Qué buscar en una solución de integración de Microsoft Dynamics GP y Magento

(Este artículo se publicó originalmente el 20 de junio de 2013. Se actualizó para garantizar su precisión y exhaustividad).

Con el crecimiento de las compras en línea, muchos minoristas están estableciendo metas agresivas para sus ventas en línea. Sin embargo, para alcanzar esos números, hay muchos pasos que los minoristas deben tomar para atraer y mantener a más clientes. Muchos se centrarán en el diseño y el contenido de la interfaz de su sitio web de Magento para que sea fácil de encontrar, comprar y pagar.

Pero, ¿qué pasa con sus procesos de back-end? ¿Está operando tan eficientemente como puede? ¿Cuántos datos está moviendo entre Magento y su sistema ERP como Microsoft Dynamics Great Plains (GP)? Sus procesos comerciales pueden tener tanto impacto positivo (o negativo) en la experiencia de sus clientes como el diseño de su sitio web.

El crecimiento requiere escalar y sus antiguos procesos que alguna vez parecieron eficientes pueden necesitar ser renovados para alcanzar esos elevados objetivos de ventas. En este artículo, veremos las señales que necesita para integrar su tienda web Magento para la eficiencia operativa y cómo elegir la mejor solución de integración para su negocio.

Señales de que necesita integración de comercio electrónico

¿Está cada vez más frustrado con sus operaciones que nunca? Sin integración para su escaparate de Magento, los comerciantes tienden a experimentar los mismos dolores de crecimiento.

¿Cuál de estos problemas experimentas a diario?

• Sigues sobrevendiendo.
• Está desperdiciando el tiempo de los miembros del personal en la entrada manual de datos.
• Está enviando los pedidos con retraso o de forma incorrecta.
• Sus experiencias en línea y fuera de línea no son consistentes.
• La información de su producto es inexacta y desordenada.
• No tiene visibilidad de los datos de sus proveedores.
• Pasa más tiempo en el servicio de atención al cliente solucionando sus propios errores.

Estas son algunas de las razones que impulsan a los comerciantes a integrar Magento con su ERP como Microsoft Dynamics GP. Debido a que sus sistemas “no pueden comunicarse entre sí”, debe confiar en la entrada manual de datos para mover datos entre sus sistemas. Hemos tenido clientes que informan que tardan más de 40 horas al mes en entregar datos críticos clave, como artículos y actualizaciones de inventario.

El ingreso manual de datos ralentiza sus procesos y es propenso a errores humanos. Un carácter incorrecto podría significar el envío del SKU incorrecto o a la dirección incorrecta. También podría significar actualizaciones de inventario retrasadas que podrían resultar en ventas perdidas o sobreventas. No importa cuál de estos suceda, es una mala experiencia para sus clientes.

¡La buena noticia es que la integración entre Magento y Microsoft Dynamics GP puede ayudar en todas estas áreas!

Cómo evaluar las soluciones de integración de Microsoft Dynamics GP y Magento

Si bien la integración de comercio electrónico ayuda a resolver muchos de estos problemas, solo lo hace cuando elige el mejor enfoque de integración para su negocio. Los proyectos mal administrados pueden terminar siendo demasiado complicados, consumen mucho tiempo y desperdician miles de dólares sin experimentar una solución que simplemente funcione.

Para ayudarlo a evaluar sus opciones de integración, compararemos los riesgos, los beneficios y el costo de dos enfoques principales de integración: personalizado y middleware.

¡No querrá esperar hasta perder constantemente pedidos web para darse cuenta de que su enfoque de integración fue una decisión equivocada!

Integración personalizada de comercio electrónico

Cuando evalúe las opciones por primera vez, su primer instinto podría ser recurrir a la integración personalizada. A menos que sea capaz de abordar el proyecto internamente, la integración personalizada tiende a ser ofrecida por su agencia web, consultor de software u otro proveedor que puede o no tener experiencia en integración. ¿Está familiarizado con el proveedor, ya conoce su negocio y le gusta el precio? Entonces, ¿cuál es el daño en dejar que construyan una integración personalizada para usted?

Hablando con cientos de comerciantes, hemos aprendido que existen algunos riesgos comunes que surgen repetidamente con las soluciones de integración personalizadas. Antes de seguir este camino, considere lo siguiente:

¿Hay una sola persona que dirige todo su proyecto?

¿Se delegará su proyecto a un solo desarrollador dentro de la empresa? Si es así, esto significa que una persona construirá, mantendrá y respaldará toda la solución. Esto sucede a menudo con los proyectos de integración debido a los recursos limitados.

¿Qué sucede cuando ese desarrollador se va de vacaciones, no puede trabajar o deja la empresa de su proveedor?

En una historia de terror, trabajamos con un comerciante que pensó que tenía una "solución automatizada". En realidad, ¡un desarrollador solitario estaba moviendo todos los $ 85 millones en transacciones por la noche por sí mismo! Como era de esperar, la integración del comerciante se rompió de forma rutinaria, lo que provocó que perdieran pedidos web constantemente. ¡Que desastre!

¿Qué tan bien conocen Magento Y Microsoft Dynamics GP?

Los proveedores con experiencia en integración limitada o nula tienden a escribir código personalizado para cada uno de sus proyectos de integración. Por lo general, no aprovechan una plataforma de integración con conectores prediseñados.

Hay una curva de aprendizaje seria para comprender los requisitos de cómo cada uno de sus sistemas recibe datos. Debe comprender en qué campos de datos se deben leer o escribir. Debe comprender qué reglas y procesos comerciales debe acomodar. No es algo que quieras que alguien aprenda en el trabajo.

Por ejemplo, al integrar Magento a Microsoft Dynamics GP, un requisito común es la necesidad de sindicar el surtido de productos en la web. Esto significa insertar datos de GP en Magento. El desafío es que la forma en que se utilizan los datos de los artículos en Magento es completamente diferente a la de GP. En un ERP como GP, los datos de artículos se utilizan principalmente para la gestión de inventario y las prácticas contables GAAP (un enfoque contable/operativo). En Magento, se utiliza como contenido web y para generar pedidos (un enfoque de comercio electrónico/marketing). Hay muchos pasos que un integrador debe seguir para transferir y traducir datos de artículos entre estos dos sistemas.

¿Qué tan familiarizado está el proveedor con los matices de cada uno de sus sistemas de punto final?

¿Su integración se mantendrá con el tiempo?

Cuando su integración no tiene en cuenta todos los escenarios en los que faltan datos o estos son imperfectos, puede alterar seriamente sus operaciones. Algo tan simple como que el precio de un pedido en línea sea diferente del precio en su ERP puede ralentizar continuamente sus procesos. Recibirá un pedido no válido y tendrá que ponerse en contacto y esperar a que Soporte solucione el problema cada vez.

¿Tu integración permite escalar tu negocio?

Una solución personalizada codificada puede vincularlo con el proveedor de implementación para siempre. Cuando desee cambiar el software o agregar un nuevo canal de ventas, requerirá que su proveedor comience su integración desde cero, ya que cada sistema está conectado directamente entre sí.

¿Cuánto te costará esto?

Sin una práctica basada en la integración, los proveedores que escriben código personalizado pueden resultar costosos, ya que son proyectos únicos. Hemos visto clientes cotizados en $25,000-$30,000 para la integración entre Magento y GP. Este costo inicial tampoco incluye ningún costo continuo en el futuro. Si se necesitan errores, actualizaciones o cambios para su integración, también tendrá que pagar más por ellos. A la larga, estos proyectos personalizados pueden terminar costándole más de lo esperado.

Línea de fondo

No se encierre en una solución que pueda superar, especialmente porque el propósito de la integración es ayudarlo a escalar los procesos. Las preguntas importantes para hacerle a su proveedor potencial que implementa su proyecto de integración es quién está detrás de su proyecto y cómo están conectando sus sistemas.

A menos que tenga necesidades de integración verdaderamente complejas, como integrar muchas aplicaciones personalizadas además de Magento y Dynamics GP, probablemente no pueda justificar la adopción de una solución personalizada.

Solución de integración de comercio electrónico de middleware

Por otro lado de la integración personalizada, los comerciantes también tienen la opción de utilizar una plataforma de integración de middleware. Estos tipos de soluciones tienen un "centro" que se encuentra entre Magento y Microsoft Dynamics GP para automatizar las transacciones de datos entre ellos. El concentrador administra la conexión, la transformación de datos y la orquestación de datos entre sus sistemas. Idealmente, la plataforma debería utilizar conectores preconstruidos que conecten sus sistemas a través del concentrador.

Los proveedores de integración de middleware generalmente han creado una práctica central en torno a la integración de sistemas como Magento y Dynamics GP. Se beneficiará de un equipo que admite múltiples clientes de integración. Además, con una amplia experiencia en integración, es más probable que encuentre un socio que comprenda los entresijos de la integración de Magento y Microsoft Dynamics GP.

El desafío es que hay varios proveedores de integración de middleware para elegir. Puede ser abrumador comparar. Aquí hay algunas áreas a considerar que diferenciarán las plataformas entre sí.

¿Están diseñados para el comercio electrónico y el comercio minorista?

No todos los proveedores de integración de middleware disponibles se centran en el comercio minorista y el comercio electrónico. Al igual que desea trabajar con una agencia certificada de Magento, querrá trabajar con un proveedor de integración que pueda definir una solución que cree una experiencia de compra competitiva para sus clientes, no solo una sincronización de datos de API a API.

¿Con qué frecuencia sincronizan datos?
El procesamiento de datos en tiempo real es crucial para algunas de sus tareas diarias. Por ejemplo, garantiza que no se realicen pedidos de artículos agotados o que los precios promocionales no estén disponibles durante más tiempo del debido. ¿Están sincronizando datos en tiempo real como lo permiten Magento y Microsoft Dynamics GP o en lotes una vez al día o más?

¿Existen herramientas de autoayuda?

Las herramientas de autoayuda pueden proporcionar capacidades como crear o cambiar sus propios mapas de datos (cómo se conectan los campos de cada sistema) entre Magento y Microsoft Dynamics GP. Si tiene los recursos adecuados internamente, esto le permite tener un mayor control sobre su integración. No tendrá que solicitar o esperar a que el proveedor haga cambios por usted, lo que también puede costar dinero adicional.

¿Cuánta visibilidad tengo de mis datos?

Su plataforma debe verificar que los datos se envían y reciben AMBOS de Magento y Dynamics GP. Una auditoría detallada de sus datos debería dar visibilidad a cada una de sus transacciones para que su equipo de atención al cliente pueda rastrear la ruta de un pedido a través de sus sistemas, por ejemplo. También debe proporcionar herramientas para resaltar las fallas o excepciones que deben abordarse, en lugar de enterrarlas entre el resumen mucho más grande de transacciones exitosas.

¿Qué sucede cuando uno de mis sistemas se desconecta por algún motivo?

La mayoría de los minoristas han experimentado los dolores de cuando uno de sus sistemas críticos falla. Siempre parece suceder también durante los momentos más importantes, como una venta relámpago o días festivos. Una de las principales ventajas de una plataforma de middleware es que debería poder almacenar o acelerar datos, como pedidos, hasta que el sistema vuelva a estar en línea. Esto garantiza que no perderá ningún pedido ni datos de clientes durante estos tiempos de inactividad.

¿Quién mantiene la plataforma y los conectores?
Si su proveedor es una plataforma SaaS o IPaaS, debe mantener su plataforma y conectores de forma regular. Esto significa que se encargarán de las actualizaciones de seguridad, errores o cualquier otra actualización del sistema que afecte su integración entre Magento y Dynamics GP.

¿Cuánto me va a costar?

Para las soluciones SaaS e IPaaS, los clientes pagan una tarifa de suscripción mensual por alojamiento, mantenimiento y soporte de su solución en su plataforma. Es posible que también deba pagar una tarifa de implementación única para que configuren y conecten sus sistemas. Las tarifas de suscripción mensual pueden variar de $ 100 a $ 1,000 o más y las tarifas de implementación de $ 0 a $ 10,000 o más. Debe comprender qué capacidades está recibiendo y qué está pagando.

Línea de fondo

La integración entre Magento y Microsoft Dynamics GP puede ser un paso crítico para su negocio. Puede ayudar a renovar y automatizar sus procesos para que no tenga que depender de la entrada manual de datos. La pregunta es qué enfoque tomará para conectar sus sistemas. Sin embargo, con la visión, la tecnología y el socio adecuados, podrá elegir el mejor enfoque para su negocio.

Si cree que una plataforma de integración de middleware es una buena opción, obtenga más información sobre cómo nChannel integra Magento y Microsoft Dynamics GP.

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