Cargadores de datos de Salesforce: qué son y cómo elegir la mejor herramienta

Si ha leído el blog de Validity antes, sabrá que hemos hablado extensamente sobre cómo administrar sus datos de Salesforce para que pueda aprovechar todo el potencial de la información de sus clientes y tomar decisiones comerciales más estratégicas.

Esta vez, hablaremos sobre cómo administrar esos datos. Más específicamente, analizaremos la importancia de importar correctamente datos de fuentes dispares a Salesforce, qué herramientas están disponibles y cómo elegir la adecuada para su negocio.

¿Qué es la carga de datos?

La carga de datos se refiere al proceso de importar, actualizar o eliminar datos dentro de su sistema CRM (Customer Relationship Management) de manera estructurada y controlada. Implica transferir datos de diversas fuentes, como hojas de cálculo, bases de datos o aplicaciones externas, a Salesforce.

Este método le permite administrar de manera eficiente grandes volúmenes de datos sin ingresar datos manualmente, lo que reduce el riesgo de errores y ahorra tiempo valioso.

Por qué es importante la carga de datos

A medida que trabaja diligentemente para mantener el sistema CRM de su organización, es posible que descubra que administrar y actualizar datos puede ser una tarea desafiante. La carga de datos ayuda a agilizar este proceso de las siguientes maneras:

• Mayor precisión: la carga de datos minimiza la entrada manual de datos, lo que reduce el riesgo de errores e imprecisiones.
• Eficiencia mejorada: la carga de datos acelera la actualización o la adición de grandes conjuntos de datos, lo que le ahorra tiempo y esfuerzo.
• Calidad y coherencia: la carga de datos refuerza la coherencia y mantiene una mayor tasa de datos al adherirse a reglas y validaciones predefinidas.
• Migración de datos simplificada: la carga de datos simplifica el proceso de migración desde un CRM antiguo o la fusión de bases de datos.

Consejo profesional:Tener unmodelo de datos de Salesforce adecuadoes fundamental para mantener sus datos limpios, precisos y procesables.Siga las mejores prácticas recomendadas para diseñar su modelo de datos en Salesforce para que pueda aprovechar al máximo la información que tiene.Eso significa una nomenclatura clara y consistente, crear objetos o campos personalizados solo cuando sea necesario, establecer permisos de usuario apropiados y evitar caracteres especiales en los nombres de campos u objetos (solo por nombrar algunos).

10 características importantes a buscar en un cargador de datos

Al elegir una herramienta de carga de datos para CRM, los administradores de Salesforce deben considerar varias características y funcionalidades esenciales para garantizar que la herramienta satisfaga sus necesidades y requisitos específicos. A continuación se presentan algunas características críticas que debe buscar:

1. Compatibilidad con tu CRM

Asegúrese de que la herramienta de carga de datos sea compatible y se integre perfectamente con su plataforma CRM (por ejemplo, Salesforce).

2. Facilidad de uso

La herramienta debe tener una interfaz de usuario intuitiva que permita a los usuarios no técnicos y a los administradores de CRM navegar fácilmente sin una formación exhaustiva.

3. Manejo de datos masivos

La capacidad de manejar grandes volúmenes de datos de manera eficiente es crucial para cualquier negocio exitoso.

Un buen cargador de datos debe admitir operaciones de datos masivos para acelerar la carga de datos. Por ejemplo, Salesforce Data Pipelines puede limpiar, transformar y enriquecer grandes volúmenes de datos a escala sin necesidad de herramientas de terceros ni sacar datos de su entorno confiable de Salesforce.

4. Manejo e informes de errores

Busque herramientas que ofrezcan registros e informes de errores detallados. Esto le ayuda a identificar y resolver rápidamente cualquier problema que pueda surgir durante la carga de datos.

También deberían poder proporcionar comentarios sobre problemas de calidad de los datos y permitirle corregirlos antes de cargarlos. Por ejemplo, Change Data Capture en Salesforce publica cambios en los registros de Salesforce, incluida la creación de un nuevo registro, actualizaciones de un registro existente, la eliminación de un registro e incluso la recuperación de un registro.

5. Automatización y programación

Las funciones de automatización le permiten programar tareas de carga de datos en momentos o intervalos específicos. Esto ayuda a que se repitan las actualizaciones de datos, como las importaciones diarias o semanales.

6. Seguridad y cifrado de datos

La seguridad de los datos es primordial. Asegúrese de que cualquier herramienta que elija cumpla con los estándares de seguridad y proporcione opciones de cifrado de datos para proteger la información confidencial durante la transferencia.

Además, un cargador de datos con capacidades integradas de copia de seguridad y restauración proporciona una capa adicional de protección de datos, lo que le permite recuperarse de pérdidas o daños accidentales.

7. Escalabilidad

Asegúrese de que el cargador de datos pueda escalarse para satisfacer las crecientes necesidades de datos de su organización. Debería poder manejar mayores volúmenes de datos sin una caída significativa en el rendimiento.

8. Soporte y documentación

Considere la disponibilidad de atención al cliente, documentación de usuario y recursos en línea. Un equipo de soporte receptivo puede ser invaluable cuando se enfrentan desafíos.

9. Costo y licencia

Evaluar la estructura de precios y las opciones de licencia. Asegúrese de que la herramienta se ajuste a su presupuesto y no tenga costos ocultos.

10. Comentarios de la comunidad y de los usuarios

Busque reseñas y comentarios de usuarios en foros o comunidades de CRM en línea. Las opiniones de otros administradores de CRM que han utilizado la herramienta pueden proporcionar información valiosa sobre su rendimiento y confiabilidad.

Al realizar una investigación exhaustiva, puede seleccionar la herramienta de carga de datos que mejor se alinee con las necesidades y objetivos de gestión de datos de su organización.

Consejo profesional: probar la herramienta en un entorno sandbox antes de su implementación completa puede ayudar a garantizar que cumpla con las expectativas y funcione sin problemas dentro de su ecosistema CRM.

4 cargadores de datos de Salesforce a considerar

Afortunadamente, hay varias herramientas de carga de datos disponibles, pero por ahora nos centraremos en las que son propiedad de Salesforce o son compatibles con Salesforce, a saber:

Cargador de datos de Salesforce

Salesforce Data Loader es una opción popular debido a su visor CSV integrado y su interfaz fácil de usar. Esta herramienta:

• Facilita la inserción, actualización, eliminación y exportación de registros de Salesforce;
• Admite hasta cinco millones de registros;
• Tiene capacidades de mapeo de campos de arrastrar y soltar y;
• Se puede utilizar para procesar datos tanto en Salesforce como en Database.com.

Asistente de importación de datos de Salesforce

El Asistente de importación de datos está disponible como herramienta integrada en Salesforce y, por lo tanto, no requiere configuración adicional.

Esta herramienta:

• Facilita la importación de datos para muchos objetos estándar de Salesforce, incluidas cuentas, contactos, clientes potenciales, soluciones, miembros de campaña y cuentas personales, y;
• Ofrece otras funciones valiosas como deduplicación, asignación de contactos a campañas y activación de automatización durante las importaciones.
• Dicho esto, generalmente se usa para administrar datos personales iniciales, ya que está limitado a solo tres funciones (cargar, insertar y actualizar), sin opción de exportar o eliminar registros.

Herramientas de demanda

Validity DemandTools adopta un enfoque más holístico para que las empresas puedan gestionar todos los aspectos de sus datos en una fracción del tiempo (y mejorar sus operaciones de ingresos en el proceso). Esta herramienta ofrece:

• Rutinas de calidad de datos recurrentes y automatizadas para que los administradores puedan entregar datos estandarizados y listos para generar informes;
• Verificación masiva de correo electrónico bajo demanda para que solo se generen datos válidos desde el canal de comunicación más confiable para ventas, marketing y servicio;
• Prevención de duplicados en tiempo real para evitar que múltiples consultas del mismo cliente o prospecto interfieran en el proceso de ventas, y;
• Gestión de datos bajo demanda para que los administradores puedan resolver inmediatamente nuevos problemas de calidad de los datos antes de que afecten a otros equipos que dependen de los datos de CRM.

No quiero ser parcial, pero hay una razón por la que un cliente reciente nos dijo que " DemandTools es como un cargador de datos con esteroides ".

Aumente la productividad de los datos utilizando las herramientas adecuadas

Cuando se trata de gestión de datos, elegir la herramienta de carga de datos adecuada es fundamental para el éxito. Al seleccionar una herramienta que se alinee con sus necesidades de gestión de datos, los administradores de CRM pueden optimizar sus operaciones de datos, mejorar la calidad de los datos y hacer de su sistema CRM un activo invaluable para su organización.

Con la herramienta de carga de datos adecuada en su conjunto de herramientas, están bien equipados para optimizar su experiencia de CRM y desbloquear todo el potencial de los datos de sus clientes.

Dicho esto, gestionar los datos de CRM de forma ineficiente puede resultar costoso. Para saber cómo la tecnología adecuada ayudó al bufete de abogados Freshfields Bruckhaus Deringer LLP a completar una transformación de CRM de varios años y reducir sus costos de gestión de datos, lea este estudio de caso.