Negociar como un jefe: habilidades, estrategias y tácticas de negociación esenciales para pequeñas empresas

Nadie nace siendo un negociador experto. Pero la negociación te espera si estás en el mundo de las pequeñas empresas, las nuevas empresas o si sueñas despierto con esa fantástica idea empresarial mientras tomas un café por la mañana.

que es la negociacion

La negociación es una conversación de dos lados (a veces de múltiples lados) en la que cada persona intenta salir sintiendo que obtuvo un trato justo. No se trata sólo de conseguir la mejor oferta para usted; se trata de encontrar ese punto óptimo en el que tú y la otra persona piensen: '¡Sí, eso es una victoria!'

La negociación puede surgir entre:

• Propietarios de empresas y proveedores: "¿Podemos obtener un descuento si realizamos pedidos al por mayor?"
• Startups e inversores: "¿Qué porcentaje de capital estás buscando?"
• Empleadores y empleados potenciales: “¿Puedo tener un día libre adicional en lugar de esas horas extras?”
• Emprendedores y proveedores de servicios: “¿Puedo obtener un descuento por mi nueva startup autofinanciada?”

Es posible que deba negociar incluso antes de que su negocio vea la luz. Piense en elaborar un plan de negocios con socios potenciales. ¿Y una vez que su negocio esté en funcionamiento? Las negociaciones están en todas partes, desde los contratos con los proveedores hasta la decisión sobre el logotipo perfecto.

En mis 27 años como abogado y 15 años como empresario, he perfeccionado mis habilidades de negociación a través de miles de negociaciones, desde disputas cotidianas hasta acuerdos multimillonarios. Siempre empiezo con una estrategia clara, pero sigo siendo adaptable, incluso después del acuerdo. El enfoque correcto lo mantiene sereno, le permite abordar los desafíos directamente y garantiza que tome decisiones beneficiosas. Se trata de lograr un equilibrio, escuchar y, a veces, hacer algunas concesiones para llegar a una solución que haga sonreír a ambas partes. Esta guía comparte la sabiduría y las técnicas que he aprendido sobre cómo negociar el mejor trato.

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Negociación: negociar como un jefe

1. Conclusiones clave
2. Ejemplos de negociaciones comerciales.
3. Ejemplos de negociaciones para particulares.
4. Las cinco etapas del proceso de negociación
5. Dominar la negociación: 15 habilidades esenciales para el éxito
6. Cómo convertirse en un mejor negociador
7. Preguntas frecuentes (FAQ) sobre la negociación

Conclusiones clave:

1. Amplíe su visión del apalancamiento. El apalancamiento no se trata sólo de tener una opción alternativa sólida (BATNA). También implica reconocer los beneficios y valores únicos que puede aportar a una negociación. Antes de cualquier negociación, enumere sus BATNA y cualquier atributo, recurso o conexión especial que posea y que pueda mejorar su posición negociadora.
2. Vincula tus negociaciones estratégicamente. A veces, las negociaciones están interconectadas. Una decisión o acuerdo en una negociación puede influir en los resultados de otra. Trazar todas las negociaciones relacionadas y considerar cómo las concesiones en un área podrían generar ventajas en otra.
3. Dominar el timing y la secuenciación. El orden en el que presenta la información y el momento de sus movimientos de negociación pueden influir significativamente en el resultado. Planifique el flujo de su negociación. Decida qué puntos abordar primero y qué cuestiones sería mejor dejar para más adelante.
4. Adoptar procesos de negociación innovadores. Es posible que las tácticas de negociación tradicionales no siempre sean prácticas. Los enfoques nuevos e innovadores pueden ofrecer soluciones inesperadas. Actualícese periódicamente con las últimas técnicas y estrategias de negociación. No tengas miedo de probar algo nuevo si los métodos tradicionales no funcionan.
5. Practica la escucha activa . Esto significa concentrarse, comprender y responder plenamente a las palabras de la otra parte en lugar de escucharlas pasivamente. En su próxima negociación, tome notas mientras la otra parte habla y repítale los puntos clave para asegurarse de haber entendido correctamente.
6. Se Flexible. Ser adaptable con sus soluciones y no rígido con sus demandas puede generar resultados más fructíferos. Siempre inicie negociaciones con múltiples soluciones o resultados en mente. De esta manera, puedes girar cuando sea necesario.
7. Las concesiones son tácticas, no debilidades. Hacer concesiones, especialmente en áreas que no son críticas para usted pero sí para la otra parte, puede ser una medida estratégica. Identifique áreas en las que pueda permitirse el lujo de ceder de antemano y utilícelas como moneda de cambio cuando sea el momento adecuado.
8. Mantenga la claridad. Asegurarse de que ambas partes tengan claro cada punto evita malentendidos y posibles disputas. Resuma los puntos clave de acuerdo y desacuerdo después de cada sesión de negociación. Esto asegura que todos estén alineados.
9. Mantenga las emociones bajo control. Las emociones pueden nublar el juicio y hacer que las negociaciones sean personales en lugar de objetivas. Si siente que se está cargando emocionalmente, tómese un breve descanso. Trate siempre de responder en lugar de reaccionar.
10. Apunte siempre a que todos ganen. Las mejores negociaciones dan como resultado que todas las partes se sientan satisfechas con el resultado. En lugar de intentar "ganar" la negociación, trate de encontrar soluciones que aporten valor a todas las partes involucradas.

Si tiene tiempo limitado o prefiere ver un video corto, aquí hay diez ideas de negociación comprobadas:

Ejemplos de negociaciones comerciales.

La negociación impulsa acuerdos y fomenta colaboraciones. Las habilidades de negociación son invaluables ya sea que esté regateando precios, forjando los términos de una asociación o simplemente llegando a un acuerdo con un nuevo proveedor.

Aquí hay 15 escenarios de negociación comunes que puede encontrar, con información personalizada para empresas físicas y digitales:

1. Negociaciones de precios con proveedores. Las pequeñas empresas negocian con los proveedores para obtener mejores precios, condiciones de pago favorables o descuentos por volumen. Por ejemplo, el propietario de una cafetería local podría negociar con un proveedor de granos de café un descuento en la compra de granos al por mayor. Un sitio de comercio electrónico que vende café artesanal podría negociar con su proveedor de envío tarifas reducidas en envíos a granel.
2. Condiciones de arrendamiento comercial. Los empresarios suelen negociar los términos de sus arrendamientos comerciales, incluido el alquiler, la duración del arrendamiento o las responsabilidades de mantenimiento. El propietario de una tienda boutique podría negociar con un centro comercial una ubicación privilegiada a un precio reducido. Una startup de comercio electrónico podría negociar con un centro de datos los términos del arrendamiento de espacio para servidores.
3. Acuerdos de asociación de marketing. Las empresas colaboran en esfuerzos de marketing, marcas compartidas u oportunidades de patrocinio. Un gimnasio local puede asociarse con una tienda naturista cercana para realizar promociones mutuamente beneficiosas. Un blog de salud y bienestar puede colaborar con una aplicación de fitness para realizar promoción cruzada.
4. Compensaciones y beneficios a los empleados. Los empleadores negocian salarios, beneficios y otros detalles de compensación con los empleados potenciales. El propietario de un salón puede discutir las estructuras salariales y de comisiones con un nuevo estilista. Una agencia de marketing digital puede negociar una política de trabajo remoto y beneficios de salud con un nuevo empleado.
5. Contratos de clientes. Los proveedores de servicios negocian los entregables, los plazos y los costos con los clientes. Un planificador de eventos independiente puede negociar el alcance y el precio de un evento corporativo. Una agencia de diseño web puede discutir los resultados y los hitos del proyecto con un cliente.
6. Acuerdos de distribución. Las empresas negocian términos con los distribuidores para ampliar el alcance del producto. Un cervecero artesanal puede negociar espacio en los estantes y prominencia con una cadena de licorerías local. Un autor de libros electrónicos puede negociar regalías y visibilidad con una plataforma de publicación en línea.
7. Acuerdos de franquicia. Las empresas que se expanden a través de franquicias negocian los términos con los franquiciados potenciales. Una marca de pizzería exitosa puede discutir los términos de la franquicia con un aspirante a propietario de un negocio en otra ciudad. Una plataforma de educación en línea puede franquiciar su modelo a educadores internacionales.
8. Empresas conjuntas y colaboraciones. Las empresas se asocian para el crecimiento mutuo y los recursos compartidos. Dos restauranteros locales pueden unirse para crear una experiencia gastronómica temporal. Dos marcas de comercio electrónico pueden desarrollar una propuesta comercial sobre un paquete de productos por tiempo limitado.
9. Derechos de propiedad intelectual. Las empresas negocian licencias, patentes u otros derechos de propiedad intelectual. Una empresa puede conceder la licencia de su diseño de maquinaria patentada a un fabricante. Un desarrollador de juegos independiente puede negociar con una plataforma derechos de distribución exclusivos.
10. Ofertas de retención de clientes. Las empresas ofrecen ofertas para retener clientes valiosos. Un gimnasio puede brindarle a un miembro leal beneficios adicionales o tarifas de renovación con descuento. Una plataforma SaaS puede ofrecer períodos de prueba extendidos o funciones a los suscriptores que estén considerando la cancelación.
11. Términos de fusiones y adquisiciones (M&A). Las empresas negocian los términos al considerar fusiones o adquisiciones. Una cadena de librerías puede negociar la compra de una cadena de librerías más pequeña y especializada. Un gigante del comercio electrónico puede discutir la adquisición de una marca en línea en ascenso.
12. Avales y patrocinios. Las marcas negocian términos de respaldo o patrocinio con personas influyentes o celebridades. Una tienda de ropa deportiva puede llegar a un acuerdo con una estrella del deporte local para realizar promociones en la tienda. Una marca de belleza puede negociar términos con un influencer de YouTube para la colocación de productos.
13. Financiación de deuda e inversión de capital. Las nuevas empresas o las pequeñas empresas negocian condiciones con bancos o inversores para obtener financiación. Un restaurador en ciernes puede negociar las condiciones del préstamo con un banco local para una nueva empresa. Una startup tecnológica puede discutir acciones y valoraciones con capitalistas de riesgo.
14. Acuerdos de revendedor y afiliado. Las empresas negocian términos con afiliados o revendedores para promocionar o vender sus productos/servicios. Una marca puede negociar tarifas de envío con tiendas boutique. Un proveedor de software puede negociar estructuras de comisiones con vendedores afiliados.
15. Políticas de devolución y garantía de productos. Los minoristas o fabricantes negocian la devolución del producto o los términos de garantía con proveedores o clientes. Una tienda de electrónica puede negociar los términos de la garantía con el fabricante de un dispositivo. Un minorista de moda en línea puede discutir las políticas de devolución y dividir la responsabilidad con un socio logístico.

Ejemplos de negociaciones para particulares.

Mientras las entidades comerciales negocian contratos y acuerdos, los individuos lidian con términos que definen su vida profesional.

1. Negociaciones salariales durante una entrevista de trabajo. Por ejemplo, puede temer parecer codicioso o perder la oferta de trabajo. Puede superar este obstáculo comprendiendo el estándar de la industria para el puesto en la región y el tamaño de la empresa específicos y enfatizando sus habilidades y experiencias únicas que beneficiarían a la empresa.
2. Promoción y suscitación de debates. Por ejemplo, es posible que deba demostrar su valor y sus contribuciones a la empresa. Para ello, registre periódicamente sus logros y su impacto en el negocio. Y obtenga periódicamente comentarios de colegas y superiores para desarrollar su caso.
3. Solicitudes de reubicación o trabajo remoto. Por ejemplo, es posible que necesite convencer a la empresa de su productividad y compromiso desde una ubicación diferente. Para ello, describa cómo mantendrá o incluso mejorará la productividad. Proponer un acuerdo temporal para demostrar que puede funcionar.
4. Navegando por cláusulas de no competencia. Por ejemplo, es posible que deba superar las limitaciones de futuras oportunidades laborales. Para ello, comprenda la validez y aplicabilidad de la cláusula y esfuércese por limitar la duración o el alcance geográfico de la misma.
5. Negociaciones del paquete de indemnizaciones. Es un desafío navegar por este tema delicado después de la terminación del empleo. Empiece por comprender sus derechos contractuales y legales. Si corresponde, recuerde a la empresa sus años de servicio y logros.
6. Solicitudes de horarios de trabajo flexibles. El desafío es demostrar que cumplirá con sus responsabilidades a pesar de horarios poco convencionales. Ofrezca un horario claro que muestre cuándo estará disponible y analice cómo los horarios flexibles pueden mejorar su rendimiento.
7. Negociación de contratos como autónomo. Su desafío es recibir un pago justo y una lista clara de entregables. Defina todos los aspectos del proyecto, incluidas las revisiones y los costos adicionales, garantice los pagos oportunos y protéjase contra la variación del alcance.
8. Oportunidades de liderar proyectos o equipos. Debe demostrar habilidades de liderazgo o éxitos pasados. Haga esto destacando roles de liderazgo anteriores o éxitos de proyectos. Haga que sus colegas o superiores avalen sus capacidades.
9. Navegando en conversaciones sobre carga de trabajo y agotamiento. Su desafío es abordar el exceso de trabajo sin parecer poco comprometido. Muestra el aumento de tareas u horas a lo largo del tiempo. Ofrezca soluciones, incluida la delegación, asistencia en la contratación o mejora de procesos.
10. Discutir la trayectoria profesional futura y el crecimiento. Su desafío es dirigir la conversación hacia oportunidades a largo plazo y no solo hacia roles inmediatos. Analice cómo su desarrollo se alinea con el futuro de la empresa. Interactúe con empleados de alto nivel para guiar su crecimiento dentro de la organización.

Las cinco etapas del proceso de negociación

Ya sea que esté negociando un contrato, un salario o un acuerdo comercial importante, cada proceso de negociación abarca en términos generales cinco etapas fundamentales. Cada etapa juega un papel crucial en la determinación del resultado y la eficiencia del proceso de negociación.

Etapa 1. Preparación: la base de una negociación exitosa

En preparación, reúne toda la información y los recursos necesarios antes de iniciar la negociación. Esta etapa marca la pauta para todo el proceso de negociación. Estar adecuadamente preparado puede distinguir entre un acuerdo exitoso y una oportunidad perdida.

Consideraciones importantes:

• Claridad objetiva. Comprenda lo que quiere de la negociación.
• Conozca a su contraparte. Investiga con quién estás negociando y sus probables objetivos.
• Establece tus límites. Determine su punto de “alejarse”.
• Anticiparse a los desafíos. Prediga obstáculos potenciales y planifique para ellos.
• Prepare alternativas. Identifique alternativas o compromisos que esté dispuesto a considerar.

Preguntas que debes hacerte:

• ¿Cuál es mi objetivo principal en esta negociación?
• ¿Qué concesiones estoy dispuesto a hacer?
• ¿En qué momento me retiraré de las conversaciones?
• ¿Qué tan bien entiendo las necesidades y deseos de la otra parte?
• ¿Cuál es mi mejor alternativa a un acuerdo negociado (BATNA)?
• ¿Cuáles anticipo que serán los principales puntos conflictivos?
• ¿Cuánto sé sobre los estándares del mercado o de la industria relacionados con esta negociación?
• ¿Pueden los factores externos (tiempo, acontecimientos, cambios del mercado) influir en esta negociación?
• ¿Cómo se han desarrollado las negociaciones pasadas con este partido (o partidos similares)?
• ¿Tengo una agenda clara sobre cómo me gustaría que avance la negociación?

Consejos para tener éxito en la etapa de preparación:

1. Investiga extensamente. Cuanto más sepas, mejor equipado estarás.
2. Juego de roles. Practica la negociación con un colega o amigo.
3. Enumere sus prioridades. Clasifíquelos de mayor a menor importancia.
4. Mantén la mente abierta. Esté preparado para ajustar su estrategia en función de nueva información.
5. Busca consejo. Hable con otras personas que hayan estado en situaciones de negociación similares.
6. Prepárate emocionalmente. Reconozca sus desencadenantes emocionales y planifique cómo manejarlos.
7. Reúna recursos. Esto podría incluir datos de mercado, opiniones de expertos o evidencia estadística para respaldar sus puntos.
8. Comprender los matices culturales. Si se trata de partes internacionales, comprenda los estilos de negociación de su cultura.
9. Tenga un plan de respaldo. Esté siempre preparado con un Plan B, C o incluso D.
10. Conciencia de sí mismo. Reconozca sus fortalezas y debilidades en el proceso de negociación y planifique en consecuencia.

Etapa 2. Construcción de relaciones: la piedra angular de la confianza y la colaboración

Construir una relación o establecer una buena relación es más que una simple cortesía preliminar. Se trata de forjar conexiones, comprender perspectivas y establecer confianza.

Una relación sólida a menudo conduce a un entorno de negociación más transparente, abierto y colaborativo, lo que hace que las etapas posteriores sean más fluidas y constructivas.

Consideraciones importantes:

• Encontrar un área comun. Descubra intereses o experiencias compartidos sobre los que aprovechar.
• Comunicación abierta. Fomente un ambiente donde ambas partes sientan que pueden hablar libremente.
• Muestre interés genuino. Escuche activamente e interactúe con la otra parte.
• Lenguaje corporal. Asegúrese de que sus señales no verbales sean abiertas y acogedoras.
• Respetar las diferencias culturales. Reconocer y adaptarse a los matices culturales en la comunicación.

Preguntas que debes hacerte:

• ¿Cuánto sé sobre la otra parte más allá del tema de negociación?
• ¿Qué experiencias o intereses compartidos puedo utilizar como punto de partida?
• ¿Cómo puedo asegurarme de que la otra parte se sienta respetada y escuchada?
• ¿Qué puedo hacer para que el entorno sea más propicio para el diálogo abierto?
• ¿Existe alguna norma cultural o etiqueta que deba tener en cuenta?
• ¿Cómo manejaré los desacuerdos o los momentos tensos sin dañar la relación?
• ¿Qué comentarios he recibido en negociaciones pasadas con respecto a mi estilo de comunicación?
• ¿Cómo puedo adaptar mejor mi comunicación para que se ajuste a las preferencias de la otra parte?
• ¿Hay prejuicios o ideas preconcebidas que debo tener en cuenta y contrarrestar?
• ¿Qué pasos puedo tomar para nutrir esta relación continuamente después de la negociación?

Consejos para tener éxito en la etapa de construcción de relaciones:

1. Practica la escucha activa. Preste toda su atención a la otra parte y trate de comprender verdaderamente su perspectiva.
2. Se Auténtico. Es más probable que las interacciones genuinas fomenten la confianza.
3. Evite sacar conclusiones precipitadas. No hagas juicios hasta que hayas escuchado toda la historia.
4. Busque comentarios. Pregúntele a la otra parte sobre su nivel de comodidad y cualquier sugerencia que pueda tener.
5. Sea paciente. Construir una relación lleva tiempo; no te apresures.
6. Utilice preguntas abiertas. Anime a la otra parte a compartir más sobre su perspectiva.
7. Reconocer las emociones. Reconozca y valide los sentimientos, incluso si no está de acuerdo con ellos.
8. Comparte anécdotas personales. Las historias identificables pueden humanizar la interacción.
9. Manténgase adaptable. Esté preparado para ajustar su enfoque en función de los comentarios o el comportamiento de la otra parte.
10. Esfuerzo continuo. La construcción de relaciones no se limita a la mesa de negociaciones; Trate de mantener la relación más allá del contexto inmediato.

Etapa 3. Intercambio de información: el arte de la escucha activa y la comunicación clara

Esta etapa es fundamental en el proceso de negociación. Es el momento en que ambas partes comparten sus puntos de vista, deseos e inquietudes.

El objetivo principal es recopilar la mayor cantidad de información posible, no persuadir ni discutir. La comunicación eficaz garantiza que ambas partes comprendan las posiciones de cada uno, lo que conducirá a negociaciones más productivas en el futuro.

Consideraciones importantes:

• Escucha activa. Comprenda más que solo las palabras: capte las emociones y preocupaciones detrás de ellas.
• Transparencia. Transmita claramente sus objetivos sin revelar toda su estrategia.
• Haga preguntas abiertas. Estos pueden revelar conocimientos más profundos.
• Tenga en cuenta las señales no verbales. El lenguaje corporal a veces puede decir más que las palabras.
• Evite juicios prematuros. Mantenga a raya las suposiciones hasta que tenga toda la información.

Preguntas que debes hacerte:

• ¿Qué aprendí sobre las prioridades y preocupaciones de la otra parte?
• ¿Aclaré algún concepto erróneo o ambigüedad sobre mi puesto?
• ¿Qué tan abierta fue la otra parte al compartir su información?
• ¿Hubo alguna señal no verbal que revelara más que sus palabras?
• ¿Cómo influyó el tono y el ritmo de la conversación en el intercambio?
• ¿Hubo revelaciones inesperadas durante esta etapa?
• ¿Me aseguré de que se presentara toda la información relevante de mi parte?
• ¿Qué información podría estar aún ocultando la otra parte?
• ¿Validé mi comprensión resumiendo los puntos clave?
• ¿Se abordaron temas emocionales o delicados y cómo se manejaron?

Consejos para tener éxito en la etapa de intercambio de información:

1. Practica la paciencia. Dele a la otra parte tiempo suficiente para compartir su perspectiva.
2. Toma nota. Documentar los puntos clave puede ayudar en futuras etapas de la negociación.
3. Reiterar y confirmar. Resuma y valide periódicamente su comprensión.
4. Evite la confrontación. Esta etapa no es para debatir sino para comprender.
5. Adopte una mentalidad curiosa. Cuantas más preguntas hagas, más aprenderás.
6. Mantenga una conducta neutral. Evite mostrar emociones fuertes, ya sean positivas o negativas.
7. Gestiona tus reacciones. Incluso si escuchas algo sorprendente, mantén la compostura.
8. Busque claridad. Si algo es ambiguo, no dude en solicitar más detalles.
9. Reconoce sus puntos. Esto genera confianza y simpatía.
10. Manténgase comprometido. Muestre interés genuino en lo que la otra parte tiene que decir.

Etapa 4. Negociación: la danza del toma y daca

La negociación es el corazón y el alma del proceso de negociación. En esta etapa, ambas partes entablan un diálogo de ida y vuelta, haciendo ofertas, contraofertas y, a veces, concesiones. Es donde ocurre la magia del compromiso, que lleva a ambas partes hacia un acuerdo mutuamente beneficioso.

Consideraciones importantes:

• Manténgase flexible. Esté preparado para ajustar sus demandas y ofertas en función del flujo de negociación.
• Conoce tus límites. Sea claro en su punto de partida y cúmplalo.
• Comprender sus necesidades. Reconozca lo que es esencial para la otra parte y vea dónde puede adaptarse.
• Busque soluciones beneficiosas para todos. Una negociación exitosa no se trata de derrotar a la otra parte sino de encontrar una solución que beneficie a ambas.
• Utilice las concesiones sabiamente. Dáselos estratégicamente y asegúrese de recibir algo a cambio.

Preguntas que debes hacerte:

• ¿Qué concesiones estoy dispuesto a hacer y qué espero a cambio?
• ¿Hay soluciones creativas u ofertas alternativas que no he considerado?
• ¿Qué tan cerca estoy de mi resultado final? ¿Estoy preparado para alejarme si es necesario?
• ¿He comprendido realmente las prioridades de la otra parte durante el proceso de negociación?
• ¿Es apropiado el ritmo de la negociación o es necesario reducirlo o acelerarlo?
• ¿Hay señales de acuerdo o de punto muerto y cómo puedo sortearlas?
• ¿Qué emociones están influyendo en la negociación en esta etapa?
• ¿He confirmado el entendimiento mutuo después de cada oferta y contraoferta?
• ¿Las concesiones que estoy haciendo están alineadas con mis metas y objetivos a largo plazo?
• ¿Cómo puedo mantener o restablecer la relación si las cosas se vuelven polémicas?

Consejos para tener éxito en la etapa de negociación:

1. Mantén la calma y la compostura. Las emociones pueden nublar el juicio. Es esencial mantener la sensatez.
2. Busque valor mutuo. Apunte siempre a una solución que respete las necesidades y prioridades de ambas partes.
3. Tome descansos si es necesario. Un breve descanso puede restablecer la atmósfera si las cosas se calientan o se estancan.
4. Ser genuino. La autenticidad puede generar confianza y simpatía.
5. Reiterar los beneficios mutuos. Recuerde a ambas partes por qué una negociación exitosa es lo mejor para todos.
6. Evite los ultimátums. Pueden acorralar a la otra parte y romper el diálogo.
7. Practica la escucha activa. Valide continuamente su comprensión.
8. Muestre aprecio. Reconozca la perspectiva de la otra parte y el valor que aporta.
9. Manténgase optimista. Una actitud positiva puede influir en el estado de ánimo de la negociación.
10. Manténgase resiliente. La persistencia y la adaptabilidad pueden cambiar el rumbo incluso si las cosas no parecen salir como usted quiere.

Etapa 5. Cerrar el trato: sellar el acuerdo

Cerrar el trato implica finalizar los términos y garantizar que ambas partes estén de acuerdo con lo decidido. Esta etapa no es simplemente una formalidad; Es esencial garantizar que todos los puntos discutidos se capturen con precisión y que ambas partes abandonen la mesa de negociación satisfechas.

Consideraciones importantes:

• Claridad. Asegúrese de que todos los aspectos del acuerdo sean claros y no haya ambigüedades.
• Compromiso. Ambas partes deben comprometerse genuinamente a cumplir su parte del trato.
• Documente todo. Tener siempre un registro escrito de lo acordado.
• Revisar. Repase todos los términos por última vez para evitar malentendidos.
• Construir para el futuro. El final de una negociación puede ser el punto de partida para futuras colaboraciones.

Preguntas que debes hacerte:

• ¿Se han abordado y resuelto todos los problemas principales?
• ¿Hay concesiones de última hora o puntos que necesitan aclaración?
• ¿Cuál es el proceso para finalizar el acuerdo (contrato escrito, apretón de manos, etc.)?
• ¿Ambas partes abandonan la mesa de negociaciones con una sensación de logro?
• ¿Qué medidas deberían adoptarse inmediatamente después del cierre para garantizar el éxito del acuerdo?
• ¿Existen contingencias o seguimientos que deban planificarse?
• ¿Cómo se manejarán los desacuerdos o incumplimientos del acuerdo después del cierre?
• ¿Existe un sistema para revisiones o controles periódicos del acuerdo?
• ¿He establecido una base para una relación a largo plazo?
• ¿Se han identificado las principales conclusiones y lecciones de esta negociación para referencia futura?

Consejos para tener éxito en la etapa de cierre del trato:

1. Resumir los puntos acordados. Un resumen conciso puede evitar disputas posteriores.
2. Celebre el acuerdo. Un cierre positivo puede allanar el camino para futuras asociaciones.
3. Sea amable. Agradezca a su contraparte por su tiempo y cooperación, independientemente del resultado.
4. Seguir adelante. Asegúrese de cumplir diligentemente su parte del acuerdo.
5. Consíguelo por escrito. Formalizar el acuerdo mediante contratos o documentación escrita.
6. Manténgase abierto a recibir comentarios. Una revisión posterior a la negociación puede ofrecer ideas para mejorar.
7. Reconocer las diferencias. Comprenda que pueden surgir desacuerdos en el futuro y esté preparado para abordarlos.
8. Mantente conectado. Construir y mantener una relación más allá de la negociación.
9. Reflexiona sobre el proceso. Considere qué salió bien y qué podría mejorarse para la próxima vez.
10. Busque validación externa. Si es necesario, considere la mediación o validación de terceros para garantizar la equidad.

Dominar la negociación: 15 habilidades esenciales para el éxito

Dominar la negociación requiere una combinación de talento inherente y habilidades cultivadas. Aquí hay 15 habilidades de negociación indispensables que todo buen negociador debería tener:

Comunicación

Esta es la capacidad de transmitir pensamientos, ideas e intenciones claramente a la otra parte.

La comunicación eficaz garantiza que ambas partes de una negociación comprendan las perspectivas de cada uno y reduce el riesgo de malentendidos, que podrían descarrilar un acuerdo.

Durante una reunión con un cliente potencial, un representante de ventas puede ajustar su tono y simplificar sus explicaciones en función del lenguaje corporal del cliente para garantizar la comprensión y la alineación.

Escucha activa

La escucha activa es más que sólo escuchar; se trata de procesar atentamente lo que dice la otra persona, hacer preguntas aclaratorias y reiterar puntos para asegurar la comprensión. Fomenta la confianza y ayuda a comprender las preocupaciones subyacentes.

Durante una sesión de retroalimentación, un gerente de recursos humanos puede repetir las inquietudes de un empleado para confirmar su comprensión, asegurándose de que el empleado se sienta genuinamente escuchado.

Inteligencia emocional (EQ)

Esta habilidad se refiere a reconocer, comprender y gestionar nuestras propias emociones y al mismo tiempo ser sensibles a las emociones de los demás. En las negociaciones, la inteligencia emocional evita que los sentimientos personales empañen el juicio y ayuda a leer el estado emocional de la parte contraria.

Un líder de equipo, al reconocer las emociones intensas durante una discusión en equipo, podría sugerir un breve descanso para permitir que todos se reagrupen y aborden la situación con calma.

Integridad

Significa ser veraz, digno de confianza y apegarse a los principios morales. Para los propietarios de pequeñas empresas y emprendedores, mantener la integridad fomenta relaciones a largo plazo, construye reputación de marca y garantiza la repetición de negocios.

Al establecer cronogramas de entrega, un gerente de proyecto podría comprometerse con un plazo realista que confíe en cumplir en lugar de prometer demasiado y arriesgar la confianza.

Planificación y preparación

Antes de iniciar una negociación, estar bien preparado significa comprender claramente sus metas y los objetivos potenciales de la otra parte y tener planes alternativos. Esto garantiza que pueda navegar la conversación estratégicamente y llegar a un acuerdo beneficioso.

Antes de discutir los términos del contrato, un oficial de adquisiciones podría describir los resultados óptimos, las posiciones alternativas y una BATNA, asegurando la preparación para diversos escenarios de negociación.

Persuasión

El arte de la persuasión implica presentar sus argumentos de una manera que influya en la otra parte para que vea las cosas desde su perspectiva. Para los especialistas en marketing, por ejemplo, es esencial convencer al público de la propuesta de valor.

Un ejecutivo de marketing que proponga una nueva idea de campaña podría presentar datos sobre el retorno de la inversión previsto para influir en las partes interesadas para que vean las ventajas de su enfoque.

resolución de problemas

Esta habilidad consiste en abordar obstáculos de forma creativa y desarrollar soluciones efectivas durante las negociaciones. Implica comprender los problemas centrales y pensar en formas de satisfacer las necesidades mutuas.

Un gerente de marketing podría notar una restricción presupuestaria y sugerir un enfoque gradual para un proyecto, abordando la preocupación financiera sin dejar de avanzar.

Toma de decisiones decisiva

Los negociadores eficaces deben tomar decisiones con rapidez y confianza. Esto asegura el progreso en las discusiones y transmite una sensación de claridad a la otra parte.

Un director financiero, frente a opciones de inversión, podría analizar rápidamente los pros y los contras y tomar una decisión firme, proporcionando una dirección clara al equipo.

Adaptabilidad

Las negociaciones pueden ser impredecibles. La capacidad de adaptarse a nueva información, circunstancias cambiantes o demandas cambiantes es crucial. Para los emprendedores, esto significa pivotar estrategias basadas en la retroalimentación del mercado o en los aportes de los inversionistas.

Al enterarse de un cambio en los términos de un socio potencial, un gerente de desarrollo empresarial podría ajustar rápidamente su propuesta para atender los nuevos términos sin comprometer los objetivos centrales.

Construcción de relaciones

Establecer un sentido de confianza y respeto mutuo es fundamental en cualquier negociación. Establecer una buena relación alivia las tensiones y hace que las soluciones colaborativas sean más alcanzables.

Antes de abordar la queja de un cliente, un responsable de relaciones con el cliente puede dedicar unos minutos a empatizar y comprender la perspectiva del cliente, estableciendo un tono colaborativo para la conversación.

Gestión de expectativas

Se trata de establecer, comunicar y restablecer los resultados previstos de una negociación, si es necesario. Para los especialistas en marketing, esto podría significar alinear las expectativas de los clientes con resultados alcanzables.

Al dirigirse a los inversores, el fundador de una startup puede presentar proyecciones optimistas y conservadoras, lo que ayuda a gestionar las expectativas de los inversores.

Investigación y recopilación de información.

Antes de iniciar una negociación, es vital tener a mano todos los datos relevantes. Esto incluye comprender las tasas del mercado, las acciones de la competencia y el historial de la parte con la que está negociando. El conocimiento empodera y proporciona influencia.

Antes de iniciar negociaciones de precios, un agente de bienes raíces puede estudiar las tarifas de las propiedades locales y el historial del vendedor, asegurándose de estar bien informado.

La resolución de conflictos

Inevitablemente, surgen desacuerdos durante las negociaciones. La resolución de conflictos consiste en abordar estos desacuerdos de manera constructiva, garantizando que la conversación siga siendo productiva.

Un gerente de operaciones, ante desacuerdos entre dos equipos sobre la asignación de recursos, podría facilitar una discusión para encontrar una solución beneficiosa para ambos.

Colaboración y trabajo en equipo

Las negociaciones no siempre tratan de competir; a menudo, se trata de colaborar para encontrar una solución beneficiosa para todos. Esta habilidad consiste en trabajar juntos para encontrar valor compartido.

Un gerente de producto que trabaje en una nueva característica podría incorporar representantes de los equipos de ventas, diseño y tecnología para garantizar un enfoque de desarrollo holístico y eficaz.

Paciencia

Apresurar una negociación puede conducir a condiciones desfavorables. La paciencia garantiza que se consideren todas las facetas del acuerdo y que ambas partes se sientan satisfechas con el acuerdo.

An attorney navigating a complex legal negotiation might resist the urge to rush and instead give ample time for both sides to consider proposals, ensuring a thorough and thoughtful outcome.

How to become a better negotiator

Whether negotiating for a prime spot at a local trade show, seeking better payment terms with a vendor, or simply trying to get your team on board with a new marketing strategy, sharpening your negotiation skills can make all the difference. Here are actionable strategies and insights to help you elevate your negotiation game.

1. Redefine the parties to the negotiation. Often, we're quick to pursue the obvious deal parties—sellers find buyers, borrowers seek lenders. However, this conventional approach can be limiting. To encompass all relevant stakeholders, negotiators should ask questions like: What are the objectives of this negotiation? Who has an interest in these outcomes? Who can influence these outcomes? How can we connect with those who share our interests?
2. Understand all stakeholders. Viewing the opposing side in negotiations as a cohesive entity is tempting. However, larger organizations have various stakeholders with different priorities. This can offer unexpected negotiation leverage.
3. Don't treat the deal's scope as fixed. Many negotiators mistakenly view the deal's scope as set. Instead of comparing their BATNA with a preferred outcome, they should consider broadening or narrowing the deal's scope to discover more advantageous terms. For example, when we negotiated the first hosting agreement for crowdspring 15 years ago (several weeks of intense negotiation), we were prepared to walk away and work with another major vendor if a few key terms – including our bottom line on price, ability to terminate the contract early without penalty, and a few others – were rejected. After a complex negotiation with a major vendor's business team, we successfully obtained concessions on our crucial deal points. Still, their legal team rejected several terms and refused to budge. Within five minutes, I was on the phone with our second vendor, and within several days, we offered a longer-term deal and signed a long-term agreement (the second vendor made the concessions we needed).
4. BATNA is not your sole leverage. Negotiators often wrongly equate negotiation power solely with a robust BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement). This narrow viewpoint tends to favor pressure tactics and limits creative solutions. Instead, it's essential to consider both coercive and positive leverage. Positive leverage offers unique benefits that make the counterparty desire a deal. Going beyond binary thinking opens up more avenues for agreement.
5. Don't be intimidated. Small business owners and entrepreneurs often get discouraged when negotiating with larger companies. Larger companies know this – they tell you they have “form” agreements, and their legal team won't let them negotiate. Most of the time, that's untrue. Once you allow yourself to be intimidated, you'll have difficulty getting your needed concessions during the negotiation. Good preparation and a solid Plan B will help you start the negotiation on level ground – and your ability to negotiate as equals will help you obtain the necessary concessions to make a deal happen.
6. Think long-term. Dealmakers aiming solely to maximize the current deal's value might overlook long-term relationships and repeated transactions. Identifying links across various negotiations can reveal hidden leverage points. Making specific, credible promises or threats about future business prospects based on past negotiations can shift the power dynamics in your favor.
7. Be prepared to walk away. Although your goal in the negotiation is usually to obtain agreement on your key terms, there are times when you should walk away instead of negotiating further – if the other party isn't yielding. I always do this when buying expensive goods like cars and real estate. And more often than not, the other party will contact you again – and make enough concessions to bring you back to the negotiating table. Sometimes, I walk because that's part of my strategy going in. If I've carefully researched the other side and know they're bluffing about specific key terms they can't accept, I'll plan to walk – in advance. Sometimes, the decision to walk is prompted by what happens during the negotiation. But I always know my next best alternative. For example, when we negotiated our first real estate lease, we had a bottom-line price that we were willing to pay. After we successfully negotiated that price, our future landlord surprised us with “other” costs and fees that added substantially to the per-square-foot price we would be paying. They wouldn't budge, and we walked out. The landlord called us the next day and offered to stay within our budget. We declined. By then, we decided we didn't want to deal with a landlord who wasn't sincere during our negotiations. We ended up leasing space from someone else who's been open and reasonable throughout our negotiations with him.
8. Manage timing. Merely using timing to pressure the opposite party can backfire. Instead, understanding the other party's reactions to changes in negotiation speed is crucial. Effective management of timing and sequence often depends on considering external marketplace changes, evaluating the strengthening of each party's BATNA, and assessing how past deals might influence the current negotiation. For example, we make significant purchases at the end of a quarter, knowing that companies discount more heavily towards the end. Sales teams are pressured to finalize deals, and this timing always helps us.
9. Be innovative in how you negotiate. Negotiators often struggle with presenting their terms aggressively or opting for a more balanced approach. However, binary thinking limits the ways to shape the negotiation process. Rather than sticking to traditional negotiation tactics, there's value in exploring creative strategies that can offer win-win results for all parties involved. For example, many years ago, at a negotiation competition, I competed in the Finals against a very accomplished team. Both teams were judged on whether they got the best deal for their client. After the other team presented their offer, we declined, and instead of countering, we walked out. The other team panicked because no deal meant everyone lost. They compromised on all their key points in their desire to come to a deal, and we walked away with a great deal for our client. This was risky, but this team was outstanding in prior rounds, and we felt we had to take an unusual approach.
10. Negotiate the process. Every negotiation doesn't just deal with the core issue but also how the negotiation process itself is managed. This step ensures both parties understand the framework and approach to the negotiation. For example, before launching a joint marketing campaign, two companies might establish a series of meetings to clarify the roles each will play, the specific topics of each meeting, and who will be involved in every discussion.
11. Search for smart tradeoffs. Instead of focusing on one issue, exploring multiple issues can provide opportunities to find mutual gains. By identifying issues that matter less to you but more to your counterpart, you can find areas of concession that won't compromise your primary goals. For example, a marketer might be more concerned about the budget for an advertising campaign, while the advertising agency might prioritize creative freedom. The marketer might secure better pricing by offering the agency more creative leeway.
12. Be aware of the anchoring bias. The first proposal or number in a negotiation often sets a reference point for all subsequent discussions. Recognizing this bias can help you strategically place or respond to the first offer. For instance, if a small business owner is selling a product and wants to set the starting price, they might pitch a slightly higher number, knowing that customers may negotiate downwards.
13. Present multiple equivalent offers simultaneously (MESOs). Giving various options simultaneously increases the chances of finding a suitable agreement and gaining insights into the other party's preferences and priorities. For example, a marketer presenting a campaign proposal to a client might offer three different strategies with varying budgets, target audiences, and projected outcomes to understand which direction the client is most comfortable with.
14. Try a contingent contract. This approach addresses uncertainties in a negotiation by making the terms dependent on future events. It's a way to move forward even if parties disagree on the potential outcomes of a decision. For instance, if an entrepreneur is negotiating with a supplier who promises timely delivery but has had delays in the past, they might agree on a contract with discounts applied for late deliveries.
15. Plan for the implementation stage. A successful negotiation doesn't end with an agreement; it should also cover how the agreement will be executed and monitored and what mechanisms are in place if adjustments are required. For example, after finalizing a collaboration between two small businesses, they might schedule quarterly reviews to assess progress, address challenges, and potentially recalibrate their strategy based on performance.

Conclusión

Mastering the art of negotiation is a pivotal asset for every small business owner, entrepreneur, and marketer. It's more than just reaching an agreement; it's about forging partnerships, maximizing value, and driving your vision forward.

Frequently Asked Questions (FAQs) on negotiation

What Is BATNA?

BATNA stands for “best alternative to a negotiated agreement.” Think of it as your plan B. For instance, if you're negotiating a job offer and can't secure the terms you want, your BATNA might be another job offer you've received, or you might decide to continue with your current position. Knowing your BATNA is crucial as it sets the threshold of what you're willing to accept.

Why Is listening important in negotiation?

Active listening is paramount. It helps you grasp the other party's needs and concerns. For instance, if a supplier mentions timely payments as crucial, offering prompt payments can become a strong point of negotiation for better terms.

What makes a good negotiator?

A skilled negotiator possesses qualities like empathy, adaptability, and resilience. They actively listen, articulate their stance effectively, and are willing to find common ground. For example, a negotiator understanding a client's budget constraints might offer flexible payment terms, ensuring a win-win scenario.

What's the role of preparation in negotiation?

Preparation sets the stage for a successful negotiation. It involves understanding your and the other party's needs, researching market standards, and setting clear objectives. For example, one should explore prevailing market rates and amenities offered in similar properties before negotiating a rental agreement.

What Is ZOPA?

ZOPA, or the “zone of possible agreement,” is the range where both parties' expectations meet. If a seller's minimum price is $80 and a buyer's maximum budget is $100, the ZOPA lies between $80 and $100.

¿Cómo impactan las emociones en la negociación?

Las emociones pueden tanto ayudar como obstaculizar una negociación. Si bien la pasión puede impulsar un argumento convincente, las emociones desenfrenadas pueden descarrilar las discusiones. Por ejemplo, si los comentarios de un cliente le molestan, reaccionar a la defensiva podría dañar la relación. En cambio, comprender la raíz de la retroalimentación y abordarla con calma puede conducir a un resultado más positivo.

¿Cuándo se debe abandonar una negociación?

Si los términos discutidos comprometen sus valores fundamentales, exceden sus límites predeterminados o el proceso de negociación se vuelve improductivo y tóxico, a menudo es aconsejable retirarse. Por ejemplo, podría ser mejor rechazarla si una oferta de trabajo requiere viajes excesivos y entra en conflicto con sus compromisos familiares.

¿Qué importancia tiene la conciencia cultural en la negociación?

Especialmente en entornos empresariales globales, comprender los matices culturales puede hacer o deshacer acuerdos. Por ejemplo, si bien la franqueza puede ser apreciada en las negociaciones occidentales, puede resultar grosera en muchos contextos asiáticos.

¿Puede el silencio ser una estrategia en las negociaciones?

¡Absolutamente! Hacer una pausa después de exponer un punto o una propuesta puede incitar a la otra parte a llenar el silencio, a veces revelando información valiosa o haciendo concesiones. Por ejemplo, después de cotizar un precio, en lugar de justificarlo inmediatamente, esperar puede llevar al cliente a expresar sus reservas, dándole una idea más clara de su perspectiva.

¿Cómo se pueden mejorar sus habilidades de negociación?

El aprendizaje continuo, la práctica en situaciones de la vida real, la búsqueda de comentarios y la asistencia a talleres o cursos pueden ayudar a perfeccionar las habilidades de negociación. Por ejemplo, representar una negociación salarial con un mentor puede ofrecer ideas y generar confianza antes de la conversación real.