¿Qué es un sistema ERP en la nube?

(Esta publicación se publicó originalmente el 20 de abril de 2016. Se actualizó para que sea más precisa y completa).

Un negocio minorista en crecimiento a menudo necesita actualizar su tecnología para mantenerse al día con las operaciones. Una de las mayores inversiones en tecnología que hará es en un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). Esta tecnología a menudo se convierte en el sustento de su negocio. Es donde maneja sus finanzas, procesamiento de pedidos, información de productos, informes y más. Ha sido una tecnología a la que los minoristas y mayoristas han recurrido durante muchos años para administrar todos los diferentes aspectos de su negocio.

Al igual que otros sistemas tecnológicos, los ERP también se están moviendo hacia los servicios en la nube, lo que les permite ser más asequibles y flexibles. Este artículo definirá qué es un ERP, los beneficios de los sistemas ERP basados ​​en la nube y enumerará los principales sistemas ERP de la actualidad. Esperamos que esto lo ayude a decidir si está listo para un ERP y cómo evaluar el mejor para su negocio.

¿Qué es un ERP?

Si actualmente no está utilizando un ERP, primero comprendamos de qué son capaces estos sistemas.

El software de planificación de recursos empresariales (ERP) maneja el aspecto financiero de su negocio, junto con otras áreas importantes como el inventario, los clientes, los proveedores, la gestión de proyectos y más que ayudan a administrar nuestro negocio. Este software existe desde la década de 1990 y automatiza la mayoría de las funciones administrativas. El principal beneficio es que un ERP es un lugar único para administrar toda su empresa. El software modular permite a los usuarios integrar diferentes aplicaciones para que pueda elegir qué capacidades necesita su negocio.

Los minoristas y mayoristas utilizan un sistema ERP como el "sistema de base" para administrar su negocio. Es el único lugar donde puede administrar la nómina, los recursos humanos, crear y administrar los artículos que vende, determinar los precios específicos del cliente, administrar la disponibilidad del inventario, recoger, empacar y enviar artículos, y más.

¿Por qué usar un ERP en la nube?

Hoy en día, los proveedores de ERP están implementando software en la nube en lugar de en las instalaciones. En el pasado, los comerciantes compraban sistemas ERP locales y los instalaban localmente en el hardware y los servidores de su propia empresa. Con el software local, es su responsabilidad personalizar, mantener y administrar el software usted mismo. Estos proyectos suelen ser muy costosos tanto en costos iniciales como en mantenimiento a lo largo del tiempo. Esto a menudo significaba que solo los comerciantes de Enterprise estaban dispuestos a asumir la inversión para manejar requisitos comerciales complejos o personalizados.

Sin embargo, el auge de los sistemas ERP basados ​​en la nube les brinda a los comerciantes de nivel SMB a Enterprise acceso a este importante software de administración comercial, desbloqueando nuevos procesos y herramientas que antes no estaban disponibles. El software basado en la nube permite a los comerciantes acceder a sus sistemas ERP a través de cualquier navegador web. Los proveedores de ERP ofrecen su software ERP como servicio (SaaS), lo que significa que no tiene que mantener ningún software en sus propios servidores. En su lugar, el proveedor de ERP le da acceso a sus servidores que posee y mantiene.

Es por eso que los sistemas ERP basados ​​en la nube tienen muchos beneficios, tales como:

Costo total de la propiedad

Los ERP en la nube suelen tener un costo total de propiedad más bajo que las opciones locales. Dado que está otorgando una licencia de acceso al software, puede evitar costos iniciales elevados para comprar el software y el hardware necesarios para ejecutar su instancia de ERP. Para los sistemas basados ​​en la nube, solo necesita acceso a Internet para trabajar en su sistema ERP. A la larga, tampoco necesita capacitar y mantener un equipo de TI que sea responsable del software.

En cambio, los comerciantes pagan una tarifa mensual para usar y acceder continuamente al software. La mayoría de los comerciantes también trabajan con un consultor de ERP o un proveedor de servicios para ayudarlos a configurar y mantener su sistema a lo largo del tiempo.

Por último, es importante tener en cuenta la escalabilidad de los servidores en la nube. Los comerciantes pueden ahorrar costos con el tiempo al poder aumentar y disminuir el espacio del servidor, según la demanda. Por ejemplo, puede aumentar el espacio del servidor para las vacaciones y luego reducirlo cuando ya no lo necesite. Esto le permite pagar sólo por lo que necesita.

Mantenimiento

Para la mayoría de las empresas en crecimiento, el atractivo del software basado en la nube es que no es necesario ser un experto en él. No necesita personalmente un equipo de TI para mantener la infraestructura del software y vigilar constantemente los problemas de rendimiento para solucionarlos.

En cambio, el proveedor de ERP o su implementador es responsable de monitorear sus datos. Para un negocio en crecimiento, esto puede significar una gran diferencia en costos, recursos y tranquilidad.

Acceso 24x7

A diferencia de las instalaciones, los comerciantes pueden acceder a un sistema ERP basado en la nube en cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que haya una conexión a Internet. Esto permite que tu ERP esté donde estés. Puede tomar pedidos, verificar el inventario y más mientras está en el campo o en el almacén.

Actualizaciones de software

Otra ventaja notable de los sistemas ERP basados ​​en la nube es la rapidez con la que pueden realizar actualizaciones de software o corregir errores. Por lo general, se realizan con frecuencia y de forma automática, sin afectar su negocio.

Las actualizaciones en las instalaciones pueden requerir apagar sus sistemas por completo o volver a implementar el software. Pueden ser una molestia tan grande que los comerciantes optan por no actualizar y arriesgarse a tener problemas de rendimiento con un software obsoleto.

Integración de sistema

Si bien un ERP maneja muchos aspectos diferentes de su negocio, no lo maneja todo. Además de un ERP, los comerciantes pueden usar una plataforma de comercio electrónico, un sistema POS en la tienda, 3PL, CRM o PIM para manejar el cumplimiento. Así como desea que sus módulos estén integrados en su ERP, también querrá que estos sistemas estén integrados en su ERP.

La integración de ERP con sus otros sistemas comerciales permite la transferencia automática de datos importantes entre ellos. De lo contrario, se verá atascado ingresando datos manualmente de un sistema a otro, como tomar pedidos en línea e ingresarlos en su ERP para el procesamiento de pedidos.

Los sistemas basados ​​en la nube con una API sólida (interfaces de programas de aplicación) suelen ser proyectos de integración más fáciles y predecibles. Es más probable que encuentre un proveedor de integración como nChannel que ofrece soluciones preconstruidas y configurables para sistemas populares de comercio electrónico, ERP, POS y 3PL basados ​​en la nube.

Si bien es posible integrar software en las instalaciones, los proyectos a menudo requieren más tiempo y son más costosos para tener en cuenta las personalizaciones. En la mayoría de los casos, sus sistemas deberán conectarse directamente, lo que puede crear problemas en el futuro. Obtenga más información sobre los diferentes enfoques de integración de sistemas.

Los mejores sistemas ERP en la nube

Muchos comerciantes SMB y Enterprise están recurriendo a sistemas ERP basados ​​en la nube. El desafío ahora es evaluar y elegir la mejor opción para su negocio entre un campo abarrotado. Esté preparado para hacer su debida diligencia e investigación. Implementar un ERP es una inversión y desea tomar la mejor decisión la primera vez.

Al evaluar diferentes ERP basados ​​en la nube, tenga en cuenta lo siguiente:

• Costo – ¿Para qué tienes presupuesto? ¿Cuánto estás dispuesto a gastar para el retorno de la inversión?
• Implementación : ¿Cuáles son sus opciones para la implementación? ¿Necesitará trabajar con un tercero? ¿Cuánto tiempo toman los proyectos?
• Soporte : ¿A quién puede llamar cuando algo se rompe? ¿Cuándo puedes llamarlos?
• Funcionalidad : ¿cuáles son sus capacidades imprescindibles y agradables de tener?
• Escalabilidad : ¿Cómo evolucionará este ERP con su empresa a lo largo del tiempo? ¿Superará rápidamente el software?
• Interfaz de usuario : ¿Qué tan fácil es de usar para sus empleados? ¿El espacio de trabajo es intuitivo?

Para comenzar su investigación, aquí hay algunos sistemas ERP populares basados ​​en la nube que los minoristas y mayoristas están usando hoy en día:

• Oracle NetSuite : cuando piensa en sistemas ERP basados ​​en la nube, este nombre aparece primero. NetSuite es conocido por su amplia gama de funciones y módulos.
• Acumatica : conocida por su navegación y su modelo de precios flexible (precios no basados ​​en el usuario).
• Microsoft Dynamics 365 : el nuevo ERP basado en la nube de Microsoft que se integra estrechamente con otras aplicaciones en la nube de Microsoft
• ParagonERP de Jonar : ERP basado en la nube más nuevo en el bloque con una interfaz de usuario elegante y un conjunto de funciones sólido.
• Odoo : un ERP y CRM de código abierto para manejar muchas partes diferentes de su negocio
• Brightpearl : un sistema de gestión de pedidos más robusto que puede ser una buena opción para las pymes en crecimiento.

¿Tiene un ERP basado en la nube favorito o experiencia con alguno de los anteriores? ¡Háganos saber en los comentarios a continuación!