¿Qué es una orden de compra? – Comprensión total para manejar uno

Las órdenes de compra son esenciales para todas las actividades comerciales. Sin embargo, "¿Qué es una orden de compra?" y "¿Cómo puede una empresa manejarla de manera efectiva?" siguen siendo preguntas difíciles para muchos propietarios de negocios nuevos o aquellos que tienen la intención de iniciar un negocio. No te preocupes. Este artículo responderá a todas sus preguntas sobre una orden de compra.

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra (PO) es un documento legalmente vinculante creado por el comprador y enviado al vendedor.

Los PO ayudan a las empresas a realizar un seguimiento de sus compras: cantidad, costo, tiempo de pago, ya que todo se incluirá en la factura y el albarán. También son cruciales para monitorear los niveles de inventario, ya que siguen la cantidad de artículos y los tiempos de entrega. Esto los convierte en una parte esencial del registro y minimiza el riesgo de error del proveedor.

PO también es beneficioso para los proveedores. Deben tener tiempo para preparar los productos y recibir pagos oportunos y precisos ya que el número de orden de compra coincide con la factura y el albarán.

¿Cómo funciona una orden de compra?

1. El comprador crea una solicitud de compra

Primero, la gerencia informa al departamento de compras de su empresa que se debe realizar un pedido. La empresa envió este documento al departamento de compras para realizar un seguimiento de los productos solicitados.

2. El comprador crea un pedido

Se crea un pedido cuando se acuerdan los bienes a comprar. La orden de compra enumera la fecha del pedido, la información de envío FOB, los términos de descuento, los nombres del comprador y del vendedor, la descripción del artículo comprado, el número de artículo, el precio, la cantidad y el número de la orden de compra.

3. El vendedor acepta (o rechaza) el pedido

Un comprador envía el pedido al proveedor, quien decide si puede y quiere cumplir con el pedido. Se convierte en un contrato legalmente vinculante para ambas partes una vez que se acepta un pedido.

4. El comprador registra la compra

El comprador paga el precio acordado (o una fecha acordada especificada en el pedido); el proveedor envía el pedido de compra con una factura. El departamento de finanzas del comprador luego compara esta factura con la orden de compra para asegurarse de que los dos documentos sean consistentes.

El proveedor entregará los productos en la fecha indicada, y el comprador los abonará. Ambas partes deben cumplir con la orden de compra en consecuencia.

tipos de ordenes de compra

1. Pedidos de compra estándar (pedido de compra de un solo uso) : este acuerdo de pedido permanece vigente hasta que el comprador recibe todos los artículos.

Se utiliza para colecciones irregulares, raras o únicas. Contiene especificaciones de compra completas que detallan el precio, la cantidad, el pago y los plazos de entrega.

2. Órdenes de compra planificadas (pedido anticipado) : similar al anterior, pero generalmente es un acuerdo a más largo plazo que no incluye una fecha de entrega que le permite al comprador predecir la demanda futura

Toda la información necesaria debe presentarse en orden planificado, por ejemplo, detalles de bienes y servicios y sus costos. Se emitirá un comunicado para confirmar el cronograma de entrega cuando se establezca la información de entrega para artículos particulares.

3. Órdenes de compra abiertas : las empresas más grandes pueden usar órdenes abiertas para realizar un seguimiento de todos los artículos pedidos para un departamento o proyecto específico. Una orden abierta puede contener o no el precio.

Esta orden de compra generalmente se usa para comprar repetidamente artículos específicos de un proveedor, como B. materias primas y consumibles.

4. Órdenes de compra de contratos

Las órdenes de compra por contrato se utilizan para crear acuerdos y condiciones de entrega entre compradores y vendedores como base para una relación comercial continua. Para pedir productos, el comprador puede consultar el contrato de pedido en el caso de una compra estándar.

Beneficios de las órdenes de compra

1. Evita pedidos duplicados

Cuando una empresa expande su negocio, las órdenes de compra pueden ayudar a rastrear lo que se ordena y quién lo ordena. Incluso si el comprador ha pedido un producto similar, puede ser un desafío verificar la factura. La orden se utiliza como cheque para pagar la factura.

2. Realiza un seguimiento de los pedidos entrantes

Esto puede parecer obvio, pero un sistema de pedidos bien organizado simplifica la gestión del inventario y los envíos al facilitar la visualización de los productos que ingresan en cualquier momento.

3. Aseguran una comunicación clara

En esencia, el pedido comunica todos los detalles de la compra. Puede evitar posibles conflictos o confusiones en el futuro aclarando, explicando y documentando cada segmento.

4. Sirve como documentos legales

En caso de controversia sobre el pedido o el precio acordado en transacciones futuras, el pedido servirá como documento legal ejecutorio. Lo más importante es que protegen a ambas partes.

Inconvenientes de las órdenes de compra

1. Más papeleo

Las órdenes de compra crean papeleo adicional, lo que puede ser molesto para compras más pequeñas y consume mucho tiempo para equipos más pequeños.

2. Podría ser reemplazado fácilmente

Aunque no actúan como un contrato legal entre el vendedor y el proveedor, las tarjetas de crédito pueden reemplazar las órdenes de compra para ayudar a registrar las compras.

¿Qué contiene una orden de compra?

1. Número de orden de compra : permite a las partes relacionar las demandas con los envíos y las facturas.
2. Detalles del comprador : incluya el nombre de la empresa y los datos de contacto
3. Detalles de envío : la dirección de entrega, el método de envío, la fecha y la hora de entrega
4. Detalles del proveedor: información del proveedor, con los datos de contacto apropiados de alguien en el negocio del proveedor que esté a cargo
5. Términos relevantes , incluidos los términos de pago y cualquier otra palabra, por ejemplo, arreglos de envío.
6. Lista de artículos : incluya el número de categoría, la cantidad, el precio y el total.
7. Descripción de bienes y servicios : agregue contexto a la lista de artículos

¿Cómo manejar las órdenes de compra de manera efectiva en las tiendas de comercio electrónico?

1. Realizar un seguimiento de los pedidos

El dueño de una tienda tiene que lidiar con abundante información de pedidos cada mes. La especificación específica de números de pedido ayuda a rastrear y verificar su estado rápidamente.

Los empresarios pueden usar el código para encontrar un pedido específico y verificar sus detalles rápidamente.

2. Permitir pedidos al por mayor

Las tiendas de comercio electrónico permiten a los clientes realizar pedidos al por mayor. Esto ayudará a los clientes, especialmente a las tiendas B2B, a comprar cualquier cantidad de productos en un solo pedido, reduciendo la cantidad de pedidos que debe administrar una tienda en línea.

3. Utilice un código de barras y un aviso de envío avanzado

Para todos los envíos entrantes, los compradores pueden proporcionar notificaciones de envío con etiquetas de código de barras para cada producto. Ayuda a los vendedores a identificar instantáneamente qué productos pedidos llegan al punto de recepción escaneando códigos de barras.

El uso de códigos de barras ayuda a controlar los sistemas de inventario de manera eficiente, ya que los propietarios de las tiendas pueden identificar cada artículo y relacionarlo con un pedido válido.

4. Establecer números de factura según los números de pedido

Es esencial enviar automáticamente copias de pedidos, información de envío y facturas a los clientes después de completar su juerga de compras en su tienda.

Para administrar fácilmente los pedidos y las facturas, el propietario de la tienda debe compilar información como el número de factura en función del número de pedido. Esto hace que el sistema sea fácil de administrar cuando los clientes pagan sus facturas.

Conclusión

Se ha explicado todo lo referente a la pregunta “¿Qué es una orden de compra?”. Con suerte, el artículo le será útil si está planeando iniciar un negocio.

Y para los propietarios de tiendas, recuerden que con el crecimiento del comercio electrónico actual, es inevitable un aumento en los pedidos en línea. Debe ser proactivo en la gestión de pedidos de manera efectiva, ya que esto afecta directamente sus resultados comerciales.