Cómo administrar un equipo remoto eficiente

Administrar un equipo de trabajo remoto de manera eficiente es una curva de aprendizaje para cualquier empresa que cambie de ubicación o de trabajo en la oficina.

En Exposure Ninja gestionamos nuestro equipo de forma 100 % remota y lo hemos hecho durante más de siete años. No es por hacer sonar nuestras propias trompetas, pero nos gusta pensar en nosotros mismos como un equipo virtual increíblemente eficiente y efectivo. Eso no quiere decir que no nos topamos con algunos baches en el camino a lo largo del camino.

Si bien administrar un equipo virtual puede parecer desalentador al principio, puede ser una bendición disfrazada. Mover su empresa a una configuración de trabajo remoto lo empuja a mejorar sus procesos, ser más claro con lo que espera de los miembros de su equipo y hacer que su empresa sea más eficiente.

Mire nuestro seminario web sobre cómo sobrevivir y prosperar al hacer la transición al trabajo remoto de nuestro Head Ninja y veterano del trabajo remoto, Tim Cameron-Kitchen.

Desafíos con la gestión de un equipo remoto

Encontrará algunos desafíos nuevos cuando mueva a su equipo a un lugar de trabajo virtual, pero lo importante es cómo los administra. Estos son algunos de los desafíos más comunes que enfrentan los equipos de trabajo remoto:

• No tener las herramientas adecuadas para el teletrabajo
• Métodos de comunicación desorganizados o inadecuados.
• Falta de rendición de cuentas y claridad en las responsabilidades
• Límites en las horas de trabajo y respetar el tiempo de todos.
• Horarios de trabajo desarticulados
• Dificultad para hacer un seguimiento del trabajo, la productividad y el rendimiento
• Problemas para identificar cuándo el personal está estresado o sobrecargado
• Sentimientos de aislamiento y falta de unión del equipo.

Hemos probado y probado diferentes enfoques para manejar estos desafíos. Algunos han fracasado, pero otros han tenido éxito. En nuestra capacitación de Remote Working Revolution, lo llevamos a través de nuestros éxitos y fracasos, para que pueda evitar cometer nuestros errores e ir directamente a implementar las mejores cosas.

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Cómo asegurarse de que su equipo remoto se administre de manera eficiente

Administrar un equipo remoto no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Con los procesos correctos implementados, puede establecer una operación en línea que funcione sin problemas y que lo hará preguntarse por qué no fue remoto antes.

1. Establecer expectativas claras y horas de trabajo

Cuándo espera que su equipo trabaje y en qué espera que trabajen al cambiar al trabajo remoto es una consideración importante. Entregar a su personal una computadora portátil y enviarlos a casa sin ninguna explicación dará como resultado horas de trabajo inconsistentes y trabajo irregular.

Si bien el trabajo remoto puede ser flexible, es importante administrar qué tan flexible permite que sea ese tiempo. Establezca expectativas sobre las horas de trabajo con su equipo a través de conversaciones uno a uno, contratos actualizados o un acuerdo por escrito para trabajar desde casa. Cada miembro del equipo debe tener claro qué horas de trabajo se esperan.

En Exposure Ninja, aprovechamos los horarios de trabajo flexibles al permitir que muchos de nuestros empleados trabajen de manera flexible siempre que trabajen al menos cuatro horas al día, de lunes a viernes, durante el horario de nueve a cinco en el Reino Unido. Con los roles orientados al cliente, hay menos flexibilidad, pero aún permitiremos que nuestro equipo administre sus tiempos de descanso y ofrezcamos las opciones de trabajar de ocho a cuatro o de diez a seis en su lugar.

2. Establezca una etiqueta de comunicación clara y horarios de reuniones

¿Su equipo se va a comunicar solo por correo electrónico y WhatsApp? (¡Espero que no!) ¿Qué herramientas deberían usar para la comunicación? ¿Cómo se llevarán a cabo las reuniones? ¿Donde y cuando? Estas son solo algunas de las preguntas iniciales que tienen las empresas sobre las comunicaciones de trabajo remoto.

Esto es lo que recomendamos:

• Usa Slack para todas las comunicaciones internas. Slack es una herramienta de mensajería instantánea que se puede instalar en computadoras de escritorio y dispositivos móviles para permitir que los miembros del equipo se comuniquen de manera rápida y eficiente.
• Utilice Google Calendar para programar reuniones. Todos en el equipo deben usar el mismo sistema de calendario para evitar que las personas reserven reuniones dos veces o escriban todo en su diario de lápiz y papel.
• Programe reuniones con anticipación y solo programe el tiempo que necesita. Cree agendas de reuniones claras y asigne un presidente de la reunión para dirigir la discusión y avanzar la reunión cuando sea necesario.
• Use Google Hangouts para reuniones. Google Hangouts es una herramienta de videoconferencia de uso gratuito. Cuando programa una reunión en Google Calendar, se le asigna automáticamente un enlace a Google Hangout. Simplemente haga clic en el enlace para unirse a la reunión.
• Brinde orientación a su equipo sobre cómo comunicarse de manera efectiva con colegas que trabajan a distancia. Pasar al trabajo remoto significa una mayor cantidad de mensajes en línea y mucha menos interacción cara a cara. Como no puede confiar en su lenguaje corporal y tono de voz a través de mensajes escritos, es importante que los miembros del equipo sepan cómo escribirles a sus colegas de manera efectiva.

3. Usa las herramientas adecuadas

Los equipos remotos eficientes cuentan con las herramientas adecuadas. Si bien las herramientas de comunicación mencionadas anteriormente son el primer paso, también es necesario contar con las herramientas adecuadas para administrar otros aspectos de las operaciones de su empresa.

Estas son las herramientas clave que recomendamos en Exposure Ninja:

• Trabajo en equipo*: herramienta de gestión de proyectos y tareas para realizar un seguimiento y asignar tareas y proyectos de trabajo.
• Hubstaff*: herramienta de seguimiento del tiempo para realizar un seguimiento de las horas de trabajo y los niveles de actividad.
• Xero — Software de contabilidad para nómina y gestión de facturas de clientes.
• Lastpass — Herramienta segura de administración de contraseñas.
• Infusionsoft/Keap: CRM de ventas. Lea más sobre los CRM aquí.

Todas las herramientas que hemos recomendado aquí, las usamos nosotros mismos.

4. Implemente procesos

Una vez que haya resuelto el software y las herramientas que necesita para administrar bien su empresa, es hora de poner en marcha los procesos. Los procesos son la columna vertebral de un negocio exitoso de gestión remota y no puedo enfatizar lo suficiente la importancia de procesos claros, eficientes y replicables.

En Exposure Ninja, usamos Teamwork* para gestionar tareas. Teamwork tiene una funcionalidad que le permite crear listas de tareas (como listas de verificación) para las tareas principales de su negocio. Estos aseguran que el personal nunca pierda el ritmo porque siempre verifican dos veces su trabajo. También es increíblemente útil para los nuevos miembros del equipo que comienzan a trabajar de forma remota, ya que les brinda una guía clara paso a paso.

¿Haciendo el cambio al trabajo remoto? ¿Los procesos suenan como un dolor de cabeza? Nuestra capacitación y consultoría de Remote Working Revolution lo guía a través de la configuración de procesos remotos sólidos paso a paso. Suscríbete a todos los secretos.

5. Hacer que las personas sean responsables y rindan cuentas

Como con cualquier negocio, los más exitosos son aquellos en los que los miembros del equipo tienen responsabilidades claras y son responsables de ciertas tareas o procesos. Quiénes son esas personas y qué tan hábiles son para ejecutar los procesos de los que son responsables es parte integral de un negocio remoto que funciona sin problemas.

Si su empresa va a necesitar nuevos procesos para operar de forma remota, haga que una persona específica dentro de su organización sea responsable de establecer cada uno. Si tiene una persona con una fuerte mentalidad operativa, vale la pena asignarla para que establezca criterios y revise los procesos implementados.

6. Administrar diferentes zonas horarias

Las diferentes zonas horarias pueden causar estragos en un equipo virtual que no está preparado para ellas. Si bien puede ser más económico subcontratar ciertas tareas a equipos ubicados en otros países, si su base de clientes principal se encuentra en el Reino Unido o los EE. UU., también necesitará personal disponible en esas zonas horarias. La otra consideración es cuándo sus empleados necesitan interactuar entre sí y asegurarse de que haya un cruce entre sus horarios de trabajo.

Muchos negocios remotos exitosos, incluido Buffer, tienen equipos basados ​​en diferentes ubicaciones y zonas horarias, al igual que Exposure Ninja. En el lado positivo, su empresa puede estar disponible para responder a sus clientes con más frecuencia. Asegúrese de establecer horarios de trabajo claros y verifique que esos horarios se alineen entre colegas.

7. Comprenda cuándo los empleados necesitan soporte de forma remota

Un empleado pasa junto a su escritorio, inusualmente 20 minutos tarde en el trabajo y con el ceño fruncido en la frente. Les preguntas si todo está bien y parece que están ahogando las lágrimas. Es fácil detectar cuándo un empleado necesita apoyo en un lugar de trabajo físico donde tiene interacciones cara a cara.

Cuando su equipo trabaja de forma remota, no ve esas mismas señales. Pero hay señales. Esté atento a los cambios en el comportamiento, horas de trabajo extrañas, tareas perdidas y asegúrese de preguntar directamente también.

8. Programe actualizaciones regulares 1: 1

Las actualizaciones individuales regulares aseguran que su equipo esté al día con sus tareas. Les dará la dirección que necesitan y le dará la tranquilidad de saber que se está progresando. Las puestas al día son invaluables para mantener un vínculo estrecho entre los gerentes y los empleados y administrar un equipo remoto de manera eficiente.

9. Agregar actividades sociales

El hecho de que su equipo sea virtual no significa que el lado social del trabajo deba dejarse de lado. Reemplace los chats en la sala de profesores y las bebidas después del trabajo con canales y grupos de interés de Slack. En Exposure Ninja, tenemos un canal Watercooler donde nuestro equipo habla de todo tipo, así como de clubes de lectura, ligas de fútbol de fantasía y más.

Evite la tentación de despedir a su personal con sus computadoras portátiles y cruzar los dedos. Eso solo conducirá a un resultado: desastre. Siga nuestros pasos anteriores y tome nuestra capacitación Remote Working Revolution o reserve una consulta de trabajo remoto con nuestro equipo de expertos para salvaguardar el futuro de su negocio.

*Algunos enlaces dentro de este artículo son enlaces de afiliados por los cuales Exposure Ninja recibe una tarifa por promocionarlos (estos enlaces no están patrocinados). Exposure Ninja solo promociona servicios que ya usamos dentro de nuestra pila de marketing