Por qué los especialistas en marketing deberían preocuparse por la eficiencia operativa

Los creativos odian pensar en ser eficientes. Mata el estado de ánimo. Aplasta el ambiente. Ahuyenta la inspiración.

Pero cuando eres un profesional creativo, no puedes confiar en que la inspiración esté siempre a tu lado. Cuando el pozo creativo se agota, aún tiene cuentas que pagar. Tu equipo tiene que comer.

Aquí es donde entra la eficiencia operativa.

¿Qué es la eficiencia operativa?

La eficiencia operativa es un término que se utiliza para describir la eficacia de los procesos y el flujo de trabajo de su equipo. Es una forma de medir qué tan bien está utilizando los recursos (como el tiempo, el dinero y su equipo) para lograr objetivos específicos.

La eficiencia generalmente depende de tres cosas: las personas, la tecnología y los procesos que impulsan el trabajo diario.

(Fuente: Solutions360 )

Las organizaciones priorizan la eficiencia operativa porque aumenta la productividad y reduce los costos. Un equipo con la máxima eficiencia puede producir más trabajo de alta calidad más rápido utilizando menos recursos.

Es una forma de aumentar la productividad y la eficacia de su equipo mediante la identificación de ineficiencias (es decir, cuellos de botella) y la optimización de procesos para reducir el esfuerzo desperdiciado. Al centrarse en optimizar el flujo de trabajo, los especialistas en marketing pueden ahorrar tiempo, dinero y recursos.

¿Por qué importa la eficiencia?

Los especialistas en marketing son bombardeados con tareas, desde crear recorridos de clientes hasta administrar campañas y administrar cuentas de redes sociales. Para hacerlo todo de manera oportuna (y con resultados de calidad), la eficiencia operativa debe ser una prioridad para cualquier especialista en marketing a cargo de un equipo.

Cuando sabe qué necesita su equipo para hacer el trabajo, dónde se están poniendo a trabajar los recursos y dónde hay lagunas en el proceso, puede tomar el control de su producción y hacer las cosas sin tener que depender de un rayo inesperado. Ya sea usando pinceles artísticos para un gran diseño o cualquier otra cosa, la eficiencia es primordial.

(fuente: tirachinas )

La eficiencia operativa ayuda a maximizar los recursos y priorizar las tareas, lo que garantiza que las habilidades de su equipo se aprovechen al máximo. No se trata solo de departamentos que buscan lugares para reducir costos. Se trata de crear una dinámica de equipo efectiva y agilizar los procesos para que todos puedan hacer su trabajo (y divertirse un poco mientras lo hacen).

Pero poner en forma a sus superestrellas del marketing puede ser muy parecido a arrear gatos. ¿Cómo puede asegurarse de que todos estén en la misma página y trabajen hacia el mismo objetivo?

Cómo maximizar la eficiencia operativa en marketing

Como dije, aumentar su eficiencia operativa no se trata solo de reducir costos. Si desea una eficiencia real y sostenible, primero debe...

1. Analiza tu flujo de trabajo actual

Eche un vistazo a sus procesos actuales y vea dónde se pueden mejorar. Descubra qué está consumiendo la mayoría de los recursos, dónde podría eliminar las redundancias y cómo crear metas y tareas claras para los miembros del equipo. Realice una auditoría exhaustiva de todo el proceso.

Haga muchas preguntas y descubra dónde se está estancando su equipo en el proceso. ¿Qué recursos usa su equipo con frecuencia y cuáles no usa en absoluto? ¿Qué parte del proceso está tomando más tiempo?

A partir de ahí, puedes empezar a pensar en posibles soluciones. Por ejemplo, ¿puede crear un flujo de trabajo optimizado para crear contenido? ¿Puede implementar plantillas de activos estandarizadas para agilizar los procesos de producción?

2. Define tus objetivos

¿Qué tipo de eficiencia estás buscando? Un objetivo vago de mejorar la tasa de éxito actual no es útil. Necesita identificar objetivos y metas concretos por los que su equipo pueda trabajar.

Así que piense en lo que significa la eficiencia para usted. ¿Significa mayores números de ventas? ¿Mejor gestión de tareas? ¿Más satisfacción del cliente? ¿O todo lo anterior?

Recuerde que la eficiencia es un juego largo. No solo buscamos el éxito a corto plazo. La eficiencia es un proceso y toma tiempo medir las ganancias. Tus objetivos deben tener esto en cuenta y reflejarlo.

3. Define tus métricas

Una vez que haya decidido cuáles son sus objetivos, debe decidir cómo medirlos. Piense detenidamente qué tipo de métricas reflejan la eficiencia que está buscando.

(Fuente: Venture Harbour )

Por ejemplo, si su objetivo es volver a involucrar al cliente, puede observar las conversiones y la efectividad de cada canal. Es posible que descubra que el remarketing con SMS tiene conversiones más altas que el correo electrónico o los anuncios pagados.

O bien, si su objetivo es producir más contenido, puede observar la cantidad de activos producidos por mes o el tiempo de respuesta entre las solicitudes y la entrega.

Sus métricas deben ser cuantificables (p. ej., ingresos generados, tasas de conversión por canal, puntajes de satisfacción del cliente). De esa manera, puede realizar un seguimiento de su progreso y ver si sus cambios tienen un efecto positivo.

4. Planifica tu hoja de ruta

Una vez que tenga sus objetivos y métricas, es hora de crear un plan de ataque. Comience por dividir el proceso de su equipo en tareas más pequeñas e identifique qué recursos necesitan para completar cada tarea.

Piense en formas en las que puede optimizar los flujos de trabajo o automatizar ciertos procesos. ¿Qué tipo de implementaciones tecnológicas puede realizar para mejorar la eficiencia? ¿Puede brindar un mejor apoyo o capacitación a los miembros del equipo para garantizar que sepan cómo utilizar mejor los recursos disponibles?

Tener un plan claro para llegar a su meta hace maravillas para mantenerlo enfocado. Con su objetivo y un mapa para llegar allí, puede ser más intencional con cualquier cambio que realice y medir el impacto de cada decisión, asegurándose de que cada paso lo lleve más cerca de lograr su objetivo.

5. Comunica tus objetivos a tu equipo

Como en todo, la comunicación es clave.

Su equipo no podrá trabajar hacia un objetivo de eficiencia si no saben cuál es. Asegúrese de que todos entiendan la importancia de la eficiencia operativa y cómo los beneficiará en sus roles. Comuníqueles lo que quiere lograr y cómo afecta su calendario de contenido , y asegúrese de que conozcan las expectativas y la responsabilidad al respecto.

Establezca expectativas claras y responsabilice a las personas por su parte en el logro de la meta. Las métricas cuantificables son excelentes para esto, ya que puede medir el progreso y asegurarse de que todos estén en la misma página. Incluso puede mostrarlos en un tablero u otro formato visible para que todos puedan mantenerse actualizados sobre el progreso del equipo.

¡Pero no te olvides de actuar como un equipo! Fomente la colaboración entre departamentos para asegurarse de que todos estén en la misma página cuando se trata de procesos, objetivos y métricas. Todos deben tener claro el papel que deben desempeñar en el plan de juego. De esta manera, puede asegurarse de que todos trabajen juntos hacia el objetivo común.

Aquí es importante ser transparente con su equipo. Siempre deben conocer la meta y comprender cómo sus esfuerzos contribuyen a ella. Obtendrá mejores resultados cuando todos estén a bordo, así que asegúrese de que la comunicación sea una prioridad.

(Fuente: Asana )

6. Optimice los flujos de trabajo complicados

Aquí es donde su cerebro creativo para resolver problemas realmente puede tomar el escenario. Eche un vistazo al flujo de trabajo de su equipo y vea si algún proceso puede simplificarse o automatizarse por completo. Hay toneladas de herramientas de IA para la creación de contenido , herramientas de diseño de IA y gestión de flujo de trabajo. ¿Cómo puedes facilitar el trabajo de tu equipo?

Piense en las herramientas y los recursos que ya está utilizando y descubra formas de hacerlos más intuitivos. Si el software que su empresa quiere que use es difícil de aprender y torpe de operar, entonces nadie querrá usarlo. Hay alguno mejor? ¿Realmentenecesitas uno? ¿Funcionarán las herramientas de marketing de IA para su equipo o las obstaculizarán ?

También puede aprovechar el poder de las plantillas estandarizadas para que todos en su equipo puedan acceder fácilmente al contenido que necesitan. Esta podría ser una excelente manera de simplificar tareas complejas, como crear material de ventas o recursos visuales. El simple hecho de tener un conjunto de plantillas personalizables con las que todos estén familiarizados puede reducir drásticamente el tiempo necesario para crear contenido.

Y dado que mantenerse al día con las tendencias es en sí mismo un trabajo de tiempo completo, haga que sea más fácil para su equipo al tener contenido relevante y materiales de capacitación fácilmente disponibles. Cuando su equipo tenga fácil acceso a estos, no tendrán que perder tiempo de su jornada laboral para investigar las últimas tendencias o estudiar las actualizaciones de la industria. La incorporación de nuevos miembros también será pan comido, ya que se puede acceder a todo lo que necesitan saber de forma rápida y sencilla. La creación de un banco de material de referencia puede reducir drásticamente el tiempo que lleva poner al día a los nuevos miembros del equipo, así como ahorrarle tiempo y dinero a largo plazo.

7. Evaluar cambios

Déle tiempo para que surta efecto, pero asegúrese de evaluar cómo los cambios que realizó están marcando la diferencia. Este paso es el más importante en el camino hacia la eficiencia. Puede ver si lo que ha estado haciendo está teniendo el efecto deseado y puede hacer los ajustes correspondientes.

Además, no olvide que la eficiencia no se trata solo de velocidad. También se trata de calidad. ¿Los miembros de su equipo siguen produciendo un trabajo excelente? De lo contrario, analice dónde se pueden mejorar las cosas y cómo puede ayudarlos a volver a producir el tipo de trabajo que desea.

Recuerde, la eficiencia operativa es un esfuerzo continuo. Deberá evaluar y evaluar continuamente sus estrategias de mejora y realizar los cambios necesarios a medida que pasa el tiempo. Es un proceso recursivo que lo coloca en el camino hacia la mejora continua y constante a medida que pasa el tiempo, un proceso que se adapta y es robusto a los cambios en su equipo.

(Fuente: BDC )

Asegúrese de evaluar periódicamente y utilice los datos que recopile para tomar decisiones informadas. Manténgase al tanto de las necesidades cambiantes de su equipo y esté abierto a nuevas ideas para lograr sus objetivos.

Eficiencia no es una mala palabra

Todos hemos tenido problemas con los jefes que exigen resultados e innovación como si las campañas de marketing sorprendentes fueran algo que pudieras obtener con solo abrir un grifo. Es fácil resistirse a la idea de echar un vistazo más de cerca a nuestro proceso con el objetivo de ser más eficientes. Pero, ¿de qué tenemos tanto miedo?

Informarse más sobre su proceso no matará la magia. Al conocer los entresijos de su equipo, cómo fallan y cómo tienen éxito, puede tomar el control de su creatividad y asegurarse de que su arduo trabajo al final valga la pena. No se trata de resultados al final, de verdad. Es aprender a amar el viaje, a ser el conductor en lugar de ser constantemente arrastrado por el viaje.

Así que no tenga miedo de abrazar la eficiencia. Al observar más de cerca su flujo de trabajo, establecer objetivos medibles y planificar su hoja de ruta, llegará a donde necesita ir más rápido que nunca. Tomarse el tiempo para optimizar sus procesos finalmente le dará más tiempo y libertad para concentrarse en el lado creativo del marketing, y eso es algo que todos podemos respaldar.

¡Ahora es el momento de dar el paso hacia la eficiencia operativa! ¿Listo? ¿Colocar? ¡Ir!