W-2 vs. W-4: ¿Cuál es la diferencia?

Presentar tus declaraciones de impuestos puede ser complicado, especialmente si lo haces por primera vez. Hay tantas formas diferentes, y puede ser confuso simplemente saber cuáles se aplican a usted. Sin embargo, no hay necesidad de entrar en pánico, ya que estamos aquí para ayudar.

A continuación, lo guiaremos a través de todo lo que necesita saber sobre W-2 vs. W-4 para que pueda comprenderlo mejor.

El Propósito de los Formularios de Impuestos W-2 y W-4

Entonces, comencemos por echar un vistazo a ambos formularios de impuestos y entender para qué han sido diseñados. Un formulario W-2 es un formulario de fin de año que informa las ganancias de un empleado individual, incluidas las bonificaciones, las propinas, el salario bruto y las contribuciones a los impuestos federales, incluidos Medicare y los impuestos del seguro social.

Cualquier retención adicional, por ejemplo, contribuciones a planes de jubilación, también figuraría en el formulario W-2.

Por otro lado, el formulario W-4 se utiliza para que un empleado pueda indicar la cantidad de dinero que desea que se le retenga de su cheque de pago cada mes y que se envíe al IRS.

Hay una serie de factores diferentes que determinarán cuánto dinero se debe retener, incluida la preferencia personal de retención, la cantidad de dependientes y el estado civil.

¿Quién completa los formularios W-2 y W-4?

Entonces, ¿llena ambos formularios? ¿O lo hace su empleador? Bueno, es bastante simple: el empleado llena el W-4, mientras que el empleador llena el W-2. Cada vez que alguien comienza un nuevo trabajo, este formulario debe completarse dentro de su primer mes.

En términos del formulario W-2, el empleador debe enviarlo al IRS al final de cada año, y esto es algo que debe hacer para cada empleado de su equipo. Los empleadores también deberán proporcionar a sus trabajadores una copia de este formulario para fines de enero.

Siempre que haya pagado al empleado $600 o más durante el año, deberá completar este formulario por él; esto también significa empleados a los que se les ha pagado menos de $600 pero se les han retenido impuestos del Seguro Social o Medicare.

¿Cuándo se deben presentar los informes W-4 y W-2?

Es vital dedicar tiempo a tus compromisos fiscales cada año para no acabar atrasándote. Si lo hace, podría estar sujeto a una multa significativa.

Entonces, comencemos con el formulario W-2. Esto es algo que todos los empleadores deberán completar cada año. Tanto el IRS como el trabajador en cuestión deben recibir una copia de este formulario antes del 31 de enero.

El formulario W-4 funciona un poco diferente. No necesitará completar esto todos los años. En su lugar, normalmente deberá enviar este formulario una vez que comience un nuevo trabajo.

Sin embargo, si su situación financiera cambia, por ejemplo, obtiene un aumento de sueldo o reduce sus horas y gana menos, debe completar el formulario nuevamente. Después de todo, podría ser que necesites que te retengan más o menos dinero de tu cheque de pago, así que ten esto en cuenta.

Presentaciones W-4 y W-2

Al presentar ambos formularios, debe asegurarse de cumplir con los requisitos establecidos. Entonces, echemos un vistazo a cada uno con mayor detalle:

Requisitos de presentación del formulario W-4

Como se mencionó, normalmente deberá completar el formulario W-4 en su primer día de empleo. Esto definitivamente debe hacerse antes de recibir su primer cheque de pago. Aquí hay algunas cosas que debe tener en cuenta cuando se trata de formularios W-4:

• Dependiendo de dónde se encuentre, es posible que también deba presentar formularios estatales de retención de impuestos. Este formulario especificará la retención de impuestos sobre la renta en su estado y también sigue el mismo procedimiento que el formulario W-4. Puede dirigirse al sitio web oficial del departamento de ingresos e impuestos del estado en el que vive para determinar los requisitos del formulario de retención de impuestos estatales.
• Puede modificar su formulario W-4 en cualquier momento. Simplemente actualice el sistema de llenado con los nuevos datos y cambie la información de su nómina según sea necesario.
• Una vez que haya completado su formulario W4, deberá entregárselo a su empleador, quien debe asegurarse de que este archivo se conserve como referencia. Es aconsejable que los empleadores introduzcan los datos en su sistema de nómina para asegurarse de que retienen la cantidad correcta de impuestos de cada cheque de pago.
• Un empleador no puede decirle a un empleado lo que debe poner en su formulario W-4. Sin embargo, pueden proporcionarles recursos para ayudarlos a determinar la cantidad correcta de retención. Algunas soluciones de nómina y recursos humanos permiten a los empleados completar sus formularios W-4 electrónicamente.

Requisitos de presentación del formulario W-2

A continuación, veamos algunos de los detalles relacionados con la presentación del formulario W2. Cuando se trata de las diferencias entre los formularios W-2 y W-4, la clave es que el primero es responsabilidad exclusiva del empleador, mientras que el empleado completa el segundo. La SSA informa que estos formularios se presentan electrónicamente, pero tiene la opción de completarlos físicamente si así lo prefiere.

Para completar el formulario W-2 para cada uno de sus trabajadores, necesitará cierta información específica. Esto incluye lo siguiente:

• Las retenciones de impuestos y salarios para el empleado
• El nombre, la dirección y el código postal del empleado
• Su nombre, código postal y dirección
• Su número de identificación de empleador, también conocido como EIN
• El número de seguro social de su empleado

Debe asegurarse de completar, distribuir y presentar el formulario W-2 del año anterior a más tardar el 31 de enero del año en curso. Puede usar el sitio web del IRS para obtener los formularios W-2 en blanco que necesita.

En muchos casos, las empresas confiarán en su administrador de nómina o contador (si tienen uno) para ayudarlos a completar su formulario W-2. Además, muchas de las soluciones de software de impuestos disponibles en la actualidad le brindan la posibilidad de presentar sus formularios W-2 de esta manera.

Palabras finales sobre W-2 vs. W-4

Ahí lo tiene: todo lo que necesita saber sobre las diferencias entre los formularios de impuestos W-4 y W-2. Esperamos que esto le haya dado una mejor comprensión de cómo funcionan estos formularios de impuestos y qué se debe tener en cuenta al completarlos.

Es esencial asegurarse de que siempre informe su información con precisión cuando se trata de estos documentos.