Externalización de servicios de entrada de datos de productos de comercio electrónico: desafíos y soluciones

En la era digital, el comercio electrónico se ha convertido en una parte esencial de muchas empresas, lo que les permite llegar a un público más amplio y aumentar las ventas. Sin embargo, administrar la entrada de datos de productos para el comercio electrónico puede llevar mucho tiempo y ser tedioso. Es por eso que muchas empresas subcontratan esta tarea a proveedores externos. Si bien la subcontratación de servicios de entrada de datos de productos de comercio electrónico puede traer muchos beneficios, como ahorro de costos y mayor eficiencia, también puede plantear varios desafíos.

En este artículo, exploraremos algunos de los desafíos comunes que enfrentan las empresas al externalizar los servicios de entrada de datos de productos de comercio electrónico y brindaremos soluciones para superarlos.

1. Encontrar un proveedor confiable

El proceso de subcontratación se vuelve fácil cuando contrata un servicio que vale su tiempo y dinero. Desafortunadamente, como vendedor, puede terminar eligiendo la compañía equivocada debido a la falta de información adecuada. Esto puede ser especialmente desafiante cuando se trata de nuevos proveedores, ya que es posible que el vendedor no tenga experiencia previa o conocimiento sobre las prácticas comerciales del proveedor.

Esto incluye sus prácticas comerciales, reputación y estabilidad financiera, lo que dificulta evaluar su confiabilidad. El vendedor puede no estar al tanto del historial del vendedor o de la calidad de sus productos o servicios, lo que puede aumentar el riesgo de hacer negocios con ellos.

Solución: realizar una investigación profunda

Antes de subcontratar a cualquier proveedor de servicios, debe realizar una investigación y evaluación de factores como el historial de la empresa, su reputación en el mercado, la cantidad y el tamaño de los proyectos completados, la disponibilidad de tecnología de punta, etc. responder a todas sus preguntas sobre la valía de la empresa como socio de su negocio. Además, si aún tiene dificultades para tomar decisiones, siempre puede solicitar referencias de otras empresas de renombre en el mercado.

2. Problemas de seguridad y privacidad

La subcontratación de sus operaciones comerciales implica dar acceso a sus activos comerciales, incluida la información confidencial y la propiedad intelectual. Por ejemplo, si usted es un vendedor multicanal registrado en Amazon, Shopify y eBay, debe proporcionar la credencial de identificación del vendedor a la empresa de subcontratación para publicar su producto.

Este tipo de información confidencial debe protegerse a toda costa. Además, existen mayores posibilidades de violaciones de datos si los sistemas de la empresa de subcontratación no están bien protegidos con las medidas necesarias.

Solución: siga los protocolos de seguridad adecuados

Un vendedor debe firmar un NDA (Acuerdo de confidencialidad) con el socio de subcontratación para proteger sus datos de fugas o uso indebido. Además, los vendedores pueden usar la tecnología blockchain para mejorar la seguridad y privacidad de los datos. La tecnología Blockchain proporciona un registro descentralizado a prueba de manipulaciones de todas las transacciones de datos, lo que dificulta que los usuarios no autorizados accedan o modifiquen información confidencial. Esta tecnología también puede permitir el intercambio seguro de datos entre pares entre el vendedor y el socio, lo que reduce la necesidad de intermediarios y aumenta la eficiencia y la seguridad del proceso de subcontratación.

3. Diferencias lingüísticas y culturales

Cuando una empresa subcontrata su trabajo, hay posibilidades de que no encuentre una empresa en su localidad. Y si elige subcontratar a un país extranjero, tendrá que lidiar con las diferencias culturales y lingüísticas que pueden crear barreras de comunicación. Por ejemplo, será difícil comunicar información técnica con precisión a su socio, que puede no hablar inglés con fluidez, lo que puede provocar errores y demoras. Las diferencias culturales también pueden afectar la calidad del trabajo, ya que las diferentes culturas tienen diferentes estándares y ética de trabajo.

Solución: estandarice su proceso de comunicación

Para hacer frente a tal situación, debe asegurarse de tener acceso a empleados/personal interno que puedan hablar el mismo idioma que el país de subcontratación, o también puede elegir un idioma común como el inglés para cerrar la brecha de comunicación. El vendedor puede incluso contratar a un traductor profesional con experiencia tanto en las industrias como en las culturas de las partes. Además, puede acordar los canales de comunicación que mejor funcionen para ambas partes, como correo electrónico, teléfono o videoconferencia. Asegúrese de que ambas partes comprendan las expectativas de los tiempos de respuesta y la frecuencia de la comunicación.

4. Problemas de control de proyectos

Al subcontratar un proyecto o departamento, puede ser difícil ejercer el mismo nivel de control que tendría sobre un equipo interno. Esta falta de control puede generar problemas con la calidad, ya que algunos proveedores de subcontratación pueden priorizar la rentabilidad sobre la calidad, lo que puede afectar negativamente la calidad de su servicio. Además, la falta de control también puede dificultar la implementación de cambios en los productos y servicios de su empresa con su equipo subcontratado. Esto puede reducir la flexibilidad y la productividad de su negocio, ya que es posible que deba navegar a través de una serie de canales de comunicación y aprobaciones antes de poder realizar cualquier cambio.

Solución: busque un proveedor de servicios con experiencia

Para lidiar con este problema, debe encontrar una empresa con años de experiencia en el mismo campo que su requerimiento/necesidad. Estas empresas tienen el conocimiento y la mentalidad particular sobre cómo cooperar con un cliente que recién comienza con las tareas de subcontratación. Sin duda, lo mantendrán informado sobre el progreso del proceso. Esto le dará la impresión de que tiene una influencia significativa sobre el proyecto.

Además, también puede utilizar directorios en línea, referencias de contactos de la industria y asociaciones profesionales para encontrar un proveedor de servicios de subcontratación confiable. También es importante realizar verificaciones de antecedentes y diligencia debida sobre posibles proveedores, incluida la revisión de sus contratos y acuerdos de nivel de servicio, para garantizar que cumplan con los estándares y expectativas requeridos.

5. Cargos inesperados y ocultos

Los cargos inesperados y ocultos significan cargos por servicios o características adicionales que no se discutieron ni mencionaron originalmente en el documento. Esto sucede debido a la falta de transparencia, lo que genera dificultades en la elaboración de presupuestos y la planificación de gastos. Los proveedores pueden usar diferentes estructuras de pago, como tarifas por hora, tarifas fijas o pagos por hitos, lo que puede aumentar la confusión al comparar precios y presupuestar el servicio. Las tarifas de conversión de moneda también pueden aumentar cuando se subcontrata a un proveedor en un país diferente.

Solución: mantenga las expectativas escritas entre usted y el proveedor

Para superar estos desafíos, es importante establecer expectativas claras con el proveedor y tener un acuerdo por escrito que describa todos los servicios y costos involucrados. Además, es importante llevar a cabo la debida diligencia e investigar a fondo a los proveedores potenciales para asegurarse de que tengan la reputación de ser transparentes y honestos con respecto a sus estructuras de precios. Al seguir estos pasos, los compradores pueden evitar cargos inesperados y ocultos y asegurarse de obtener el servicio que necesitan a un precio justo.

6. Diferencias en las zonas horarias

Cuando trabaja con una empresa de subcontratación, uno de los principales desafíos que puede encontrar son las diferencias de zona horaria. Esto puede crear varias dificultades, como la coordinación de horarios y reuniones entre las dos partes. Esto puede provocar retrasos y oportunidades perdidas de colaboración. Además, la comunicación también se vuelve más difícil debido a la ventana limitada de superposición en las horas de trabajo. Esto puede resultar en tiempos de respuesta más lentos y puede hacer que sea más difícil resolver los problemas rápidamente.

Solución: acordar un cronograma de comunicación

Para superar estos desafíos, es importante establecer canales de comunicación claros, establecer expectativas sobre el tiempo de respuesta y el tiempo de entrega, y programar reuniones y llamadas con anticipación para garantizar que todas las partes puedan participar. Puede elegir un horario común para las fiestas y usar diferentes herramientas de videoconferencia para comunicarse. Por ejemplo, las herramientas de colaboración como Slack o Microsoft Teams pueden facilitar la comunicación en tiempo real y garantizar que todos estén en sintonía.

7. Mala transferencia de conocimiento

La transferencia de conocimiento deficiente puede generar una serie de problemas para ambas partes, incluida la documentación incompleta y las expectativas perdidas. Desde la perspectiva del cliente, la transferencia de conocimiento deficiente puede ser frustrante y llevar mucho tiempo. Si el proveedor (usted) no mantiene una documentación clara y detallada, puede ser un desafío comprender las características y los guiones del proyecto una vez finalizada la relación. Por otro lado, desde la perspectiva del proveedor (la suya), heredar un proyecto en curso sin un procedimiento transparente de transferencia de conocimientos puede ser abrumador y puede provocar que no se cumplan las expectativas del cliente.

Solución: cree un plan de documentación claro y extenso

Para superar estos desafíos, debe proporcionar información detallada sobre las funciones, la tecnología y la lógica del código del proyecto. Esta documentación debe ser lo suficientemente detallada para que el proveedor de outsourcing pueda comprender fácilmente los requisitos y especificaciones del proyecto. En caso de que la documentación no sea suficiente, organice llamadas o reuniones con la empresa de subcontratación, los expertos en ingreso de datos o su gerente para analizar las trampas ocultas y responder todas las preguntas. Esto ayudará a evitar malentendidos y expectativas perdidas, lo que en última instancia dará como resultado un proyecto de subcontratación exitoso.

Conclusión

Cada organización enfrenta diferentes tipos de desafíos cuando contrata y trabaja con una empresa de subcontratación. Lo que importa es cómo lidias con los problemas. Siempre hay una solución simple para este problema: la comunicación .

Una comunicación clara y abierta puede ayudar a cerrar las brechas que puedan existir entre las dos partes y facilitar la colaboración para encontrar soluciones a los desafíos. Al mantener una comunicación y actualizaciones periódicas, ambas partes pueden mantenerse informadas sobre el progreso, identificar posibles problemas desde el principio y trabajar juntos para resolverlos.

Además, la comunicación puede ayudar a establecer expectativas, objetivos y estándares de calidad claros desde el principio, asegurando que ambas partes estén en la misma página y alineadas para lograr objetivos mutuos.

Si bien pueden surgir diferentes tipos de desafíos al optar por un servicio de entrada de productos de comercio electrónico, la clave es abordarlos de manera proactiva con una mentalidad orientada a la solución, aprovechando la comunicación clara y abierta como una herramienta para fomentar la colaboración y construir relaciones de trabajo más sólidas.