Subcontratación de servicios de contabilidad para pequeñas empresas: la guía definitiva

Hoy en día, la subcontratación de servicios de contabilidad para pequeñas empresas se ha convertido en una práctica común. ¿Por qué?

Esto se debe a que los dueños de negocios pueden acceder a un equipo de contabilidad virtual capacitado y con conocimientos a costos más bajos. Más importante aún, los contadores externos pueden ayudar a que su pequeña empresa crezca más rápido y funcione mejor al permitirle concentrarse en las funciones comerciales principales.

Sin embargo, hay algunas cosas que debe tener en cuenta antes de contratar a un equipo que ofrezca servicios de contabilidad y teneduría de libros subcontratados . También es una buena idea ordenar los servicios de contabilidad que desea subcontratar.

En ese sentido, exploremos las ventajas de subcontratar los servicios de contabilidad cuando sea un buen momento para hacerlo, las cosas que debe tener en cuenta antes de subcontratar y qué servicios puede subcontratar.

Tercerización de servicios contables

Subcontratar los servicios de contabilidad y teneduría de libros significa contratar a un tercero para realizar sus tareas contables.

El equipo externo que contrate puede colaborar con su personal interno. Alternativamente, también pueden ofrecer servicios de contabilidad de 360 ​​grados, por lo que puede contratarlos sin tener empleados para este trabajo.

¿Cuándo debe considerar los servicios de contabilidad y teneduría de libros subcontratados?

La subcontratación de servicios de contabilidad para pequeñas empresas puede parecer una buena opción cuando:

• Su pequeña empresa no puede encontrar un candidato adecuado para ser contratado como empleado de tiempo completo a costos asequibles.
• Sus empleados de tiempo completo están de baja por enfermedad, de vacaciones o de vacaciones por cualquier motivo.
• Su empresa está creciendo y buscando oportunidades para escalar sus servicios de teneduría de libros y contabilidad.

5 beneficios de la subcontratación de servicios de contabilidad para pequeñas empresas

¿Por qué externalizar los servicios de contabilidad y preparación de impuestos ?

Estas son algunas de las ventajas que puede experimentar después de la subcontratación:

1. Ahorra tiempo

Con el crecimiento de su negocio , pasará menos tiempo escalando su negocio y más tiempo concentrándose en sus ingresos y gastos.

En su lugar, puede concentrar su tiempo, esfuerzo y recursos en la creación e implementación de estrategias comerciales mediante la subcontratación de tareas de contabilidad, teneduría de libros y otras tareas administrativas.

Esta práctica no solo generará más ingresos, sino que también lo ayudará a construir relaciones más sólidas con sus clientes.

2. Acceso a la experiencia

Otra de las ventajas de externalizar los servicios de contabilidad para pequeñas empresas es que te ofrece la posibilidad de contratar a un profesional con un alto nivel de experiencia en la materia. Para mantenerse relevantes y mantenerse a la vanguardia en la carrera, las empresas de contabilidad y teneduría de libros subcontratadas siguen mejorando sus habilidades y calificaciones.

Además, la externalización de este servicio abre la puerta a un equipo de expertos especializados en contabilidad. Puede estar seguro de que sus tareas de teneduría de libros y contabilidad están en manos expertas y confiables.

3. Minimiza los costos

Muchas empresas cometen el error de pensar que la subcontratación de servicios incurrirá en costos adicionales y, por lo tanto, innecesarios. Sin embargo, eso no es así.

La externalización de servicios de contabilidad le permite reducir sus gastos sin reducir la calidad del servicio. Además, puede ahorrar el dinero que de otro modo pagaría en salarios, suministros de oficina, beneficios e impuestos para empleados de tiempo completo o de tiempo parcial.

Además de eso, el proceso de contratación de personal interno es un trabajo riguroso, que consume sus costos y recursos.

Por lo tanto, contratar un equipo de contabilidad subcontratado suele ser más rentable que contratar empleados internos para el mismo trabajo.

4. Menos posibilidades de fraude

Es probable que las pequeñas y medianas empresas tengan una sola persona al frente de sus tareas contables. Confían ciegamente en ese empleado sin ninguna responsabilidad o controles internos establecidos. Esto puede aumentar las posibilidades de escribir gastos falsos o manipular los libros.

Por otro lado, los servicios de contabilidad subcontratados permiten que varias personas revisen sus informes y libros de transacciones, lo que reduce la posibilidad de fraude.

5. Mayor probabilidad de escalar la contabilidad

Si solo se asigna una persona para la contabilidad de su empresa, es probable que se sienta sobrecargado de trabajo en poco tiempo. En este caso, las posibilidades de que este empleado detecte una anomalía en los libros pueden ser bajas.

Sin embargo, con un equipo dedicado de contadores, tendrá mayores posibilidades de detectar anomalías debido a su experiencia en las mejores prácticas contables.

Además, el equipo externo tendrá suficiente disponibilidad y mano de obra para escalar tus servicios fácilmente, sin demora alguna.

Qué buscar en los servicios de contabilidad subcontratados

Por lo tanto, se ha decidido por la subcontratación de servicios de contabilidad para pequeñas empresas. ¡Excelente!

El siguiente paso consiste en elegir una empresa que se ajuste bien a sus objetivos y su ética de trabajo. En otras palabras, la calidad de su desempeño debe alinearse con sus objetivos.

Al mismo tiempo, solo cuando muestran profesionalismo y generan confianza, puede confiar en ellos para cuidar sus libros de contabilidad.

Sin embargo, ¿cómo elige la empresa de contabilidad adecuada? Aquí hay algunas preguntas que debe hacerse antes de contratar un servicio de contabilidad subcontratado:

• ¿Necesita servicios básicos de contabilidad y teneduría de libros, como entradas manuales en el diario o contabilidad financiera? ¿O necesita servicios adicionales, como nóminas o servicios de declaración de impuestos? (más sobre eso más abajo)
• ¿Qué esquema de pago sigue la firma de contabilidad subcontratada: cobrando todos los meses, por hora o cualquier otro método?
• ¿Cuál es su presupuesto mensual para contabilidad y teneduría de libros?
• ¿La empresa que desea contratar tiene las calificaciones y la experiencia adecuadas? ¿Han entregado resultados consistentemente de alta calidad en el pasado?
• ¿La empresa de servicios de contabilidad se sincroniza con su software de contabilidad preferido, como Xero, QuickBooks, Wave o FreshBooks?
• ¿Son lo suficientemente flexibles para adaptarse a sus requisitos cambiantes en el futuro?
• ¿Mantienen la privacidad y la seguridad de los datos cuando manejan los datos contables y financieros de sus clientes?

¿Qué servicios de contabilidad puede subcontratar?

Los servicios de contabilidad y teneduría de libros que puede subcontratar incluyen, entre otros:

• Contabilidad de fin de año

Esto implica preparar informes de fin de año para ser presentados en las asambleas generales y enviados a los accionistas. Más específicamente, es posible que deba recopilar sus estados financieros y recibos, asientos de ajuste y planificar su presupuesto para el próximo año.

El final del año fiscal es la época más ocupada del año para la mayoría de las empresas. Por lo tanto, la subcontratación de sus requisitos contables de fin de año puede ayudarlo a evitar cuellos de botella de último minuto.

• Nómina de sueldos

Es posible que deba preparar declaraciones de salarios de los empleados, calcular pagos de bonificaciones y pagar comisiones. Al externalizar los servicios de administración de nómina, puede asegurarse de no perder nunca el cumplimiento fiscal o la fecha límite de nómina.

• Preparación de Declaraciones de Impuestos

Una empresa de contabilidad externa puede preparar su impuesto sobre las ventas, el impuesto periódico y otras declaraciones. También pueden facilitar el procesamiento y la planificación de impuestos, las declaraciones trimestrales y las presentaciones múltiples.

• Gestión de libro mayor

Puede minimizar el riesgo de incurrir en deudas de clientes mediante la subcontratación de servicios de contabilidad para pequeñas empresas. En particular, la empresa de contabilidad virtual puede ayudarlo con la gestión del libro mayor de ventas de período corto o fijo.

La gestión de contabilidad de servicio completo también puede estar en su agenda. Debido a que utilizan las herramientas y el software de administración de libros contables más recientes, pueden brindar los servicios de contabilidad de mejor calidad para su empresa.

• Auditoría interna

La subcontratación de sus requisitos de auditoría interna abre las puertas a servicios de configuración de funciones de auditoría interna de primer nivel.

Cuando contrata consultores de auditoría interna externos, también pueden ayudarlo con la creación de manuales de procedimientos y políticas, revisiones de desempeño estratégico y revisiones precisas de mejora de la eficiencia.

• Gestión del flujo de efectivo

Puede confiar en una empresa de servicios de contabilidad subcontratada para comprender primero sus ventas y gastos proyectados. Luego, identificarán áreas problemáticas mediante el análisis de cuentas por pagar, cuentas por cobrar, política de crédito, inventario y otros componentes.

Esta tarea les ayudará a pronosticar todas las entradas y salidas de efectivo de su negocio durante un período de tiempo. A su vez, estas proyecciones de flujo de efectivo pueden ayudarlo en la recaudación de fondos, la elaboración de presupuestos y la planificación comercial.

• Servicios de asesoramiento de valoración

Debe tener en cuenta las mejores prácticas de valoración para cumplir con los complejos requisitos de informes de valoración fiscal y financiera de su empresa. Una vez más, es posible que no pueda realizar esta tarea debido a la falta de tiempo.

Un equipo asesor de valuación externo ofrece servicios de valuación de calidad para activos intangibles, propiedades intelectuales, impuestos y su negocio en general. También pueden proporcionar una valoración de derivados, compensación basada en acciones y premios de capital, entre otros.

• Excel Contabilidad

Es crucial recordar que las soluciones de contabilidad nunca son una cosa única para todos. Diferentes empresas tendrán diferentes cantidades de datos financieros. En consecuencia, puede resultar difícil para los gerentes de contabilidad internos realizar entradas manuales de Excel o mostrar los datos correctamente en Excel.

La subcontratación de este trabajo le garantiza obtener soluciones personalizadas, como la integración de libros de trabajo con fuentes de datos externas.

La importación de datos de Excel al software basado en la nube y la automatización del trabajo repetitivo manual mediante la creación de macros son tareas cotidianas para los contadores de Excel subcontratados.

• Informes financieros

Los informes financieros le brindan información sobre el desempeño de su negocio durante un determinado año financiero. Es por eso que el análisis y la generación de informes se han convertido en tareas cruciales para las empresas de hoy.

Debe preparar y analizar estados de pérdidas y ganancias, balances, estados de conciliación bancaria, estados de flujo de efectivo, informes de análisis comercial e informes de análisis de operaciones. Debido a su escasez de tiempo, puede externalizar estas tareas a un equipo externo de expertos.

La subcontratación de sus tareas de informes financieros también puede darle acceso a servicios adicionales. Estos pueden incluir la preparación de informes de impuestos sobre las ventas, informes de ventas e informes de compras.

• Procesamiento de factura

Para agilizar sus operaciones comerciales, debe considerar la cantidad de facturas manejadas por mes, la cantidad de personas involucradas en el procesamiento de facturas, el tiempo necesario para procesar las facturas y otras métricas clave.

Sin embargo, es posible que termine gastando miles de dólares al año solo para abordar problemas al hacer coincidir las facturas con las órdenes de compra respectivas, responder a las consultas de los proveedores u otros defectos en el procesamiento de facturas.

En cambio, un equipo de contabilidad externo puede ayudarlo a validar los datos de las facturas, escanear facturas en papel, registrar transacciones, crear recibos para facturas de proveedores y más.

• Conciliación de cuentas

Este servicio le ayuda a confirmar si el saldo real de la cuenta coincide con el del extracto bancario correspondiente.

El equipo de conciliación de cuentas subcontratado verificará la exactitud de cada cuenta identificando errores e inconsistencias y corrigiendo debidamente el saldo final.

Finalmente, el equipo le entregará un informe de conciliación completo que contiene las partidas pendientes, las excepciones y los cheques pagados.

• Entrada de diario manual

Como propietario de una pequeña empresa, es posible que no tenga el personal necesario para realizar asientos de diario manuales. Un equipo externo de entrada de diario manual puede ingresar con precisión las transacciones de diario en los libros mayores.

Además de reducir errores en este tipo de trabajo, pueden sugerir mejoras en entradas de diario cuestionables o problemáticas.

la comida para llevar

La teneduría de libros y la contabilidad son funciones vitales para todas las empresas, pero también son complejas. Estos trabajos no solo requieren tiempo sino también conocimiento experto. Sin la experiencia adecuada en contabilidad y teneduría de libros, puede haber varios errores y, antes de que se dé cuenta, su empresa puede incluso declararse en quiebra.

Sin embargo, la subcontratación de servicios de contabilidad para pequeñas empresas tiene beneficios significativos. Estos incluyen rentabilidad, escalar el número de tareas y flexibilidad en términos de acuerdos y contratos.

Para aprovechar estas y otras ventajas, póngase en contacto con los expertos contables de MyTasker. Además de mantener sus cuentas, pueden mejorar el flujo de efectivo, transformar sus funciones financieras y ayudar a que su negocio crezca.