¿Qué es el software de seguimiento de admisiones y por qué debería importarme?

Con todo lo que se está volviendo digital en nuestro mundo, no sorprende que cada vez más colegios y universidades opten por la inscripción en línea. No solo eso, sino que también se están alejando de los métodos más tradicionales para el proceso de solicitud. Para ahorrar tiempo, espacio y dinero, muchas instituciones ahora recurren al software de seguimiento de admisiones.

El software de seguimiento de admisión es un software diseñado para ayudar a optimizar los procesos de admisión de una escuela. Dependiendo del software elegido, las oficinas de admisiones también pueden usar su software de seguimiento para monitorear a los estudiantes actuales. Esto incluye el seguimiento:

• Qué disciplinas eligen seguir

• Sus actividades extraescolares

• Sus fechas de graduación esperadas

• Elegir unirse a la Asociación de Antiguos Alumnos

Este tipo de software es excelente para la educación superior porque ayuda a recopilar datos valiosos de los estudiantes que luego se pueden usar durante el proceso de admisión. Estos datos se pueden comparar con los estándares de admisión actuales, lo que hace que el proceso de selección sea mucho menos difícil. Esta información se puede usar junto con los sistemas de información de los estudiantes para ayudar a optimizar toda la experiencia universitaria de un estudiante.

Por qué el software de seguimiento de admisión se combina bien con la automatización del correo electrónico

Si bien el software de seguimiento de admisión a la universidad puede parecer que tiene un uso principal, cuando se combina con el software complementario adecuado, se puede recopilar información valiosa. Esta información se puede utilizar para optimizar toda la carrera universitaria de un estudiante.

Por ejemplo, estos datos se pueden conectar al software CRM de su campus para ayudar a generar correos electrónicos automatizados que correspondan específicamente a ellos y sus necesidades. Eso significa que enviar los siguientes correos electrónicos se puede hacer mucho más fácil:

• Estado de la aplicación

• Pagos de tasas vencidos

• Próximos eventos adaptados a su área de estudio

• Eventos/avisos específicos del campus y más

4 ejemplos del mundo real de software de seguimiento de admisión que funcionan junto con la automatización del correo electrónico

El objetivo de la automatización del correo electrónico es enviar los mensajes de correo electrónico correctos a las personas adecuadas en el momento adecuado. Para hacer esto, las universidades deben poder recopilar datos valiosos sobre sus estudiantes para que siempre les envíen contenido relevante. Es por eso que tener un software de seguimiento de admisión puede ser tan vital para una institución de educación superior.

Con la información que recopila este software, los correos electrónicos se pueden seleccionar según las necesidades del estudiante. Esta ayuda para evitar cualquier información innecesaria.

Al combinar el software de seguimiento de admisión con el software CRM de su universidad, puede enviar mensajes de correo electrónico cuidadosamente personalizados, como los cuatro que se enumeran a continuación.

Correo electrónico de eventos deportivos

A pesar de lo grandes que pueden ser los eventos deportivos universitarios, no siempre son del agrado de todos.

El uso de la información de su software de seguimiento de admisiones puede ayudarlo a crear listas de correo electrónico específicas. Estas listas se pueden diseñar y crear en función de las áreas de interés.

Este ejemplo es genial porque está personalizado para el individuo. Le permite a la persona hacer los cambios necesarios en el correo electrónico desde el principio. Las universidades pueden seguir este ejemplo enviando correos electrónicos automatizados de agradecimiento a los estudiantes que se inscriban en diversas actividades, que incluyen:

• Deportes

• Teatro

• Arte y más

Esto conduce a menos recursos desperdiciados y a personas más felices con bandejas de entrada menos desordenadas.

Fuente: Pinterest

Correo electrónico de aceptación

A lo largo del año, los estudiantes de todo el mundo sufren el terrible período de espera antes de la aceptación. Este es el período entre la inscripción en las universidades de su elección y la espera de una respuesta sobre la decisión de aceptación de la institución. Atrás quedaron los días de las cartas de aceptación por correo postal. En cambio, cada vez más instituciones de educación superior optan por utilizar el correo electrónico para esta comunicación. Y debido a que este es un mensaje tan importante y emocionante para compartir con los futuros estudiantes, hay muchas maneras de aprovechar las funciones del correo electrónico para convertirlo en un correo electrónico verdaderamente personalizado y especial.

En este ejemplo a continuación, una estudiante recibió una notificación por correo electrónico solo para abrir el mensaje y celebrar su aceptación en la Universidad Estatal de Carolina del Norte.

Para las universidades y colegios que optan por utilizar el software de seguimiento de admisiones en combinación con su software CRM, una vez que se ha aceptado la solicitud de un estudiante, el software puede desencadenar una campaña de correo electrónico de aceptación. Esto es excelente porque permite que las instituciones de educación superior se vinculen a sus valiosos recursos, tales como:

• Paquetes de información para estudiantes

• Información del departamento financiero y mucho más

Fuente: Gorjeo

Correo electrónico de cumpleaños del estudiante

¡Muéstrales a tus alumnos que te importan! En lugar de tratarlos como un estudiante más, ¿por qué no tomarse el tiempo para crear y enviar mensajes de correo electrónico de cumpleaños a su alumnado?

Este proceso se puede simplificar mucho con el uso de datos recopilados por un software de seguimiento de admisión. Aún mejor, una vez que lo haya combinado con sus sistemas de información de estudiantes o software CRM, puede enviar automáticamente mensajes como este de la Universidad del Este de Illinois cuando se acerca el cumpleaños de un estudiante o ex alumno.

Este concepto se puede aplicar a varios aniversarios de estudiantes, que incluyen:

• Graduación

• Días de mudanza

• Actividades del campus pertenecientes al área de interés de un estudiante

Fuente: Gmail

Correo electrónico de la asociación de antiguos alumnos

Al graduarse, la relación de un estudiante con la institución no tiene que terminar ahí. Una vez que un estudiante comienza a acercarse a la graduación, se puede enviar una campaña de asociación de ex alumnos.

Estas campañas se pueden usar para pedirle a un estudiante que se una a la asociación antes de graduarse, con un correo electrónico de recordatorio que se envía después de su graduación. En caso de que no se pague su tarifa de ex alumno o un estudiante decida dejar que su membresía caduque, también se pueden enviar correos electrónicos de recordatorio.

Las campañas de correo electrónico de reincorporación también son una excelente manera de utilizar la información recopilada por su software de seguimiento de admisiones y otros sistemas de información de estudiantes. Si nota que un estudiante se ha caído de la lista de exalumnos, puede iniciar una campaña de correo electrónico de reincorporación para tratar de atraerlo de nuevo.

Fuente: Gmail

Las mejores prácticas de marketing por correo electrónico para la educación superior

Saber cómo se puede usar el software de seguimiento de admisiones junto con sus esfuerzos de marketing por correo electrónico es excelente. Sin embargo, debemos cubrir algunas mejores prácticas de marketing por correo electrónico para instituciones de educación superior.

Con todo volviéndose digital, algunos pueden preguntarse por qué el enfoque debe estar en el correo electrónico, y tenemos su respuesta. El correo electrónico es el canal digital que actualmente genera el ROI general más alto. Por cada $ 1 gastado, el marketing por correo electrónico genera $ 38 en ROI.

Claro, las redes sociales pueden desempeñar un papel enorme en la comunicación. Sin embargo, el correo electrónico se considera casi 40 veces más efectivo que Facebook y Twitter combinados.

Para comenzar, aquí hay algunos consejos para crear una campaña de correo electrónico de educación superior exitosa.

Segmenta tus listas de correo electrónico

La segmentación adecuada de sus listas de correo electrónico es vital, especialmente para colegios y universidades. Estas instituciones tienen listas de correo electrónico masivas, y simplemente enviar el mismo contenido a cada una de ellas es una pérdida de tiempo y recursos. Por lo tanto, es muy importante segmentar sus listas de correo electrónico en categorías como las siguientes:

• Estado de inscripción

• carrera o escuela

• Situación de vida en el campus

• Localización de la casa

• Intereses extracurriculares

• clubes sociales

Ahora, esas listas parecen familiares, y deberían hacerlo porque estos datos se pueden recopilar con su software de seguimiento de admisiones. Una vez que tenga esa información, puede segmentar sus listas en consecuencia, asegurándose de que todos reciban contenido relevante de inmediato.

La personalización es vital

Junto con la segmentación viene la personalización, y la personalización es mucho más que simplemente incluir el nombre del estudiante al comienzo del correo electrónico. La personalización se trata, nuevamente, de enviar el contenido correcto al lector correcto cuando más lo necesita.

Esto requiere que los especialistas en marketing por correo electrónico conozcan genuinamente a sus suscriptores y, en este caso, a los estudiantes tanto dentro como fuera del campus. Al igual que con la segmentación de listas, necesitará conocer los intereses académicos y extracurriculares de los estudiantes, cómo pasan su tiempo y más. Una vez que tenga esa información, y la haya segmentado en consecuencia, puede enviarles mensajes personalizados y relevantes que les resultarán útiles.

Diseña tus emails para todos los dispositivos

Con todo moviéndose en línea, es vital mantener la cohesión de la marca. Eso significa tener la misma marca en su sitio web, materiales impresos y su correo electrónico. Con lo esencial que es el correo electrónico para el estudiante de todos los días, es absolutamente fundamental asegurarse de que los correos electrónicos de su campus se abran correctamente en todos los dispositivos.

Solía ​​ser suficiente tener un diseño de correo electrónico receptivo. Esto significaba que su mensaje cambiaría de tamaño según el tamaño de la pantalla del dispositivo en el que se estaba visualizando. Si bien ese fue un paso en la dirección correcta, no garantiza que todo su contenido se pueda ver fácilmente.

En cambio, es más importante asegurarse de que sus correos electrónicos estén diseñados para dispositivos móviles. Esto significa que su correo electrónico se verá igual sin importar qué dispositivo esté usando el lector. Si bien no es perfecto, se está convirtiendo rápidamente en el estándar a medida que más personas comienzan a abrir e interactuar con sus correos electrónicos en sus dispositivos móviles y teléfonos inteligentes.

Fuente: Emma

Siempre prueba antes de enviar

Esto no se puede enfatizar lo suficiente. Probar sus correos electrónicos con una pequeña muestra de su lista de correo electrónico ayuda a asegurarse de que está enviando la información correcta a quienes desean recibirla. Las pruebas A/B le permiten probar varios componentes de su correo electrónico. Esto se hace creando una versión "A" y una versión "B", que luego se envía a dos pequeñas muestras de su lista de correo electrónico. Cualquiera que funcione mejor es el que debe enviarse al resto de su lista de correo electrónico.

Envolver

El software de seguimiento de admisión es una gran herramienta para los vendedores de correo electrónico de colegios y universidades por muchas razones. Lo que es más importante, les ayuda a recopilar información importante que se necesita para enviar correos electrónicos de alta calidad a sus estudiantes y personal. Una vez que tengan esa información, seguir estos cuatro pasos lo ayudará a diseñar la mejor campaña de correo electrónico que se adapte a las necesidades de su institución:

• Segmenta tus listas de correo electrónico

• La personalización es imprescindible

• El diseño compatible con dispositivos móviles es fundamental

• Siempre prueba antes de enviar

Con más de 800 universidades en todo el mundo aprovechando Emma HQ, ¿no crees que es hora de ver de qué se trata todo este alboroto? Solicite su demostración hoy.