Soluciones tecnológicas para una mejor experiencia de trabajo remoto

Parece que el trabajo remoto llegó para quedarse indefinidamente. Las empresas de todas las industrias tienden a tener sentimientos encontrados al respecto, algunas prefieren volver a la vida de oficina anterior a la pandemia lo antes posible, mientras que otras están más abiertas a arreglos de trabajo remoto permanente.

Los empleados suelen ser las partes interesadas más ansiosas por seguir trabajando de forma remota, gracias a la considerable libertad y flexibilidad que ofrece. Sin embargo, el trabajo remoto tiene sus inconvenientes, tanto para los empleadores como para los empleados, y tener una plataforma de comunicaciones unificadas podría ser una buena solución. Con eso en mente, a continuación se presentan algunas de las soluciones tecnológicas importantes para una mejor experiencia de trabajo remoto en general.

Videoconferencia

Las videoconferencias son más cruciales que nunca para mantener a las personas interactuando y colaborando mientras millones de personas trabajan desde casa. Parece que las videoconferencias llegaron para quedarse, y la mayoría de los líderes empresariales esperan permitir que el personal trabaje a distancia incluso después de que la pandemia esté bajo control. Saber cómo utilizar el software de videoconferencia de manera efectiva puede ayudarlo a aprovechar al máximo sus videoconferencias, así como a hacer que sus empleados sean más felices y productivos.

Es más probable que las personas interactúen cuando usan videoconferencias en lugar de simplemente voz. Este software se puede utilizar para programar rápidamente una reunión, capacitar a nuevos empleados o realizar revisiones de desempeño. Ser capaz de ver las caras de otras personas promueve la comunicación y une a los equipos, además de mejorar la colaboración y elevar la moral.

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Sistemas de sala

Las empresas usan sistemas de salas para agregar videoconferencias a un lugar de reunión. Los empleados utilizan software de videoconferencia para la comunicación de video uno a uno, pero los sistemas de sala equipan un área de reunión con tecnología que permite que todos en la sala se unan sin tener que traer su propio dispositivo.

El software de videoconferencia suele incluir sistemas de sala como complemento o producto complementario. Algunos proveedores, sin embargo, no diferencian entre sus sistemas de videoconferencia y sala, presentándolos como un solo paquete. Algunos proveedores incluirán su propio hardware patentado, que se puede utilizar junto con el hardware existente de la empresa para poner en marcha una empresa.

Teléfono en la nube

Para las empresas modernas, el factor más crítico es la continuidad de la empresa y los clientes no podrán comunicarse con su empresa si sus sistemas locales no funcionan. Su primer recurso en tales escenarios suele ser buscar un especialista en TI que pueda ayudarlo a resolver el problema. Sin embargo, aún perderá oportunidades comerciales durante este tiempo. Los clientes se irritarán como resultado del tiempo de inactividad, lo que podría significar la pérdida de negocios.

Si tiene un sistema telefónico basado en la nube, seguirá funcionando hasta que tenga acceso a Internet. Si su conexión a Internet no está disponible, puede usar el correo de voz y hacer uso de la grabación de llamadas para garantizar la conectividad y la continuidad. Además, también puede utilizar el operador automático del software.

Software de recompensas y reconocimientos

Los gerentes pueden reconocer fácilmente a sus subordinados directos gracias al software de reconocimiento de empleados. Está bien establecido que los empleados que no reciben reconocimiento a tiempo sufren una disminución de la motivación y los incentivos para desempeñarse a un alto nivel. En ausencia de una solución tecnológica, normalmente se les pide a los empleados que esperen sus revisiones de desempeño semestrales y anuales para recibir comentarios o reconocimiento. El resultado de tales esfuerzos de reconocimiento rezagados suele ser que el reconocimiento, el elogio y la retroalimentación son menos impactantes y significativos.

Por eso es tan fundamental dar el reconocimiento a tiempo, y el software lo hace posible. Los gerentes ya no tienen que esperar o sentarse frente a sus computadoras para reconocer a su personal. Pueden hacerlo desde cualquier parte del mundo y sobre la marcha.

Reclutamiento

Se ha vuelto cada vez más claro que la tecnología de contratación es, sin duda, necesaria para permitir el trabajo remoto. Cuando se trata de reclutamiento, tener la tecnología correcta es fundamental para encontrar a las personas adecuadas para los roles que está contratando.

El uso de un proceso de reclutamiento digital brinda a las empresas una ventaja en la adquisición de talento porque utiliza inteligencia artificial y algoritmos que pueden programarse no solo para lanzar la red más amplia, sino también para tomar las decisiones de preselección más informadas cuando se trata de seleccionar candidatos calificados. Cuando todos trabajan y solicitan trabajos desde casa, especialmente en un mercado laboral internacional, necesita herramientas de adquisición de talento para optimizar sus procesos de contratación.

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Aprendizaje móvil

Si bien tener un LMS completamente funcional es esencial para brindar capacitación relevante y completa a su personal, combinarlo con una aplicación de aprendizaje móvil les permite a sus empleados acceder a su capacitación desde cualquier lugar. Ya sea que su gente trabaje en un escritorio o esté siempre en movimiento, todos están, sin duda, pegados y en deuda con sus teléfonos celulares.

¿Por qué no aprovechar esto y brindarles capacitación sobre el dispositivo en el que ya pasan tanto tiempo? Ya no es necesario que los empleados estén en una terminal de escritorio para recibir capacitación de alta calidad que los equipe con las habilidades y la información que necesitan.

Seguimiento del tiempo

Mantenerse enfocado es una de las diversas trampas del trabajo remoto. Un viaje matutino permite que un empleado de oficina cambie al modo de trabajo para que, cuando llegue al trabajo, esté listo para ponerse manos a la obra y entrar en el estado de flujo.

El teletrabajo significa cambios tanto mentales como físicos en esa rutina. Cuando el viaje implica caminar desde su dormitorio hasta su espacio de trabajo, y especialmente si ese espacio de trabajo incluye cosas como televisores, su cama y posiblemente también miembros de la familia, este cambio puede ser difícil. El software de gestión del tiempo ayuda a mantener a las personas conscientes del hecho de que están en horario laboral.

Puede mantener a los empleados responsables y productivos mediante el uso de una aplicación de control de tiempo simple. Pedirle a la gente que controle su propio tiempo puede ser complicado y evita la responsabilidad crucial requerida para una buena relación de trabajo entre el empleado y el empleador.

VPN

A medida que más empleados trabajan fuera de la oficina, la ciberseguridad se vuelve más preocupante, especialmente si los usuarios se conectan a través de redes públicas o personales. Los intentos de phishing, la denegación de servicio distribuida (DDoS), los ataques a cuentas de escritorio remoto y las vulnerabilidades de Bluekeep se encuentran entre los riesgos más comunes para los empleados remotos. Desafortunadamente, muchos empleados no tienen la educación suficiente en seguridad cibernética para darse cuenta o desconocen estas formas de ataques, lo que los hace particularmente expuestos y susceptibles a las infracciones.

Los empleados pueden ser tan dañinos para la seguridad de los datos de una empresa como los piratas informáticos y los ciberdelincuentes, por lo que mantener sus dispositivos seguros mientras trabajan desde casa no es negociable. Las VPN permiten a los empleados un acceso remoto seguro a la red y los datos internos de una organización. La herramienta establece un túnel seguro entre el dispositivo de un usuario y los datos de la empresa, cifrando todo lo que se envía entre los dos puntos finales.

antivirus

Si bien su oficina física puede tener la capacidad de seguridad cibernética para manejar todas las estaciones de trabajo, no tiene la misma cantidad de control sobre las computadoras de su hogar. Para una PC remota, Windows Defender, que viene de serie con Windows 10, es una solución antivirus más que adecuada.

El software de seguridad de punto final también debe ser utilizado por cada trabajador remoto que use una Macintosh.

Establezca una política que requiera que todos los empleados domésticos usen un producto antivirus en todas las máquinas que se conectan a los recursos de la empresa y considere si necesitará usar un sistema de monitoreo basado en la nube para realizar un seguimiento de sus estaciones de trabajo. Examine las herramientas de la consola de soporte que está utilizando actualmente, así como las licencias que pueda necesitar para acceder a las máquinas que no están bajo su control y supervisión directos. Puede configurar soluciones remotas para permitir que su equipo de soporte de TI acceda de forma remota a las computadoras domésticas de los empleados para ayudar con la configuración del acceso remoto.

Software de seguimiento de gastos

Una solución de gestión de gastos en línea permite a los empleados acceder a sus cuentas de gastos desde cualquier lugar. Los empleados remotos pueden presentar gastos desde casa o en el camino, que el equipo de contabilidad o nómina evaluará y aprobará de inmediato, manteniendo a todos al día y en sintonía sin tener que ir a la oficina.

El tiempo que se tarda en aprobar y reembolsar los gastos se reduce a la mitad cuando utiliza una solución integrada de gestión de gastos. La alternativa es que sus empleados de finanzas trabajen de forma remota y reciban una gran cantidad de recibos virtuales que requieren tiempo para autorizarse. Cada recibo debe revisarse según la política de la empresa antes de que pueda pagarse, lo que retrasa el pago de los empleados.

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Conclusión

El trabajo remoto, en muchos sentidos, tomó por sorpresa a la economía y a la fuerza laboral, introduciendo nuevos métodos de hacer las cosas de la noche a la mañana que, por decirlo suavemente, trastornó el orden establecido. Nuestras vidas laborales han sido moldeadas durante tanto tiempo por la oficina y la proximidad entre nosotros que el trabajo remoto sigue siendo, incluso después de casi dos años, ajeno a muchas personas y empresas.

Una explosión de tecnología que permite el trabajo remoto ha sido el lado positivo de todo esto. Ahora hay soluciones tecnológicas y de software para prácticamente todos los problemas y desafíos que plantea el trabajo remoto.

Desde la tecnología que facilita la colaboración virtual hasta la tecnología que facilita la búsqueda y la incorporación de empleados en un entorno de trabajo remoto, hay formas de evitar muchas de las trampas del trabajo remoto. Tenga en cuenta los ejemplos anteriores y asegúrese de que su negocio aproveche todo lo que existe para hacer que el trabajo remoto sea más productivo y agradable para todos los involucrados.