Comment protéger et exploiter votre source unique de vérité

Vous vous souvenez d'avoir joué à Telephone (alias Whisper Down the Lane) quand vous étiez enfant ?

C'est là que vous murmurez une phrase à l'oreille de quelqu'un qui la murmure à quelqu'un d'autre et cela continue jusqu'à la fin de la ligne. La dernière personne annonce ensuite ce qu’elle a entendu pour voir à quel point cela ressemble à l’original. Alerte spoiler : ce n’était presque plus jamais pareil. Dans certains cas, le résultat final était tellement différent qu’il était complètement méconnaissable du matériel source.

Il est courant d'entendre le système de gestion des actifs numériques (DAM) d'une entreprise être qualifié de « source unique de vérité » pour tous ses actifs. Cela devrait être votre premier et unique arrêt lorsque vous avez besoin de la version actuelle et approuvée d’un actif. Mais que se passe-t-il lorsque vous téléchargez cet actif, puis que vous le téléchargez sur un ou plusieurs systèmes ou sites distincts ? Si cet actif est mis à jour, comment mettez-vous à jour les copies dans tous ces autres emplacements ?

Il est alors très facile de se retrouver dans une situation similaire à celle qui se produit dans Telephone.

Plus l’actif et ses métadonnées s’éloignent du DAM, plus il est probable qu’il soit obsolète. Chaque fois que vous retirez un actif de votre DAM et que vous le téléchargez manuellement vers un autre système, vous introduisez un risque. Les métadonnées peuvent être mal saisies ou disparaître complètement, les noms de fichiers peuvent être modifiés. Sans cela, vous perdez toute trace de ce qui est fait avec cet actif, en termes de quand, où et par qui. Plus il est difficile de suivre, moins la gestion de votre marque est cohérente.

Creusez plus profondément : métadonnées DAM : pourquoi moins c'est plus

Télécharger le même actif à plusieurs endroits est non seulement risqué, mais aussi inefficace. Chaque téléchargement est une tâche redondante. Le temps des employés est mieux consacré à un travail qui apporte plus de valeur. N'oubliez pas que l'espace de stockage n'est pas illimité et qu'il n'est pas gratuit. Plus de copies peuvent vous rapporter plus de dépenses pour plus de capacité de stockage.

Aucun DAM n'est une île

Un moyen essentiel de minimiser les risques, de maintenir la cohérence du contenu, de créer des gains d’efficacité et d’augmenter le retour sur investissement global de votre DAM consiste à l’intégrer à vos autres outils et systèmes.

Disposez-vous de l'un de ces outils qui utilise (ou devrait utiliser) les actifs de votre DAM ?

• Plateforme de gestion de marque.
• Système de gestion de contenu (CMS).
• Système de gestion de la relation client (CRM).
• Système de gestion des risques d'entreprise (ERM).
• Automatisation du marketing.
• Système de gestion des informations sur les produits (PIM).
• Outils de gestion des médias sociaux.

Savez-vous à quel point ils sont intégrés à votre DAM ? Si vous ne le faites pas, vous devriez le faire.

Ne limitez pas vos intégrations aux systèmes et outils en aval de votre DAM. Oui, vous souhaitez que le DAM diffuse cet actif final approuvé directement vers autant d'endroits que nécessaire, mais qu'y a-t-il en amont ? Quels flux de travail existent autour de vos processus de création, de collaboration et d'approbation de contenu ? Considérez également ces systèmes et outils comme candidats possibles à l’intégration :

• Logiciels de conception et/ou outils de création de documents
• Logiciel de gestion de projet

Et qu’en est-il des analyses ? Disposer d'un moyen intégré et automatisé de suivre vos actifs après leur sortie de votre DAM peut vous montrer l'évolution de votre marketing en temps réel et vous permettre d'attribuer une valeur tangible à vos actifs. Votre DAM a probablement la capacité de vous indiquer combien de fois un actif a été téléchargé, mais combien de fois a-t-il été utilisé par la suite ? Combien d’yeux l’ont vu et où ? Plus vous avez de visibilité sur le moment, le lieu et la manière dont un actif est utilisé, plus vous pouvez être efficace dans l'élaboration de votre stratégie numérique et dans la recherche d'efficacités en réutilisant le contenu à succès.

Dessiner la carte

Une fois que vous avez identifié les systèmes et outils que vous souhaitez intégrer à votre DAM, par où commencer ?

Je suggère de se concentrer sur les métadonnées. Le schéma de métadonnées de votre DAM est défini et ordonné, mais à quoi ressemble-t-il dans les autres systèmes avec lesquels vous allez intégrer ? L'alignement des métadonnées sur tous vos systèmes constitue non seulement une bonne pratique en matière de gouvernance des données et de prise en charge de l'intégrité des métadonnées, mais est également essentiel pour une connexion fluide entre les systèmes. Si vos métadonnées ne sont pas alignées sur vos systèmes, cela équivaut à réunir dans une pièce un groupe de personnes parlant toutes des langues différentes et à s'attendre à ce qu'elles communiquent immédiatement de manière transparente. Bien sûr, ils finiront par le comprendre, mais le chemin sera long et semé d’embûches d’ici là.

Si vous vous préparez à intégrer votre DAM à un autre système, vous devrez vous poser ces questions sur les métadonnées :

• Si des actifs arrivent dans le DAM à partir d’un système ou d’un outil en amont, quelles métadonnées les accompagneront ? Y a-t-il des métadonnées ajoutées dans le DAM qui pourraient ou devraient être ajoutées dans ce système de flux en amont ?
• Une fois l’actif arrivé dans le DAM, quelles métadonnées supplémentaires devront peut-être y être ajoutées ?
• Pour chaque système en aval avec lequel vous effectuez l'intégration, quelles métadonnées doivent accompagner l'actif ? Quels champs doivent être mappés du DAM au système en aval ?

Une fois que vous avez défini les champs de métadonnées qui seront mappés sur vos systèmes, vous souhaiterez aligner à la fois les noms de champs et tous les vocabulaires contrôlés attachés à ces champs. Avoir un système qui utilise un terme spécifique associé à votre marque et un autre système qui utilise l'acronyme de ce terme est une source de confusion. Faites en sorte que tout le monde parle la même langue.

Vous donner de la place pour grandir

Intégrer votre DAM n’est pas seulement un plaisir, c’est une nécessité. Le DAM est votre source unique de vérité, votre emplacement central pour tous vos actifs finaux approuvés, prêt à vous aider à promouvoir le message de votre marque dans le monde. Les intégrations vous aident à gérer et à contrôler ces messages pour assurer la cohérence de la voix de votre marque. Ils améliorent également l'efficacité et minimisent les risques en automatisant les tâches manuelles redondantes et en favorisant la réutilisation du contenu existant, donnant ainsi aux membres de l'équipe plus de temps à consacrer à un travail créatif et précieux.