5 herramientas de administración de tareas para impulsar a las empresas emergentes hacia una alta productividad

Ejecutar y expandir una startup en estos tiempos impredecibles está lejos de ser una tarea sencilla. La competencia intensa, los recursos limitados y la creciente presión para atraer rápidamente al público objetivo son algunos de los desafíos comunes que debe superar para sobrevivir y prosperar.

Como gerente de proyectos, usted tiene la responsabilidad de cumplir los objetivos comerciales mediante la utilización eficiente de los recursos. Entre otras cosas, debe asegurarse de que las tareas se asignen a las personas adecuadas y que completen su trabajo dentro de los plazos establecidos mientras colaboran de manera eficiente.

¿Es demasiado para un gerente de proyecto? Bueno, una respuesta ideal podría ser Sí y No. Sí, si está asignando y monitoreando tareas de manera efectiva para controlar el progreso de su proyecto.

Y NO, si los miembros de su equipo no se controlan con frecuencia y no logran completar las tareas dentro de los plazos establecidos, lo que retrasa aún más la presentación de su proyecto.

¡Esperar! No siempre es que los empleados sean la razón por la que se retrasa en los proyectos. El flujo de trabajo desorganizado, la confusión en torno a los roles laborales, la asignación incorrecta y las tediosas tareas manuales también contribuyen a obstaculizar el crecimiento de su startup.

Para aclarar las cosas, una startup no puede sobrevivir y crecer si su gestión de tareas es deficiente. Profundicemos en este aspecto tan importante de la planificación y ejecución de proyectos.

¿Qué es la gestión de tareas?

En palabras sencillas, la gestión de tareas se puede definir como el proceso de creación, asignación y seguimiento de las tareas de su proyecto de principio a fin. La gestión de tareas comienza desde la ideación de la tarea hasta el seguimiento y la ejecución.

La gestión eficaz de tareas no solo permite a los directores de proyectos supervisar fácilmente el trabajo asignado, sino que también facilita la colaboración entre equipos para tareas grupales. La gestión de tareas brinda una comprensión clara a las personas sobre quién se supone que debe trabajar en qué y cuándo se supone que se debe completar el trabajo.

Se sabe que los gerentes de proyecto que se adhieren a la gestión de tareas son más eficientes en la gestión de diferentes tareas para hacer avanzar el proyecto según las expectativas de los clientes.

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¿Por qué es crucial la gestión de tareas?

Incluso una tarea aparentemente pequeña y descuidada puede transformarse en un gran problema y descarrilar su proyecto por completo. Una buena gestión de tareas es crucial no solo para entregar proyectos con éxito, sino que también promueve una colaboración fructífera en equipo.

Echemos un vistazo a lo que la buena gestión de tareas aporta a cualquier organización.

1. Priorización de tareas

Muchas veces, sucede que se gasta un tiempo precioso en tareas de baja prioridad, lo que deja poco tiempo para las tareas que importan. La administración de tareas prioriza las tareas, lo que garantiza que los mejores esfuerzos de su equipo se destine a donde más importa.

2. Mejora de la comunicación dentro del equipo

La gestión de tareas mejora la comunicación entre los miembros del proyecto y los miembros del equipo. Los miembros del equipo confirman e informan sobre sus tareas a los gerentes de proyecto, y estos últimos analizan su trabajo y envían comentarios.

3. Flujo de proyecto ininterrumpido

La gestión de tareas otorga el máximo control sobre las tareas a los gestores de proyectos. El software de gestión de tareas proporciona una vista panorámica de todas las tareas a los directores de proyectos; pueden cambiar las dependencias de tareas y los asignados de tareas si es necesario.

4. Alto rendimiento

El rendimiento es muy importante para los gerentes de proyecto y sus equipos, independientemente de su tamaño. La gestión de tareas puede mejorar significativamente la productividad y el rendimiento del equipo. Cuando los miembros del equipo saben que se está monitoreando el progreso de su tarea, esta presión los empuja a comprometerse completamente con su trabajo.

5. Mejora la unión del equipo

Uno de los mayores beneficios de usar un software de administración de tareas es que mejora la colaboración entre los miembros del equipo en el mismo o en diferentes departamentos. Como los miembros interactúan con frecuencia, se conocen mejor, lo que conduce a una mejor vinculación del equipo.

6. Facilita la asignación de recursos

La gestión de tareas permite la utilización eficiente de los recursos más valiosos: tiempo, dinero y mano de obra. La asignación de tareas a las personas adecuadas garantiza que el trabajo se complete a tiempo mediante la utilización eficiente de los recursos, lo que conduce a un ahorro de tiempo y a una reducción de los costos del proyecto.

¿Qué es un software de gestión de tareas?

Hemos leído sobre qué es la gestión de tareas y por qué es importante. Ahora es el momento de comprender qué es exactamente el software de gestión de tareas.

El software de administración de tareas es una plataforma visual desde la cual los administradores de proyectos pueden crear tareas personales o grupales, asignarlas y monitorear su progreso. Puede establecer las fechas de inicio y vencimiento, establecer estimaciones de tiempo, crear tareas recurrentes, realizar un seguimiento de las dependencias de tareas, etc., desde un solo lugar y realizar cambios cuando sea necesario.

Estas herramientas reducen los esfuerzos manuales y ahorran mucho tiempo. Ahora, la cuestión es que no todas las herramientas ofrecen todas estas características. Los diferentes programas de administración de tareas ofrecen un conjunto variado de funciones y es posible que no las necesite todas.

Entonces, para elegir las mejores herramientas para la gestión de tareas, primero deberá analizar el tamaño de su equipo y el tipo de proyecto (ágil, en cascada), y luego elegir una solución que cumpla con sus requisitos.

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Como se mencionó anteriormente, las nuevas empresas deben asegurarse de obtener lo mejor de sus recursos limitados, especialmente la mano de obra. El uso de una buena herramienta de gestión de tareas garantiza que las personas adecuadas estén trabajando en las tareas correctas.

Echemos un vistazo a cinco de las mejores herramientas de gestión de tareas disponibles en la actualidad.

1. Centro de pruebas

Un potente ProofHub es un software de gestión de proyectos y colaboración en equipo todo en uno que ofrece una gama de características avanzadas a los usuarios en una plataforma común. El software tiene un software de administración de tareas incorporado que facilita que los equipos administren tareas y sean más eficientes, productivos y responsables de su trabajo. Los gerentes de proyecto pueden administrar todas las tareas en un solo lugar y navegar fácilmente a través de las listas de tareas y filtrar datos para organizar el trabajo según sea necesario. También disfruta de un mayor control sobre el acceso y la seguridad con listas solo disponibles para las personas asignadas. Solo puede permitir que las direcciones IP seleccionadas accedan a su cuenta. Como cada miembro del equipo tiene una comprensión clara de la asignación de tareas y las estimaciones de tiempo, es probable que se centren más y sean más responsables en el trabajo.

Las características principales incluyen:

• Creación y asignación de tareas individuales o grupales.
• Etiquetas personalizadas.
• Establezca las fechas de inicio y vencimiento de las tareas.
• Establecer estimaciones de tiempo.
• Tiempo de seguimiento.
• Crear tareas recurrentes.
• Adjuntar y probar archivos.
• Una vista de tabla, una vista de lista y una vista de tablero.

Precios:

El plan Ultimate Control tiene un precio de $ 89 por mes, facturado anualmente.

2. Quiro

Quire es un software avanzado de gestión de tareas basado en la nube que permite a los equipos reunirse en una plataforma común para la planificación, organización y ejecución colaborativa de la gestión de proyectos. Una vista de sublista enfocada asegura que cada miembro del equipo tenga el control de su trabajo y el tablero Kanban permite una fácil visualización de los recursos del equipo para optimizar la transparencia y la eficiencia. Todos pueden tener una visión general del progreso del proyecto, y la elegante interfaz permite un flujo de trabajo sin desorden. Quire está diseñado pensando en equipos pequeños, y los empleados pueden concentrarse mejor en las tareas al identificar en qué se supone que deben trabajar.

Las características principales incluyen:

• Línea de tiempo dinámica.
• Tablero Kanban.
• Sublista inteligente.
• Lista anidada infinita.
• Interfaz intuitiva.
• Plataforma multidispositivo.
• Plantillas de proyecto.
• Integraciones.

Precios:

Un plan gratuito está disponible. El plan de pago comienza desde $8.95/usuario/mes.

3. Trabajo pendiente

Backlog es una herramienta popular de administración de tareas y seguimiento de errores que utilizan más de 10,000 empresas en todo el mundo. Con Backlog, puede administrar fácilmente las tareas y hacer el trabajo con facilidad a través de funciones útiles, como diagramas de Gantt, tableros Kanban y más. Use Backlog para priorizar y administrar tareas dentro de los proyectos y realizar un seguimiento del progreso general. Comunique claramente las actualizaciones del proyecto, analice los planes y envíe solicitudes de trabajo a otros miembros del equipo. El intercambio seguro de archivos en la nube es otra característica beneficiosa que mejora aún más la coordinación y la transparencia del equipo. La aplicación Backlog le permite administrar su trabajo incluso sobre la marcha.

Las características principales incluyen:

• Control de versiones.
• Diagramas de Gantt.
• wikis.
• Campos Personalizados.
• Seguimiento de errores y problemas.
• Permisos de usuario.
• Uso compartido seguro de archivos.
• Colaboración entre equipos.
• Seguimiento de errores.

Precios:

Un plan gratuito está disponible. El plan de pago comienza desde $ 35 por mes.

4. beSlick

beSlick es otro útil sistema de gestión de tareas basado en plantillas que ayuda a eliminar todo el caos y el desorden en sus procesos manuales de registro y planificación de tareas. Diseñado para equipos de pequeñas y medianas empresas, el beSlick es fácil de usar pero sorprendentemente poderoso en su funcionalidad. Etiquetada como la única herramienta de administración de tareas con mejora de procesos incorporada, presenta uno de los generadores de flujo de trabajo de procesos más sólidos (especialmente a este precio). Los informes de plantilla son bastante buenos y le brindan una vista clara y detallada del progreso en un solo tablero.

Las características principales incluyen:

• Biblioteca centralizada con permisos.
• Un solo tablero para ver el progreso de todas las tareas.
• Integre y automatice.
• Informes y filtrado de tareas.
• Análisis de procesos y registro de seguimiento de auditoría.
• Biblioteca de plantillas preconstruidas.
• Rastree y resuelva los problemas del proceso.
• Plataforma multidispositivo.

Precios:

Un plan de pago único tiene un precio de $10/usuario/mes.

5. Trabajo en equipo

Teamwork es un potente software de gestión de proyectos con herramientas de gestión de tareas integradas que los gestores de proyectos pueden utilizar para crear tareas muy detalladas y personalizadas para empoderar a los equipos con una mejor comprensión de su flujo de trabajo. Ofrece un conjunto avanzado de características que le permiten planificar su carga de trabajo, realizar un seguimiento de su progreso, informar y optimizar el progreso de su tarea. Las plantillas de administración de tareas ayudan a todos los tipos de equipos a ahorrar tiempo, mejorar los procesos y hacer más. La función de programación de proyectos de Teamwork permite a los administradores de proyectos definir las tareas del proyecto, asignarlas a las personas y monitorear las asignaciones. La herramienta también cuenta con gestión de documentos, lo que facilita a los usuarios colaborar en documentos dentro del equipo a través de un portal en línea.

Las características principales incluyen:

• Carga de trabajo.
• Tableros Kanban.
• Usuarios cliente ilimitados.
• Seguimiento del tiempo.
• Gráfico de gantt.
• Plantillas de listas de tareas.
• Cuadernos.
• Archivos y Versionado.
• Hitos y Calendario.

Precios:

Hay disponible un plan Gratis para siempre. El plan Pagado comienza desde $10/usuario/mes, facturado anualmente.

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Conclusión

Las empresas emergentes no pueden darse el lujo de dar el paso equivocado con las herramientas de gestión de tareas, especialmente en las primeras etapas. La planificación y asignación manual de tareas puede reducir profundamente el tiempo productivo de su startup y existen grandes posibilidades de que los miembros de su equipo se vuelvan complacientes debido a la falta de una distribución clara de las responsabilidades laborales.

Ingrese a una buena herramienta de administración de tareas y los gerentes de proyectos obtendrán un aliado confiable y funcional para navegar procesos de monitoreo y asignación de tareas simples y complejos desde una sola ubicación.

Las herramientas de administración de tareas antes mencionadas son algunas de las mejores en los negocios, y ofrecen un buen equilibrio entre la asequibilidad y la funcionalidad, ya que es probable que su inicio registre la utilización óptima del activo más valioso de su organización: los recursos humanos.

 Este artículo está escrito por Nandini Sharma. Nandini es subgerente de marketing en ProofHub. Nandini aporta cerca de una década de experiencia en el campo y ha ejecutado con éxito una serie de campañas de marketing y creación de marca a lo largo de su carrera. Especialista en el campo del marketing, Nandini está bien versada en conocimientos técnicos y siempre se mantiene al tanto de las últimas tendencias en el mundo digital. La encontrará constantemente poniendo en marcha estrategias de marketing con perfección. A lo largo de los años, ha creado triunfalmente una audiencia de base amplia en varias plataformas en línea populares. Cuando no está ocupada escribiendo ideas de marketing listas para usar, se la puede encontrar canalizando su creatividad en actividades artísticas y artesanales.