Actualización a comunicaciones VoIP: 6 funciones imprescindibles de todos los sistemas telefónicos sólidos para pequeñas empresas

Hacer el cambio a los sistemas telefónicos de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) tiene muchas ventajas para las pequeñas empresas, por lo que la decisión de hacer el cambio es fácil para la mayoría de los propietarios de negocios.

Hoy en día, trabajar de forma remota se ha convertido en una parte inseparable de nuestras vidas y los sistemas telefónicos comerciales basados ​​en la nube ayudan a los propietarios de negocios a mantener la comunicación entre los empleados a pesar de su ubicación. Este sistema es mucho más barato y flexible de usar que los sistemas telefónicos tradicionales con sistemas PBX obsoletos. Mientras usa sistemas telefónicos basados ​​en la nube, puede concentrarse en sus objetivos comerciales y dejar que los profesionales se encarguen de sus sistemas de comunicación.

Sin embargo, elegir el proveedor adecuado puede ser un desafío. Tomar una decisión informada requiere un análisis cuidadoso de las funciones que ofrece cada proveedor de servicios, cuánto cuestan esas funciones y qué tan escalables son los sistemas. Siga leyendo para conocer seis de las funciones de VoIP más esenciales que los propietarios de pequeñas empresas deben tener en cuenta al elegir un servicio telefónico.

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Operador automático

Esta característica hace posible que los propietarios de pequeñas empresas reduzcan los costos asociados con la contratación de recepcionistas a tiempo completo. Al igual que una recepcionista, la función de operador automático saluda a las personas que llaman, filtra las llamadas y usa indicaciones de voz para enrutar las llamadas al miembro correcto del equipo. Los asistentes automáticos ayudan a satisfacer las necesidades telefónicas de las pequeñas empresas, pero también reducen los costos operativos y aumentan las calificaciones de satisfacción del cliente.

Sin embargo, tenga en cuenta que la mayoría de los clientes no quieren quedarse atascados navegando por interminables indicaciones de voz. Configure el asistente automático para que haga algunas preguntas posibles para asegurarse de que la llamada se reenvíe al empleado correcto. Eso ahorrará tiempo y recursos sin disminuir las tasas de satisfacción del cliente.

Ya sea para mejorar la satisfacción del cliente, aumentar la productividad o ahorrar dinero, las organizaciones no siempre tienen la oportunidad de hacer las tres cosas a la vez. Pero con el avance de la tecnología y el mejor servicio de VoIP, esto se ha vuelto posible con un sistema telefónico moderno que puede funcionar con VoIP o voz sobre Protocolo de Internet.

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Transcripción de voz a correo electrónico

Hacer crecer una pequeña empresa ya requiere tiempo y energía, por lo que pocos propietarios y empleados de empresas tienen tiempo para revisar su correo de voz con la frecuencia que deberían. Ahí es donde entra en juego la transcripción de voz a correo electrónico. Esta función convertirá automáticamente los mensajes en texto y los reenviará a las bandejas de entrada de los empleados.

Disminuir el tiempo que los empleados deben pasar escuchando los mensajes de voz y escribiendo furiosamente los nombres y la información de contacto a mano no es la única ventaja de la transcripción de voz a correo electrónico. También permite a los empleados mantener sus mensajes organizados. Una vez que se han convertido en formato de correo electrónico, los empleados pueden archivar, organizar, buscar y eliminar estos mensajes según sea necesario, lo que simplemente no sería posible si se hubieran quedado atrapados escuchando el correo de voz tradicional.

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Extensiones remotas

También conocida como extensiones remotas o números virtuales, esta función de los sistemas de VoIP permite a los propietarios de empresas desviar las llamadas a teléfonos móviles. Cuando alguien llama a una extensión remota y nadie responde, el sistema enrutará la llamada a un sistema de correo de voz separado del correo de voz personal del empleado. Si bien todas las pequeñas empresas pueden beneficiarse de tener extensiones virtuales, esta característica es aún más beneficiosa para las empresas que tienen empleados remotos.

Se ve más profesional si las empresas tienen un solo número al que sus clientes y socios comerciales pueden llamar en lugar de un número separado para cada empleado. Además, pocos empleados quieren usar sus teléfonos personales para realizar negocios de la empresa. Las extensiones virtuales permiten a los dueños de negocios evitar el gasto de comprarle a cada uno de sus empleados un teléfono por separado.

Filtrado de llamadas

La detección de llamadas permite a los propietarios y empleados de negocios verificar el número de la persona que llama antes de contestar para que puedan elegir cómo tratar la llamada. Sin embargo, va más allá del identificador de llamadas tradicional. La detección de llamadas permite a los empleados que reciben llamadas personales en el trabajo redirigir las llamadas a sus teléfonos móviles, mientras que otros que están convencidos de que están recibiendo llamadas de telemercadeo pueden simplemente desconectarlas.

Las mejores herramientas de detección de llamadas de VoIP para pequeñas empresas también se pueden configurar para mostrar más que solo el número. Esta función también permitirá que el empleado verifique el nombre de la persona que llama y, si la empresa tiene un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM), también puede consultar los registros de los clientes en el acto. Puede consultar interesantes consejos sobre códigos cortos y SMS y cómo identificar llamadas y mensajes no deseados en https://shortcodes.org/.

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Videoconferencia

Algunas empresas usan las videoconferencias con regularidad para mantenerse en contacto con sus empleados remotos, mientras que otras solo las usan en raras ocasiones para programar reuniones virtuales con socios comerciales que se encuentran lejos. Las videollamadas también son cada vez más populares entre los consumidores. Dependiendo de la demografía de sus clientes, algunas empresas pueden beneficiarse de poder realizar videollamadas a sus clientes o clientes.

La mayoría de las conversaciones con clientes y socios comerciales se pueden realizar por teléfono, pero cosas como negociaciones o tratar temas delicados se logran mejor mediante videoconferencias. Además, la videoconferencia permite que los trabajadores remotos o aquellos que están fuera de la oficina por negocios participen plenamente en reuniones esenciales para que no tengan que preocuparse por si se están perdiendo algo.

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Música de espera personalizable

Pocos clientes disfrutan que los pongan en espera, pero a veces es necesario. Los dueños de negocios de hoy no necesitan elegir entre la música de espera estándar, que es vulgar y repetitiva y deja a sus clientes en un silencio total. En cambio, aquellos que usan sistemas de VoIP pueden establecer melodías personalizadas que reflejen las personalidades únicas de sus negocios o atender lo que creen que sus clientes podrían querer escuchar.

Esto puede sonar menor, pero no lo es. La música de espera adecuada mejorará los índices de satisfacción del cliente, lo que facilitará convertir a los clientes promedio en entusiastas leales de la marca y evitará posibles desastres en el servicio al cliente. Además, la mayoría de las personas que llaman serán mucho más amigables con los recepcionistas y los empleados y estarán más receptivas a sus ofertas si no han pasado los últimos 15 minutos escuchando música de ascensor genérica.

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La línea de fondo

Las seis funciones descritas anteriormente son solo algunas de las muchas disponibles para los propietarios de pequeñas empresas que cambian a los sistemas telefónicos VoIP. Otras características notables incluyen fax electrónico, marcación de extensiones, marcación repetida, funciones de oficina remota, timbres secuenciales, marcación tripartita, enrutamiento y programación basados ​​en el tiempo, y más.

El problema para la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas no es decidir si instalar un sistema telefónico VoIP. Hay tantas ventajas al hacer el cambio que la mayoría de los dueños de negocios consideran que es una decisión fácil. El desafío surge cuando esos propietarios deben evaluar sus opciones.

Asegurarse de que el proveedor ofrezca acceso a todas las funciones enumeradas anteriormente y otros elementos esenciales, como el bloqueo de llamadas y la marcación de extensión a extensión, es el primer paso para elegir un proveedor estelar. Sin embargo, los dueños de negocios no deberían detenerse ahí. También deben buscar una empresa que ofrezca un servicio al cliente excepcional, precios competitivos, una excelente reputación y soluciones que se adapten a las necesidades de los propietarios de pequeñas empresas para que puedan mantener el mismo servicio de telefonía VoIP a medida que sus empresas crecen y prosperan.