Ingresos imputados y beneficios complementarios: una guía detallada

La mayor parte de la compensación de los empleados viene en forma de cheque de pago, pero no todo. Las empresas a menudo intentarán atraer a los trabajadores a través de medios no financieros, como automóviles de la empresa, vales de regalo o uso gratuito de los gimnasios locales.

Estos beneficios a menudo se denominan ingresos imputados y beneficios complementarios. Son beneficios adicionales además del salario básico que hacen que el trabajo sea más atractivo. También hay algunas diferencias entre los dos que debe tener en cuenta.

En esta publicación, analizaremos tanto los beneficios complementarios como los ingresos imputados y hablaremos sobre lo que se incluye y excluye de cada uno. También le mostraremos cómo calcular los ingresos imputados y le daremos algunos ejemplos de beneficios complementarios no imponibles.

¿Qué es el ingreso imputado?

Definir el ingreso imputado es sencillo: es el dinero que reciben los empleados que no es parte de su salario o salario, pero que sigue siendo un ingreso imponible. El empleado no paga directamente para recibir los beneficios, la empresa lo hace, pero aún debe declarar este valor al IRS.

Ejemplos de ingresos imputados

Existen múltiples ejemplos de elementos de remuneración que el IRS considera como ingreso imputado. Éstos incluyen:

• Póliza de seguro de salud grupal a término si su valor excede los $50,000
• Cualquier dinero de cuidado del empleador que exceda la asignación libre de impuestos
• Incentivos de bienestar (como el pago de membresías en gimnasios)
• Uso personal de vehículos de empresa (no solo de trabajo)
• descuentos para empleados
• Gastos en capacitación, desarrollo y educación que exceden el subsidio de empleado libre de impuestos
• Reembolsos por gastos de mudanza no deducibles.

¿Qué se excluye del ingreso imputado?

Ciertos beneficios imputados no están incluidos en el ingreso imputado. Por ejemplo, el seguro de salud para dependientes, las cuentas de ahorro para la salud y la asistencia para el cuidado de dependientes de menos de $5,000 están libres de impuestos. El seguro de vida grupal a término también está libre de impuestos por menos de $ 50,000, al igual que la asistencia educativa por menos de $ 5,250 por año.

¿Qué son los beneficios complementarios?

Los beneficios marginales son beneficios que los empleados reciben además de su salario regular. Pueden tomar la forma de bonos, pólizas de seguro, bienes y servicios pagados por el empleador como parte del paquete de compensación del empleado.

La diferencia entre los beneficios marginales y los ingresos imputados es semántica. Los beneficios complementarios se refieren a los beneficios reales en sí mismos, como la propiedad de un automóvil de la empresa o la membresía gratuita en un gimnasio, mientras que los ingresos imputados se refieren a la técnica utilizada para describir el valor monetario de esos beneficios.

Para calcular el ingreso bruto imponible, lo último es lo que importa, mientras que lo primero interesa principalmente a la persona que toma el trabajo.

Beneficios complementarios legalmente requeridos

Los beneficios complementarios que se espera que las empresas brinden a sus empleados dependen del tamaño de la empresa y del número de empleados a tiempo completo. Las reglas varían según el estado, pero prácticamente todas las empresas deben proporcionar compensación laboral, seguro médico, seguro de desempleo y licencia familiar y médica.

Si no está seguro de si necesita proporcionar estos beneficios complementarios, consulte con un profesional o consulte las leyes de su estado. Asegúrese de consultar las leyes locales y estatales, en caso de que existan requisitos específicos en su área.

Impuestos e ingresos imputados

En la mayoría de los casos, los empleadores deberán agregar los beneficios complementarios de un empleado (además de las asignaciones libres de impuestos) a su salario o compensación bruto imponible. El ingreso imputado no se suma al ingreso neto ya que eso sugeriría que ya ha sido gravado, lo cual no es así.

Los empleadores, por lo tanto, deben completar un formulario W-2 a efectos fiscales. Esto declara que los beneficios complementarios se calculan como ingresos imputados. El ingreso imputado generalmente está sujeto a los impuestos de Medicare y del Seguro Social, pero no a la retención del impuesto federal sobre la renta.

Cómo calcular el ingreso imputado

Cuando las empresas ofrecen beneficios complementarios a los empleados, deben calcular los ingresos imputados de los empleados. Para hacer esto, las empresas deben usar el "valor justo de mercado". Pueden hacer esto mirando cuánto pagaron por los beneficios que ofrecieron a los empleados.

A efectos del IRS, el "valor justo de mercado" se refiere a lo que un comprador dispuesto pagaría por un artículo de igual valor. Por ejemplo, si obtiene una membresía de gimnasio para sus empleados a $ 50 por mes, entonces el valor justo sería el mismo ya que eso es lo que pagarían otros miembros del público también.

Si está atascado, el IRS brinda información sobre el valor justo de mercado en su Guía de beneficios complementarios. Aquí puede ver lo que la autoridad fiscal cree que valen varios artículos.

En algunos casos, es posible que pueda negociar precios más bajos con proveedores externos solicitando servicios masivos para todos sus empleados. La membresía de un gimnasio individual, por ejemplo, puede costar $50 por mes, pero si tiene veinte empleados calificados, eso podría reducirse a $40 por mes.

Para calcular los ingresos marginales, siga los siguientes pasos:

Encuentre beneficios complementarios de minimis y exclúyalos

Encontrar y eliminar los beneficios marginales de minimis (mínimos) es el primer paso para la mayoría de las marcas. Implica excluir todos los pequeños beneficios que los empleados reciben de su empresa, como cafés gratis en el trabajo, que el IRS no considera imponibles.

Para verificar si necesita agregar algún artículo en particular como beneficio complementario, consulte la Publicación 15-B del IRS. Enumera muchos artículos que no tiene que incluir en el pago imponible bruto.

Estos son algunos ejemplos de beneficios no imponibles que no tienen ninguna consecuencia sobre los ingresos imputados:

• Regalos de cumpleaños o vacaciones por valor de menos de $100
• Artículos promocionales de la empresa, como mochilas, botellas, bolígrafos y camisetas
• Comida de empresa gratis, como picnics de empresa.
• Canastas de flores y frutas para ocasiones especiales
• Uso de fotocopiadoras de la empresa por motivos personales
• Entradas ocasionales a eventos deportivos, conciertos y exposiciones de arte.

En muchos casos, puede usar su juicio personal. Si el IRS no menciona un artículo en la Publicación 15-B y vale menos de $100, es poco probable que necesite incluirlo en sus estimaciones de ingresos imputados.

Calcule el valor de los beneficios complementarios de los empleados

La mayoría de las empresas utilizan la regla de valoración general al procesar los beneficios complementarios. Esto atribuye un valor justo de mercado a cada artículo agregado al paquete de compensación del empleado, además de su salario básico.

Una vez que tenga todos los valores justos de mercado, simplemente súmelos. Esto le da el valor total de los beneficios complementarios en toda la empresa.

Calcular porcentajes de uso comercial

El siguiente paso es calcular qué porcentaje de los beneficios marginales consume el empleado para uso personal.

Supongamos que le dio a un empleado una computadora portátil cuando se unió a su empresa para hacer su trabajo. Si usan el equipo exclusivamente en el trabajo, puede restar el gasto de su ingreso imputado. Eso es porque no proporciona al empleado ninguna ganancia privada. Sin embargo, si el trabajador divide el uso de la computadora portátil a partes iguales entre el trabajo y el ocio, entonces solo puede restar la mitad de su valor de su ingreso imputado. El resto debe tributar.

Restar asignaciones y exenciones

Como se discutió anteriormente, algunos tipos de beneficios complementarios están exentos de impuestos hasta una cierta cantidad; todo lo que supere eso será gravado. Si la renta imputada es inferior al umbral fiscal para cada categoría, el empleado no paga impuesto adicional. Si es más, solo pagarán impuestos sobre el excedente por encima del umbral.

Por ejemplo, el IRS actualmente permite que las empresas estén libres de impuestos por hasta $5,250 por empleado para fines de gastos educativos. Por lo tanto, si un empleado recibe $7,000 en beneficios complementarios relacionados con la educación, su ingreso imputado (sobre el cual debe pagar impuestos) será de $1,750.

Registre todos los beneficios complementarios en su nómina

Para obtener el ingreso bruto, su empleado tendría que pagar impuestos y agregará sus beneficios complementarios o ingresos imputados a su salario. Por ejemplo, puede proporcionar un salario de $ 3,000 por mes y un ingreso neto imputado adicional de $ 750 por mes.

Por lo tanto, el ingreso bruto del empleado por concepto de impuestos federales y estatales, Medicare y deducciones del Seguro Social sería de $3,750.

Para evitar que los empleados tengan que presentar y pagar impuestos de beneficios adicionales de su bolsillo, debe enviar al IRS algo de dinero de su cheque de pago todos los meses para generar un saldo positivo. Para calcular cuánto aportar, multiplique el valor imponible de los beneficios complementarios por la tasa impositiva y divídalo por la tasa de retención.

Ponga los ingresos imputados en sus talones de pago

Algunos empleados ignorarán la entrada de la línea de ingresos imputados en su talón de pago, pero muchos querrán ver cuánta compensación reciben en forma de beneficios complementarios.

Por eso es una buena idea poner todos los beneficios del ingreso imputado en sus talones de pago. De esta manera, los empleados pueden ver lo que les estás dando y calcular sus retenciones de impuestos más fácilmente.

Si está atascado, los expertos recomiendan usar software para encargarse de la nómina de los empleados y los cálculos de ingresos imputados. Los desarrolladores actualizan periódicamente sus soluciones con las normas y directrices más recientes del IRS, lo que le permite automatizar muchas operaciones contables tediosas.

¿Debe utilizar la gestión de gastos de viajes y entretenimiento para obtener beneficios complementarios?

Las empresas pueden abordar los beneficios complementarios de una de dos maneras. O pueden pagarlos directamente en nombre de los trabajadores, o pueden hacer que los trabajadores paguen primero y luego reembolsarlos.

Si las empresas optan por la última opción (hacer que los empleados paguen primero), a menudo confían en la gestión de gastos de viajes y entretenimiento (T & E). Desde la perspectiva del IRS, cualquier ingreso que los empleados obtengan de los reembolsos de T & E es exactamente lo mismo que el pago imponible y, por lo tanto, está sujeto a impuestos.

Lo bueno de T & E es que precuantifica el valor del beneficio. En el momento en que el empleado lo paga, se revela el “valor justo” del artículo.

Por ejemplo, si un empleado aprovecha un beneficio de la empresa inscribiéndose en un gimnasio por $50 al mes y luego recibe un reembolso de su empleador, la empresa no tiene que calcular el valor justo. En su lugar, simplemente suma el monto en dólares del costo mensual de membresía al ingreso imputado del empleado.

El enfoque T & E también ofrece otros beneficios para los empleadores. Por ejemplo, el sistema le permite comprobar el cumplimiento de las políticas de la empresa. Si un empleado supera su asignación, simplemente puede negarle el acceso a más beneficios.

Es posible que desee cubrir muchos beneficios bajo T & E. Algunos están sujetos a impuestos y otros no. Por ejemplo, los reembolsos de mudanza de menos de 50 millas están sujetos a impuestos, mientras que los de más de 50 millas no lo están. El uso personal de un automóvil de la empresa en un viaje de negocios es un gasto sujeto a impuestos, pero los beneficios de traslado, hasta un límite predefinido por el IRS, no lo son.

La línea de fondo

Los ingresos imputados y los beneficios complementarios son una parte importante del mercado laboral moderno. A menudo permiten que las empresas compensen a sus empleados por el tiempo y el esfuerzo más allá de lo que sería posible mediante una remuneración financiera regular.

A los empleados también les encantan los beneficios adicionales. Los hace sentir más como parte de una comunidad y les da algo extra como recompensa por su arduo trabajo. Vale la pena considerarlos, pero debe comprender cómo los maneja el IRS para evitar que usted o sus empleados se metan en problemas fiscales.