¿Cómo automatizar su flujo de trabajo de ventas? ¡+4 casos de uso!

Saber qué es la automatización del flujo de trabajo de ventas

Un flujo de trabajo de ventas es el conjunto repetitivo de procesos que realizan los representantes de ventas para nutrir un cliente potencial desde la fase inicial del embudo hasta la fase de conversión. La frase también puede denominarse embudo de ventas o proceso de ventas.

Un flujo de trabajo de ventas se enfoca en prestar atención a lo que sucede en cada fase en detalle . Incluye la identificación de clientes potenciales, la calificación, la identificación de necesidades, la realización de ofertas y el seguimiento. Los representantes de ventas usan un diagrama de flujo de trabajo para asegurarse de que no se pase por alto ningún paso en el proceso de nutrir a los clientes potenciales para convertirlos.

Los ejemplos de automatización del flujo de trabajo de ventas pueden incluir:

• Incorporación de nuevos clientes potenciales
• Actualización de campos de prospectos
• Envío de correos electrónicos automatizados
• Automatización de recordatorios para citas.
• Automatización de los resultados de las citas
• Automatización de la calificación de prospectos
• Automatización de tratos ganados

La investigación muestra que, a nivel mundial, los equipos de ventas dedican solo el 35% de su tiempo a vender . Eso significa que dedican el 65 % de su tiempo a actividades manuales, como investigar clientes potenciales, hacer seguimientos, ingresar datos y calificar clientes potenciales.

La automatización de los flujos de trabajo de ventas ayuda a los representantes de ventas a registrar mayores ventas con menos esfuerzo. Aprovechan diferentes tipos de software para crear flujos de trabajo automatizados.

El proceso ayuda a su equipo a eliminar una gran cantidad de procesos manuales y crear interacciones personalizadas con clientes potenciales valiosos.

Las herramientas de flujo de trabajo de automatización ayudan a realizar las tareas manuales con poca o ninguna intervención de los representantes de ventas. Utiliza algoritmos de IA para recopilar datos y lanzar las acciones más relevantes. Puede enviar una alerta después de los clics, un correo electrónico de seguimiento automático después del registro, recordatorios para completar el carrito y puntuación de clientes potenciales.

Durante la implementación del flujo de trabajo de automatización de ventas, su elección de dispositivo de trabajo es importante. Afecta la productividad de su flujo de trabajo de muchas maneras. Muchas marcas modernas están adoptando cada vez más el uso corporativo de MacBooks, principalmente debido a sus características eficientes y ultramodernas. Las computadoras portátiles vienen con un diseño moderno y una interfaz amigable.

Por qué las marcas deberían considerar la automatización de sus flujos de trabajo de ventas

La necesidad de automatización de los flujos de trabajo de ventas es cada vez mayor debido a los beneficios que ofrece. Muchas organizaciones pierden muchas oportunidades de ventas debido a la falta de procesos de flujo de trabajo automatizados. Los representantes de ventas no califican los clientes potenciales a tiempo ni cierran tratos cuando es necesario. La automatización brinda a los equipos de ventas una mejor vista del embudo y toman medidas cuando más se necesitan. Las marcas deberían considerar la automatización de sus flujos de trabajo de ventas debido a los beneficios que conlleva su implementación.

Aumento de leads de calidad

En el proceso de generación de prospectos, la automatización ayuda a aumentar la cantidad de prospectos de calidad. El software de flujo de trabajo de automatización de enrutamiento de clientes potenciales ayuda a distribuir clientes potenciales entre los representantes de ventas. Elimina el reenvío manual de clientes potenciales, la calificación y la puntuación. El software utiliza algoritmos de inteligencia artificial para evaluar y clasificar a los clientes potenciales de manera consistente. Les envía mensajes relevantes para guiarlos a través del embudo. Los representantes de ventas se benefician de un aumento en los clientes potenciales de calidad que se pueden nutrir para la conversión.

Más tratos cerrados

Los equipos de ventas pueden automatizar el flujo de trabajo del correo electrónico y programar seguimientos, recopilar información sobre clientes potenciales y proporcionar una comunicación fluida. Los representantes de ventas reciben alertas cuando los prospectos hacen clic en enlaces, abandonan el carrito o buscan ciertos productos. Luego pueden hacer el seguimiento necesario y cerrar más tratos.

Eficiencia incrementada

La automatización del flujo de trabajo de ventas agiliza el proceso de ventas. Los representantes usan menos esfuerzo y completan más tareas. La eficiencia ayuda a una empresa a desperdiciar menos recursos y a tener procesos más fluidos. Los representantes de ventas utilizan su tiempo de venta al máximo, lo que aumenta el rendimiento de las ventas.

Mayor colaboración entre los representantes de ventas

Las herramientas de automatización del flujo de trabajo distribuyen tareas entre diferentes representantes de ventas. Utilizan herramientas para distribuir clientes potenciales, disponer de datos en un solo lugar y enviar alertas y recordatorios. Los equipos de ventas funcionan como una unidad que beneficia a un negocio con crecimiento y una reputación positiva.

Ahorra tiempo y dinero

Los representantes de ventas dedican menos tiempo a las actividades manuales. Se centran más en aumentar las conversiones para aumentar las ventas. Las marcas ahorran tiempo y dinero, lo cual es importante para el crecimiento.

Proceso paso a paso para automatizar sus flujos de trabajo de ventas

La automatización efectiva del flujo de trabajo de ventas implica preparar el trabajo preliminar con anticipación. Garantiza que no omite ningún paso y que cada paso se ha implementado correctamente en la secuencia correcta.

El objetivo principal de la automatización del flujo de trabajo es reducir al máximo los procesos manuales y aumentar los procesos automatizados tanto como sea posible. La automatización agiliza los procesos y reduce las intervenciones manuales. Siga los pasos correctos para un proceso de automatización de flujo de trabajo fluido.

Paso 1: Decida qué flujos de trabajo necesitan automatización

Los flujos de trabajo que necesitan automatización son aquellos que exigen actividades repetitivas. Por ejemplo, para administrar un impulso de generación de prospectos orientado a resultados, los representantes de ventas deben realizar varias actividades repetitivas. Ellos deben:

• Crear contenido de manera consistente
• Investigación para audiencias relevantes
• Enviar mensajes promocionales
• Haz pruebas y análisis de leads
• Hacer lead score y nurturing

El flujo de trabajo de generación de prospectos es una de las actividades repetitivas que los equipos de ventas pueden considerar automatizar. Agiliza el proceso y mejora su éxito.

Paso 2: Decidir sobre los objetivos que deben alcanzarse

Después de identificar los procesos repetitivos que deben automatizarse, el siguiente paso es definir sus objetivos de ventas. Uno de los objetivos de la automatización de los flujos de trabajo de ventas es reducir el ciclo de viaje del cliente. También busca reducir el tiempo de ingreso de datos y enfocarse más en optimizar los conocimientos y conduce al éxito. Sin embargo, debe justificar cada objetivo que su marca quiera alcanzar.

Paso 3: Decida qué soluciones de flujo de trabajo son más relevantes para su marca

Las soluciones de automatización de ventas que elija se basan en los objetivos de su marca. Puede ser que su marca quiera generar más clientes potenciales, cerrar más negocios, lanzar campañas de correo electrónico, promocionar un producto específico y mucho más. Puede elegir una solución en función de factores como:

• Funciones: ¿Las funciones satisfarán sus necesidades de automatización de flujo de trabajo?
• Costo: ¿Está el costo dentro de su presupuesto?
• Capacidades de integración : ¿La solución puede permitir la integración con otras herramientas de su empresa?
• Usuarios totales : ¿Cuántos usuarios tiene?
• Interfaz de usuario : ¿Es fácil navegar por el panel de forma amigable?
• Soporte: ¿El proveedor ofrece soporte de calidad?

Paso 4: entrenar y medir los KPI

Capacite a su equipo para utilizar las soluciones y maximizar los beneficios. Por ejemplo, sus equipos de ventas pueden usar herramientas de automatización del flujo de trabajo para mejorar la redacción de ventas y generar contenido de mayor calidad. Tenga un plan para medir el rendimiento de su sistema de flujo de trabajo de ventas automatizado.

¡4 flujos de trabajo de ventas que tal vez desee automatizar!

CRM es una gran herramienta que requiere automatización para mejorar los procesos de flujo de trabajo de ventas.

La herramienta permite la integración con miles de otras herramientas de automatización de flujos de trabajo para ofrecer una vista completa de los procesos en un solo lugar. Los procesos que demandan mucho trabajo repetitivo deben ser considerados para la automatización. Permite que las actividades se realicen de manera automática para que tus equipos de ventas rediman tiempo y esfuerzo.

Flujo de trabajo de ventas 1: automatice la nutrición del flujo de trabajo del cliente potencial

Para los prospectos naturales, sus equipos de ventas necesitan usar múltiples estrategias. Pueden decidir usar:

• Correos electrónicos
• Medios de comunicación social
• hacer encuestas
• Promociones de productos

El equipo también debe calificar a los clientes potenciales y nutrirlos para comenzar a convertir y realizar ventas. Todo el proceso de flujo de trabajo se puede automatizar para que sea más fluido y eficaz. El software de automatización ayudará a los representantes de ventas a recopilar preferencias de clientes potenciales y dirigir a los visitantes al contenido de ventas. El uso de esfuerzos humanos para nutrir prospectos no es escalable. La automatización lo ayudará a aprovechar los datos del cliente potencial que ya tiene.

Todos estos pasos no requieren intervención humana. La herramienta de automatización puede guiar al prospecto de un paso al siguiente hasta que se convierta. La herramienta envía grandes volúmenes de correos electrónicos y gestiona suscripciones y registros, y descarga de libros electrónicos. Si un cliente potencial retrasa la acción, la herramienta envía otro correo electrónico para recordarle que tome medidas. Puede sugerir algunas ofertas, como descuentos y libros electrónicos gratuitos.

Flujo de trabajo de ventas 2: Automatice la segmentación de contactos y actualice el flujo de trabajo

Una actividad repetitiva que realizan los representantes de ventas es segmentar contactos y actualizarlos en el CRM. El proceso lleva tiempo y puede requerir la contratación de equipos adicionales. Hace que sea más difícil coordinarse con los equipos para comenzar los seguimientos y guiar a los prospectos a través del embudo.

Algunos de los contactos pueden perderse. Automatizar la segmentación de contactos y actualizar el flujo de trabajo ahorra mucho tiempo. La herramienta de actualización automática puede segmentar el contacto en correos electrónicos, teléfono y direcciones postales. Después de cada nuevo contacto, la herramienta actualiza automáticamente toda la base de datos de contactos.

Primero, necesita recopilar contactos de varias fuentes. Luego debe crear sus campos personalizados y agregar sus condiciones.

Por lo general, el sistema de segmentación está preprogramado en función de campos específicos. Puede programarlo para segmentar según la fase del viaje del cliente o el comportamiento en línea. También puede segmentar según el nivel de compromiso, las puntuaciones de los clientes potenciales, la fuente de clientes potenciales o las conversaciones de ventas.

Por ejemplo, si una de sus condiciones de segmentación se basa en la actividad en línea, la herramienta de automatización aprende los patrones de comportamiento del cliente potencial y analiza sus actividades. Puede registrar comportamientos como activamente comprometido, desconectado, inactivo, comprometido, etc. A continuación, la herramienta debe decidir dónde colocar el contacto.

Puede colocarse en la lista de correo electrónico para recibir recordatorios, sugerencias de productos o libros electrónicos. Una vez que el contacto se segmenta con éxito, la herramienta actualiza todo el sistema de contactos. Este proceso se puede repetir varias veces a medida que cambia el comportamiento del prospecto.

Flujo de trabajo de ventas 3: automatizar el flujo de trabajo de estado de prospectos

El estado del cliente potencial es una estrategia que se utiliza para realizar un seguimiento del progreso de los clientes potenciales en el embudo de ventas. Brinda a los equipos de ventas la oportunidad de guiar al cliente potencial en el embudo hasta el punto de conversión. Las marcas pierden muchos ingresos cuando los clientes potenciales se escapan del embudo. Si su estado en el embudo se identifica correctamente, los representantes de ventas pueden tomar las medidas adecuadas para guiarlos. Proporciona una plataforma para sellar la fuga de ingresos causada por la pérdida de clientes potenciales. Sus representantes de ventas necesitan información como:

• Contactamos o intentamos comunicarnos con el visitante
• El visitante respondió
• Solicitaron una información
• Reservamos una reunión
• El plomo convertido

El representante puede proceder a sugerir un trato, pero el cliente potencial aún no se ha calificado. En este caso, se marcarán como Open Deal . En este punto, el cliente potencial puede perder o mostrar interés. Si pierden, se comercializan como no calificados . Si muestran interés, se marcan como calificados y se pueden redirigir a los siguientes pasos.

Flujo de trabajo de ventas 4: Automatice la creación de tareas para el flujo de trabajo de los representantes de ventas

El flujo de trabajo de tareas para los representantes de ventas se puede dividir en varias categorías. A algunos se les podría asignar la tarea de trabajar en negocios estancados, crear contenido, administrar bases de datos de contactos de clientes o administrar clientes convertidos. Las herramientas de automatización del flujo de trabajo pueden ayudar a los gerentes de ventas a asignar tareas automáticamente. Por ejemplo, si una herramienta envía alertas de que un cliente potencial realizó una solicitud, el gerente de ventas puede asignar un representante de ventas específico para manejar el problema. Hace que el proceso de flujo de trabajo sea más fácil y fluido.

Otros tipos de procesos de flujo de trabajo de ventas que se pueden automatizar incluyen:

• Dar la bienvenida y educar a los nuevos clientes Automatización del flujo de trabajo
• Automatización del flujo de trabajo de reincorporación de contactos
• Automatización del flujo de trabajo de acuerdos estancados
• Automatización del flujo de trabajo de comentarios y recordatorios de compra

También existe la técnica Shark Tank, otra estrategia de distribución de leads basada en pull. En lugar de colocar prospectos para que los representantes de ventas elijan, el sistema envía notificaciones a cada representante. El representante que responde primero recibe el prospecto.

Todo el proceso comienza con una sólida generación de prospectos impulsada por el equipo de marketing . Luego, el sistema los examina por calidad y establece la distribución de criterios. El sistema mantiene la transparencia en todo el proceso.

Las 5 mejores herramientas para automatizar sus flujos de trabajo de ventas

Todo el proceso de automatización del flujo de trabajo de ventas requiere asignación de tiempo, implementación tecnológica y un presupuesto decente. Las herramientas de automatización del flujo de trabajo de ventas eliminan los procesos tediosos y complejos al automatizar los procesos de rutina que necesitan intervención humana. Construye un flujo de trabajo de ventas más simple y orientado a las ganancias. Casi todo el software de automatización de ventas se puede integrar fácilmente en CRM, captura de clientes potenciales y también herramientas de marketing por correo electrónico.

La herramienta que finalice para su negocio depende de los objetivos de su organización y las necesidades específicas del cliente.

La máquina de crecimiento

LaGrowthMachine es una herramienta eficaz para automatizar sus correos electrónicos y el alcance de LinkedIn. La herramienta automatiza las conversaciones con los contactos de correo electrónico y se comunica con su cuenta de LinkedIn si no le envían su correo electrónico. Puede programarlo para importar sus prospectos, involucrarlos y sincronizarlos. También puedes programarlo para que limpie los datos de tu prospecto para que te quedes con una lista de calidad. Tiene una función de mensajería multicanal para enviar toda su comunicación desde un solo lugar.

hubspot

La herramienta HubSpot Sales es una de las herramientas en línea más populares que se puede usar con cualquier CRM para automatizar varios procesos de flujo de trabajo. Automatiza los correos electrónicos a su base de datos de contactos según los requisitos preprogramados. Por ejemplo, si utiliza un formulario para animar a los visitantes a unirse a su lista de correo electrónico, la herramienta envía comunicaciones automáticamente una vez que el visitante completa el formulario.

Puede ser un mensaje de agradecimiento, un libro electrónico, un mensaje de seguimiento o de promoción. La herramienta ayuda a automatizar los flujos de trabajo de crianza de clientes potenciales y la segmentación de contactos.

Pájaro carpintero

La herramienta Woodpecker se utiliza para mejorar las campañas de flujo de trabajo de correo electrónico en frío. Cuando los representantes de ventas trabajan en campañas de correo electrónico en frío, buscan persuadir a los prospectos en el embudo en diferentes etapas para que tomen las medidas esperadas. Está programado para identificar disparadores, búsquedas específicas y acciones.

Según el activador, la herramienta puede agregar un cliente potencial a una campaña, realizar una llamada API, buscar clientes potenciales, actualizar clientes potenciales o eliminar clientes potenciales no calificados.

Obtener una respuesta

GetResponse le permite crear automatización de ventas desde cero o plantillas prediseñadas. Las plantillas prediseñadas se utilizan para una amplia gama de situaciones de ventas. Puede programarlo para que funcione en función de condiciones, acciones y filtros específicos adjuntos a diferentes escenarios de flujo de trabajo de ventas.

Gestiona los contactos del cliente potencial y el viaje del cliente en el embudo. Puede enviar mensajes de bienvenida, mensajes posteriores a la compra y promociones de ventas. Envía alertas de carritos abandonados y ayuda a mantener la retención y el compromiso. También funciona como un software de gestión de contratos.

compañero de ventas

Salesmate se puede utilizar para automatizar una variedad de flujos de trabajo de ventas. Puede usarlo para asignar automáticamente clientes potenciales a los representantes de ventas y para automatizar sus flujos de trabajo de ventas por correo electrónico. Envía recordatorios de suscripciones, correos electrónicos de bienvenida y citas de cumpleaños y aniversario.

Después de que un cliente agrega a un carrito o realiza una compra, envía correos electrónicos de seguimiento para construir relaciones duraderas. Ayuda a realizar un seguimiento de las actividades en curso y a realizar un seguimiento de los objetivos de ventas.

alimentador de plomo

Leadfeeder ayuda a los equipos de ventas a escalar la automatización de su flujo de trabajo. Puede automatizar las notificaciones por correo electrónico y enviarlas con una frecuencia preestablecida cada vez que un cliente potencial abre un correo electrónico, hace clic en un enlace o visita un sitio. Se puede programar para redirigir clientes potenciales a canales específicos.

La herramienta también se puede integrar con Salesforce para consolidar contactos de prospectos en un solo lugar. Es útil para calificar clientes potenciales, optimizar sus flujos de trabajo de ventas y cerrar más ventas.

Conclusión

La automatización del flujo de trabajo de ventas aprovecha el software para administrar los procesos de ventas en piloto automático. Las empresas adoptan varios software impulsados ​​por IA para eliminar el flujo de trabajo manual repetitivo. La automatización significa un impulso en las ventas finales, una mayor confiabilidad y una mayor productividad en su fuerza de trabajo de ventas.

Las empresas deben trabajar en los pasos correctos a seguir al crear una estrategia de automatización del flujo de trabajo de ventas.