Las 8 cosas principales a tener en cuenta antes de contratar servicios de gestión de eventos y producción audiovisual

En el proceso de gestión de eventos, contratar al proveedor de servicios de gestión de eventos adecuado es de gran importancia para que el evento sea un éxito. Su potencial empresa de producción y gestión de eventos debería ser capaz de realizar todas las funciones de la mejor manera posible.

Para elegir la empresa adecuada, hay varios factores que debe tener en cuenta. En esta publicación, estamos discutiendo los principales elementos en este sentido para que pueda tener la mejor experiencia de gestión de eventos.

Factores a considerar al contratar servicios de gestión de eventos y producción audiovisual

Si tiene todas las habilidades y el equipo dentro de su negocio, la gestión de sus eventos por su cuenta será vital. Pero es un hecho que la mayoría de las empresas prefieren subcontratar sus eventos para obtener los mejores resultados. Si usted también es uno de ellos, aquí hay 8 factores esenciales a considerar al contratar una empresa de organización de eventos.

1. Costo de Estructura

Comprender lo que pagará y lo que obtendrá como recompensa es la base de cualquier proceso de toma de decisiones. En este sentido, debes preguntar a tu potencial proveedor de servicios de producción y gestión de eventos sobre su estructura de costes.

La gente usa cientos de trucos para ocultar la inflación en sus precios, por lo que hacer las preguntas correctas puede ayudar. ¿Si cobran por hora o sobre una base de costo adicional? Y, si cobrarán por hora, ¿cómo funcionará su comisión de gestión?

Además, debe comparar los precios de diferentes proveedores de servicios para tomar decisiones informadas y obtener servicios económicos.

2. Herramientas y equipos

En el proceso de contratación de una empresa de organización de eventos y producción audiovisual, es vital conocer los entregables. En este sentido, puede solicitar a los posibles proveedores de servicios que proporcionen renderizado, modelos 3D de señalización y escenarios, diseños, dibujos CAD, etc., durante todo el proceso.

Estas son preguntas obligadas antes de firmar un contrato. La disponibilidad de dichas herramientas y ayudas visuales puede ayudar a todas las entidades involucradas, incluidos los planificadores, los encargados de la toma de decisiones y los ejecutivos.

Otro aspecto es la propiedad de las herramientas y equipos necesarios. Se ha visto que la mayoría de las empresas de gestión de productos y eventos alquilan algunos equipos a terceros. Esta práctica puede aumentar los costos de gestión de eventos.

Por lo tanto, asegúrese de que el proveedor de servicios con el que está contratando sea propietario de todas las herramientas de producción y gestión de eventos necesarias.

3. Experiencia de la tripulación

Para que un evento tenga éxito, no se puede ignorar el papel de la experiencia de la tripulación. Si su proveedor de servicios contratado tiene miembros sin experiencia en su equipo de gestión de eventos, su evento puede enfrentar problemas. Deben tener una comprensión de lo que tienen que hacer en una situación particular.

Las empresas de producción audiovisual y de gestión de eventos a menudo contratan trabajadores a tiempo parcial para que se ocupen de diferentes eventos. Lo hacen para ahorrar costos de transporte e involucrar a la población local. Más específicamente, cuando los eventos están fuera de la estación. Es posible que no haya problemas con este aspecto si organiza un evento aleatorio que no requiere experiencia específica. Sin embargo, si su evento lo hace, contrate a un proveedor de servicios con un equipo experimentado.

4. Curso de acción de emergencia

Las tragedias pueden ocurrir en cualquier momento y sus eventos también pueden verse afectados. Una crisis puede venir en forma de desastres naturales como terremotos e incendios o el estado de actos de terror. Al planificar un evento, debe haber un plan para hacer frente a tales circunstancias inevitables.

En este sentido, debe preguntar a su posible proveedor de servicios sobre los protocolos que se aplicarán en tales circunstancias.

5. Modo de Ensayo

Para la correcta ejecución en el momento del evento, es fundamental practicar todas las acciones y comprobar que todo el equipo funciona correctamente. Siempre ayuda a evitar sorpresas de última hora.

Según los expertos en gestión de eventos, los ensayos le permiten asegurarse de que todo el equipo funcione correctamente, que todas las presentaciones tengan el formato correcto y que el evento se desarrolle bien. Por lo tanto, debe preguntar a sus posibles proveedores de servicios a este respecto.

6. Ideas aún por probar

¿Aún no conoces la gestión del próximo evento de tu empresa? Puede preguntar a sus posibles proveedores de servicios sobre las ideas que aún no han probado.

Si lo hace, le ayudará a obtener múltiples planes de eventos innovadores. También le informará sobre el nivel de creatividad de los respectivos proveedores de servicios. Además de eso, abre nuevos canales de creatividad y hace que la experiencia de los creadores, planificadores y asistentes sea divertida en todos los aspectos.

7. Tiempo de configuración

Los planificadores deben saber cuánto tiempo llevará preparar el lugar. La consideración del tiempo de configuración también es importante, ya que debe retener el espacio respectivo durante ese tiempo. Sin embargo, puede variar según el tamaño, la complejidad y el alcance de su evento.

A menudo se ha visto que los planificadores se quedan fuera de tiempo y corren para cumplir con la fecha límite, lo que aumenta los costos y puede conducir a simulacros de incendio de última hora.

Por lo tanto, contrate una empresa que pueda anticipar el tiempo de instalación con precisión, además de preocuparse por las necesidades básicas de las personas.

8. Reputación en el mercado

La credibilidad y la reputación en el mercado son de gran importancia. Aunque no es difícil verificar la credibilidad de los proveedores de servicios, muchos proveedores de servicios intentan falsificar sus historias de éxito para atraer clientes.

Debe tener en cuenta este aspecto y buscar siempre plataformas de comentarios en las que las empresas no puedan falsificar reseñas a su favor. Además, puede consultar sus cuentas de redes sociales y obtener comentarios de otros usuarios para saber qué piensan otras personas sobre ese proveedor de servicios en particular.

Para verificar su credibilidad y reputación en el mercado, puede pedirles que proporcionen contactos con sus clientes anteriores para que pueda conocer su credibilidad y obtener comentarios sobre sus servicios.

Conclusión

La clave detrás del éxito de cualquier evento es el equipo de gestión de eventos. Cuanto más eficiente y mejor equipado sea el equipo de gestión de eventos y producción AV que contrate, su evento será más exitoso.

Considerar los factores mencionados anteriormente antes de contratar a una empresa de este tipo seguramente lo beneficiará al hacer que sus eventos sean memorables y rentables.