Evaluación de riesgos al integrar sus sistemas comerciales minoristas

Cuando esté listo para integrar sus sistemas comerciales minoristas, como su software de comercio electrónico, financiero y físico, hay algunas decisiones que debe tomar. Debe decidir qué sistemas integrar, cómo los va a conectar y con quién va a trabajar para que esto suceda. Y mientras emprende un proyecto de este tipo, es mejor detenerse y pensar en los riesgos a corto y largo plazo que puede encontrar durante el proceso.

Mantenerse unos pasos por delante es la única forma de evitar terminar en una situación prevenible pero lamentable, como proyectos largos, costosos o mal administrados. Al final de ese día, querrá irse con una solución que funcione y no con el remordimiento del comprador.

Dando un paso atrás en su proyecto de integración, hay dos áreas que son cruciales para planificar. Estos incluyen riesgos a corto plazo relacionados con la puesta en marcha de la integración de su sistema comercial minorista, y los riesgos a largo plazo igualmente importantes que se relacionan con el mantenimiento y soporte adecuado de esas conexiones posteriormente.

Un proyecto de integración es más que un lanzamiento inicial y luego un proceso que se ejecuta en el fondo de su negocio. Desea asegurarse de que su integración evolucione a medida que su negocio adquiere nuevos volúmenes de pedidos, canales de venta o capacidades omnicanal. Que su inventario, pedidos u otros datos dejen de fluir entre sus sistemas por cualquier motivo puede causar un serio dolor de cabeza para usted y sus clientes.

Para simplificar su proceso de planificación, hemos elaborado un cuadro de evaluación de riesgos a continuación. Este cuadro está destinado a ayudarlo a medir dos veces y cortar una vez. Puede usar este cuadro al comparar sistemas y servicios para administrar sus integraciones.

Cómo evaluar el riesgo durante su proyecto de integración minorista

Para comenzar, echemos un vistazo a los problemas comunes que pueden surgir desde el momento en que comienza a planificar su proyecto de integración minorista hasta el momento en que se lanza.

Proyecto de Integración Riesgos de Corto Plazo

Alcance de su proyecto

Al conectar dos sistemas de software para automatizar los flujos de datos entre ellos, es crucial comprender qué campos de datos deben conectarse y qué procesos comerciales debe adaptarse. Esto inevitablemente afectará su alcance o declaración de trabajo, identificando no solo los campos que deben mapearse, sino también las formas en que los datos deben traducirse o cambiarse en el camino para ser aceptados por un sistema de punto final.

La falta de un alcance adecuado por adelantado conduce a cambios en el alcance más adelante en su proyecto, lo que puede causar demoras y mayores costos. En algunos casos, es posible que no tenga documentación sobre personalizaciones y complementos implementados en el software que está intentando conectar. O bien, es posible que no tenga acceso a los desarrolladores, profesionales de TI y otras personas involucradas en la implementación y personalización de su software. Sin estos recursos, es más probable que se produzcan cambios en el futuro, ya que es difícil planificar lo que no se sabe.

Conclusión clave: es importante que todas las partes interesadas participen en la creación de su alcance para que no descubra a mitad del proyecto que un departamento como finanzas tiene requisitos de los que no estaba al tanto.

Acceso a su sistema

Para conectar sistemas, debe poder obtener datos dentro y fuera de esos sistemas. Ya sea para superar los cortafuegos o simplemente generar los inicios de sesión correctos para una ubicación de API o FTP, debe poder obtener lo que necesita, cuando lo necesita. Es importante asegurarse de que los proveedores necesarios, como una empresa de hospedaje o un revendedor de valor agregado (VAR) que controlan el acceso a su software, estén preparados para hacer su parte al otorgar acceso para que lo use su socio de integración.

Cuando su socio de integración no tiene el acceso que necesita, puede retrasar su proyecto o impedir la integración de sus sistemas como lo planeó originalmente.

Conclusión clave: prepárese para comprender y compartir el acceso a los sistemas que necesita conectar al comienzo de su proyecto.

tu trabajo

Al crear un sitio web, debe proporcionar comentarios sobre los diseños y otros elementos, y es posible que deba proporcionar contenido, como una página "Acerca de nosotros". Si un socio está completando su integración por usted, lo más probable es que necesite información de usted, como por ejemplo, cómo desea cumplir con los pedidos para generar el alcance del trabajo. También pueden pedirle que firme el trabajo en diferentes partes del proyecto y tome otros pasos necesarios para completar un proyecto.

Conclusión clave: Espere proporcionar comentarios a su socio a lo largo del proyecto de integración. Los retrasos de su parte probablemente afectarán las fechas de lanzamiento de su proyecto.

Requisitos de hardware y software

Para conectarse con otro software, necesitará que sus sistemas de software tengan un método para conectarse. En algunos casos, es posible que deba pagar por un módulo o derechos de acceso para poder acceder a una API, importar y exportar archivos planos o, de lo contrario, obtener datos dentro y fuera del software. En otros casos, es posible que deba actualizar su licencia SaaS o alojamiento para adaptarse a la carga adicional que pueden requerir los datos de conexión.

Conclusión clave: tenga en cuenta que la integración de sus sistemas podría necesitar más recursos de los que tiene actualmente. Debería poder trabajar con su socio para comprender y planificar estas necesidades, ya que pueden afectar su cronograma y costos generales.

Ahora eso está muy bien... Si está construyendo sobre una base sólida.

Elegir un enfoque de integración: riesgos a largo plazo

Estas son las 10 cosas principales que debe tener en cuenta al elegir su enfoque de integración para conectar sus sistemas que quizás aún no haya pensado:

1. Seguridad: ¿Realmente quiere correr el riesgo de que se vulneren los datos de sus clientes y otros datos confidenciales? Sabemos que no lo hace, por lo que es importante comprender cómo se prueban las vulnerabilidades de su solución de integración para los piratas informáticos. ¿Habrá auditorías de seguridad? ¿Pruebas de penetración? ¿Se mantendrán actualizadas las capas de alojamiento y software para evitar amenazas nuevas y en evolución?
2. Mantenimiento: a medida que se actualizan los puntos finales de su software, ¿quién se asegura de que su plataforma de integración coincida con esos cambios? Sin un plan de mantenimiento, es posible que su solución de integración deje de funcionar, lo que le causará dolor y frustración a usted y a sus clientes.
3. Soporte y documentación: si tiene un problema con la automatización de sus datos, como cuando falla el pedido, ¿a quién acudirá? ¿Cómo sabrá si se trata de un problema de API, un problema de firewall, datos incorrectos que un empleado o proveedor insertó accidentalmente en uno de sus sistemas de software o algún otro problema? Si confía en “un tipo” que puede estar de vacaciones, ocupado o no disponible de otra manera, y no tiene la documentación adecuada, es posible que se encuentre atrapado en un arroyo sin un remo.
4. Enfoque de integración: ¿Es su integración una conexión personalizada que une sus dos sistemas directamente? ¿O su solución incluye un "centro" que se encuentra entre sus sistemas de punto final que administra y ejecuta su integración de datos? La forma en que se vinculan sus sistemas afecta la facilidad con la que se agrega una pieza de software adicional o se actualiza uno de sus sistemas de punto final actuales. Dependiendo del enfoque de integración, cualquiera de esos escenarios podría significar volver a la mesa de dibujo y comenzar un nuevo proyecto desde el principio. Sin duda, superar su integración puede ser costoso.
5. Implementación: según la solución, es posible que deba confiar en su socio para conectar sus sistemas o podría ser más bricolaje con herramientas de apuntar y hacer clic. Si es lo último, ¿tiene los recursos internos para realizar la configuración? Estas diferencias también afectarán los costos. Si su socio debe configurar la integración, espere que haya costos de implementación establecidos por única vez.
6. Alojamiento: ¿Quién aloja su solución de integración? ¿Es escalable para manejar mayores volúmenes de datos? ¿Depende de un centro de datos o proveedor de nube en particular para mantenerse en funcionamiento? ¿Existe un SLA para protegerlo del tiempo de inactividad? Si su proveedor de integración deja de funcionar, son sus clientes los que sufren la pérdida de pedidos, el retraso en el procesamiento de pedidos y más.
7. Copias de seguridad: ¿Qué sucede si alguna vez hay un problema en el que los datos dejan de fluir o se corrompen en uno de sus puntos finales? ¿Cómo te recuperarás? Si bien todos esperamos que tales cosas nunca sucedan, es mejor planificar para tales contingencias, por si acaso.
8. Escalabilidad: ¿Cuál es el punto de ruptura para su sistema de punto final? ¿Cuántos productos y pedidos puede transmitir a la vez? No hay nada peor que tener un gran día de ventas y luego descubrir que los pedidos están atascados en la transmisión de datos en lugar de ser recogidos, empacados y enviados.
9. Lotes: en un mundo perfecto, todos los datos pasarían por una API en tiempo real (cómo el software se comunica con otro software). Incluso si uno de sus sistemas no tiene una API, los datos deberían fluir a un sistema que sí la tenga. Con el procesamiento por lotes, está retrasando la transmisión de datos. Esto puede generar problemas, como que el inventario no está actualizado, sus pedidos no se transfieren al software desde el que los va a cumplir tan rápido como deberían, etc. Las API también tienen la ventaja de usar código para enviar cada dato y obtener una respuesta del software receptor. Lo que nos lleva a:
10. Manejo de errores y excepciones : ¿Sabe su sistema qué hacer si ya existe un número de pedido en el sistema en el que está tratando de insertar un pedido? ¿Qué sucede si obtiene un código de error 4xx o 5xx? Si su sistema no tiene suficiente manejo, enrutamiento y registro, es posible que su bote tenga agujeros y que tenga que achicar el agua.

Utilice este cuadro para evaluar diferentes soluciones y socios. Puede comparar opciones fácilmente creando columnas para cada solución que desee comparar.

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