¿Qué son las reuniones ágiles y cómo gestionarlas?

En el trabajo, estamos involucrados en varios proyectos y trabajamos con nuestros colegas como un equipo, durante un período determinado. Por lo general, un proyecto se divide en múltiples subtareas y el líder del equipo asigna cada subtarea a una persona. Esto asegura que el progreso del proyecto sea claro, fluido y efectivo. Pero este proceso por sí solo no asegura el éxito de un proyecto. Para garantizar la calidad, la entrega a tiempo y, finalmente, el éxito, debe realizar reuniones a intervalos regulares. Al realizar reuniones, puede saber cuál es el estado general del proyecto, el estado de cada subtarea, las dificultades encontradas por los miembros del equipo, nuevas ideas/enfoques alternativos para el proyecto, etc. Además, debe asegurarse de que sus reuniones sean centrado y no se convierta en una sesión de chat. Entonces, ¿cómo organizar una reunión tan productiva? Por supuesto, hay diferentes formas en las que puede realizar reuniones. Una de esas reuniones es un marco ágil que ayuda a aumentar la productividad del equipo. Echemos un rápido vistazo a esto:

¿Qué son las reuniones ágiles?

Las reuniones ágiles inicialmente se formaron como parte del desarrollo de software. Pero en los últimos tiempos, esta reunión se ha convertido en parte de la gestión de proyectos en todos los negocios. Entonces, ¿qué es una reunión ágil?

Las reuniones ágiles se llevan a cabo considerando un conjunto de principios que se describen en forma de manifiesto. En general, ágil implica trabajar en un sprint de tiempo más corto, proporcionar actualizaciones, planificar tareas, discutir los comentarios del cliente y compartir otra información importante sobre el proyecto. Por lo tanto, se trata de desarrollo iterativo, en lugar de manejar un proyecto de una sola vez.

Quién participa en la reunión:

Generalmente, cuando está organizando una reunión, primero debe reducir las personas que van a ser parte de la reunión. Del mismo modo, para reuniones ágiles, tenemos una lista de participantes que pueden ser parte de estas reuniones:

1. Propietario del producto:

Una parte integral del equipo es el Product Owner, ya que se asegura de que se cumplan el alcance, los costos y los plazos. Es responsabilidad del propietario del producto maximizar el valor del producto representando a las partes interesadas, priorizando el trabajo pendiente, empoderando al equipo y manteniendo los procesos Agile y Scrum.

El propietario del producto es responsable de

• Gestión de stakeholders e impulso del valor.
• Manejar una comunicación efectiva entre el equipo de desarrollo y las partes interesadas.
• Proporcionar la visión del producto al equipo de desarrollo.
• Resolución de conflictos y manejo de situaciones o escalamiento con partes interesadas o miembros del equipo de desarrollo
• Priorización de artículos pendientes
• Educar al equipo de desarrollo sobre los valores, principios y procesos de Scrum.
• Educar a las partes interesadas sobre los beneficios de Scrum

Un propietario de producto, también conocido como gerente de producto, es una persona que recibe actualizaciones de progreso del equipo, brinda sugerencias sobre las formas de continuar el proyecto y colabora con el equipo para completar el proyecto de manera efectiva y con calidad.

2. Gerente de Proyecto:

El gerente de proyecto está motivado, organizado y orientado a objetivos. Él o ella entiende qué proyectos tienen en común, así como su papel estratégico en cómo las organizaciones tienen éxito, aprenden y cambian. El trabajo de un gerente de proyecto es comenzar, planificar, diseñar y administrar un proyecto de principio a fin.

Entre las funciones de un Project Manager se encuentran las siguientes:

• Planificar, organizar y completar un proyecto.
• Informes financieros
• Hacer una carta de proyecto
• Gestión de recursos
• Gestión de riesgos
• Gestión del cambio
• Planificación
• Estimación de costos y elaboración de presupuestos
• Control de calidad de la documentación
• Seguimiento de indicadores clave de rendimiento
• Gestión de vendedores
• Gestión de informes y otros documentos importantes

3. El equipo de desarrollo:

El equipo de desarrollo incluye miembros que desarrollan productos o brindan servicios en una empresa. Una cosa bien conocida es que un equipo de desarrollo en una empresa de software es el que desarrolla aplicaciones/herramientas de software. Este equipo proporciona información valiosa cuando participa en la reunión. También son el equipo que realmente lleva adelante el proyecto. Entonces, todos los miembros de este equipo deben participar en la reunión.

4. Maestro Scrum:

El Scrum master es un líder de reuniones que se asegura de que todos los miembros del equipo en la reunión sigan las prácticas de la metodología Scrum. También ayudan al equipo a mantenerse enfocado en los temas de la reunión, responden sus preguntas y ofrecen orientación relacionada con el proceso Scrum.

5. Personas Invertidas:

Estas son las personas que tienen interés en el progreso del proyecto pero que no están involucradas directamente. Esto incluye profesionales como gerentes que analizan la eficiencia y eficacia con la que trabajan los equipos, inversores/clientes que invierten dinero en el proyecto o la empresa, etc. A veces, puede haber empleados que estén interesados ​​en asistir a reuniones Agile aunque no formen parte de ellas. del equipo de desarrollo. Esto se debe a que están interesados ​​en aprender más sobre su empresa y descubrir nuevos métodos para realizar tareas.

Tipos de reuniones ágiles:

Hay cuatro tipos principales de reuniones ágiles que se enumeran a continuación:

1. Planificación de Sprint:

La planificación de Sprint generalmente se lleva a cabo al comienzo de un Sprint. En esta reunión, el líder del proyecto prioriza la tarea en la que se centrará el equipo y se completará en el sprint. Luego, el equipo planifica la duración de cada tarea, fija los objetivos de cada tarea y las formas de lograr los objetivos. Debido a estas discusiones, la planificación del sprint se lleva a cabo durante un tiempo más prolongado, que puede rondar las cuatro horas.

2. Stand-up diario:

La reunión más frecuente y también la más corta en el marco ágil es la reunión diaria de pie. En el stand-up diario, los detalles relacionados con un proyecto, como una tarea que se completó ayer, una tarea planificada para hoy, las dificultades que enfrentan los miembros del equipo para realizar la tarea, etc., se discuten con cada miembro del equipo. Esto también proporciona un progreso actualizado del proyecto para el sprint. La realización de stand-up diarios también puede evitar problemas y mejora la duración de la productividad del sprint. El stand-up diario puede tener una duración más corta, alrededor de 15-20 minutos.

3. Revisión del sprint:

Esta reunión se lleva a cabo para revisar y exhibir los logros de todos los miembros del equipo. En la revisión, cada miembro del equipo puede exhibir la tarea que ha completado durante el sprint. Esta es también una oportunidad para proporcionar retroalimentación. Un líder de reunión también puede invitar a las partes interesadas y a los propietarios de productos a realizar revisiones de sprint para que puedan discutir cómo la tarea realizada por el equipo se ajusta a las pautas del proyecto. La revisión del sprint generalmente se realiza al final de cada sprint o después de alcanzar los hitos del proyecto. Las revisiones de Sprint pueden ser formales o informales según la preferencia del equipo. Generalmente, esta revisión suele durar entre una y dos horas.

4. Retrospectiva de Sprint:

La retrospectiva del sprint se lleva a cabo para que el equipo involucrado en el sprint tenga la oportunidad de discutirlo en detalle. El equipo discute cosas exitosas durante el sprint y qué áreas pueden beneficiarse de la mejora. Esto proporciona una idea para que el equipo determine cómo realizar futuros sprints que pueden aumentar la productividad y prevenir problemas. A veces, incluso las partes interesadas y los propietarios de productos también pueden ofrecer opiniones en esta reunión, como las formas que el equipo puede seguir para mejorar el flujo de trabajo y otros procesos. La retrospectiva del sprint suele ocurrir al final de un sprint y puede durar una hora y media.

Cómo gestionar reuniones ágiles:

Administrar una reunión de manera efectiva es una tarea bastante desafiante. Que las reuniones demasiado ágiles deben administrarse de manera efectiva. Entonces, ¿cómo hacer eso? No solo reuniones ágiles, los siguientes consejos serán adecuados para gestionar cualquier reunión:

(i) Fijar y enfocar los temas:

Cada vez que realice una reunión, en primer lugar, concéntrese en algunos temas específicos. Esto ahorra tiempo a todos los miembros que participan en la reunión y también ayuda al equipo a concentrarse en los elementos importantes. Por lo tanto, trate de evitar discusiones/temas que se alejen del enfoque del tema de la reunión.

(ii) Proporcionar comentarios:

Asegúrese de revisar las tareas completadas con frecuencia y proporcione comentarios positivos para motivar a los miembros del equipo. Además, en caso de que sea necesario mejorar, también se pueden proporcionar comentarios constructivos. Esto puede hacer que los miembros del equipo mejoren aún más. Hacer esto con frecuencia puede construir una relación de trabajo sólida.

(iii) Fijar el objetivo:

Es muy importante desarrollar metas para cualquier reunión. Esto, a su vez, puede ayudarlo a definir los temas en los que se centrará la reunión. Según el objetivo y los temas, puede preparar preguntas, revisar las tareas, etc. en la reunión.

(iv) Prestar un oído:

Escuchar es una parte esencial de la comunicación. Especialmente en las reuniones, su escucha es importante. Entonces, escuche pacientemente lo que dice cada miembro del equipo. Del mismo modo, una vez que haga una pregunta, espere la respuesta de los miembros del equipo y luego hable. Esto puede ayudarlo a comprender las dificultades de los miembros del equipo mientras manejan el proyecto, sus pensamientos, solucionar un problema, mejorar aún más, etc.

Si bien hay muchas maneras de realizar reuniones ágiles, proporcionamos una descripción general rápida de las reuniones ágiles y cómo realizar la reunión y administrarla de manera efectiva y sencilla.