El proceso de incorporación de clientes de redes sociales de 12 pasos para autónomos y agencias de marketing

Ha presentado sus servicios, enviado su propuesta y ganado un nuevo cliente. ¡Felicidades!

Estás emocionado, nervioso y listo para empezar.

¿Ahora que?

¡Hazlo oficial!

La mayoría de los administradores de redes sociales y las agencias de marketing saben que conseguir un nuevo cliente es solo el comienzo.

La siguiente fase es incorporarlos para que su nueva relación laboral sea oficial.

La clave para un proceso de incorporación de clientes fluido es planificar y hacer muchas preguntas relevantes. El objetivo es comprender completamente la marca, las necesidades y las expectativas de su cliente antes de lanzar cualquier campaña o comenzar a publicar en sus cuentas de redes sociales.

Aquí hay 12 pasos para ayudarlo a garantizar un proceso de incorporación de clientes sin problemas.

¿Qué es la incorporación de clientes ?

La incorporación de clientes es simplemente dar la bienvenida a nuevos clientes a su negocio. Esta es la primera impresión que tiene el cliente de cómo es trabajar contigo. La forma en que comience esta relación determinará cómo irán las cosas a largo plazo.

El proceso de incorporación es una vía para que usted y su cliente se conozcan mejor antes de comenzar el trabajo real. Le permite abordar sus preguntas e inquietudes y establecer expectativas. También ayuda a agilizar el flujo de trabajo para cuando empiece a trabajar.

¿Por qué necesita un proceso de incorporación de clientes ?

La incorporación de nuevos clientes con un proceso adecuado le brinda la oportunidad de comprender mejor los deseos y necesidades específicos de su cliente y mejorar la probabilidad de brindar una experiencia de alto nivel.

Si bien es posible que haya discutido el alcance del servicio durante su presentación, es posible que no haya establecido expectativas exactas. El proceso de incorporación le permite a usted y al cliente establecer expectativas claras y asegurarse de que ambos estén en la misma página antes de que comience oficialmente el trabajo.

La incorporación le permite obtener todas las respuestas que necesita de una sola vez y evitar tener que ir y venir constantemente con los clientes sobre cosas que debería haber sabido y preguntado por adelantado. ¡No hay mejor manera de impresionar a sus nuevos clientes desde el primer momento y construir relaciones duraderas con ellos que esta!

Las plantillas de incorporación de clientes que necesitará

Para que el proceso de incorporación sea más rápido y efectivo, es una buena práctica tener un par de plantillas para cada documento de incorporación.

Una plantilla es un documento de muestra preformateado que contiene los elementos de diseño y diseño más importantes. Son útiles cuando se necesita un tipo específico de documento repetidamente, ya que no tiene que crear el diseño desde cero cada vez.

Esto no solo le ahorra tiempo cuando firma nuevos clientes, sino que también ayuda a que sus clientes lo vean como el profesional que es.

Aquí hay algunos documentos que serán útiles a medida que incorpora nuevos clientes.

Plantilla de propuesta de cliente

Una plantilla de propuesta de redes sociales describe sus ideas para hacer que sus cuentas sean más exitosas. Debe contener el alcance del trabajo, los objetivos de redes sociales que pretende alcanzar, una descripción general de la línea de tiempo del proyecto y el presupuesto. Esta plantilla es fundamental porque le permite al cliente verificar si tus ideas se alinean con sus objetivos.

contrato de cliente

Un contrato de cliente es un documento crucial que debe firmar antes de comenzar cualquier trabajo. No querrás trabajar hasta los huesos solo para que un cliente abandone el trato sin previo aviso.

Un contrato debe especificar los servicios que proporcionará y a qué costo, quién paga los gastos, quién es el propietario del trabajo que crea, los detalles de terminación para ambas partes y cuándo vence el pago.

Consiga un abogado para ayudar a escribir una plantilla de contrato estándar. Luego puede personalizarlo para que cada cliente lo revise y firme. ¡Entonces fírmelo usted mismo y estará listo para comenzar!

Cuestionario de incorporación

Desea capturar la mayor cantidad de información posible para desarrollar su estrategia de redes sociales. Un cuestionario de incorporación es una lista de preguntas para obtener más detalles sobre lo que los clientes esperan de usted y cómo puede cumplir. Piense en las mejores preguntas para ayudarlo a comprender completamente sus objetivos, el mercado objetivo, los competidores y los esfuerzos anteriores en las redes sociales.

En esta sección, repasaremos algunas de las mejores preguntas para incluir en su cuestionario.

Detalles de pago para el formulario de facturación

Este sencillo formulario recopila la información de facturación de los clientes, la información de contacto, la tarjeta de crédito u otros detalles de pago que necesita al facturarlos. Hacer este trabajo administrativo de antemano lo prepara para que le paguen a tiempo. También puede usar este formulario para proporcionarles su plataforma de pago preferida.

estrategia de redes sociales modelo

Una estrategia de redes sociales es esencial para cualquier freelancer o agencia de redes sociales después de un contrato con un cliente. Esta plantilla describe el trabajo que planea implementar para su cliente y lo que espera lograr. Describe claramente sus objetivos, las tácticas que usará para lograrlos, las métricas que rastreará para medir el éxito y las plataformas específicas que usará.

Auditoría de redes sociales

Una auditoría de redes sociales analiza el estado actual y el rendimiento de los perfiles de redes sociales de su cliente. Describe lo que está funcionando bien y lo que debe mejorarse para que las redes sociales sean más efectivas para el negocio de su cliente.

calendario de contenido modelo

Una plantilla de calendario de contenido es una programación de publicación propuesta. Muestra cuándo tiene la intención de publicar las próximas publicaciones en las redes sociales, así como las fotos o los videos necesarios para cada publicación. Ayuda a mantenerte a ti y a todo tu equipo organizados.

Guía de estilo

Una guía de estilo es un componente integral de cualquier estrategia de marketing. Este documento ofrece pautas para presentar la marca del cliente desde una perspectiva visual y de lenguaje.

Es posible que algunos clientes ya tengan sus guías de estilo, que puede solicitar que compartan con usted, mientras que otros pueden necesitar ayuda para crear una. Tu plantilla te ayudará a crear uno para aquellos clientes que aún no tienen uno.

Cómo incorporar un nuevo cliente en 12 pasos

Es vital contar con un proceso sistematizado para incorporar a sus clientes de redes sociales. Cuanto más eficiente sea su proceso de incorporación a las redes sociales, más fluida será la experiencia que usted y el cliente tendrán a lo largo de su relación laboral.

A continuación, describimos 12 pasos que puede usar como base para crear su lista de verificación de incorporación única.

1. Obtener el contrato firmado

Como se mencionó, su contrato es el documento más crítico. Primero, envíe esa plantilla de contrato a su cliente o solicite el contrato preferido del cliente. El contrato debe incluir detalles tales como:

• Información de precios (si el pago depende de entregables o hitos)
• Condiciones de pago como por adelantado al principio de cada mes, 50% por adelantado y 50% contra entrega, 100% contra entrega, etc.
• Detalles de terminación para usted y el cliente
• Un NDA sobre cómo manejar la información y los recursos comerciales.

Ambas partes deben revisar los términos del contrato y firmar si están de acuerdo.

2. Enviar un cuestionario de incorporación

A continuación, envíe el cuestionario de incorporación de su cliente para llenar los vacíos en su comprensión del cliente y ayudarlo a desarrollar una estrategia adecuada de marketing en redes sociales. Tenemos más consejos a continuación sobre qué incluir en su cuestionario.

Una herramienta gratuita como Survey Monkey o TypeForm es una forma fantástica de crear su cuestionario. Mejor aún, use su CRM, si ya está usando uno, y haga que las respuestas se sincronicen directamente con la cuenta de su cliente en el CRM.

3. Solicita su guía de estilo  

Pide a tu cliente su guía de estilo. Esto lo guiará sobre cómo representar su marca en las redes sociales. Si el cliente no tiene una guía existente, crear una puede ser muy útil para sus esfuerzos de marketing.

La guía de estilo te ayudará a entender la relación de la empresa con sus clientes o clientes. La guía debe explicar el estilo y el tono de voz previstos por la empresa en las redes sociales. Por ejemplo, es posible que su cliente desee parecer amigable pero profesional, u otro puede preferir un lenguaje informal y con los pies en la tierra. La guía de estilo también debe incluir activos esenciales de la marca, como logotipos, fuentes, colores, imágenes, etc.

Seguir la guía de estilo de su cliente garantizará que mantenga una presencia constante en todas las plataformas de redes sociales y establezca una presencia unificada para cualquiera que se involucre con el negocio.

4. Asignar miembros del equipo

Este paso es para las agencias de marketing, ¡así que los autónomos se lo saltan!

Dependiendo de la naturaleza de los servicios de marketing en redes sociales que brindará, es posible que trabaje con un equipo de productores de video, especialistas en análisis, estrategas de relaciones públicas, redactores, diseñadores gráficos y más. Asigne los miembros relevantes del equipo a su cliente.

Elija sabiamente a su administrador de cuenta, ya que jugará el papel más crítico, especialmente en llevar al cliente a través del proceso de incorporación.

Informe al equipo sobre el aspecto y la sensación de la marca del cliente. Asegúrese de que entiendan sus objetivos y qué papel deben desempeñar todos para lograr este objetivo. Este resumen asegura que todos estén en la misma página.

5. Dales la bienvenida a tu negocio

Ahora que ha realizado la mayoría de los trámites, es hora de darle a su cliente una calurosa bienvenida a su negocio.

Este paso tiene como objetivo hacerle saber a su cliente que ambos están en el comienzo de algo grandioso y establecer el tono y la cadencia de su relación laboral.

Puede crear un paquete de bienvenida elegante y de marca con una herramienta gratuita como Canva. Su paquete de bienvenida debe incluir:

• Detalles (información de contacto y función) del equipo que asignó para trabajar en la cuenta del cliente.
• Un resumen de los objetivos del cliente y el público objetivo.
• Un resumen de los servicios que proporcionará de forma continua.
• Un resumen de los diferentes hitos y fases del trabajo que realizará.
• Una introducción a las herramientas de redes sociales que usted y su equipo utilizarán para administrar su trabajo.
• Recordatorios para cualquier otro artículo de limpieza que aún deba abordarse.

Aproveche esta oportunidad para establecer las expectativas de ambas partes e incluya una lista de las expectativas que tendrá del cliente para evitar cuellos de botella por su parte. También debe informarles con qué frecuencia se reunirán y durante cuánto tiempo para que puedan prepararse con anticipación.

6. Comience con una llamada de inicio

Una vez que haya enviado el paquete de bienvenida, usted o su administrador de cuenta (si tiene uno) deben programar una llamada de inicio con el cliente.

La llamada de inicio es su oportunidad de tranquilizar a su nuevo cliente sobre el proceso de incorporación.

Después de las presentaciones, lleve al cliente y a su equipo a través de los objetivos y el cronograma del proyecto como se proporciona en su paquete de bienvenida. Este es el momento de responder a cualquier duda aclaratoria.

• Discuta sus servicios como se describe en el paquete de bienvenida.
• Confirmar el proceso de aprobación del trabajo realizado.
• Firme en los plazos para la presentación de trabajos.

Dé a todos en la reunión unos minutos para hacer preguntas y obtener respuestas o dar su opinión sobre el proyecto. Finalmente, revise las acciones de la reunión y reitere las tareas que usted y el cliente deberán completar.

7. Obtenga acceso a sus cuentas de redes sociales

Como administrador de redes sociales, obviamente es vital que tenga acceso a las cuentas de redes sociales de sus clientes para poder administrarlas de manera efectiva. Desafortunadamente, a menudo, este es uno de los pasos que frenan el proyecto.

Puede ayudar a que este proceso sea más fácil y rápido si ofrece orientación sobre cómo hacerlo. Lo más importante es que sus clientes sepan que tiene una forma segura de administrar y almacenar su información de inicio de sesión.

Puede crear una plantilla simple para exactamente lo que necesita para cada cuenta de redes sociales. Pregunta por:

• URL para todos los perfiles sociales relevantes
• Nombre de usuario y contraseña para todas las cuentas
• Acceso de administrador cuando corresponda (Facebook Business Manager, Google Analytics, etc.)

8. Agrégalos a tus herramientas

La mayoría de los administradores de redes sociales utilizan un montón de herramientas para optimizar su trabajo. Es hora de agregar a sus clientes a ellos.

Si está utilizando una herramienta de CRM dedicada para su agencia, agregue todos los detalles relacionados con el cliente al sistema. Esto podría incluir la creación de una nueva carpeta de Google Drive y un tablero en Trello o en la herramienta de gestión de proyectos de su elección. Agregue su cliente a su herramienta de comunicación y colaboración preferida, como Slack también.

Además, integre las cuentas de redes sociales de su cliente en sus herramientas de análisis y administración de redes sociales como Sked Social.

9. Realice una auditoría de redes sociales

Uno de los pasos más críticos para crear una estrategia efectiva de redes sociales es auditar las actividades de redes sociales existentes del cliente. Esto implica revisar las métricas de redes sociales de su cliente para acceder al crecimiento e identificar oportunidades.

Su auditoría de redes sociales debe tener una lista de todas las actividades actuales de cada plataforma social en la que se encuentra su cliente. Esto debe incluir:

• Con qué frecuencia publican en cada plataforma.
• El número de seguidores, me gusta, comentarios, tasa de participación, etc.
• Una revisión de su tono de voz y estilo de escritura en diferentes canales.
• Cómo se están desempeñando sus actividades actuales.
• Qué tipos de contenido funcionan mejor (video, fotos, etc.)
• Lo que se dice del cliente para entender cómo se siente la gente con respecto a su marca.

10. Haz tu investigación

Además de una auditoría de redes sociales, es vital investigar la marca del cliente. Esto incluye todo lo que afecta a la marca externamente, incluidas las tendencias de la industria.

Investigue la industria en la que opera su cliente para comprender cómo funciona. Infórmese sobre las últimas tendencias en la industria y lo que significan para su cliente. Además, manténgase al día con las últimas noticias de esa industria.

Realice un análisis competitivo para identificar al menos 3 o 4 competidores principales. Descubra con qué frecuencia y qué tipo de contenido publican, la voz de su marca y lo que dicen sus clientes sobre ellos. Luego puede usar estos datos y compararlos con lo que recopiló de la auditoría de su cliente para ayudar a crear una estrategia efectiva de redes sociales para su cliente.

11. Que empiece el trabajo

Ahora que su cliente está completamente integrado, es hora de comenzar a pensar en cómo implementará su estrategia de marketing en redes sociales. Comience por crear, planificar su contenido y delinear todo en su calendario de contenido.

Luego, comience con algunas plantillas para publicar e informar que lo ayudarán a ahorrar minutos en sus actividades diarias. Si trabajas por cuenta propia sin apoyo de diseño gráfico en tu equipo, una herramienta como Canva puede ser muy útil.

12. Mantente actualizado

Una relación de trabajo sólida está incompleta sin actualizaciones periódicas. Asegúrate de que tu cliente esté siempre al tanto de lo que estás haciendo por él. Manténgalos actualizados sobre el progreso y los resultados que logra para ellos.

25 preguntas para hacer en su cuestionario de incorporación de clientes

Como hemos discutido anteriormente, un cuestionario de incorporación del cliente es esencial para recopilar información adicional, como los objetivos y la visión del cliente para el proyecto. Forma parte integral del proceso de onboarding.

Aquí hay algunas preguntas que sugerimos incluir en su cuestionario.

Información del cliente

• ¿Cuáles son los nombres, funciones e información de contacto de los miembros del equipo con los que trabajaremos?
• ¿Cuál es tu método de comunicación preferido?
• ¿Quién es el contacto de respaldo en caso de emergencia?
• ¿Cuáles son sus cuentas de redes sociales?
• ¿Cuáles son los detalles de acceso a estas cuentas?

Información de marketing

• ¿Qué vehículos publicitarios se están considerando?
• ¿Cuáles son los objetivos a corto y largo plazo de su empresa?
• ¿Cuál es la propuesta de valor única de su empresa?
• ¿Quién es su mercado objetivo, audiencia y personalidad?
• ¿A qué ubicaciones geográficas se dirige y cuáles son sus preferencias de idioma y ortografía?
• ¿Quiénes son sus principales 3-5 competidores?
• ¿Cómo resuelven sus productos/servicios los problemas de los clientes potenciales?
• ¿Tienes una guía de estilo de marca?
• ¿Qué fuente utiliza para su marketing y marca?
• ¿Cómo quiere que se sienta su público objetivo después de ver la marca, el sitio web o el anuncio?
• ¿Cuál es la 'personalidad' y el 'tono' de su marca?
• ¿Quiénes son sus 3-5 principales competidores?

Información del proyecto

• ¿Tiene metas establecidas para este proyecto?
• ¿Qué métricas seguirá para medir los resultados?
• ¿Tiene un marco de tiempo específico de cuánto tiempo tomará este proyecto?
• ¿Qué elementos necesitará que nuestra agencia complete frente a lo que proporcionará su equipo?
• ¿Cuáles son los requisitos legales para este proyecto?
• ¿Hay algo que le guste y no le guste de su estrategia actual?

Información general

• ¿Qué es lo que más te emociona de trabajar con nosotros?
• ¿Con qué frecuencia le gustaría recibir informes de marketing actualizados?

Elija preguntas relevantes de las anteriores o cree más propias para crear un cuestionario personalizado que lo ayudará a armarse con toda la información que necesita para sus clientes.

Las herramientas hacen un administrador de redes sociales

La creación de un proceso integral de incorporación puede parecer inicialmente abrumador; lo entendemos. Pero, una vez que haya terminado, ayudará a optimizar su flujo de trabajo y la forma en que trabaja y se relaciona con sus clientes. Se sorprenderá gratamente de lo fácil que es obtener toda la información crítica que necesita para comenzar a implementar la estrategia de su cliente de una sola vez, especialmente si tiene todas las plantillas de documentos listas con anticipación.

Además de un proceso de incorporación de clientes automatizado y efectivo, cada administrador de redes sociales debe tener las herramientas adecuadas. Las herramientas adecuadas harán que su trabajo sea mucho más fácil.

Por ejemplo, Sked Social es una herramienta de administración de redes sociales que puede ayudarlo a administrar de manera eficiente varias cuentas de redes sociales en un solo lugar. Además, tendrá acceso a análisis y herramientas avanzadas de programación de Instagram.

Gestiona las cuentas de redes sociales de tus clientes como un superhéroe con Sked Social. ¡Empieza hoy mismo!