Gestión de la carga de trabajo con software de supervisión de empleados: una guía completa 2022

¿Le molesta su equipo de trabajo insuficiente? ¿Busca constantemente formas de hacer que el tiempo de sus empleados sea más productivo? Bueno, este blog es la solución definitiva para ti. De hecho, la mayoría de las empresas no logran descubrir la forma correcta de administrar la carga de trabajo de la mejor manera. A su vez, sobrecargan o subtrabajan a su personal. Ambas situaciones no son beneficiosas para el negocio de ninguna manera.

Mantener a su personal trabajando poco no lo ayudará a cubrir el costo y los proyectos de alta prioridad a tiempo. Además, mantenerlos con exceso de trabajo resultará en agotamiento. Pero con la ayuda de mi guía, podrás encontrar el equilibrio perfecto para ti. He cubierto todo lo que necesita saber sobre la gestión de la carga de trabajo en 2022.

¿ Qué significa gestión de la carga de trabajo ?

Una buena gestión de la carga de trabajo se refiere a la asignación y deliberación de tareas para obtener los máximos resultados productivos. Cuando logra un buen equilibrio en su lugar de trabajo, cada miembro del equipo trabajará al máximo de su capacidad. Muchas organizaciones son culpables de dar demasiada importancia a los costos, recursos, dinero, etc. A su vez, se olvidan de cuidar el recurso más crucial: los empleados.

Emplear un software de monitoreo de empleados resolverá todos estos problemas relacionados con la gestión de la carga de trabajo. Un software eficiente como este lo ayuda a comprender qué tarea debe asignarse a quién. Además, los problemas de gestión del tiempo se resuelven sin obstáculos. Puede ver los informes de rendimiento de los empleados: por equipo, por individuo e incluso por departamento. Una vez que sepa quién es mejor en qué y el tipo de tiempo que necesita cada proyecto, ¡es un trato hecho! En el futuro, podrá asignar y delegar tareas a sus empleados con la mejor aplicación de seguimiento de tiempo para empleados. ¡De esta manera no mantendrás ninguna presión innecesaria sobre ellos!

¿Cómo ayuda un Sistema de Monitoreo de Empleados en la gestión de la carga de trabajo?

Recomendado para usted: ¿ Experimenta problemas de productividad de los empleados? Aquí hay algunas causas comunes de este problema.

Prioriza los proyectos según la urgencia.

En la asignación de trabajo, la falta de priorización es uno de los principales errores. Sin embargo, tener un software de monitoreo de empleados resuelve este gran problema. Con este software, simplemente puede resolver el peso de cada tarea. Todo lo que tiene que hacer es agregar, editar o incluso eliminar tareas en la hoja de horas de su trabajador en el sitio o remoto, y listo, el trabajo está hecho. Puede agregar tantos comentarios como desee y ordenar las tareas urgentes del día. De esta manera, nadie se confunde y no se dejan tareas de alta prioridad. Cuando tenga esta ayuda, no habrá más problemas para identificar y distribuir tareas entre varios empleados.

Cálculo del alcance de cada proyecto

Las empresas tienden a dar un cronograma inadecuado para los proyectos. A veces, puede asignar una fecha límite inapropiada que podría generar un desequilibrio en el mantenimiento de la carga de trabajo. Tomar la ayuda de una aplicación de monitoreo de empleados ayudará a identificar el alcance de cada proyecto. Podrá asignar la fecha límite, el hito o incluso las dependencias correctas con esta aplicación. Otro aspecto importante de esta aplicación es que puedes extraer fácilmente los últimos informes de proyectos similares. Cuando tenga información detallada y precisa con usted, será fácil comprender cuánto durará el proyecto.

Comprobación con los miembros del equipo

Es posible que haya escuchado las historias de terror de los malvados gerentes de proyectos que no entienden un sistema de gestión de carga de trabajo saludable. Bueno, no quieres ser uno de ellos ahora, ¿verdad? Por esas razones, es mejor si elige un software de monitoreo de empleados. Puede comprender el estilo de trabajo de cada empleado, el tipo de tiempo que tardan en completar proyectos y mucho más. A veces, es difícil para los empleados manejar la carga (si el proyecto requiere mucha atención cuidadosa). En esas situaciones, puede delegar o editar tareas según los requisitos. De esta manera habrá empleados más felices y productivos en su equipo.

Desalienta las distracciones

Los empleados distraídos le cuestan muchas horas de trabajo valiosas. Cuando un empleado está distraído, no hay posibilidad de que el trabajo que se le asignó se realice a tiempo. Al final del día, su empleado intentará apurarse y completar los proyectos, y bueno, ¡todos sabemos lo que sucede entonces! ¡La prisa siempre ha hecho desperdicio!

Es posible que haya notado que sus empleados se entregan a muchas distracciones como las redes sociales, las charlas en la oficina, el uso de demasiado "tiempo de llamada", etc.

Esto conduce a una serie de problemas como:

• plazos incompletos,
• Tareas de alta prioridad olvidadas,
• Apresurándose al final del día,
• Agotamiento de la mente del empleado, y mucho más.

¡Todas las situaciones mencionadas anteriormente no son una "gran" señal para su negocio! ¡En promedio, un empleado pierde casi 3 horas al día! Ahora, imagina el tipo de trabajo que de otro modo se habría ejecutado a la perfección en estas 3 horas. El empleo de rastreadores de tiempo resuelve este problema. Cuando haces que un empleado instale un buen rastreador en su sistema, está en alerta máxima. Comprenden muy bien que usted estará vigilando el tipo de trabajo que realizan. De hecho, los mejores rastreadores del mercado tendrán muchas funciones que le permitirán acceder a cada segundo de las horas facturables de sus empleados y también brindar informes detallados por hora. Por lo tanto, si encuentra que a su empleado le falta algo, acercarse a él con el informe evitará cualquier problema de transparencia.

Hay otro gran beneficio de instalar este rastreador. Cuando se minimizan las distracciones, notará que el miembro del equipo también está más cargado y es más productivo. Esto sucede porque comienzan a trabajar en el momento adecuado, toman la cantidad adecuada de descansos, no se involucran en chismes triviales y mucho más. Obtener los rastreadores será bueno para que el día de sus empleados sea más productivo y no se agotarán al final del día. ¡Cualquier práctica que les obligue a mantener la vista en otras actividades se verá disminuida con la eficiencia de este software de alto nivel!

Dividir grandes proyectos

Como jefe de proyecto, nadie sabe mejor que usted que administrar un proyecto de gran tamaño es difícil para un empleado. Esto hace que la gestión de la carga de trabajo sea mucho más difícil. ¡Al final, tendrás un proyecto insatisfactorio con un empleado gruñón! La gestión de un proyecto de gran duración es mejor con un grupo bueno y de confianza. Sin embargo, administrarlos manualmente no es una broma. Habrá varios errores en el camino como la comunicación, comprender el trabajo de cada persona, completarlos con espíritu de equipo y mucho más.

Tuve la oportunidad de hablar con Ella, la jefa de equipo de una famosa empresa de diseño y desarrollo. Se enfrentó a algo similar mientras intentaba administrar un gran proyecto con un grupo, manualmente. Hablando conmigo, me dijo:

“Toda la experiencia fue un desastre. Pensar que un grupo puede ser manejado sin ayuda profesional fue una decisión equivocada de mi parte. Todos los empleados estaban amargados conmigo, hubo muchos enfrentamientos entre ellos, ¡y el resultado fue que nuestro cliente nos pidió que rehagamos todo!”.

Bueno, no querrás cometer el mismo error que Ella. Es obvio que sin la dirección, la orientación y la transparencia adecuadas, los empleados estarán bien entre ellos mientras realizan cualquier proyecto. Esto conducirá a una pérdida de tiempo valioso y también a hacer el proyecto con emociones negativas en la cabeza.

Para resolver esto, obtener ayuda de un software de monitoreo de empleados es el mejor curso de acción. Este software abarca muchas funciones excelentes que aumentan la productividad del trabajo en equipo y administra la carga de trabajo fácilmente. Cada miembro del equipo tendrá claro cuáles son sus tareas del día cuando se realizará la reunión, quién trabajará con quién y mucho más. Usar esto es el mejor curso de acción para administrar grandes proyectos con simplicidad.

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Identificar las horas productivas

Seamos honestos, no hay forma de que los miembros de su equipo brinden el 100 % de productividad de cada hora facturable. Y no es justo de su parte esperar eso de ellos. Sin embargo, si sabe qué horas del día su empleado es más productivo, le ayudará a asignarle tareas más importantes durante ese momento del día.

Hay muchas tareas exigentes y difíciles con las que los miembros de su equipo tienen que lidiar cada día. Y si le das esa tarea en sus horas más improductivas, el resultado no será muy bueno. Es posible que terminen sin prestarle suficiente atención o terminen haciendo algo mucho más perfecto.

Sin embargo, los gerentes que han empleado el software de administración de empleados han admitido que después de su uso pueden administrar las mejores horas de sus empleados de la mejor manera. Ahora pueden asignarles el trabajo más difícil en las horas más productivas de su día para ejecutarlo a la perfección.

Todas las formas mencionadas anteriormente lo ayudarán a lograr una gestión saludable de la carga de trabajo en 2022. ¡Recuerde que tomar la ayuda de esta extraordinaria aplicación es la solución integral para crear caras felices y un negocio productivo vivo!

 Este artículo está escrito por Chris Philips de KnowYourDay. Chris es un blogger experimentado y creativo que escribe sobre los beneficios del software de monitoreo de empleados. A través de su trabajo, la mayoría de las empresas llegan a conocer el tipo de software que deben instalar para realizar un trabajo más productivo durante las horas facturables. Síguelo: Twitter | LinkedIn | facebook | Instagram.