Maximización de la productividad con la automatización: implementación de la eficiencia de los procesos en el lugar de trabajo

La automatización sirve como un instrumento potente para mejorar la productividad en el lugar de trabajo. Al incorporar la automatización, las organizaciones pueden ejecutar sistemáticamente tareas rutinarias, optimizar procesos y minimizar el trabajo manual. La implementación de la eficiencia de los procesos a través de la automatización genera ahorros significativos en tiempo, dinero y recursos, lo que permite a los empleados concentrarse en tareas más estratégicas.

Investigaciones recientes sugieren que el 94 % de las pymes realizan tareas repetitivas, mientras que la automatización ha mejorado la satisfacción laboral del 90 % de los trabajadores del conocimiento y la productividad del 66 % de ellos.

Existen varios tipos de automatización, como la automatización de procesos robóticos (RPA), la automatización de procesos comerciales (BPA) y las soluciones impulsadas por inteligencia artificial (IA). Identificar la estrategia de automatización más adecuada para su negocio y ejecutarla correctamente es clave para convertirla en una estrategia ganadora.

Revolucionando la eficiencia empresarial

La automatización mejora la eficiencia del lugar de trabajo al agilizar las operaciones, mitigar los cuellos de botella y minimizar los errores en las tareas repetitivas, lo que en última instancia permite a los empleados concentrarse en un trabajo especializado de alto valor. Además, facilita una mejor gestión y utilización de datos, lo que permite a las empresas tomar decisiones basadas en datos y optimizar su rendimiento general.

Como dijo una vez el renombrado consultor de gestión Peter Drucker: “La eficiencia es hacer las cosas bien; la eficacia es hacer las cosas correctas”. Con diversas opciones de automatización disponibles, las empresas pueden lograr el equilibrio perfecto entre eficiencia y eficacia en su búsqueda de la excelencia operativa.

Las siguientes son las tecnologías de automatización más comunes, cada una con su propia ventaja competitiva cuando se implementa de manera óptima:

• Automatización robótica de procesos (RPA): automatización de tareas manuales y repetitivas, como la entrada de datos o el procesamiento de facturas.
• Business Process Automation (BPA): Optimización de flujos de trabajo complejos de varios pasos que involucran múltiples sistemas y partes interesadas.

• Inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático (ML): aplicación de algoritmos avanzados y capacidades de aprendizaje a tareas que requieren toma de decisiones o reconocimiento de patrones.
• Automatización cognitiva: incorporación de procesamiento de lenguaje natural (NLP) y visión por computadora para automatizar tareas que requieren una percepción o comprensión similar a la humana.
• Automatización de Internet de las cosas (IoT): conexión y automatización de dispositivos, sensores y sistemas para la recopilación, el seguimiento y el control de datos.
• Automatización de escritorio: automatización de tareas en computadoras individuales, como administración de archivos o manipulación de datos.

Cada tipo de automatización es una herramienta única que brinda diferentes beneficios. Comprender sus necesidades, la composición de su equipo y la mejor solución significa tener una visión general de las opciones y una idea de los métodos de implementación. Tomar una decisión informada configura una solución de automatización determinada para el éxito.

Automatización de procesos comerciales

Si bien la automatización puede ofrecer numerosos beneficios, no está exenta de desafíos. En algunos casos, es posible que la implementación de la automatización no produzca los resultados deseados debido a factores como una planificación inadecuada, una mala alineación con los objetivos comerciales o una capacitación insuficiente de los empleados.

Además, los problemas técnicos inesperados, la falta de interoperabilidad entre los sistemas y la resistencia al cambio entre el personal pueden obstaculizar el éxito de las iniciativas de automatización.

Los problemas técnicos son responsables del 90 % de los fracasos de los proyectos de automatización, los costos de implementación representan el 37 % y la falta de visión o estrategia general es responsable del 25 %.

Por lo tanto, para garantizar una implementación exitosa, las empresas deben evaluar cuidadosamente su estrategia de automatización. Estos son los cuatro pasos clave a tener en cuenta al diseñar una estrategia para automatizar los procesos comerciales:

1. Identificación de áreas para la automatización : el primer paso para automatizar los procesos comerciales es identificar las áreas del negocio que son repetitivas, consumen mucho tiempo y pueden automatizarse. Es esencial evaluar los procesos y flujos de trabajo actuales para identificar áreas que se pueden optimizar y automatizar. Al analizar los procesos comerciales, la organización puede identificar qué procesos son los más adecuados para la automatización.

2. Evaluación de las herramientas y tecnologías de automatización potenciales : una vez que se identifican los procesos, es esencial evaluar las herramientas y tecnologías de automatización potenciales que se pueden implementar para automatizar los procesos comerciales. Esto implica investigar diferentes herramientas y tecnologías de automatización disponibles en el mercado, comprender sus capacidades y evaluar su idoneidad para los procesos comerciales.

3. Implementación de la automatización en un enfoque por fases : después de identificar las áreas para la automatización y las herramientas para implementarlas, el siguiente paso es implementar la automatización en un enfoque por fases. Esto significa introducir la automatización gradualmente y probarla para identificar posibles problemas u obstáculos. Este enfoque también permite que la empresa se asegure de que la automatización funcione correctamente antes de implementarla en toda la organización.

4. Medición de los resultados de la implementación de la automatización : el paso final es medir los resultados de la implementación de la automatización para evaluar los beneficios de la automatización. Es esencial monitorear los resultados de la automatización en términos de ahorro de tiempo y costos, mayor productividad, mejor calidad y satisfacción del cliente. Estas métricas proporcionarán información valiosa sobre la eficacia de la automatización y ayudarán a identificar oportunidades para una mayor optimización.

Superar los desafíos en la implementación de la automatización

Como se discutió brevemente anteriormente, implementar la automatización en el lugar de trabajo puede presentar varios desafíos que deben abordarse a través de estrategias inteligentes para garantizar una implementación exitosa.

Uno de los desafíos más importantes en la implementación de la automatización es integrarla con los sistemas heredados. Esto se debe a que los sistemas heredados suelen tener integraciones complejas y personalizadas que son difíciles de replicar en los sistemas de automatización. Para superar este desafío, las empresas deben invertir en servicios de integración personalizados o migrar a nuevos sistemas por completo. Por ejemplo, Walmart implementó un sistema de automatización para su cadena de suministro que requería una integración personalizada con sus sistemas heredados para garantizar un flujo continuo de datos entre los sistemas nuevos y antiguos.

Otro desafío en la implementación de la automatización es abordar el impacto en la fuerza laboral. Las empresas deben invertir en programas de mejora y actualización de habilidades para ayudar a los empleados a adaptarse al entorno laboral cambiante. Este no es un concepto completamente nuevo. En 2019, Amazon implementó un programa de mejora de habilidades para ayudar a los empleados a adquirir nuevas habilidades y hacer la transición a nuevos roles a medida que la empresa automatizaba varios procesos en sus almacenes. Esto no solo ayudó a Amazon a retener su fuerza laboral, sino que también aumentó la productividad de los empleados y la satisfacción laboral.

La automatización seguirá creciendo

A medida que avanzamos hacia el futuro, aprovechar el poder de la automatización será la piedra angular del éxito para las empresas con visión de futuro. Maximizar la productividad con la automatización y la implementación de la eficiencia de los procesos en el lugar de trabajo liberará un potencial sin explotar, redefinirá el papel del talento humano y desbloqueará oportunidades de crecimiento sin precedentes. Al adoptar estratégicamente tecnologías de automatización, las empresas pueden posicionarse a la vanguardia de la innovación, estableciendo nuevos estándares de excelencia y dando forma al futuro de sus industrias.