Muchas personas se sienten atraídas por la idea de cambiar el mundo para mejor. A algunos les gusta hacer un cambio positivo al donar su dinero a una causa que es importante para sus vidas, mientras que otros optan por donar su tiempo como voluntarios.
Si desea retener a aquellos que eligen ser voluntarios, debe brindarles una experiencia de voluntariado positiva tanto durante como después de su tiempo trabajando con usted. De la misma manera que la mayoría de las personas no darán lo mejor de sí en un trabajo en el que no se sientan apreciadas, los voluntarios probablemente estarán menos dispuestos a donar su tiempo a una organización sin fines de lucro que no los haga sentir valorados y apreciados.
Las causas más frecuentes del agotamiento están relacionadas con la gestión del personal: trato injusto, falta de claridad, carga de trabajo y presión de tiempo inmanejables. Los voluntarios son, en muchos sentidos, miembros del personal de su organización sin fines de lucro y debe hacer todo lo que esté a su alcance para evitar que se agoten.
Brindar una buena experiencia de voluntariado y retener a sus voluntarios se vuelve aún más importante durante la pandemia de COVID-19, ya que las personas buscan formas de ayudar a los demás. Las oportunidades de voluntariado son una manera perfecta de ayudar a este objetivo.
Si hay oportunidades para el voluntariado en persona, las personas deben sentirse seguras y contar con el equipo necesario. Además, es útil brindar oportunidades de voluntariado virtual para permitir que las personas que no se sienten cómodas saliendo a la calle tengan la oportunidad de compartir sus habilidades. A continuación, lo guiaremos a través de tres tácticas diferentes que puede usar para prevenir el agotamiento de los voluntarios y brindarles una experiencia positiva.
3 consejos para prevenir el agotamiento de los voluntarios
1. Optimizar el reclutamiento y la incorporación de voluntarios
Muchos voluntarios renuncian debido a una mala adecuación con la organización sin fines de lucro oa la mala utilización de sus habilidades. Los voluntarios son fundamentales para el éxito de su organización sin fines de lucro y, sin su apoyo, corre el riesgo de perder la mano de obra necesaria para organizar eventos, atraer a los donantes y, en última instancia, cumplir su misión.
Por esa razón, es importante que adopte un enfoque centrado e integral para el reclutamiento y la incorporación de voluntarios. Los voluntarios deben, a través de la capacitación y la orientación, comprender todo lo que necesitan sobre su organización sin fines de lucro para hacer bien su trabajo.
Para comenzar, tome su mensaje inicial de reclutamiento de voluntarios y piense detenidamente cómo se relaciona con los valores fundamentales, la misión, la marca, la voz y el tono de su organización sin fines de lucro. Luego, considere el tipo de voluntario que desea atraer. Además de alguien que comparte su misión y valores, también debe buscar otras cualidades con preguntas como:
- Personalidad: ¿Quieres voluntarios carismáticos? ¿Está buscando personas que trabajen fácilmente como parte de un equipo? ¿Su experiencia como voluntario dicta que la gente se ensucie las manos?
- Historia previa: ¿Cuánta experiencia de voluntariado desea que tenga cada persona? ¿Qué tipo de experiencia laboral es importante para este puesto de voluntario?
- Metas: ¿Qué quiere lograr el voluntario al trabajar con usted? ¿Qué quiere lograr con la ayuda de sus voluntarios?
- Habilidades y talentos: ¿Qué tipo de calificaciones tiene su voluntario ideal? ¿Qué tipo de habilidades interpersonales, técnicas y profesionales poseen?
Con una idea sólida de a quién quiere reclutar y para qué los quiere reclutar, su próximo paso es redactar la descripción de su oportunidad de voluntariado. Concéntrese en por qué un voluntario podría estar interesado en un puesto en particular.
Tal vez la experiencia de voluntariado se vea bien en un currículum, o tal vez puedan adquirir habilidades esenciales a través de su trabajo voluntario. Asegúrese de incluir también tanta información sobre el puesto como sea posible, incluidas las responsabilidades, las expectativas, las fechas de inicio y finalización y la ubicación.
A partir de ahí, determine cómo promoverá las oportunidades de voluntariado. Puede organizar un stand en un festival de carreras, colaborar con otras organizaciones y grupos comunitarios, o publicar anuncios web, impresos o de radio. Las redes sociales también son un excelente recurso para promover sus oportunidades de voluntariado.
Con su proceso de reclutamiento bloqueado, también debe examinar cómo incorpora nuevos voluntarios. Concéntrese en cómo pueden cumplir con las responsabilidades descritas en la descripción y bríndeles la capacitación necesaria para realizar el trabajo.
Un proceso de incorporación exitoso debe presentar nuevos voluntarios a su personal interno, otros voluntarios y los líderes de su organización. También debe incorporarlos a su base de datos de voluntarios, brindando al liderazgo todo lo que necesita saber sobre quiénes son. Con ese fin, también puede considerar tener a alguien en su junta directiva que dé personalmente la bienvenida a los nuevos voluntarios a través de algún tipo de seminario de orientación.
Su objetivo aquí no es solo enseñar a las personas cómo pueden ayudar a su organización sin fines de lucro. Quiere que se sientan como si fueran parte de una comunidad. Desea brindarles las herramientas que necesitan para representar su marca y evangelizar su misión, e inspirarlos a hacerlo.
Cree kits de herramientas de incorporación de voluntarios que pueda repartir entre los recién llegados. Este kit debe incluir la siguiente información:
- Una descripción general de su organización, incluida la misión, la visión, los valores y el objetivo principal
- Consejos para hablar sobre tu organización sin fines de lucro en público
- Pautas de la marca para publicar en los canales sociales
- Información y materiales de capacitación para cualquier herramienta y solución de software que use su organización sin fines de lucro
- Datos de contacto de los gestores de voluntarios
- Valores generales, principios y lineamientos asociados a su marca
- Información sobre los procesos y reglas internas de su organización sin fines de lucro
- Detalles sobre lugares importantes como su oficina, lugares de recaudación de fondos, etc.
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2. Mantenga comunicaciones claras
Así como la mala comunicación y la mala gestión frustran a los empleados asalariados, también son muy perjudiciales para la relación de su organización sin fines de lucro con sus voluntarios. Sin comunicaciones claras, sus voluntarios no sabrán lo que deberían estar haciendo y no tendrán una idea del impacto de sus esfuerzos.
Asegúrese de que haya líneas de contacto claras para que los voluntarios se comuniquen con el personal clave dentro de su organización sin fines de lucro, como los administradores de voluntarios. Los voluntarios deben poder comunicarse fácilmente con estas personas, mientras que su personal interno debe tener canales claros para plantear preguntas e inquietudes a otros miembros de su equipo si es necesario. .
Comience por comprender los diferentes comités de voluntarios dentro de su organización, como marketing, comunicaciones, filantropía, servicio y planificación estratégica. Recuerde, cada grupo tiene diferentes responsabilidades y necesidades, y estará interesado en información diferente. Más allá de eso, lo más importante es mantenerse en contacto regular con todos los voluntarios.
El correo electrónico es probablemente la vía más sencilla, ya que le permite crear listas de correo altamente segmentadas y rastreables a través de una plataforma como Mailchimp o ActiveCampaign. También puede considerar establecer un grupo de Facebook a través del cual pueda coordinar actividades de voluntariado y permitir que sus voluntarios brinden comentarios directos.
No olvide mostrar el esfuerzo que sus voluntarios contribuyen a los equipos internos también: escriba un boletín mensual de voluntarios para distribuirlo a sus compañeros de trabajo. Incluya puntos de datos, fotografías y otras pruebas tangibles que demuestren que su organización sin fines de lucro está alcanzando sus hitos y enfatice que esto es algo que no podría haber hecho sin sus voluntarios. Para los voluntarios que son excepcionalmente trabajadores, inspiradores o creativos, incluya llamadas directas como un "gracias" especial.
Este contenido puede venir en forma de entrevista o historia en su boletín informativo, en su sitio o en su blog. Incluso puede ir tan lejos como para establecer un premio voluntario o un programa de reconocimiento que entregue una tarjeta de regalo a sus voluntarios más dedicados.
No importa lo que hagas, lo importante es que te enfoques en cómo las contribuciones de cada voluntario te han ayudado a cumplir tu misión. Incluya, con su consentimiento, fotos y videos de sus eventos para recaudar fondos. Demuéstreles que están teniendo un impacto y que el trabajo que hacen es importante.
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3. Trate a los voluntarios como personas, no como recursos
Para muchos líderes en el espacio sin fines de lucro, su misión es su vida. Es todo para ellos. Como resultado, mantienen a sus voluntarios en un alto nivel de excelencia.
A veces, no todos son necesariamente tan apasionados o comprometidos como tú. Cada voluntario tendrá un límite de cuánto esfuerzo puede realizar y cómo puede contribuir a su organización.
Y eso está bien. Esperar o exigir que cada voluntario contribuya exactamente de la misma manera crea un nivel de presión que es agotador e insostenible. En cambio, una mejor ruta es proporcionar oportunidades de voluntariado flexibles.
No todos los voluntarios necesitan estar "con las botas en el suelo" en su evento. De hecho, es posible que no necesiten dedicar más de unas pocas horas a la semana a su organización.
El microvoluntariado, por ejemplo, consiste en pequeñas tareas que no requieren un proceso de solicitud o contratación. También requieren un compromiso de tiempo mínimo. Estos pueden incluir proporcionar productos para una venta de pasteles, twittear sobre un evento o causa, o participar en una encuesta.
En ese sentido, también debe considerar los puestos de voluntariado en línea. Su organización sin fines de lucro necesita personas para monitorear sus feeds sociales diseñadores gráficos, webmasters y expertos en marketing. Todos estos son trabajos que se pueden realizar de forma remota, lo que le permite aprovechar los voluntarios digitales en múltiples ubicaciones.
El software de gestión de voluntarios, como InitLive o Volgistics, puede agilizar su proceso de contratación y también simplifica mucho la programación de voluntarios, lo que les permite trabajar en horarios flexibles, intercambiar turnos según sea necesario y programar sus propios turnos. Además de utilizar dicho sistema, enfatice a sus voluntarios que no hay expectativas.
Cada persona solo debe trabajar tanto como sea posible. Permitir a las personas ese nivel de flexibilidad puede reducir en gran medida la posibilidad de que alguien se sienta estresado porque no está contribuyendo lo suficiente o presionado para hacer más. Y eso, a su vez, puede ayudar a prevenir el agotamiento de los voluntarios.
Siempre va a haber cierto grado de rotación entre los voluntarios, pero no tiene por qué haber agotamiento. Al comprender cómo sus acciones influyen y contribuyen a la ética de trabajo de sus voluntarios, puede volver a lo que realmente importa: cambiar el mundo.
Louis Louw es el propietario de Elite Sport Socks . Le apasionan los negocios, la tecnología y la escalada en roca. Elite Sports Socks vende calcetines personalizados para equipos deportivos y recaudaciones de fondos escolares.
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