Cómo organizamos un evento virtual que atrajo a más de 10 000 asistentes

Junto con muchas otras empresas, organizaciones sin fines de lucro, recién casados ​​y graduados de todo el mundo, Classy tenía grandes planes para un evento presencial en 2020. Durante los últimos seis años, hemos organizado Collaborative, una conferencia para profesionales sin fines de lucro. The Collaborative es una experiencia de cuatro días que ofrece a los profesionales sin fines de lucro la oportunidad de aprender, conectarse con expertos de la industria y compañeros de ideas afines, asistir a happy hours llenos de eventos y volver a inspirarse para sus misiones. Pero en la primera semana de marzo de 2020, cuando el COVID-19 evolucionó rápidamente de una breve mención en las noticias a un titular en mayúsculas, nuestro equipo de eventos sabía que no podíamos garantizar un evento en persona.

“El proceso de pasar a un evento virtual no se tomó a la ligera”, dice Taryn Crowder, gerente sénior de eventos. “Cuando comenzamos a monitorear la situación de COVID-19, creamos varios planes de crisis diferentes según lo que sucediera después con el virus. Esos planes de crisis iniciales no duraron mucho: tuvimos que pasar a nuevos planes de crisis casi a diario durante varias semanas a medida que las cosas cambiaban rápidamente con la pandemia. Estos planes de crisis consistían en comunicación y tácticas operativas”.

Para ayudar a su equipo a reimaginar sus eventos presenciales, le pedimos a cinco de los miembros clave de nuestro equipo que compartieran sus consejos y lecciones aprendidas sobre la transición de un evento presencial a una experiencia virtual que atrajo a más de 10 000 asistentes en solo dos meses y medio. Siga leyendo para escuchar a Taryn Crowder, gerente sénior de eventos; Brooke Hearn, planificadora principal de eventos; Anne Guillén, comercializadora de contenido de eventos sénior; Irene Webber, diseñadora visual sénior; y JP Angers, productor senior de video.

Lección 1: Evalúe el riesgo, realice investigaciones y actúe rápidamente.

P: Explique el proceso inicial de cómo decidió hacer la transición de un evento presencial a uno virtual.

Taryn: Primero necesitábamos comenzar el proceso de evaluación de nuestro riesgo con el evento en persona. Esto incluyó revisar los contratos firmados y las facturas adeudadas por los servicios prestados. Comenzamos con la divulgación a cada uno de nuestros proveedores, hoteles y lugares.

Necesitaba pelear las batallas legales con fuerza mayor, y para hacerlo necesitaba saber: De qué acuerdos podíamos y no podíamos salir, y qué servicios se habían prestado para poder saber cuánto dinero ya habíamos invertido. el evento presencial.

Brooke : Mientras averiguamos cómo cancelar o posponer nuestros acuerdos para el evento en persona, también pasamos horas en reuniones elaborando exactamente cómo sería el evento virtual, qué ofreceríamos y cuándo.

Además de reinventar el evento, también navegamos por nuevos desafíos que vienen con un evento completamente virtual. Somos muy afortunados de contar con varios expertos en tecnología en los que podemos confiar, como nuestro productor de video y el equipo de TI.

P: ¿Cuáles fueron algunos de sus pensamientos o preocupaciones durante este proceso?

Taryn : Ninguno de nosotros había planeado antes un evento virtual, por lo que necesitábamos investigar tecnologías; necesidades de TI como Wi-Fi; preparación de altavoces para una buena iluminación, sonido y WiFi en sus hogares individuales; oportunidades de patrocinio para un entorno virtual, oportunidades de networking para un entorno virtual, etc.

P: ¿Cómo afectó la transición a un evento virtual al contenido planificado?

Anne: Fue difícil desde la perspectiva del contenido porque sabía que íbamos a tener que movernos muy rápido, pero no podía comenzar a recopilar contenido hasta que descifráramos cómo sería el evento virtual, logística y tecnológicamente.

Una vez que se tomaron esas decisiones, rápidamente nos dimos cuenta de que no podíamos usar las sesiones que ya habíamos consolidado para el evento en persona. No encajaban en el clima actual, ni crearon un flujo ideal para la conferencia. Reiniciamos el proceso de decidir sobre un tema y enfoque de la conferencia, seleccionamos áreas temáticas y luego identificamos nuevos oradores que se ajustan a esos temas.

Taryn: La planificación del contenido fue parte de la línea de tiempo desde el primer día. Una de las primeras preguntas que nos hicimos fue ¿cuántas sesiones deberíamos ofrecer? No pensamos que a las personas les interesaría sentarse frente a sus computadoras todo el día, y pensamos que querrían organizar su propio horario. Esto también desempeñó un papel fundamental en la tecnología que terminamos seleccionando.

Tuvimos que empezar de nuevo con el contenido porque vivíamos en un mundo nuevo, donde las personas necesitaban contenido diferente al que necesitaban antes. Por lo tanto, necesitábamos tener conversaciones con expertos de la industria y organizaciones sin fines de lucro para comprender exactamente por lo que estaban pasando y saber exactamente qué necesitaban que les brindáramos.

Algunas de las preguntas que discutimos:

• ¿La gente querrá inscribirse en este evento virtual? ¿Cómo despertamos su interés?
• ¿Está el mercado sobresaturado con contenido de respuesta al COVID-19, lo que significa que nadie necesitará el nuestro? ¿El contenido que elegimos en abril seguirá siendo relevante en junio?
• ¿Cómo son otros eventos virtuales? ¿Qué podemos aprender de los demás en este momento?
• Tenemos asistentes sintonizados de todo el mundo, entonces, ¿qué marco de tiempo debemos usar para las sesiones?
• ¿Cuál sería el nombre del evento?
• ¿Tendríamos un tema?

Al principio, decidimos no tener un tema ya que teníamos una ventana muy pequeña para llevarlo a cabo. Pero, al hablar con los oradores, nos dimos cuenta de que había surgido un tema orgánico: Adaptarse. Entonces, elegimos vincularlo a uno de los valores fundamentales de Classy: Adaptarse y Superarse.

Había tantas incógnitas que tuvimos que hacer nuestra mejor conjetura sobre muchas de estas preguntas. Nos comprometimos a brindar sólidas oportunidades de creación de redes y dedicamos mucho tiempo a investigar cómo hacerlo. También nos inscribimos en muchos eventos virtuales como asistentes para obtener exposición de primera mano.

Como estábamos creando un evento completamente nuevo, tuvimos que crear un nuevo logotipo. Primero, necesitábamos saber cuál sería el nuevo nombre, por lo que llevamos a cabo una sesión de lluvia de ideas interna para averiguarlo. Luego contactamos a nuestro equipo de diseño y les pedimos algunas opciones de logotipo.

Conclusiones paso a paso para organizaciones sin fines de lucro:

• Evalúe los riesgos de cambiar sus planes revisando los acuerdos y contratos con los proveedores.
• Realice una investigación para averiguar qué implica un evento virtual en términos de tecnología y funcionalidad necesarias, tanto elementos necesarios como útiles.
• Revise su contenido planificado o el programa de eventos para comenzar a pensar en formas de adaptarse a una audiencia virtual.
• Asiste a otros eventos virtuales para inspirarte.
• Cree una lista continua de preguntas a medida que surjan para recordarle a su equipo todos los elementos nuevos a los que deberá responder o prepararse.
• Incluya a su diseñador o a las personas responsables de crear activos de marca, diseñar la página de su evento, actualizar el sitio web, etc.

Lección 2: Crear un nuevo presupuesto y planes de contingencia.

Taryn: Otro paso crítico a la hora de crear un nuevo presupuesto fue decidir si reembolsar o no a las personas que ya habían comprado boletos para el evento en persona, y si el evento virtual sería gratuito o no. Queríamos notificar a todos de inmediato sobre ambos artículos, y tomamos la decisión de que todos recibirían un reembolso completo y el nuevo evento sería gratuito.

También tuvimos conversaciones con nuestro director de desarrollo comercial, Charlie Anderson, sobre cuántos ingresos podría generar a través de patrocinios para un evento no probado. Este también fue un componente crítico para el proceso de creación del presupuesto.

Todas estas cosas debían hacerse antes de finalizar los presupuestos. Después de calcular lo que podíamos recuperar, lo que no podíamos recuperar y los posibles ingresos por patrocinio, comencé un nuevo presupuesto.

Luego creé tres planes de contingencia de eventos diferentes basados ​​en:

1) Un mundo donde todavía se aplicaba el distanciamiento social en junio.

2) Un mundo donde no se impuso el distanciamiento social, pero la gente todavía tiene miedo de viajar.

3) Un mundo donde todo vuelva a la normalidad.

Cada plan de contingencia tenía su propio presupuesto.

Conclusiones paso a paso para organizaciones sin fines de lucro:

• Calcule lo que puede y no puede recuperar de sus contratos de eventos originales.
• Determine si su evento será gratuito o tendrá un precio de admisión o un mínimo de recaudación de fondos.
• Hable con el liderazgo o los miembros de la junta que puedan traer patrocinios o socios corporativos.
• Trate de pronosticar tanto como sea posible y cree planes de respaldo para estar lo más preparado posible para cualquier nuevo desafío que se presente con su evento virtual.

Lección 3: Sea honesto y entusiasta en sus comunicaciones iniciales.

Taryn: En la primera semana de marzo, contacté a nuestra gerente sénior de comunicaciones y marca, Krista Lamp, para conocer su opinión sobre enviar mensajes a nuestros asistentes para informarles que estábamos monitoreando la situación. Necesitábamos alinearnos con los mensajes internos y externos, pero primero, necesitábamos saber cuál iba a ser nuestro plan.

No teníamos un plan de crisis de eventos específico, por lo que tuvimos que crear esa documentación. También necesitábamos elaborar un comunicado de prensa, actualizar nuestro sitio web y enviar preguntas frecuentes internas sobre cómo responder a los clientes o prospectos cuando preguntaban sobre nuestro plan.

Nuestro mensaje inicial para todos, interna y externamente, fue que estábamos monitoreando la situación. Sin embargo, nosotros (el liderazgo ejecutivo y las partes interesadas clave) sabíamos que teníamos que cancelar el evento y estábamos analizando nuestras opciones.

Mantuvimos esto cerca del cofre mientras decidíamos si íbamos a embarcarnos en la creación de un evento virtual. Una vez que supimos que esto iba a suceder, contacté a algunas personas adicionales en los equipos de marketing, diseño y desarrollo web para informarles que cancelábamos el evento. Se lo dijeron antes que nadie porque estábamos trabajando en el lanzamiento de la fase 2 del sitio web del evento presencial, y no quería que perdieran el tiempo trabajando en algo que íbamos a eliminar pronto.

Consejo profesional de Anne : Cree un documento de puntos de conversación internos. Creamos uno para el evento en persona que acabábamos de lanzar en febrero y tuvimos que regresar y crear uno nuevo para el evento virtual. Básicamente, tomamos lo que escribimos como preguntas frecuentes en nuestro sitio web y lo convertimos en un documento interno de puntos de conversación con detalles adicionales para que los miembros del equipo de Classy puedan hablar sobre el evento.

P: ¿Cómo reaccionaron otros miembros del equipo de Classy al escuchar que su evento sería virtual?

Taryn: Pasar a lo virtual significó crear un evento completamente nuevo. Habíamos hecho un montón de trabajo en el evento inicial, por lo que había un poco de tristeza por no poder llevarlo a cabo.

Pero todos me apoyaron y estuvieron dispuestos a intervenir para ayudar a nuestro equipo. Necesitábamos que todos los miembros de nuestro equipo y las partes interesadas de toda la empresa colaboraran, y todos dieron un paso al frente de maneras increíbles.

Hubo cierto escepticismo inicial sobre si podríamos o no hacer esto, si sería o no una experiencia positiva y si la gente realmente se registraría o no. Para ayudar a aliviar algunas de esas dudas y mantener motivado a nuestro equipo interno, buscamos la mejor manera de comunicar en qué estábamos trabajando, para que otros entendieran lo serio que lo estábamos tomando.

Brooke: Debido a ese escepticismo inicial, era importante para nosotros trabajar con Krista para comunicarnos continuamente con todo nuestro equipo y mostrarles que íbamos a lograr esto, ¡y que sería increíble!

Conclusiones paso a paso para organizaciones sin fines de lucro:

• Reúnase pronto y con frecuencia con las personas clave que toman las decisiones.
• Cree documentación sobre cómo está manejando esto para que pueda consultar el "plan de crisis de eventos" en el futuro.
• Escriba su mensaje (incluso si es "estamos monitoreando la situación") para que su audiencia sepa que está al tanto. Luego usa esa verborrea en los siguientes lugares:
  • presione soltar
  • Actualizaciones del sitio web
  • página del evento
• Cree documentación interna como preguntas frecuentes para que su equipo esté actualizado y sepa cómo responder a las preguntas entrantes.
• Mantenga los detalles en secreto mientras finaliza para que la información no se publique antes de que esté listo para implementar.
• Una vez que tome una decisión, informe a todo su equipo y comparta su entusiasmo por probar un nuevo evento para que su equipo se sienta emocionado en lugar de nervioso, y puedan compartir esa energía con sus seguidores.

Lección 4: Sea transparente con los oradores, patrocinadores y asistentes.

P: ¿Cómo y cuándo habló con los oradores y patrocinadores acerca de trasladar el evento en línea? ¿Recibiste algún retroceso?

Taryn : Notificamos a nuestros patrocinadores y oradores sobre nuestra decisión antes de publicar cualquier otra comunicación externa. Nos comunicamos con ellos para anunciarles que íbamos a ser virtuales y les preguntamos si todavía querían participar en el evento.

Brooke: Los comentarios iniciales de los patrocinadores fueron excelentes, pero fue un desafío crear virtualmente un nuevo valor para ellos. Esto nos llevó a ser aún más estratégicos con respecto a los patrocinios para asegurarnos de que fuera beneficioso para ellos.

Anne: Configuré llamadas con todos los oradores que habíamos asegurado para el evento en persona. Fue una excelente manera de mantener buenas relaciones con los oradores, explicar las incógnitas de nuestra estrategia y elegir sus ideas sobre nuevos temas posibles o cómo su tema podría girar para adaptarse al nuevo enfoque.

Estas conversaciones con los oradores nos ayudaron a idear nuestro tema, "Adaptar y superar", y generaron algunas de nuestras estrategias tecnológicas. Terminamos manteniendo algunos de los oradores iniciales y no pudimos mantener a otros, pero creo que todos estaban muy contentos de haber tenido una discusión al respecto y ayudarme a generar ideas sobre cómo mantener esta conferencia valiosa para los asistentes.

P: ¿Cómo habló con los asistentes sobre el evento en línea? ¿Recibiste algún retroceso?

Taryn: Era importante para nosotros proporcionar una dirección clara a nuestros posibles inscritos y a los inscritos actuales en eventos en persona sobre la postura de Classy sobre mantener a todos seguros, cómo y cuándo recibirían un reembolso, qué íbamos a hacer en lugar de el evento en persona, nuestra decisión de cobrar o no, y más.

Necesitábamos asegurarnos de correr la voz en todos los canales. Agregamos una barra de promoción al sitio web con una nueva página de inicio con nuestros mensajes, publicamos mensajes en las redes sociales y enviamos correos electrónicos.

Una vez que enviamos el correo electrónico informando a los asistentes sobre la cancelación del evento en persona, solo recibí comentarios positivos de los asistentes. Todos nos apoyaron a través de los correos electrónicos y nos agradecieron por tomar una postura proactiva para mitigar la propagación de la enfermedad.

Dado que anunciamos que reembolsaríamos automáticamente a cualquier persona desde el principio, eso redujo lo que de otro modo habría sido una gran cantidad de correos electrónicos. También anunciamos en nuestro correo electrónico (y en nuestro sitio web) que estábamos buscando un evento virtual, por lo que recibí comentarios positivos de los asistentes que esperaban escuchar más detalles.

Brooke: También recibí muchos comentarios excelentes de patrocinadores que se encontraban en situaciones difíciles con otros eventos que esperaban hasta el último minuto para cancelarlos o no les reembolsaban el pago de su patrocinio. Y luego, en el futuro, ¡muchos asistentes estaban realmente emocionados de que el evento virtual fuera gratis!

Conclusiones paso a paso para organizaciones sin fines de lucro:

• Informe a sus partes interesadas externas (como oradores, patrocinadores y socios corporativos) de su decisión tan pronto como pueda, idealmente antes de hacerlo público para que sepan que aprecia su apoyo y desea trabajar con ellos.
• Sea creativo con la forma en que puede continuar brindando valor a los patrocinadores a través de un evento virtual. Por ejemplo, saludamos a nuestros patrocinadores al comienzo de las sesiones, antes y después de los discursos de apertura y clausura, en nuestros correos electrónicos, en las redes sociales y en el pie de página de nuestro sitio web del evento.
• Si es posible, involucre a oradores del evento, invitados especiales o patrocinadores en conversaciones y lluvias de ideas para compartir ideas o puntos de vista sobre cómo puede crear el mejor evento posible.
• Haz que tus mensajes sean muy visibles (página de inicio, correos electrónicos, redes sociales) para que cualquier persona interesada en tu evento sepa que será virtual y sepa cómo obtener más información.
• Designe a uno o algunos miembros de su equipo para monitorear las redes sociales y responder preguntas para mantener informados a sus seguidores.

Lección 5: Mantenga una comunicación constante con los asistentes durante todo el proceso (envíe muchos correos electrónicos).

Taryn: La comunicación constante durante todo el proceso fue clave. Creamos un calendario de marketing por correo electrónico para todo el equipo.

Aquí hay una descripción general de los correos electrónicos que enviamos:

• • Un correo electrónico para notificar a todos que estábamos monitoreando la situación.
  • Un correo electrónico para notificar a todos que el evento fue cancelado, recibirían reembolsos y estábamos buscando un evento virtual
  • Un correo electrónico anunciando el evento virtual, el nuevo sitio web del evento y que las inscripciones estaban abiertas
  • Correos electrónicos de marketing consistentes para promover nuevos oradores para continuar con la publicidad antes de que abrimos la selección de sesiones
  • Correos electrónicos que anunciaban que la selección de sesión estaba abierta
  • Correos electrónicos semanales de cuenta regresiva en las últimas tres semanas previas al evento
  • Correos electrónicos que anuncian las instrucciones de los oradores principales para aprovechar nuestras plataformas de redes para el evento
  • Semana de recordatorios para crear cuentas para nuestras plataformas de redes, para descargar Zoom y para emocionarse
  • Inmediatamente después del evento, enviamos una encuesta a los asistentes, anunciamos el evento de 2021, brindamos otro contenido de seguimiento e incluimos información sobre nuestra biblioteca de Sesiones extendidas donde publicaríamos grabaciones de las sesiones en vivo, así como 15 sesiones adicionales.

Conclusiones paso a paso para organizaciones sin fines de lucro:

• Establezca una persona de contacto para escribir y programar correos electrónicos.
• Cree activos de marca que se puedan usar en correos electrónicos y redes sociales para mantener una marca consistente y cohesiva para su evento.
• Designe miembros del equipo que sean responsables de responder a una posible afluencia de preguntas por correo electrónico o redes sociales.
• Continúe enviando actualizaciones y use sus correos electrónicos para generar entusiasmo antes de su evento.
• Haga un seguimiento con todos los asistentes durante y después del evento para preguntarles sobre su experiencia para que pueda aprender más sobre lo que funcionó, lo que no funcionó y lo que puede probar la próxima vez.

Lección 6: No se limite a revisar su estrategia de mensajes y eventos en persona.

P: ¿Cómo ajustó los mensajes después de anunciar que sería un evento virtual?
Taryn: Lo que algunos pueden no darse cuenta es que creamos un evento completamente nuevo. Tuvimos que crear nuevos puntos de venta, nuevos temas y pistas de conversación, una nueva descripción del evento, nuevas preguntas frecuentes, un nuevo proceso de registro, un nuevo lenguaje de redes, una nueva copia de correo electrónico y más.

Brooke: Una de las partes más desafiantes de la creación del evento virtual fue crear todos los textos y mensajes nuevos. Tenemos varios años de copia y aprendizajes de los que extraer para la colaboración en persona. Para el evento virtual, tuvimos que crear todo. Escribimos una nueva copia del sitio web, nuevas guías de instrucciones para plataformas de redes como Slack y Braindate, y una nueva copia para correos electrónicos de marketing.

Anne: Según el orador, la sesión y la audiencia, el tono y el mensaje tenían que cambiar con casi todos los temas. El enfoque de casi todas las nuevas sesiones fue abordar y responder a momentos de crisis, inicialmente COVID-19 y luego también tensiones raciales y sociales.

Era muy importante pensar con quién estábamos hablando en estas sesiones. Por ejemplo, nuestra sesión "Conecta tu causa" estaba dirigida a organizaciones sin fines de lucro no relacionadas con el cuidado de la salud que tenían dificultades para conectar su causa con el COVID-19. Nuestra sesión de narración de historias, por otro lado, cubrió consejos para organizaciones sin fines de lucro que se dedican a la atención médica y aquellas cuyas causas no tenían nada que ver con el alivio de COVID-19.

Conclusiones paso a paso para organizaciones sin fines de lucro:

• Recuerda que este es un evento nuevo. Si bien algunos aspectos pueden seguir siendo los mismos, si está pasando de un evento presencial anual o existente a uno virtual, considérelo como un evento nuevo.
• Esto incluirá nuevos mensajes y podría incluir una nueva marca y diseño.
• Dependiendo de su evento, es posible que deba actualizar los oradores o el contenido programados, o la forma en que involucrará a los asistentes. Por ejemplo, si está organizando una gala virtual, deberá asegurarse de tener un programa de entretenimiento sólido, ya que habrá menos oportunidades para que los asistentes hablen entre ellos.

Lección 7: Actualice su marca y elementos de diseño.

P: ¿Cómo empezaste a actualizar la marca y los elementos de diseño para un evento que aún se estaba finalizando?

Irene (Diseñadora visual sénior): Sabíamos que necesitaríamos actualizar la marca y los elementos de diseño para el sitio web, los anuncios, las promociones, los correos electrónicos y la señalización. Nos reunimos con el equipo de eventos para repasar la logística y los plazos y luego comenzamos a simular ideas de logotipos.

Para evitar comenzar desde cero, puede agregar una copia a sus gráficos promocionales debajo del nombre del evento que significa que es virtual. Sin embargo, si normalmente usa fotografías de eventos presenciales anteriores, trate de no apoyarse demasiado en eso, ya que sería molesto para la audiencia leer sobre un evento virtual, pero ver imágenes de un evento presencial.

Sin una biblioteca de fotos propias para elegir, es posible que se sienta obligado a incluir imágenes de archivo de personas en computadoras para enfatizar el nuevo ángulo "virtual", pero esto no le dará vida a sus eventos. ¡En realidad podría restarle valor a la energía que estás tratando de crear! En su lugar, intente darle vida a su evento a través de los colores, patrones u otros elementos de diseño de su marca. Se sorprendería de la eficacia con la que el uso de colores y patrones puede evocar un sentimiento de emoción para animar a la gente a su evento.

Brooke : Otro elemento en el que pensamos fue asegurarnos de que todo fuera lo más claro e informativo posible. En el sitio, normalmente tenemos miembros del personal de Classy caminando listos para ayudar con cualquier cosa que un asistente pueda necesitar. Con un evento virtual, no tiene un puesto de información ni miembros del personal que los asistentes puedan detener al azar para hacer preguntas. Por lo tanto, sabíamos que necesitábamos ser más claros en el material de nuestro evento y proporcionar mucha información para minimizar las preguntas. Gran parte de esta garantía la creamos desde cero.

También queríamos mantener un elemento en persona para nuestros oradores, por lo que armamos cajas de correo con una camiseta Classy, ​​luces para selfies, auriculares con cable y una nota escrita a mano por nuestro director ejecutivo y cofundador Scot. Queríamos que se sintieran apoyados y asegurarnos de que estuvieran preparados para el éxito.

P: ¿Puede describir el proceso de cambiar los planes para la garantía de eventos en persona a diseños basados ​​en la web?

Irene : Cambiar a un evento web será una tarea enorme para múltiples grupos de personas, incluido el responsable de diseño, TI, marketing, operaciones y logística. Lo más importante que debe hacer es asegurarse de que todos participen en la conversación y entiendan cómo su papel juega en la toma de decisiones.

Desde una perspectiva de diseño, su diseñador observará todo a través de la lente de la experiencia del usuario y buscará el proceso más simplificado para que los asistentes se registren y vean su evento. Su diseñador podrá decirle si el plan propuesto está en el camino correcto para sus asistentes o si hay margen de mejora.

Algunas sugerencias para el cambio a online:

1) Haga que su sitio web sea fácil de usar para los asistentes manteniendo una copia breve y al punto, agregando viñetas para romper las paredes de texto y haciendo que los formularios de registro sean lo más cortos posible.

2) Cambiar a un evento virtual podría generar trabajo adicional para sus diseñadores y desarrolladores. Trate de mantener el trabajo adicional al mínimo posible reutilizando los diseños de página existentes.

3) Cualquier garantía que haya estado haciendo para su evento en persona aún se puede volver a trabajar para un entorno virtual. Reutilice sus diseños cambiando la copia para que sea relevante para el evento virtual, y luego vuelva a formatearlos como activos de redes sociales para generar entusiasmo.

Lo único que necesita mantener en su diseño es su marca. Siempre que parezca que todo es parte del mismo evento a través de colores, formas, tipografías o patrones cohesivos, ningún trabajo de diseño se desperdiciará si eres creativo.

P: ¿Cómo manejó los cronogramas cambiantes cuando se trata de tareas que consumen mucho tiempo, como diseñar un sitio web?
Brooke: Al comienzo de la transición, nos reunimos como equipo de eventos y creamos una nueva línea de tiempo en Asana (nuestro software de gestión de proyectos). Por supuesto, surgieron muchas tareas inesperadas entre ese momento y el evento, pero fue útil tener una línea de tiempo inicial para trabajar, especialmente cuando se está moviendo rápidamente.

Irene: La transición a un evento virtual puede ser desalentadora y, francamente, parece demasiado trabajo como para realizarlo, ¡pero es posible! Trate de no pensar demasiado al principio y recuerde que ya puede trabajar con lo que ha diseñado, lo que hará que sea más fácil adaptarse a los plazos cambiantes.

Algunos consejos para trabajar con líneas de tiempo:

1) Asegúrate de que tu marca se sienta minimalista. De esa manera, cualquier gráfico de última hora que necesites hacer se puede producir fácilmente a partir de una plantilla de marca básica.

2) Asegúrese de que sus diseñadores estén muy involucrados en la conversación sobre su evento. Si saben qué ideas están surgiendo para el evento, pueden proporcionar rápidamente comentarios sobre si serían fáciles de ejecutar o si afectarían otras partes de su carga de trabajo y retrasarían los plazos.

Tener a todas las personas adecuadas involucradas en una conversación desde el principio evitará encontrar la mayoría de los obstáculos.

Conclusiones paso a paso para organizaciones sin fines de lucro:

• Planee actualizar la marca y los elementos de diseño para su sitio web, anuncios, promociones, correos electrónicos y señalización.
• Trate de no reutilizar imágenes de eventos presenciales anteriores, ya que será confuso para los seguidores que esperan un formato virtual.
• Asegúrese de que todos participen en la conversación y entiendan cómo su papel juega en el proceso de toma de decisiones. Esto ayudará a garantizar que todos estén en sintonía con sus responsabilidades y puede ayudar a aliviar la tensión en torno a los plazos cambiantes.
• Apóyate en tus diseñadores para que te ayuden a crear la mejor experiencia de usuario para tus asistentes.
• Si no tiene un diseñador interno, comuníquese con una agencia para obtener una donación en especie o con estudiantes locales que puedan estar dispuestos a ayudar.

Lección 8: Investigue toda la tecnología que necesitará y realice al menos una prueba de todo su evento.

P: ¿Cómo investigaste la tecnología necesaria para los diferentes aspectos del evento?

JP (Productor sénior de video) : Con millones de personas más haciendo videoconferencias todos los días desde que comenzó la pandemia, me preocupaba la confiabilidad general de la conexión a Internet. Una mala conexión podría arruinar rápidamente una gran sesión. La pregunta principal era, ¿cómo podemos replicar mejor los beneficios del evento en persona, como establecer contactos, conversaciones grupales y reuniones individuales?

Tuvimos que elegir la plataforma en la que realizar el evento justo al comienzo de la pandemia de COVID-19, sin muchos ejemplos de otras conferencias virtuales. Después de investigar diferentes opciones, sugerí Zoom por varias razones. La popularidad de la plataforma y la facilidad de uso fueron factores importantes (la familiaridad para nuestros asistentes fue muy útil).

También teníamos mucha experiencia en el uso de Zoom para nuestros seminarios web. Entonces sentí que era más prudente usar un producto que ya conocemos, especialmente para nuestro primer evento virtual. Lo que nos encanta de Zoom es cómo interactúa con los asistentes, como las preguntas y respuestas, las encuestas y las opciones de chat. Otras plataformas son más de "solo mirar", pero Zoom se siente más interactivo. Pero Zoom solo no fue suficiente para replicar la interacción en persona, por lo que tuvimos que combinar esto con plataformas adicionales: Slack y Braindate, que agregaron una capa importante de redes para nuestros asistentes.

Taryn: Una de las cosas más beneficiosas de los eventos en persona son esas conversaciones que ocurren entre sesiones, en la hora feliz o en la mesa de café. Es cuando las personas realmente se conectan entre sí y comparten sus problemas, desafíos y soluciones que han utilizado para superarlos, o las lecciones aprendidas en el camino. Eso es lo que ofrece Braindate y eso es lo que encontré como asistente. De hecho, asistí a una Braindate con otros planificadores de eventos que buscaban opciones para establecer contactos y todos intercambiamos información de contacto.

También sabíamos que necesitábamos una forma para que las personas hablaran entre sí, hablaran con nosotros y hablaran con los oradores sobre cualquier cosa relacionada con el evento. Ya teníamos una asociación con Slack y nos comunicamos con ellos para ver si donarían un espacio de trabajo de Slack para nuestro evento, y aceptaron.

Conclusiones paso a paso para organizaciones sin fines de lucro:

• Busque una plataforma que sea confiable y que sus seguidores ya sepan cómo usar.
• Asista a otros eventos virtuales para ver cómo es la experiencia del usuario y obtener ideas sobre cómo puede mejorar su propia configuración.
• Busque una plataforma que priorice la participación con funciones como chat, preguntas y respuestas, reacciones y encuestas para mantener a su audiencia comprometida.
• Use software complementario (como Slack) para mantener a los miembros de la audiencia interesados ​​y mantener la conversación.
• Aproveche sus asociaciones existentes de cualquier manera que pueda.
• Realice una prueba con su equipo y cualquier altavoz externo para asegurarse de que todos tengan la configuración adecuada y que la tecnología funcione.

Lección 9: El equipo, la configuración y la producción son clave.

Una de las preguntas más frecuentes de nuestros asistentes fue: “¿Cómo se ven y suenan tan bien sus maestros de ceremonias? ¿Qué equipo estás usando? Y aunque la respuesta corta es que tenemos un productor de video talentoso en el personal, está feliz de profundizar y compartir sus mejores prácticas con todos ustedes.

Publicaremos una publicación de invitado en profundidad de JP Angers para compartir la configuración de Classy, ​​así como las mejores prácticas para grabar un evento en vivo, pero por ahora comparte los elementos más importantes para hacer que su video se vea de alta calidad, incluso con un presupuesto más bajo. .

JP: Hay algunas áreas clave que debe considerar.

1.) Calidad de audio

La calidad del audio siempre debe ser su prioridad número uno. La gente puede perdonar la calidad de imagen deficiente, pero el audio es lo que hace o deshace su presentación. La clave es distanciar el micrófono y los altavoces de audio, para que no se crucen y creen frases inaudibles.

La mejor solución es usar auriculares con micrófono. Enviamos Apple Earbuds con cable a todos los que hablaron en la conferencia. Tienen un gran micrófono y son compatibles con casi todos los dispositivos.

2.) Buena iluminación

También enviamos luces de anillo USB asequibles que las personas pueden enganchar a su cámara web (parte superior de la pantalla). Es importante obtener un anillo de luz que tenga tres opciones de color diferentes para que coincida con la luz ambiental (3200k, 4000k, 5500k aproximadamente para que coincida con la luz blanca cálida, blanca media y blanca diurna, respectivamente).

3.) Encuadre

El último aspecto técnico es el encuadre adecuado. Siempre tenga su cámara web a la altura de los ojos, en lugar de en una mesa donde las personas miran hacia abajo a la cámara web. ¡A nadie le gusta ver un festival de barbijos! Una buena regla general es colocar los ojos alrededor de dos tercios de la pantalla.

Para obtener más información sobre la configuración de nuestra oficina para este evento, seminarios web y nuestros videos internos, regrese al blog y le explicaré en detalle cómo configurar su propio estudio de video de alta calidad.

Preguntas y respuestas adicionales

So many of our attendees asked specific questions around the same topics, so we thought it would be helpful to share some of them here:

Q: What is the music you played during the opening slides?

A: We used royalty-free music from Melody Loops and chose to include specific notes on the opening presentation slides for each session. These usually included technical tips, reminders to join the conversation on Slack and to submit questions on Zoom, and other relevant information.

Q: I know your sessions are being conducted as Zoom meetings/webinars. Are you using any behind-the-scenes tools to facilitate any of the live sessions?

A: We wanted to make it as seamless as possible for our attendees to just go to one place to add all of the sessions they wanted to attend. We utilized HubSpot to create the session selection page since we needed a way for all of the data to sync between Salesforce and Zoom, as well as a way to avoid having to link out to 34 different Zoom landing pages to register for each session.

Q: Were there any specific Zoom settings that you needed to use?

A: We used the spotlight setting for sessions with one speaker, or gallery view for sessions with multiple speakers at a time.

Q: How did you run the help and session channels in Slack so smoothly?

A: Ahead of the event, we assigned two people as the main Slack “organizers” who answered the majority of the questions. We also created Slack ambassadors within our team and assigned them to certain channels to help facilitate discussions, answer questions, and share any urgent requests with the on-site team.

Want Even More Virtual Event Tips?

You're in luck. Taryn Crowder, our senior events manager, and Brooke Hearn, senior event planner, are hosting a webinar on July 23 at 10 am PST. Register for the webinar to either watch live or be sent the recording to watch at your leisure.

If you weren't able to attend the Collaborative: Virtual sessions live, check out our extended sessions library where you can watch all of the live recordings, as well 20 exclusive bonus sessions.