¿Qué es la gestión de datos maestros y por qué es importante?

Todas las empresas prosperan con los datos. Pero, ¿qué sucede si esos datos difieren entre sus sistemas internos?

La capacidad de aprovechar de manera efectiva los datos de los clientes, incluidos nombres, direcciones, correos electrónicos y números de cuenta, es fundamental para crear una experiencia de cliente ideal. Pero cuando se canaliza información a su negocio desde una variedad de fuentes, es inevitable que sus datos eventualmente se vuelvan obsoletos y comiencen a variar entre sus conjuntos de datos.

Si no se verifican, los datos duplicados e incorrectos agregan fricción a la experiencia del cliente y dificultan que sus representantes de ventas interactúen de manera efectiva con sus clientes. Esto daña la reputación de su marca y hace que sus clientes recurran a sus competidores en busca de una experiencia personalizada más fluida.

La mejor manera de infundir confianza en sus datos, sin importar cuál o cuántas soluciones de datos use, es implementando una estrategia de administración de datos maestros (MDM). Expliquemos qué es la gestión de datos maestros, consejos para iniciar y mantener una estrategia de MDM eficaz y cómo encontrar la mejor solución de MDM para su equipo.

¿Qué es la gestión de datos maestros (MDM)?

La gestión de datos maestros es un proceso que tiene como objetivo unificar sus datos en diferentes sistemas.

Sus datos serán diferentes entre los sistemas según la necesidad específica de cada punto de datos, cómo se recopilaron esos datos y si su equipo ha priorizado el mantenimiento y la calidad de los datos . Seguir las mejores prácticas de MDM ayudará a su equipo a mejorar la calidad de sus datos, facilitará el intercambio de datos y garantizará que todos sus equipos y sistemas trabajen con datos confiables.

MDM generalmente involucra dos procesos que puede abordar por separado o al mismo tiempo:

Gestión de datos maestros analítica

El objetivo de la gestión de datos maestros analíticos es proporcionar datos coherentes para que los almacenes de datos y los sistemas de análisis almacenen o digieran. Más adelante, esto mejorará la toma de decisiones de su empresa.

MDM operativo

El objetivo de la gestión de datos maestros operativos es garantizar que los datos en los sistemas comerciales centrales sean consistentes, incluso en finanzas, compras, nómina, ventas, marketing u otras herramientas departamentales. MDM operativo comienza donde se crean sus datos por primera vez, como su CRM o ERP, y conecta estas fuentes de datos maestros a otros sistemas dentro de su organización.

¿Qué datos debe gestionar como datos maestros?

La forma en que defina los datos maestros, que también se denomina "registro de oro" o "fuente única de verdad", dependerá de su industria, tipo de negocio y objetivos. Los minoristas y las empresas de comercio electrónico, por ejemplo, suelen ver los nombres de los clientes, las direcciones y los detalles de la cuenta como datos maestros, así como los códigos de cupón y los precios o detalles de los productos. Un banco, por otro lado, normalmente priorizará los números de cuenta, los nombres de los clientes y los productos financieros como datos maestros.

La clave con MDM es comprender primero todos los diferentes tipos de datos que recopila y almacena, y cómo esos datos informan sus procesos comerciales. Comience por identificar los datos que son más importantes para su organización y adapte su estrategia de MDM para proteger esos datos.

¿Por qué la calidad de los datos es tan crítica para la gestión de datos maestros?

El objetivo de la gestión de datos maestros es mantener datos coherentes en todos sus sistemas. Si no puede confiar en sus datos, podría llegar a los clientes de maneras ineficaces o incorrectas que, en última instancia, perjudican sus relaciones con ellos.

La calidad de los datos es una piedra angular de la gestión de datos maestros. Sus representantes deben comprender de dónde provienen los datos de su sistema, las formas en que pueden decaer en calidad y cómo actualizarlos. Si no logra preservar la calidad de sus datos maestros, todos los procesos y sistemas posteriores se basarán en datos incorrectos, lo que generará resultados comerciales no deseados.

Consejos para mantener una estrategia de MDM eficaz

Es más fácil implementar una estrategia MDM de lo que piensa, pero requerirá un esfuerzo de toda la empresa para preservar la calidad de sus datos. Inicie su estrategia de MDM siguiendo estos consejos:

Alinee a las partes interesadas de sus datos

Una estrategia de MDM efectiva requiere que alinee a las partes interesadas de sus datos en todos sus departamentos, incluidos todos los responsables de la toma de decisiones o ejecutivos que trabajan en sus sistemas de datos, para acordar cómo estructurará sus datos maestros y las políticas para actualizarlos. Designe uno o dos compañeros de equipo para liderar sus esfuerzos iniciales de MDM. A partir de ahí, pueden coordinarse con otras partes interesadas en los datos para concretar su estrategia.

Centralizar datos

Es comprensible que sus datos se almacenen y utilicen en varios sistemas. Pero es importante centralizar sus datos donde sea posible y consolidar cualquier sistema o herramienta redundante. Es mucho más fácil administrar sus datos si se almacenan en menos ubicaciones. Además, practicar MDM dentro de un ámbito más pequeño preparará a su equipo para cualquier nueva herramienta o sistema que pueda agregarse más adelante.

Mientras se embarca en su viaje de MDM, documente todos los sistemas y herramientas que almacenan o usan sus datos. Utilice esa lista para identificar las posibles áreas en las que puede reducir (sin sacrificar la calidad del servicio).

Fortalecer la calidad de los datos

Como discutimos anteriormente, la calidad de sus datos es fundamental para la gestión de datos maestros. La limpieza regular de datos es una forma efectiva de preservar la calidad de sus datos y continuar refinando su estrategia de MDM. Limpie sus datos existentes antes de identificar sus datos maestros y capacite regularmente a su equipo sobre formas de mejorar la calidad de sus datos.

Implementar una capa de metadatos común

Una capa de metadatos común hará que sea significativamente más fácil compartir o integrar información en sus sistemas de análisis y gestión empresarial. La mayoría del software de gestión de datos maestros (compartimos consejos para encontrar el adecuado para sus necesidades a continuación) facilitará la implementación de esta capa de metadatos.

Centrarse en la ciberseguridad

Sus datos maestros incluirán detalles confidenciales del cliente e información confidencial que debe proteger. Asegúrese de haber implementado salvaguardas de seguridad de datos para proteger los datos del riesgo de ataques cibernéticos. Si no tiene un experto en ciberseguridad en su equipo, le recomendamos que consulte a un profesional para comprender los posibles riesgos de seguridad al administrar datos maestros y las mejores prácticas para protegerlos.

Democratizar el acceso a los datos

Desea que todos en su equipo sepan cuándo y cómo deben administrar los datos de sus clientes. Proporcione recursos de capacitación y soporte, como guías prácticas y videos paso a paso que guían a los empleados a través de las mejores prácticas y procesos de MDM. Los consejos pueden incluir cómo revisar y actualizar los datos de los clientes, señales de que los datos pueden ser de baja calidad y cómo utilizar los datos para facilitar su trabajo.

Aspectos a tener en cuenta al elegir la solución de MDM adecuada

Puede resultar abrumador implementar una estrategia de MDM. Pero no se preocupe, existen herramientas y software de administración de datos que pueden hacer que todo el proceso sea increíblemente simple e intuitivo.

Al igual que con todas las herramientas comerciales, encontrar la mejor solución de gestión de datos maestros para su equipo dependerá de sus necesidades únicas. ¿Cuántos sistemas de datos utiliza su empresa? ¿Qué tan maduro es su equipo en su estrategia de datos? ¿Cuál es su objetivo para implementar una solución MDM?

Como mínimo, le recomendamos que explore estas capacidades clave de MDM al evaluar sus opciones:

Integración avanzada con servicios

Podría decirse que una de las consideraciones más importantes al seleccionar una herramienta de gestión de datos maestros es con qué sistemas o servicios necesita integrar la herramienta MDM. Su solución MDM ideal debe conectarse con todos sus sistemas comerciales críticos y otras soluciones de mantenimiento de datos, que podrían incluir una herramienta de limpieza de datos.

Capacidad para manejar varios dominios en una sola plataforma tecnológica

Algunas soluciones de MDM están diseñadas para abordar las necesidades de un solo dominio, como la gestión de datos de clientes, datos de productos o datos de empleados. Sin embargo, las soluciones avanzadas pueden manejar varios dominios en la misma plataforma tecnológica, lo que elimina la necesidad de usar más de una solución MDM y simplifica significativamente la experiencia de su equipo. Determine qué enfoque funciona mejor para su negocio.

Despliegues flexibles

Aquí es donde las cosas se ponen técnicas. Puede alojar su solución de MDM en las instalaciones, en la nube o en un híbrido de ambos. Si prefiere una solución en la nube, puede elegir entre Microsoft Azure, Amazon AWS y Google, entre otros. Pídale a su posible proveedor de soluciones de MDM que le explique los beneficios de sus opciones de implementación.

Aprovisionamiento y escalado de alojamiento en la nube

Dependiendo de su volumen de datos y presupuesto potencial, el alojamiento en la nube puede ser una solución más eficiente porque puede escalar hacia arriba o hacia abajo fácilmente según sus necesidades. Muchos proveedores de nube también ofrecerán capacidades de seguridad que protegen aún más sus datos.

Potencie su CRM con datos confiables

La mejor manera de preservar la calidad de sus datos y tomar decisiones comerciales más inteligentes es capacitar a todos los usuarios de sus datos para que entiendan cómo respaldar su gestión de datos maestros.

El levantamiento inicial de limpieza y etiquetado de sus datos puede llevar algún tiempo, pero es una inversión esencial que le dará a su equipo una base sólida sobre la cual construir.

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