Cómo escribir un formulario de orden de compra

Al hacer negocios, es necesario documentar todas sus transacciones. Esto es especialmente cierto si usted es un vendedor de bienes, ya que la documentación de su transacción establece la salud y la buena reputación de la empresa en el futuro. Cuando alguien desea realizar una compra, se necesita un formulario de orden de compra para establecer qué producto se está comprando ya qué precio. Por lo que este documento no solo es necesario para el comprador sino también para el vendedor y sus registros. Si bien es fácil aclarar la necesidad de un formulario de orden de compra, la siguiente pregunta es: ¿cómo escribir uno? Por suerte hay varias respuestas para esto.

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Antes de hablar sobre cómo crear un formulario de pedido de compra, es importante entender de qué se trata. A menudo existe confusión sobre la diferencia entre una orden de compra y una factura. Como se indicó, un formulario de orden de compra es un documento que notifica al vendedor sobre el deseo de comprar a cambio del pago prometido. Una factura, por otro lado, es una factura del vendedor al comprador para informarle cuánto se debe por los bienes y/o servicios.

Con esto en mente, algunos de los que podrían necesitar o beneficiarse de un formulario de orden de compra son propietarios de empresas que podrían necesitar crear uno para comprar a otras empresas en transacciones B2B (empresa a empresa). Dado que las transacciones de empresa a empresa pueden ser grandes y complicadas y, a menudo, implican compras a gran escala, se necesita un poco más de detalle y este es el uso real del formulario de orden de compra, ya que ofrece espacio para agregar una gran cantidad de información sobre la naturaleza. de la compra como el nombre del producto, precio, entrega, etc. Muchas otras entidades podrían usar un formulario de orden de compra, ya que todos participan en el comercio en algún nivel en la economía globalizada.

Ahora que se ha explicado su uso y propósito, la siguiente pregunta es: ¿Cómo alguien crea un formulario de pedido de compra? Como se dijo, sus respuestas son múltiples y todo se reduce a una cuestión de elección. Una empresa más grande a menudo tiene su propio estilo de formulario de pedido de compra que le gusta usar. Las empresas en línea a menudo los tienen prefabricados para los clientes como parte de un proceso de embudo de ventas y algunos otros pueden optar por descargar una plantilla de orden de compra en PDF.

Si una empresa o individuo decide crear su PDF de orden de compra rellenable, ¿dónde puede hacerlo? En realidad, hay varios recursos excelentes en línea donde se puede descargar un formulario de pedido de compra como un documento PDF rellenable prefabricado. El PDF de la orden de compra a menudo incluirá una serie de espacios rellenables que solicitan información específica sobre la compra que se detallará más adelante. Aunque es posible crear su propio formulario de orden de compra, se sugiere utilizar un formulario prefabricado porque ya está preparado y reduce la posibilidad de omitir información esencial.

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Creación de un formulario de pedido de compra

Hay varias formas de crear un formulario de pedido de compra en línea, y una de esas formas es encontrar un editor de PDF de alta calidad en línea. Los editores de PDF en línea como LuminPDF ofrecen su propio formulario de pedido de compra que puede descargar; sin embargo, si se necesita uno personalizado, se puede editar un archivo PDF en blanco a través de su solución con las especificaciones deseadas. Sin embargo, al crear un formulario de pedido de compra, tenga en cuenta todo lo que debe indicarse en el documento. Si falta parte de la información, podría causar un retraso o, peor aún, una compra fallida, lo que podría perjudicar los intereses de su negocio.

Elementos principales de una orden de compra

Al completar una plantilla de orden de compra prefabricada o una que haya creado usted mismo, hay cierta información necesaria que debe incluir. Lo obvio por supuesto es el nombre del producto deseado, cuanto o cuantos necesitas así como el monto a pagar por dichos productos o servicios. Además de esto, hay otras cosas importantes que incluir para recibir lo que desea comprar.

Otra inclusión obvia es el nombre y la dirección a la que le gustaría enviarlo. El formulario de pedido de compra es inútil si no llega a la persona o empresa adecuada. Además, no solo incluyas su dirección, sino también la tuya. No sería tan útil si intenta comprar algo sin que la empresa a la que está comprando sepa a dónde enviar el producto.

Además, cuando solicita un producto específico y no un servicio como la consultoría, se necesita el medio de envío. Dónde enviarlo, qué servicio utilizar, etc. Si bien la opción de quién depende de usted, a menudo es necesario tener en cuenta el precio de envío que tendrá que pagar para que le envíen el producto a la dirección que elija.

Estas son algunas de las cosas básicas que deben incluirse en una orden de compra, hay otras cosas que incluir, por supuesto, y si está utilizando un PDF de orden de compra prefabricado, indicará lo que se necesita y dónde colocar la información en el rellenable. documento eliminando así posibles errores. Sin embargo, si no utiliza un documento PDF rellenable, debe crear uno y asegurarse de que se incluya toda la información.

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Cómo hacer una orden de compra en PDF

Para crear una orden de compra en formato PDF, primero debe usar un editor de PDF (hay muchos para elegir) y hacer lo siguiente: agregue el título, cree espacios en blanco para completar con la información necesaria, como la información de facturación y el nombre del producto. , así como la información del vendedor y del comprador (usted) en el documento. Una vez que haya creado todo esto, es una simple cuestión de completar toda la información deseada y enviarla al proveedor.

En los negocios, incluya siempre toda la información relevante al comprar un producto o servicio con el uso de un formulario de pedido de compra. Cuando crea un formulario de pedido de compra o descarga una plantilla de PDF prefabricada desde un sitio de edición de PDF en línea, debe tener en cuenta que debe prestar atención a los detalles para asegurarse de que no haya complicaciones. Si se incluye toda la información, entonces el paso final es enviarla y esperar a que llegue su producto o servicio.