11 mejores prácticas de capacitación en medios

Estás listo para hablar con ese reportero y darle al mundo tu opinión experta.

¡Pero espera! ¿Ha tomado algún curso de capacitación en medios? Ya sean noticias, redes sociales o transmisión en vivo, se necesita mucho para hacer una aparición que te haga lucir bien.

Aquí hay 11 consejos para el éxito:

11 consejos de capacitación en medios para el éxito

1. Preséntate como la voz de la empresa.

La imagen pública de su empresa es proyectada por su portavoz (¡usted!), por lo que tiene el mayor impacto individual en si se escribe una función, se ejecuta un episodio de podcast o si un seminario web tiene éxito. Si está haciendo bien su trabajo, brindará a los periodistas y anfitriones toda la información que necesitan para crear contenido completo y brindar a sus audiencias muchas citas y contexto.

Enfatizar claramente sus mensajes clave durante cada aparición en los medios es la clave para una imagen de marca consistente. Hablaremos sobre la importancia de los fragmentos de sonido más adelante, pero conocer sus mensajes clave (tres puntos concisos es suficiente) significa que puede traer cualquier respuesta que dé a uno de esos puntos.

Tenga una actitud positiva hacia la entrevista (y todas las interacciones con los reporteros). Por lo general, a los periodistas no se les paga lo suficiente por la cantidad de trabajo que realizan, por lo que no tolerarán entrevistados amargos o poco entusiastas.

Además, el respeto va en ambos sentidos: el respeto engendra respeto.

La cortesía no te garantiza una función o una invitación de regreso a un programa, pero sí asegura que las personas no piensen: "Oh, no, ellos no otra vez" cuando escuchen tu nombre.

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2. La práctica prepara.

¿Cuál es la mejor manera de practicar para una entrevista? ¡En sus propias palabras!

Podrías pensar: "¡Pero no quiero cometer ningún error!" o "¿Qué pasa si olvido lo que se supone que debo decir?" Bueno, es por eso que necesita un documento de preparación para la entrevista personal.

Este documento debe incluir todo lo que quieras decir, así como algunas preguntas que podrían hacerte y cómo las responderías. También puede incluir notas sobre el entrevistador o formas de hacer que la conversación sea más personal.

La clave es mostrarle a su entrevistador que está interesado en construir una relación mutuamente beneficiosa con ellos, no solo buscando prensa rápida.

Cuando practique la entrevista, no trate de memorizar todo. En su lugar, establezca algunos mensajes clave y prepárese para hablar sobre ellos en varios contextos. Esto puede ayudar a aliviar el miedo de "decir algo incorrecto" y también puede ayudarlo a sonar más natural porque no repetirá notas.

3. Aprenda a escuchar, luego responda.

Resiste la tentación de interrumpir. En cambio, deje que el reportero termine su pregunta antes de que comience a hablar, especialmente si es una pregunta larga con muchas partes (no querrá perderse en su respuesta). Anote mentalmente los puntos que le gustaría hacer después de que el reportero termine de hablar para que pueda abordarlos en su respuesta si es necesario. Esto también ayudará a garantizar que todos estén en la misma página sobre lo que se acaba de decir durante su conversación, y genera confianza entre usted y el entrevistador al demostrar que realmente está escuchando y pensando en las preguntas que plantea.

4. Ofrezca fragmentos de sonido.

Los fragmentos de sonido son oraciones breves y declarativas que transmiten su mensaje y pueden presentarse solas como una cita. Usan verbos activos para ilustrar sus puntos y hacerlos memorables. Estos son los puntos más importantes que desea que el público lea o escuche, así que analícelos y asegúrese de que realmente digan algo y no sean solo palabras de moda.

Para ayudarlo a entregar su mensaje de la manera más efectiva posible, evite palabras de relleno como "um", "me gusta" o "usted sabe". En su lugar, use verbos activos como "decir", "pensar" y "creer". Esto hará que la conversación fluya sin problemas de un tema a otro sin demora.

No tenga miedo de usar metáforas y analogías para agregar color y profundidad a su mensaje. Una buena metáfora puede ayudar a vincular ideas complejas en algo fácilmente digerible para una audiencia que no esté familiarizada con su industria o área de especialización. Las metáforas también ayudan a ilustrar puntos clave haciéndolos más memorables que simplemente exponer hechos. ¡Y son divertidos!

Piense en la campaña Like a Rock de Chevy, que ilustró la resiliencia de sus vehículos de una manera concisa y atractiva.

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¿Cómo se puede resumir de manera breve y creativa la característica principal de su marca o la forma en que resuelve un punto débil?

Es importante no exagerar y complicar demasiado su mensaje o ser tonto hasta el grado de inmaduro: a su audiencia no le gustará que le hablen mal. ¡Y recuerda que el humor es subjetivo!

Por último, mantenga las cosas simples siempre que sea posible evitando responder demasiado a las preguntas o dando demasiados detalles sobre cada aspecto de lo que se necesita para que algo vaya desde la generación de la idea hasta el desarrollo del concepto, pasando por la producción hasta el día del lanzamiento en sí... o corre el riesgo de ser citado. de contexto más adelante en el camino.

5. Maneje las preguntas difíciles con cuidado.

Si un reportero le hace una pregunta que es demasiado difícil de responder, no tenga miedo de decir: "No sé". La mejor manera de responder cuando se le pregunta sobre algo que no es su área de especialización es simplemente decir: "No soy un experto en esta área, pero puedo averiguarlo antes de [insertar marco de tiempo]". ¡Entonces hazlo!

Pero hagas lo que hagas, no te pongas a la defensiva. Está bien si no está de acuerdo con la línea de preguntas o razonamiento del entrevistador, pero evite entrar en una discusión o debate a menos que sirva a su propósito (lo cual es poco probable).

Además, evite responder preguntas hipotéticas. No necesita ser capaz de predecir el futuro para tener una opinión sobre algo; en su lugar, utilice su experiencia y base de conocimientos como punto de partida para expresar lo que significa para su empresa/organización/idea/etc., y por qué. importa hoy.

6. No dirija con jerga de ventas o jerga.

No hable con abreviaturas, acrónimos o jerga tecnológica de la industria. No importa qué tan bien te comuniques, no asumas que un reportero entenderá lo que quieres decir con "diseño receptivo" o "marketing omnicanal". Si no conocen la jerga, no entenderán lo que dices y tu mensaje se perderá en la traducción. En su lugar, adapte su uso del lenguaje específico de la industria a la comprensión del reportero de su negocio y sus beneficios, y si no lo entienden, ¡explíquelo más claramente o cambie de rumbo por completo!

En lugar de usar un lenguaje y una jerga de ventas, dirija con historias y estadísticas convincentes que respalden sus mensajes clave. Haz que lo que dices sea memorable.

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7. Establezca una relación con su entrevistador.

Establecer una relación con su entrevistador puede suceder de varias maneras. Si tiene suerte, tal vez ya haya hablado con ellos y tenga una idea de su estilo de comunicación. Pero lo más probable es que los conozcas por primera vez en la entrevista o evento.

Como lo haría en cualquier nueva presentación, mantenga el contacto visual; muestra que estás comprometido con lo que dicen e interesado en sus preguntas. Tómese el tiempo para entender lo que el entrevistador está realmente interesado en aprender de usted y proporcione información genuina relacionada con el interés del reportero.

Por último, no hables extraoficialmente. Muchas personas conocedoras de los medios usan información extraoficial o en segundo plano como una herramienta para mejorar sus relaciones y credibilidad con los medios de comunicación. Sin embargo, es importante conocer las reglas porque no importa cuán experto en medios sea, el reportero siempre tiene la ventaja cuando hace una declaración extraoficial. La forma más fácil de resolver este problema es no extraoficialmente.

8. Lea el lenguaje corporal de su audiencia.

Si el reportero parece o suena confundido, pregúntale si hay algo que necesites aclarar. A veces, están tratando de ordenar sus pensamientos sobre cómo planean escribir la historia. O no entienden lo que has dicho. La verificación garantiza que sus mensajes se comuniquen y reciban correctamente.

Para las apariciones en los medios con una audiencia en vivo, también es importante medir el compromiso de la audiencia. ¿Están interesados ​​y entienden lo que dices? ¿O están aburridos, confundidos y esperando al próximo invitado?

9. No se ponga nervioso si la conversación toma un rumbo equivocado.

Al hablar con los medios, es fácil perderse en el momento cuando un reportero hace una pregunta tras otra. Después de todo, le están haciendo preguntas sobre usted y su empresa. ¿Por qué no querría responderlas? Pero recuerde que estas personas también tienen su propia agenda: quieren grandes citas e información para su historia.

Eso significa que si te hacen una pregunta que no tiene mucho sentido o parece que está fuera de tema, no lo tomes como algo personal. Pueden estar buscando algo específico, o simplemente pueden tener una forma diferente de interpretar lo que sucedió que la forma en que su equipo interpreta una situación; De cualquier manera, no hay razón para que nadie involucrado en el proceso de la entrevista (incluido usted) se sienta nervioso por este tipo de malentendido.

Si no entiende algo o desea obtener más información sobre lo que se le preguntó, solicite una aclaración según sea necesario (p. ej., '¿No entiendo lo que quiere decir con “x”? ¿Podría explicarlo de otra manera?'). Además, recuerde que a veces los reporteros pueden hacer preguntas desde ángulos diferentes a los que espera; esto es parte del proceso, así que trate de no ponerse a la defensiva incluso si el reportero está ofendiendo.

Tómese su tiempo antes de responder a las preguntas, ya sea pensando en lo que quiere decir o simplemente considerando la mejor manera de responderlo. Y, por último, resérvese el derecho de decir 'sin comentarios' o aplazar su respuesta hasta que tenga más información (p. ej., 'Le responderé más tarde hoy).

10. Repita, repita, repita sus mensajes clave.

Los comunicadores efectivos repiten los mismos mensajes una y otra vez. Esto es simple: asegura la consistencia, se enfoca en los puntos más importantes para su marca y ayuda a mantener una entrevista encaminada. La repetición le brinda la mejor oportunidad de llevar a casa su(s) mensaje(s) más importante(s).

Como mencionamos anteriormente, es crucial identificar los mensajes clave que desea comunicar y planificar sus fragmentos de sonido en torno a ellos. Esta práctica también ayudará a garantizar que cuando se enfrente a preguntas inesperadas en una entrevista en vivo (lo que sucede con frecuencia), pueda dar respuestas concisas sin perder de vista cómo se relacionan con estos temas centrales y cómo encajan en narrativas más amplias que está tratando. hablando de su marca.

Al final de un evento o entrevista, si el reportero o el presentador pregunta si hay "algo más que le gustaría mencionar", aprovéchelo como una oportunidad para terminar la conversación con sus mensajes clave.

11. ¡Sonríe y diviértete!

Sonreír te ayuda a relajarte, así que si estás nervioso por una entrevista, pon una cara feliz. No solo es bueno para tus nervios sino también para el reportero verte divirtiéndote con el proceso. Te verás más confiado y agradable cuando estés sonriendo.

Cuanto más abiertas y cómodas se sientan ambas partes durante un proceso de entrevista, más fácil será para todos los involucrados, ¡y nada hace que las personas se sientan más incómodas que un silencio incómodo donde debería haber algo de risa!

Si bien las apariciones en los medios son grandes oportunidades para las marcas, debes disfrutar lo que estás haciendo; de lo contrario, ¿cuál es el punto?

Recuerde que la capacitación en medios es un proceso y no un evento. No te transformarás de la noche a la mañana en el portavoz perfecto. Pero con práctica y paciencia, puedes mejorar tus habilidades y sentirte más cómodo hablando frente a una audiencia o cámara.

¡No olvides sonreír, ser auténtico y divertirte mientras perfeccionas tu juego de hablar en público! Si desea aumentar la apariencia de su empresa en los medios y recibir capacitación sobre la etiqueta de los medios por parte de algunos de los mejores en el negocio, comuníquese con nosotros.