Haga más con menos optimizando su pila de tecnología

Vemos un problema recurrente en el espacio empresarial actual: pilas de tecnología empresarial infladas. En los tiempos económicos inciertos de hoy, las empresas utilizan muchas aplicaciones y software para controlar mejor sus operaciones y resultados. Pero aquí hay un problema que surge de este comportamiento: los empleados pasan más tiempo buscando información, archivos y la tecnología que necesitan para tareas específicas que trabajando. Además de ser ineficaz con respecto al tiempo y los recursos, esto plantea problemas: datos aislados, atribución poco clara y fatiga de los empleados.

Si esto le suena extrañamente familiar, hay una estrategia que puede considerar: simplificar su pila tecnológica. Por poco intuitivo que parezca, esto puede generar una mayor productividad y eficacia del equipo.

Entonces, ¿cómo sabe que es hora de simplificar sus operaciones adoptando una herramienta integral dentro de su empresa? Tenemos algunas ideas sobre este tema que pueden ayudarlo a decidir y elaborar un plan de acción efectivo.

Principales señales de que necesita una actualización de software

El problema es que ningún software es perfecto. En la mayoría de los casos, necesita otras herramientas para completar las funciones de software que tiene. Sin embargo, los problemas tecnológicos de larga data pueden tener un impacto negativo en la eficiencia y los costos. Dicho esto, verifique estos signos para evaluar si tiene una pila de tecnología ineficaz.

• Software con características superpuestas.
• Datos en silos, lo que dificulta brindar la experiencia de cliente omnicanal que desea brindar.
• Problemas de integración como errores recurrentes o corregir nuevos errores constantemente.
• Problemas de escalado.
• Violaciones de datos o riesgos de seguridad.
• Baja moral del equipo debido a la gran cantidad de herramientas y software que necesitan usar de forma rutinaria.

Y dado que lo que podría funcionar para sus competidores podría no funcionar para usted, solucionar todos los problemas anteriores puede volverse desalentador. Estos son los pasos que debe seguir para hacer más con menos software.

Identifique sus problemas tecnológicos

Reservar demostraciones para varios software puede parecer una buena idea, pero fallará si no conoce las limitaciones y necesidades de su software.

Comience por crear un inventario de toda la tecnología que usa actualmente dentro de su organización. El mejor lugar para comenzar a identificar las limitaciones y necesidades de su software es ver si dos o más herramientas con funciones se superponen.

• ¿Está duplicando procesos en al menos dos herramientas?
• ¿Cómo está manejando los datos que generan sus herramientas?
• ¿Está utilizando cada pieza de tecnología en todo su potencial o podría renunciar a ella para reducir algunos costos?
• ¿Estás viendo los beneficios anunciados por cada herramienta?

Para responder a todas estas preguntas, debe tener discusiones y entrevistas honestas con las partes interesadas internas en todos los departamentos. Aquí hay algunas preguntas útiles para hacer durante el proceso, además de las enumeradas anteriormente:

• ¿La pila de tecnología que ha tenido impactó negativamente en sus rutinas diarias?
• ¿Cuánto tiempo se dedica a recopilar y limpiar datos en lugar de usarlos de manera proactiva?
• Los desafíos individuales y departamentales pueden resolverse eliminando una pieza tecnológica y adoptando otra.

Haga coincidir cada herramienta con un objetivo

En el entorno empresarial actual, las empresas ven todas las tecnologías emergentes como objetos bastante brillantes que deben adoptarse. Pero esto fomenta el gasto excesivo en software, y es posible que la nueva herramienta ni siquiera tenga las funciones que necesita al final del día. O peor aún, podría tener características que en su mayoría se superponen con su software actual. Mire las metas y objetivos de su empresa para asegurarse de optimizar con éxito su pila de tecnología. ¿Está tratando de atraer más clientes potenciales para nutrirlos? ¿Generar más ventas es una prioridad? Luego trate de identificar una herramienta que pueda cumplir con la mayoría de estos objetivos. Cuanta menos tecnología necesite para orquestar sus operaciones internas, su negocio tendrá más éxito.

Todo gira en torno a los datos

Puede parecer un cliché, pero sus datos son el mayor activo de su empresa. Para garantizar la colaboración entre departamentos y la adopción de software, también debe asegurarse de que los datos se recopilen correctamente, sean precisos y visibles en todos los departamentos dentro de la misma interfaz. Por lo tanto, se necesita un software que integre datos de diferentes herramientas específicas de departamentos. A la larga, esto le ayudará a garantizar que todos los empleados tengan la misma visión del cliente y, lo que es más importante, que las necesidades y expectativas de sus clientes se cumplan con éxito gracias a la tecnología que utiliza.

Identifique productos de software que traten correctamente sus datos y enriquézcalos con información externa para una vista de 360 ​​grados de sus clientes. Aquí hay algunas preguntas útiles al entrevistar a diferentes proveedores:

• ¿Cómo se recopilan y gestionan los datos de los clientes?
• ¿Cuál es el proceso de notificación de anomalías en los datos?
• ¿Cómo se manejan los datos provenientes de otro software interno?
• ¿Está integrado con sus sistemas principales?
• ¿La herramienta cumple con las normas de seguridad de datos?
• ¿Cuenta la plataforma con todas las certificaciones de seguridad de datos necesarias?

Asuntos de adopción

Una vez que identifique el proveedor y la herramienta ideales, debe planificar su estrategia de implementación y adopción. Aquí es donde entra en discusión la calidad del proveedor. El éxito de la implementación y adopción del software depende de la voluntad de su proveedor de arremangarse e involucrarse. Colaborar con un proveedor adecuado también ayudará a sus equipos a reunir el entusiasmo necesario para una transición significativa.

• Lea a continuación para ver algunas formas en que puede garantizar un proceso de implementación y adopción sin estrés:
• Hable con sus proveedores si ofrecen servicios de consultoría antes y después de la implementación.
• Conozca cuál es el proceso de implementación específico.
• Identifique proveedores con programas y recursos de incorporación sólidos, como bases de conocimientos.
• Automatice tantos procesos como sea posible para aumentar las tasas de adopción.
• Establezca métricas de éxito internas y protocolos de seguimiento para evaluar su proceso de implementación y adopción.

Supervisar los resultados y adaptar la estrategia

Una vez que haya completado la fase de implementación, debe monitorear cómo evoluciona el proceso de incorporación. Idealmente, debe comenzar incorporando gradualmente a sus equipos con una sola herramienta a la vez para evitar la fatiga del software. Realice la capacitación según sea necesario y, una vez que haya terminado, puede comenzar a observar sus KPI. Compare el rendimiento de cada herramienta con los KPI predefinidos y evalúe su éxito.

Muchas empresas se sorprenden al saber que pueden lograr mejores resultados una vez que identifican una única solución de software que se entrega a nivel interdepartamental. Sin embargo, una vez que reduce los costos y el tiempo dedicado al software y las funciones duplicadas, puede notar de inmediato un aumento en la productividad, la satisfacción del cliente y mayores tasas de éxito del cliente.

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