¿Cuáles son los procedimientos para la reserva de viajes de negocios?

El manejo de la reserva de viajes de negocios es uno de los pasos críticos en la gestión de viajes. Las organizaciones agilizan la reserva de viajes de negocios mediante la implementación de políticas de viaje bien definidas. Los empleados pueden consultar las políticas de viaje para saber qué pueden reservar y qué no.

Además de simplificar las reservas de viajes de negocios, la política se enfoca en controlar los costos de los viajes de negocios. Para ello, las empresas fomentan las reservas anticipadas incentivando a los empleados a elegir opciones de reserva rentables.

Al mismo tiempo, los empleados esperan que los empleadores les permitan reservar los productos y servicios de viajes de negocios que elijan. Como resultado, han surgido numerosos procedimientos para gestionar la reserva de viajes de negocios .

¿Cómo simplifican las empresas la reserva de viajes de negocios?

Las organizaciones brindan a los empleados múltiples formas de hacer reservas de viajes de negocios. Algunas organizaciones implementan gestores de viajes internos, mientras que otras se asocian con empresas de gestión de viajes o utilizan software de gestión de viajes . Por lo tanto, los procedimientos para la reserva de viajes de negocios varían según las organizaciones.

Implementación de administradores de viajes internos

Un gerente de viajes de negocios administra completamente las necesidades de viajes de negocios de una organización. Además de elaborar políticas de viaje y garantizar el cumplimiento de las mismas, el profesional ayuda a los empleados a organizar los viajes de negocios. El administrador de viajes ayuda a los empleados a reservar los mejores productos de viajes de negocios de acuerdo con las políticas de viajes de la organización.

Además, negocian con varios proveedores y vendedores para que los productos de viajes de negocios estén disponibles a precios más bajos. Además de facilitar la reserva de viajes de negocios, el gestor de viajes concilia los gastos de viaje y gestiona las transacciones con tarjetas de crédito. Por lo tanto, los empleados pueden concentrarse en otros aspectos de los viajes de negocios cuando la empresa tiene un administrador de viajes interno.

Asociación con empresas de gestión de viajes

Muchas empresas gestionan programas de viajes de negocios asociándose con empresas de gestión de viajes (TMC). Una TMC pone a disposición productos y servicios de viaje esenciales a precios más bajos mediante la creación de conexiones en toda la industria de viajes. Además de esto, brinda a los empleados opciones de reserva más amplias al permitir el acceso a inventarios de viajes nacionales e internacionales.

Muchas TMC reservan productos de viajes corporativos para empleados de acuerdo con las políticas de viajes de la organización. Además, muchas TMC brindan a los empleados herramientas de auto-reserva. Las herramientas de auto-reserva ayudan a los empleados a reservar sus viajes de trabajo por su cuenta. Sin embargo, tienen la opción de obtener asesoramiento de expertos poniéndose en contacto con el TMC al hacer reservas de viajes de negocios.

Uso del software de gestión de viajes

Muchas empresas agilizan la gestión de viajes de negocios a través de la automatización. Incorporan software de gestión de viajes con soluciones integradas de gestión de viajes y gestión de gastos. Los empleados pueden usar el software para acceder a un gran inventario de viajes de vuelos, alojamiento y alquiler de automóviles. Además, pueden reservar su elección de productos de viajes de negocios en minutos utilizando la herramienta de reserva de viajes por cuenta propia proporcionada por el software.

Estas soluciones de software de gestión de viajes permiten a las empresas implementar políticas de viajes organizacionales. Se aseguran de que los empleados no violen las políticas de viaje al elegir y reservar productos de viaje. Además, el software de gestión de viajes de la nueva era recomienda las mejores opciones de vuelos y hoteles para los viajeros de negocios frecuentes en función de sus preferencias de reserva y su historial de viajes.

¿Qué consideran los empleados al hacer una reserva de viaje de negocios?

La mayoría de las empresas permiten a los viajeros reservar productos y servicios de viaje. Incorporan herramientas de auto-reserva que brindan a los empleados acceso a un amplio inventario de viajes y seleccionan las opciones de viajes de negocios que prefieran. Pero los empleados deben considerar varios factores al hacer una reserva de viaje de negocios. Estos son algunos de esos factores:

Políticas organizacionales

Las empresas ayudan a los empleados a evitar incurrir en gastos de viaje no reembolsables mediante la implementación de políticas de viajes y gastos. Un empleado puede consultar las políticas para decidir qué clase de aerolínea y estrella de hotel puede reservar. Antes de comenzar la reserva de viajes de negocios, los empleados dedican algún tiempo a comprender las políticas de la organización. Además, hacen varias preguntas para evitar infracciones de la política de viajes.

Presupuesto de viaje

Algunas organizaciones mantienen los costos bajo control mediante la creación de un presupuesto de viaje para empleados. Mientras aprueban las solicitudes de viajes de negocios, los gerentes comparten el costo estimado del viaje de negocios con los empleados. En tales casos, los empleados deben centrarse en los precios de los vuelos, hoteles y alquileres de automóviles para ajustarse al presupuesto de viaje. Además, exploran formas de reservar los productos de viaje deseados aprovechando las mejores ofertas.

Itinerario de viaje

Al hacer reservas de viajes de negocios, los itinerarios de viaje juegan un papel crucial. Los empleados realizan un seguimiento del calendario de eventos y actividades durante los viajes de trabajo mediante la planificación de itinerarios de viajes de negocios. Se refieren a los itinerarios de viaje para decidir las horas de salida y llegada de los vuelos. Además, deciden el horario de check-in de los hoteles para relajarse y descansar antes de las reuniones.

Línea de tiempo de reserva

Las empresas controlan los costos alentando a los empleados a completar las reservas de viajes con anticipación. Algunas empresas requieren que los empleados realicen reservas de viaje dentro de un plazo específico, por ejemplo, 10 días antes de la fecha de salida. Los empleados completan la reserva de viajes con anticipación para cumplir con las políticas de la organización. Además, la reserva anticipada de viajes les ayuda a reservar su elección de vuelo y alojamiento durante las temporadas altas.

Reducción de estrés

Alcanzar los objetivos comerciales se vuelve muy difícil si los empleados están estresados ​​durante los viajes de trabajo. Sin embargo, experimentar estrés y ansiedad después de largos viajes en avión es común entre los viajeros frecuentes. Para evitar eso, los viajeros de negocios inteligentes reducen el tiempo de viaje en avión para permanecer relajados y con energía después de los viajes en avión. Lo hacen reservando vuelos directos y sin escalas en lugar de vuelos de conexión para aliviar el estrés y mitigar los riesgos de retrasos y cancelaciones de vuelos.

Seguridad

Mantenerse seguro se ha convertido en una de las principales prioridades de los viajeros de trabajo después de la pandemia. Mientras comparan alojamientos para reservar, verifican las medidas tomadas por el hotel para mantener a los huéspedes seguros. Además, muchos viajeros de negocios se centran en la ubicación del hotel para reducir el tiempo de viaje y disfrutar del tiempo de inactividad.

Opciones para guardar

Muchas organizaciones controlan los costos al incentivar a los empleados a optar por soluciones de viaje rentables. Comparten una parte de los ahorros con los empleados como recompensa. Los empleados exploran formas de reducir los costos de los viajes sin afectar su experiencia y seguridad en viajes de negocios si las políticas de viajes de la organización los recompensan por reducir los costos de reserva de viajes de negocios.

Palabras finales en

Hoy en día, las organizaciones tienen múltiples procedimientos diferentes para manejar los viajes de negocios. Por lo tanto, los procedimientos para la reserva de viajes de negocios difieren entre organizaciones. Pero cada organización se enfoca en hacer que la reserva de vuelos y hoteles sea más fácil para los empleados. Del mismo modo, los empleados prefieren reservar productos de viajes de negocios que los mantengan seguros y sin estrés durante los viajes de negocios.