5 cosas que sus asistentes en persona quieren ver en sus eventos de recaudación de fondos

Después de un movimiento generalizado hacia el trabajo y las experiencias virtuales, muchas personas y organizaciones buscan volver a los eventos presenciales. La pandemia resaltó lo que la gente valora de los compromisos en persona, pero también alteró lo que es importante para crear una experiencia de evento en persona.

Si su organización sin fines de lucro está pensando en un evento en persona, el Informe de experiencia de eventos de recaudación de fondos de 2022 lo tiene cubierto. Identificamos los elementos específicos del evento que motivan a los donantes a asistir a un evento en persona, incluso cuando tienen la opción de asistir virtualmente.

A continuación, resumiremos cinco cosas que los asistentes en persona quieren ver en sus eventos de recaudación de fondos , incluidos ejemplos de cómo Classy Live ayuda a las organizaciones sin fines de lucro a dar vida a estos eventos. Recopilamos estos consejos principales directamente de una encuesta de 1,000 asistentes a eventos de recaudación de fondos que compartieron sus preferencias y qué los impulsó a asistir personalmente a eventos en persona.

1. Fácil registro y check-in

El éxito de la recaudación de fondos de su evento siempre comienza con el registro. Más del 92 % de los asistentes a eventos de recaudación de fondos en persona y virtuales informan que es probable que donen durante el evento además de los costos de registro. Por eso es aún más importante darles una buena primera impresión de su experiencia como donante en el momento del registro.

El registro y el registro sin problemas preparan el escenario en la mente de un donante para una experiencia de donación fácil con su organización, que pueden aprovechar nuevamente más adelante durante el evento. Una forma de brindar esta experiencia es ofrecer a los donantes la elección de sus opciones de pago preferidas. Además de los métodos de uso común, como las tarjetas de crédito, es posible que desee respaldar las donaciones a través de PayPal, Venmo, transferencias ACH, Apple Pay o Google Pay. Recientemente encontramos nuevos datos específicos sobre cómo las diferentes opciones de pago influyen en la conversión en una página de donación y el tamaño total de la donación.

También querrá mantener un formulario de registro simple y optimizado. Incluso puede aprovechar los códigos QR en el check-in, que se han convertido en una forma común y sin contacto de conectarse con los donantes y completar el registro.

Una sólida plataforma de eventos de recaudación de fondos puede ayudarlo con el registro y el registro a través de funciones como:

• Múltiples variaciones de boletos y precios
• Códigos de descuento
• Navegación sencilla
• Seguimiento de registro
• Autocomprobación

2. Sentirse parte de una comunidad

Los asistentes en persona quieren sentir que pertenecen a sus eventos. Es más probable que digan que su experiencia fue excelente cuando entienden su propósito en general y ven oportunidades para establecer contactos con otros asistentes de ideas afines. Considere cómo puede fomentar las presentaciones y el compromiso entre los asistentes, como organizar encuentros y saludos. Sus asistentes se sentirán incluidos, involucrados y equipados para superar cualquier dificultad social.

Desea evitar las promociones "robóticas". Sus asistentes se sentirán más pertenecientes a su comunidad si su comercialización es genuina. Envía invitaciones personalizadas en lugar de publicaciones patrocinadas en las redes sociales. Involucre a sus voluntarios, personal y miembros de la junta para promover el evento.

Hacer que los asistentes se sientan parte de una comunidad es particularmente importante. Vimos que es probable que el 91% de los asistentes a eventos de recaudación de fondos tomen más medidas con una organización sin fines de lucro después de una experiencia positiva en el evento.

Una plataforma de eventos de recaudación de fondos puede ayudarlo en sus esfuerzos de construcción de la comunidad a través de funciones como:

• Correo electrónico y mensajes de texto para compartir actualizaciones
• Transmisión en vivo nativa e integrada
• Mesas virtuales, salas de reuniones y networking
• Encuestas y chat
• Gestión de mesas y asientos.

3. Comunicación clara previa al evento

El registro probablemente ocurrirá meses antes de su evento. Esto significa que deberá tener un plan de comunicación previo al evento para mantener su evento en la mente de los asistentes. Su difusión por correo electrónico y redes sociales debe garantizar que los asistentes tengan fácil acceso a la información que necesitarán el día de su evento. Evite que los asistentes tengan que buscar en sus bandejas de entrada sus entradas u otra información clave sobre su evento cuando se presenten.

Sus comunicaciones previas al evento variarán ligeramente según el tamaño, las actividades y los requisitos de su evento, pero, en general, un plan de comunicaciones previo al evento de alto nivel debe incluir puntos de contacto comunes.

Puntos de contacto de comunicación de eventos

• Anuncie el evento : Anticipe su evento antes de que se abra el registro para entusiasmar a los seguidores. Comparta detalles de qué esperar y hágales saber que compartirá más pronto.
• Registro abierto : recuerda a los seguidores cuándo se abre el registro, junto con cualquier fecha límite para el registro, incluso si hay aumentos de precios más cerca del evento.
• Confirmar registro : cada partidario que se registre para su evento debe recibir un correo electrónico confirmando su registro con un recibo, boletos digitales e información básica del evento.
• Seguimiento de una semana : mantenga a sus asistentes entusiasmados y motivados para invitar a sus amigos con un correo electrónico de seguimiento una semana después de que se registren con nuevos detalles del evento.
• Actualizaciones de eventos, según estén disponibles : a medida que confirma oradores, artículos de subasta u otras actividades del evento, mantenga a sus asistentes interesados ​​enviando actualizaciones con esa información.
• Correo electrónico de la semana anterior: una semana antes de su evento, envíe un recordatorio con información pertinente, como estacionamiento, protocolos de salud y seguridad, boletos y horarios de check-in.
• Correo electrónico del día: el día del evento, envíe un recordatorio diciendo lo emocionado que está de ver a sus asistentes pronto. Vuelva a adjuntar sus boletos para que estén en la parte superior de su bandeja de entrada para el check-in.

4. Precauciones de seguridad bien pensadas

El Informe de Experiencia de Eventos de Recaudación de Fondos de 2022 encontró que dos impulsores de las malas experiencias de los asistentes en persona son demasiados requisitos relacionados con la pandemia y la sensación de que las organizaciones no manejaron las precauciones de seguridad pandémicas correctamente.

Las personas tienen diferentes necesidades y niveles de comodidad dentro del panorama cambiante de la pandemia. Es importante respetar las necesidades individuales de su comunidad, incluidos aquellos que pueden estar inmunocomprometidos y necesitan seguir practicando protocolos más estrictos para su salud y seguridad.

La mejor manera de hacerlo es ofrecer eventos híbridos, donde los asistentes tengan la opción de asistir en persona o desde la comodidad de sus hogares. Los eventos híbridos tienen muchos beneficios, incluido el aumento de la asistencia general, ya que las personas pueden unirse incluso si no son locales. Además, suponga que necesita cambiar su evento para que sea completamente virtual debido a los cambios en el número de casos de COVID-19 en su comunidad. En ese caso, esto es mucho más fácil de hacer si ya está planeando un evento híbrido.

Algunas organizaciones sin fines de lucro incluso han experimentado un mayor éxito en la recaudación de fondos mediante el uso de plataformas de eventos de recaudación de fondos para organizar eventos híbridos. Este fue el caso de la organización sin fines de lucro African Community Education (ACE), que aprovechó Classy Live para su evento de gala híbrido de 2021. Vieron un crecimiento del 203 % en los ingresos de su evento híbrido de 2021 en comparación con su evento virtual de 2020. Este crecimiento fue aún mayor al comparar su evento híbrido de 2021 con su último evento presencial en 2019.

5. Eventos de valor agregado que tienen un impacto

Los eventos sin un propósito claro dificultan que los asistentes se sientan conectados con su evento. Organice eventos que brinden un valor claro para sus asistentes a través del entretenimiento, la conexión o de otra manera.

El Informe de experiencia de eventos de recaudación de fondos de 2022 encontró que los principales tipos de eventos preferidos para los asistentes en persona incluyeron:

• Eventos de resistencia (43%)
• Actuaciones (38%)
• Subastas (36%)
• Gala (36%)
• Competiciones (29%)

Del ejemplo anterior, ACE incluyó actuaciones musicales, un desfile de moda de estudiantes y oradores principales en su evento híbrido de recaudación de fondos para brindar valor a sus asistentes. Cada uno de estos elementos del evento se transmitió en vivo profesionalmente, para que todos pudieran beneficiarse del entretenimiento.

El gran interés en los eventos de resistencia también aumenta el interés y el disfrute de las actividades al aire libre, estimulado por la pandemia. Organizar carreras, caminatas o incluso presentaciones al aire libre brinda una oportunidad atractiva para que sus seguidores se reúnan y una razón clara para hacerlo.

Mientras organiza su evento, también querrá considerar cómo puede contar la historia de su organización sin fines de lucro a través de las actividades del evento para recordar a los asistentes el impacto que están teniendo al asistir. Piense en formas en las que puede exhibir su marca y su misión durante su evento. Por ejemplo, el desfile de música y moda de ACE mostró la cultura de las personas a las que sirve la organización sin fines de lucro.

Las plataformas de eventos de recaudación de fondos pueden ayudar a agregar valor y aumentar el compromiso con sus eventos a través de funciones como:

• Tablas de clasificación en vivo y progreso de la campaña.
• Subastas, subida de paletas y puja móvil
• Notificaciones de donaciones
• Texto para donar

Organice un evento de recaudación de fondos en persona que a los asistentes les encantará

Más seguidores se sienten cómodos regresando a los eventos en persona. Al seguir los datos sobre lo que los asistentes al evento en persona dicen que disfrutan de sus experiencias, las organizaciones sin fines de lucro pueden crear oportunidades que los donantes desean apoyar.

Únase a nosotros en 2022 Collaborative para ver de primera mano una experiencia de evento en persona creada solo para que las organizaciones sin fines de lucro hagan crecer sus estrategias de recaudación de fondos.