme modèle pour choisir un endroit qui coche autant de cases que possible.

Le genre de choses que vous voudrez probablement rechercher est de bonnes installations de restauration, une installation de sonorisation et de médias numériques appropriée pour vous permettre de rendre votre présentation mémorable pour toutes les bonnes raisons, ainsi qu'une vérification que la taille de votre salle est juste. pour le nombre prévu de personnes présentes.

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3. Le bon numéro dans votre équipe

Vous ne voulez pas que les délégués se plaignent de ne pas pouvoir prendre un verre ou aient l'impression d'avoir été livrés à eux-mêmes parce qu'il n'y a pas assez de personnel pour faire le tour.

Si votre événement d'entreprise manque de personnel, cela pourrait être un désastre potentiel et cela pourrait facilement gâcher toute bonne impression que vous ferez avec votre présentation ou le lancement de votre produit.

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Si vous n'avez qu'une petite équipe de personnes travaillant pour vous, il se peut que vous deviez embaucher du personnel supplémentaire pour la journée.

Les frais de personnel peuvent être un fardeau financier et il peut être tentant de limiter les effectifs pour économiser de l'argent, mais cela pourrait s'avérer être une fausse économie si votre équipe a du mal à faire face à toutes les choses qu'elle doit faire au cours de la journée.

4. Paré à toute éventualité

Vous aurez toujours l'espoir que votre événement soit un grand succès et que tout se passe comme prévu le jour J mais il n'est pas rare que certaines choses tournent mal et des circonstances imprévues peuvent rapidement tout chambouler.

Il n'est pas nécessaire que ce soit ainsi, et la chose intelligente à faire est d'accepter que quelque chose ne se passe pas comme prévu et de parler de certains scénarios potentiels avant l'événement lui-même.

Si votre équipe est préparée à l'inattendu et que tout le monde sait à quoi pourrait ressembler le plan B, cela peut aider à répondre plus facilement aux scénarios négatifs et difficiles.

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Décrivez un plan d'urgence réalisable et assurez-vous que votre équipe est bien informée de ce qu'il faut faire ensuite lorsque quelque chose ne se passe pas comme prévu.

5. Une bonne ligne de communication

Dans la même veine que d'avoir un plan d'urgence, un autre aspect important de la planification d'événements qui est souvent négligé est la nécessité d'une communication claire entre toutes les parties impliquées dans l'organisation de l'événement.

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Un événement d'entreprise nécessite un dialogue ouvert et une communication régulière avec toutes les personnes concernées et les entreprises extérieures qui font partie du processus.

Si vous avez recours à la restauration à l'extérieur ou si vous comptez sur des fournisseurs externes, par exemple, il est essentiel que votre équipe de planification soit en communication régulière avec toutes les sources externes afin que chacun sache exactement ce qu'on attend d'eux et dans quel délai ils travaillent.

6. Délégués confus

Toujours au sujet des bonnes lignes de communication, n'oubliez pas que vos délégués ont besoin de conseils sur l'événement et vous voudrez qu'ils trouvent facilement votre événement une fois arrivés dans le bâtiment.

L'objectif devrait être de donner aux participants de nombreuses informations sur la façon de se rendre à l'événement lui-même et sur ce dont vous ne voulez pas souffrir lorsqu'ils y arrivent, c'est un manque de signalisation claire.

Entrez dans le bâtiment comme si vous étiez vous-même un délégué au préalable et assurez-vous d'afficher une signalisation adéquate qui aide tout le monde à se rendre là où il doit être avec le minimum de tracas.

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Soyez prudent cependant, car vous ne voulez vraiment pas bombarder les gens avec trop d'informations et trop de panneaux et d'instructions autour du bâtiment pourraient facilement confondre et frustrer les gens.

Si vous assumez le rôle de gestionnaire d'événements, vous apprécierez sans aucun doute que c'est un travail qui comporte beaucoup de responsabilités, mais si vous planifiez méticuleusement et évitez certaines des erreurs les plus courantes, il n'y a aucune raison pour que vous ne puissiez pas apprécier une journée réussie.

Donnez-vous suffisamment de temps pour organiser votre événement d'entreprise et créez une liste de contrôle et un plan avec lesquels vous pouvez travailler et partager avec d'autres.