La pandemia de COVID-19 inició un cambio masivo hacia el trabajo remoto, y se espera que el teletrabajo dure mucho más allá del punto en que se puedan aliviar las medidas de distanciamiento social. De hecho, el 99 % de los trabajadores dicen que preferirían trabajar de forma remota, al menos a tiempo parcial, durante el resto de sus carreras.
Si bien los líderes sin fines de lucro pueden preguntarse si el trabajo remoto continuo afectará negativamente la productividad, el 77% de los empleados remotos informan que se sienten más productivos cuando están en casa que en un entorno de oficina ocupado. Con las herramientas y el soporte de trabajo remoto adecuados, su organización sin fines de lucro puede reforzar una cultura positiva de trabajo desde el hogar que mantiene la productividad de sus empleados.
Hay varias plataformas en línea disponibles para ayudar a los profesionales sin fines de lucro, incluidas herramientas de trabajo remoto para la gestión colaborativa de proyectos, comunicaciones en equipo, programación de reuniones, mayor enfoque y reducción del estrés.
A continuación, compartimos 10 herramientas de trabajo remoto que pueden aumentar la productividad de su equipo durante este período de trabajo remoto y más allá. Para cada uno, explicamos lo que hace la herramienta, cómo su organización sin fines de lucro puede usarla y las formas en que encaja en el fomento de comunicaciones digitales efectivas. La mayoría de estos recursos son gratuitos u ofrecen descuentos a organizaciones sin fines de lucro.
1. MURALES
Al hacer una lluvia de ideas para un evento importante, como su próxima campaña, las reuniones en persona le permiten a su equipo redactar planes en una pizarra y usar otras señales visuales para guiar su discusión. MURAL es un espacio de trabajo digital que le permite a su equipo realizar este tipo de colaboración visual de forma remota.
Su equipo puede usar un tablero MURAL para capturar ideas en notas adhesivas digitales, priorizar tareas por urgencia e importancia, crear diagramas para trazar su estrategia de marketing y mucho más. Es una herramienta colaborativa y creativa que puede ser especialmente útil para los miembros del equipo que piensan y aprenden mejor visualmente.
Las organizaciones sin fines de lucro designadas como 501(c)3 que tienen un presupuesto operativo anual de menos de $20 millones pueden ser elegibles para un espacio de trabajo MURAL gratuito. Otras organizaciones sin fines de lucro aún pueden recibir un 50 % de descuento en cualquier plan MURAL.
2. Google para organizaciones sin fines de lucro
Google for Nonprofits ofrece una variedad de recursos para uso sin fines de lucro, incluidos YouTube Giving, Google Ad Grants y Google Earth y Maps. Una de sus características que es particularmente útil para el trabajo remoto es el acceso a G Suite, que incluye aplicaciones comerciales como Gmail y Google Drive, Docs, Calendar y Meet. Es una solución todo en uno fácil de usar para las necesidades básicas de programación, comunicación y desarrollo de productos de su equipo.
Google ofrece tres planes con descuento para organizaciones sin fines de lucro, que van desde $0 a $8 por usuario por mes. Los diferentes planes varían en almacenamiento en la nube, tamaño de la videoconferencia, características de seguridad y funcionalidades generales.
3. Asanas
Asana es una herramienta de gestión de proyectos que puede ayudar a su equipo remoto a realizar un seguimiento de todos los detalles para realizar su tarea. Por ejemplo, puede usar la herramienta para trazar su plan de marketing Giving Tuesday, incluido cuándo enviará qué correos electrónicos, y asignar cada una de las subtareas relacionadas a un miembro del equipo apropiado para que las complete en una fecha acordada.
Las organizaciones sin fines de lucro elegibles pueden solicitar un 50 % de descuento en Asana Premium o Asana Business.
4. Garabato
Encontrar horarios de reunión que funcionen para todos ya puede ser un desafío cuando se trabaja en conjunto en una oficina, pero puede serlo aún más cuando se trabaja en diferentes zonas horarias y a través de comunicaciones digitales. Doodle simplifica el proceso de programación al permitirle sondear a los miembros del equipo para diferentes horarios potenciales de reunión. Puede ser particularmente útil para programar reuniones con socios locales o voluntarios que pueden estar fuera del calendario compartido de su organización sin fines de lucro.
La versión de Doodle que le permite crear encuestas de programación básicas es gratuita. La compañía también ofrece una prueba gratuita de 14 días para experimentar sus opciones premium.
5. Holgura
Slack ayuda a tu equipo a comunicarse de una manera más organizada fuera del correo electrónico al crear diferentes canales de chat para varios temas. Por ejemplo, puede tener un canal dedicado a la planificación de Giving Tuesday donde todos los miembros del equipo pueden hacer preguntas y brindar actualizaciones sobre ese tema.
También puede tener canales menos formales para ayudar a crear esa sensación de oficina de conversaciones "alrededor del enfriador de agua", incluso mientras está remoto. En estos canales, su equipo puede compartir actualizaciones personales, adorables fotos de mascotas, recetas favoritas para hornear en cuarentena y más.
Las organizaciones sin fines de lucro con 250 miembros o menos pueden obtener una actualización gratuita en el plan estándar de Slack, y aquellas con más de 250 miembros pueden obtener un 85 % de descuento. Las organizaciones sin fines de lucro también pueden ser elegibles para un descuento del 85 % en el Plan Plus. Además, las organizaciones que luchan contra el COVID-19 pueden solicitar tres meses gratis de un plan Standard o Plus Slack.
6. Todoista
Todoist es la lista de tareas definitiva, que te permite dividir tareas grandes en subtareas manejables. La herramienta sugerirá plazos en función de su carga de trabajo existente y puede codificar con color las tareas por proyecto y nivel de urgencia.
Es especialmente útil para crear y asignar tareas en tiempo real durante las reuniones de su equipo remoto. Mientras discute su próxima campaña, el personal puede agregar tareas y subtareas que resulten de la discusión para garantizar que la reunión sea productiva y que se vaya con los próximos pasos claros.
Las organizaciones sin fines de lucro pueden solicitar un descuento del 50 % en las suscripciones de Todoist Business. La empresa también brinda consejos para usar Todoist a fin de evitar el agotamiento de las organizaciones sin fines de lucro y ofrece plantillas de Todoist listas para usar para agendas de reuniones, calendarios de redes sociales y publicaciones de blogs sin fines de lucro.
7. Hootsuite
Mantenerse al día con múltiples cuentas de redes sociales puede ser un proceso lento. Las organizaciones sin fines de lucro pueden simplificar esto mediante el uso de una herramienta como Hootsuite. Hootsuite le permite planificar, crear y programar su marketing en redes sociales, todo en un solo lugar.
Esto permite una publicación más fácil en diferentes plataformas y le permite a su equipo planificar las publicaciones en las redes sociales para publicarlas en los momentos más óptimos, al mismo tiempo que brinda al personal flexibilidad en sus horarios personales y laborales. Hootsuite también facilita que su equipo cree un proceso de revisión y aprobación para las publicaciones antes de que se publiquen.
La compañía ofrece un 50% de descuento a organizaciones sin fines de lucro y también brinda educación para organizaciones sin fines de lucro que buscan mejorar sus habilidades en las redes sociales.
Descarga gratuita: La GRAN guía de redes sociales para organizaciones sin fines de lucro
8. Pomoenfoque
Mientras trabaja de forma remota, puede ser fácil distraerse con las redes sociales, las noticias u otras cosas que suceden en su casa. Pomofocus es una herramienta basada en la Técnica Pomodoro.
Esta técnica es un método de gestión del tiempo que incluye partes de 25 minutos de trabajo enfocado en una tarea específica. Después de cada una de las primeras tres sesiones de 25 minutos, se toma un descanso de cinco minutos. Después del cuarto, toma un descanso más largo de 15 a 30 minutos antes de comenzar de nuevo en uno. Repite esto hasta que la tarea esté completa.
La Técnica Pomodoro tiene como objetivo promover la concentración, crear una sensación de urgencia y evitar la fatiga mental. Puede ser una forma útil de superar su día de trabajo remoto y especialmente útil para trabajar en proyectos grandes que requieren un enfoque profundo, como solicitudes de subvenciones o su informe anual.
Pomofocus es un cronómetro en línea simple y gratuito para implementar la Técnica Pomodoro al realizar un seguimiento de sus sesiones de trabajo y descansos. También puede enumerar las tareas en las que se centrará directamente en la página.
9. Espacio de cabeza
Los equipos sin fines de lucro trabajan arduamente para hacer realidad sus misiones. El personal puede enfrentar estrés, agotamiento y fatiga por compasión. Especialmente durante el trabajo remoto, donde hay menos oportunidades para las conexiones interpersonales para frenar parte de este estrés, es fundamental incorporar el cuidado personal en su cultura laboral. Headspace es una herramienta de meditación y atención plena que puede ayudar a su equipo a controlar el estrés.
La empresa descubrió que 30 días de uso de la herramienta reducen el estrés en un 32 % y que solo cuatro sesiones reducen el agotamiento en un 14 %. Al hacerlo, esta práctica de atención plena aumenta la productividad en el proceso. Cuatro semanas con Headspace pueden aumentar la concentración en un 14 % y una sola sesión puede reducir las distracciones en un 22 %.
Headspace ofrece recursos gratuitos y tres meditaciones guiadas para ayudar a los empleados a sobrellevar el COVID-19 y el estrés relacionado con el trabajo remoto. La compañía también ofrece servicios continuos para promover y rastrear la atención plena en su organización sin fines de lucro.
10. Navegación consciente
Con más tiempo en casa y frente a las pantallas, puede ser fácil distraerse con las redes sociales o los sitios de noticias. Mindful Browsing es una extensión de Chrome simple que brinda una interrupción suave antes de navegar a sitios particulares que ha seleccionado en los que desea tener más cuidado al pasar el tiempo, como Facebook o Twitter.
La herramienta mostrará una foto y preguntará, por ejemplo, "¿Estás seguro de que quieres pasar tiempo en facebook.com?" Puede seleccionar "sí", que lo enviará al sitio y le preguntará nuevamente en 10 minutos, o tomar ese momento para elegir conscientemente regresar a otra actividad. La herramienta se puede personalizar para recordarle las actividades que dijo que preferiría hacer en lugar de visitar ese sitio.
Esta herramienta es gratuita para todos los usuarios, no realiza un seguimiento de su actividad y tiene un código de fuente abierta. Puede ser una forma útil de tener más en cuenta el "desplazamiento del destino", establecer límites de tiempo para los descansos del trabajo y no distraerse demasiado con las redes sociales.
Aproveche las herramientas de trabajo remoto para mantener a su equipo enfocado
El gran cambio hacia el trabajo remoto este año viene con oportunidades para mejorar la cultura laboral de su organización sin fines de lucro al mismo tiempo que aumenta la productividad de su equipo. Si bien estos cambios pueden presentar desafíos, aprovechar la productividad disponible y las herramientas de trabajo remoto, y los descuentos para organizaciones sin fines de lucro, pueden ayudar a organizar, motivar y enfocar a su equipo mientras se adapta al nuevo entorno.
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