101 Guía para establecer su estructura organizativa sin fines de lucro

A medida que aprenda cómo iniciar una organización sin fines de lucro , comenzará a darse cuenta de lo crucial que es determinar qué tareas debe asumir cada miembro del equipo . Encargarse de esto más temprano que tarde juega un papel importante para garantizar que sus procesos se mantengan optimizados a medida que escala.

Ahí es donde una estructura organizativa sin fines de lucro formalizada resulta útil.

A continuación, lo guiaremos a través de todo lo que necesita saber para definir su estructura organizacional . También proporcionaremos ejemplos de cómo crear un organigrama sin fines de lucro que describa sus flujos de trabajo y establezca su organización sin fines de lucro para el éxito a largo plazo.

¿ Qué es una estructura organizativa sin fines de lucro ?

Definir la estructura organizativa de su organización sin fines de lucro ayuda a los empleados a ver y comprender las relaciones, la estructura de informes y los flujos de trabajo dentro de su equipo con mayor claridad. También ayuda a varios departamentos a colaborar sin molestar a nadie ni duplicar el trabajo.

Una estructura organizacional define cómo opera su negocio sin fines de lucro , mientras que un organigrama sin fines de lucro es una representación visual de estos sistemas.

Hay varias guías que puede encontrar en línea que explican cómo formatear un organigrama funcional sin fines de lucro, pero es mucho más que solo líneas que conectan caras en una página. Su organigrama establece la base en la que se basan los miembros de su personal , los miembros de la junta y la cadena de mando para seguir satisfaciendo las necesidades de su comunidad.

Cómo construir su estructura organizacional sin fines de lucro

Su estructura organizativa debe sentirse única para usted. Sin embargo, hay algunas áreas funcionales imprescindibles que aseguran que nada se escape.

También es fundamental que se familiarice con los estándares requeridos para las organizaciones sin fines de lucro y cree estatutos sin fines de lucro que lo obliguen a cumplir esos estándares. Estos componentes afectarán su plan comercial general y su estructura sin fines de lucro.

A continuación, lo guiaremos a través de estas áreas funcionales y cómo optimizar su planificación estratégica para lograr resultados específicos. Pero antes de entrar en eso, pongámonos en la misma página sobre por qué todo esto es importante.

Razones para crear una estructura definida

Crear su estructura organizativa sin fines de lucro lleva tiempo, pero vale la pena la inversión. Aquí hay un puñado de razones para establecer su estructura y líneas de informes lo antes posible:

• Elimine la confusión: a medida que crece su organización sin fines de lucro, es difícil hacer un seguimiento de quién hace qué (especialmente para las nuevas contrataciones).Una estructura organizacional formal reduce la confusión al delinear las responsabilidades de sus equipos, las relaciones de informes y la jerarquía.

• Tome mejores decisiones más rápido: la estructura ayuda a delinear el proceso de toma de decisiones , lo que permite a sus líderes tomar decisiones estratégicas de manera más eficiente sin involucrar a partes no relacionadas.

• Rellene los huecos: una ilustración de su estructura con un organigrama sin fines de lucro ayuda a identificar los títulos de trabajo y los puestos que deben cubrirse para alcanzar su máximo potencial.

• Elimine los silos: cuando mejora la colaboración entre equipos, los equipos se alinean mejor con las métricas y los objetivos de rendimiento.

• Evite la duplicación de trabajo: sin líneas claras de responsabilidad y comunicación, es más común que diferentes equipos dupliquen sus esfuerzos.Esto lleva a la pérdida de tiempo, dinero y productividad.

Funciones críticas a definir

Cada organización sin fines de lucro (e incluso con fines de lucro, para el caso) tiene áreas funcionales que necesitan definirse. Cada empleado de su empresa cumple una función diferente: desarrollo de productos, servicio al cliente, marketing y más.

Una estructura organizativa ayuda a organizar a estos empleados en cubos más amplios con las siguientes áreas funcionales:

• Gobernancia
• Administración
• Programas

Gobernancia

Su junta sin fines de lucro es responsable de la toma de decisiones de alto nivel . Estas personas se aseguran de que su organización sin fines de lucro esté estratégicamente lista para recaudar fondos y ejecutar su misión.

Administración

Sus miembros administrativos supervisan el presupuesto y la estrategia. Supervisan las finanzas para asegurarse de que gasta dentro de sus posibilidades y ejecuta estrategias que cumplen con los objetivos de su organización sin fines de lucro.

Programas

Es probable que los profesionales de su programa constituyan la mayor parte de su organización sin fines de lucro, ya que estos son los individuos responsables del trabajo esencial. El personal del programa incluye marketing, recaudación de fondos , recursos humanos , voluntarios y gestión de eventos.

Cómo dar formato a un organigrama

Explorar las opciones de formato para su organigrama puede ayudar a generar ideas sobre lo que tiene más sentido para su equipo. Aquí hay algunos formatos populares:

• De arriba hacia abajo
• De abajo hacia arriba
• Departamento
• Divisional
• multifuncional
• Matriz
• Redondo

De arriba hacia abajo

Una estructura organizativa de arriba hacia abajo es probablemente la más popular. Su junta directiva y los directores ejecutivos se sientan en la parte superior, luego el liderazgo cae en cascada con los contribuyentes individuales sentados en la parte inferior.

De abajo hacia arriba

Una estructura de abajo hacia arriba le da la vuelta a un gráfico convencional. Con esta estructura, el liderazgo se ubica en la parte inferior de la organización con los contribuyentes individuales en la parte superior.

Sin embargo, este método no es solo una visualización. Es una cultura y una mentalidad. Con esta estructura, el liderazgo sirve a los gerentes y empleados para garantizar que se movilicen para hacer su mejor trabajo, y no al revés.

Departamento

Una estructura organizativa plana elimina los niveles de gestión y tiene personas que reportan directamente al nivel más alto del personal ejecutivo. Las organizaciones que siguen este método se autogestionan principalmente con altos niveles de autonomía.

Las estructuras planas funcionan muy bien para organizaciones más pequeñas donde todos usan múltiples sombreros. Mantener a todos conectados y en sintonía puede ser difícil, pero elimina los informes y los silos innecesarios.

Divisional

Una estructura divisional divide su organización sin fines de lucro en diferentes proyectos. Por ejemplo, puede tener una estructura separada para cada producto que entregue o región geográfica a la que sirva. Cada división tiene sus responsabilidades de liderazgo clave que impactan en partes críticas del negocio, como tareas administrativas, financieras, de recursos humanos y de marketing.

multifuncional

Una estructura interfuncional organiza a los individuos en función de sus funciones. Eso significa que todo su personal de marketing puede conectarse a través de iniciativas y proyectos, y su equipo de recursos humanos puede conectarse a través de responsabilidades. Esta estructura organizativa facilita que los miembros de diferentes equipos se pongan en contacto con el departamento adecuado para la colaboración en proyectos.

Matriz

Una estructura matricial combina gráficos de funciones cruzadas y divisionales. Coloca los programas en la parte superior, los proyectos a la izquierda y las personas en el medio.

Redondo

Una estructura organizacional redonda funciona para organizaciones más pequeñas donde los informes lineales son menos prioritarios. El enfoque principal de las estructuras organizacionales redondas es saber quién está en el equipo y sus responsabilidades.

4 mejores prácticas para establecer su estructura organizativa sin fines de lucro

Aquí hay algunas mejores prácticas para garantizar que maximice los beneficios de definir su estructura sin fines de lucro:

1. Haz accesible tu organigrama

Su organigrama no es solo para la junta directiva y los ejecutivos: permita que todos sus empleados accedan a él. Esta iniciativa fomenta la transparencia sin fines de lucro y ayuda a crear confianza con sus empleados. Luego, pueden usar el gráfico para encontrar los socios adecuados para colaborar en tareas específicas.

Si bien puede imprimir copias de su gráfico, estas se vuelven obsoletas rápidamente. El uso de software o un formato digital para actualizar y compartir su organigrama lo ayuda a mantenerlo actualizado cuando contrata a un nuevo miembro del equipo o alguien se va.

2. Utilice la herramienta de visualización adecuada

Su organización no necesita inventar la rueda cada vez. Las mejores herramientas de visualización proporcionan plantillas integradas para que no tenga que crear y diseñar una desde cero. Aquí hay algunos programas que su organización sin fines de lucro podría considerar para diseñar su propia plantilla de organigrama:

• Canva
• InDesign
• photoshop
• Mesa de aire
• PowerPoint

Además, algún software está diseñado específicamente para este propósito. Las siguientes opciones de software lo hacen aún más fácil con herramientas de arrastrar y soltar, importaciones de hojas de cálculo y automatización:

• Lucidchart
• Miró
• tablero
• organimi

3. Actualice su gráfico regularmente

Su organización perderá rápidamente la fe en la precisión de sus gráficos si no los actualiza periódicamente. Asegúrese de retocar sus gráficos inmediatamente cada vez que un empleado se una o se vaya de su empresa. También querrá prestarle atención durante los ciclos promocionales y las reestructuraciones de la organización.

4. Centrarse en la practicidad

Su organigrama no es solo una buena visualización de su estructura, es una herramienta práctica que los empleados pueden usar para trabajar mejor. Así que haga que sus gráficos sean lo más funcionales posible. Agregue información de contacto para permitir que los empleados se comuniquen rápidamente y asegúrese de que sus gráficos no se abarroten demasiado para que los usuarios los sigan.

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