Prácticas recomendadas de gestión del trabajo de marketing: paneles, plantillas y solicitudes

Las herramientas de gestión del trabajo de marketing ayudan a los miembros del equipo a colaborar de forma más eficaz, eliminan los silos dentro de la organización y mejoran la eficiencia del trabajo.

Aquí hay tres prácticas recomendadas que permiten a los equipos aprovechar al máximo su herramienta de gestión del trabajo de marketing.

Use tableros personalizados para equipos, individuos y partes interesadas

“Los tableros realmente ayudarán a usar la herramienta y también a hacer que todos la usen constantemente”, dijo Brianna Miller, directora de marketing y generación de demanda de la empresa de análisis de cumplimiento de la atención médica Protenus, en The MarTech Conference.

Los paneles para la gestión del trabajo se pueden utilizar en tres situaciones principales, cada una con diferentes configuraciones y propósitos.

Panel de control del equipo. Todos los proyectos actuales y futuros se pueden ver en el tablero del equipo. Se puede ver y actualizar durante las reuniones del equipo, lo que brinda transparencia a todos los miembros del equipo.

El tablero del equipo es "donde mapeamos todos los proyectos de proyectos y los visualizamos en un alto nivel en todo nuestro equipo", explicó Miller. “Esto es algo a lo que todos nuestros equipos tienen acceso y lo usamos en todas las reuniones de nuestro equipo”.

Tableros individuales. Se deben crear tableros individuales para miembros individuales del equipo para que puedan ver y actualizar los proyectos en los que están trabajando. También pueden ver qué elementos están pendientes de revisión o aprobación.

Los tableros individuales también son útiles en las reuniones individuales con los gerentes.

“Los uso con mis subordinados directos para que podamos ver exactamente en qué están trabajando”, dijo Miller. “Puedo responder cualquier pregunta que tengan y podemos terminar en una conversación abierta y transparente”.

Tablero de partes interesadas de solo lectura. El equipo también puede crear un tablero de solo lectura para las partes interesadas externas, incluidos los líderes ejecutivos y los clientes.

“Les da una vista del proyecto, el estado, los plazos y la información clave sin tener que entrar en detalles”, dijo Miller.

Cree plantillas para proyectos y tareas repetibles

Muchos de los proyectos y tareas en los que trabaja el equipo de marketing se han realizado antes y sus procesos son reproducibles. Las herramientas de gestión del trabajo permiten a los equipos crear plantillas para estos proyectos repetibles, de modo que los procesos, las asignaciones y los plazos no tengan que crearse completamente desde cero cada vez.

"Los usamos todo el tiempo para seminarios web, boletines, ferias comerciales, estudios de casos, cualquier cosa que tenga un proceso regular que prácticamente estamos siguiendo 'al pie de la letra' la mayoría de las veces", dijo Miller.

La plantilla asignará automáticamente a los propietarios de proyectos, propietarios de tareas y revisores sus asignaciones en función de plazos preestablecidos que conducen a la nueva "fecha clave" determinada para el nuevo proyecto.

Para que los procesos fluyan sin problemas, las plantillas deben actualizarse regularmente para incluir nuevas eficiencias u otros cambios realizados en el proceso.

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“Por lo general, como mínimo, hacemos (una revisión) una vez al año, pero a menudo dos veces al año”, explicó Miller. “[Hacemos] solo una revisión rápida con el equipo y aquellos que están involucrados en cada tipo de proyecto, para asegurarnos de que no nos falta nada ni necesitamos hacer ningún cambio”.

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Crear y utilizar formularios de solicitud de proyectos

Otra buena práctica para las herramientas de gestión del trabajo es crear formularios de solicitud de proyectos. Esto asegura que todas las solicitudes de nuevos proyectos se realicen de la misma manera y provengan de una sola fuente. Es mejor que recibir solicitudes a través de Slack o correo electrónico, o en reuniones.

Una ventaja de usar formularios de solicitud es que los requisitos para el proyecto se pueden incluir en el formulario, lo que facilita tener toda la información importante que se necesita para el proyecto por adelantado.

“También ayuda mucho a automatizar el proceso de recepción de solicitudes”, dijo Miller. “Entonces, cuando tiene plantillas configuradas, puede crear automáticamente los proyectos o tareas en función de la información que obtiene en el formulario y las plantillas que ha creado. Puede asignar proyectos automáticamente, [y] puede crear tareas automáticamente”.

El uso de tableros, plantillas y formularios de solicitud de esta manera permitirá a las organizaciones aprovechar al máximo sus herramientas de gestión del trabajo de marketing.

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