Cómo hacer la nómina usted mismo en 7 pasos

La nómina no es la parte más emocionante de administrar un negocio. Y si bien la subcontratación de este tipo de trabajo es más práctica, saber cómo hacer la nómina por su cuenta le ahorra dinero y garantiza que todos sus empleados reciban su pago a tiempo.

El procesamiento de la nómina es una tarea compleja, sobre todo debido a sus obligaciones legales. Sin embargo, con la estrategia y los sistemas de nómina correctos, no tiene que preocuparse por dejar su negocio expuesto a posibles responsabilidades y/o multas.

Esta guía brinda información esencial sobre el manejo de la nómina, pero es posible que aún necesite asistencia profesional de los servicios de nómina para obtener información específica relacionada con su negocio.

La importancia de los sistemas de nómina sólidos

Todo propietario de una empresa sabe que un buen sistema de nómina es un aspecto fundamental de la gestión de su empresa. Por supuesto, esto es más que solo garantizar que todos reciban su pago a tiempo.

Un buen sistema de nómina forma una parte esencial de la cultura de la empresa e impacta prácticamente en todos los aspectos de la empresa, incluido el flujo de efectivo y la productividad. Además de recursos humanos, la nómina es posiblemente la clave para administrar una fuerza laboral exitosa.

La nómina cubre los beneficios, la compensación y una variedad de ventajas para lograr un mejor uso de los recursos y, al mismo tiempo, mejorar el compromiso y la progresión de los empleados. Sus registros de nómina también ayudan a cumplir con las regulaciones estatales y nacionales.

En otras palabras, el sistema de nómina se utiliza para realizar un seguimiento de las horas, los salarios, las deducciones y los pagos de los empleados, al tiempo que mantiene organizados todos los documentos relevantes. Las siguientes estadísticas sobre la nómina resaltan aún más su importancia en los negocios:

• Casi la mitad de todos los trabajadores comienzan a buscar un nuevo trabajo después de solo dos errores de nómina de su empleador.
• Entre el 10 % y el 30 % de los empleadores clasifican erróneamente a los empleados para privarlos de las protecciones previstas en las leyes laborales.
• Más del 54% de los trabajadores estadounidenses han experimentado problemas con el procesamiento de nóminas.

En definitiva, procesar la nómina de manera correcta beneficia tanto a los empleados como a la empresa. Pero incluso cuando la nómina se subcontrata, sigue siendo una de las principales fuentes de disputas entre empleados y dueños de negocios. Como tal, controlar manualmente la nómina puede ser beneficioso para toda la operación.

Siete pasos para procesar la nómina

Antes de considerar el software de nómina, es importante que comprenda cómo procesar la nómina manualmente. Si bien esto es ciertamente un desafío, el proceso se puede simplificar en solo siete pasos.

Si sigue cada uno de los pasos a continuación, podrá declarar impuestos sobre la nómina en poco tiempo.

Paso 1: obtenga su número de identificación de empleador

Antes de que pueda comenzar a procesar el pago, deberá configurar un número de identificación de empleador o EIN, que el gobierno utiliza para garantizar que las empresas paguen impuestos al Servicio de Impuestos Internos y cumplan con otros requisitos legales. Sin un EIN, no puede procesar los pagos de nómina de sus empleados.

El IRS utiliza el EIN para identificar su negocio y registrar todos los archivos de impuestos presentados para cada año fiscal. Las nuevas empresas pueden registrarse para obtener el EIN completando una solicitud en línea en el sitio web del IRS. Si desea procesar manualmente la nómina por primera vez, deberá averiguar cuál es su EIN.

Además de un EIN nacional, es posible que también necesite un EIN estatal. Ambos son gratuitos para todas las empresas.

Paso 2: Haga que todos los empleados completen sus formularios de nómina

Antes de que se pueda pagar a los empleados, deben proporcionar a su empresa la información fiscal pertinente. Es importante que el empleador verifique que todos los datos sean precisos. Para cada empleado, la información debe cubrir su estado laboral, deducciones y otros detalles que sean relevantes para su empleo y paquetes financieros.

Los empleados deben completar un formulario W-4, que incluye detalles de su estado civil y realiza un seguimiento de las asignaciones personales y otros detalles fiscales. También tendrán que llenar un formulario I-9 para verificar su identidad y elegibilidad de empleo. Además, se debe presentar un nuevo informe de contratación para todos los empleados nuevos.

Los contratistas y trabajadores independientes también deberán completar los formularios de nómina 1099. Si bien la mayor parte de la responsabilidad de completarlos recae sobre los hombros del trabajador, su empresa debe estar lista para distribuirlos, recopilarlos y enviarlos. El IRS maneja las presentaciones de los formularios W-4, I-9 y 1099.

Paso 3: seleccione su cronograma de nómina

La nómina no se trata solo de garantizar que a sus empleados se les pague a tiempo. Aún así, pagar los salarios de los empleados es uno de los objetivos clave aquí. Por lo tanto, es crucial establecer un cronograma de nómina claro.

Por lo general, hay cuatro tipos de cronogramas de nómina a considerar: pagos semanales, pagos quincenales, pagos quincenales y pagos mensuales. En la mayoría de los casos, las empresas querrán adoptar el mismo horario para los trabajadores de todos los departamentos. Por lo menos, al aprender a hacer la nómina por su cuenta, esta opción ayuda a evitar errores o pagos atrasados. Además, crea una cultura en la que todos los empleados son tratados por igual.

Después de seleccionar las fechas de pago de sus empleados, también deberá confirmar las fechas de vencimiento del pago de impuestos y los plazos de presentación de impuestos.

Paso 4: Calcular Pago y Deducciones

Calcular manualmente el salario bruto de un empleado es bastante simple. Toma su tarifa por hora y la multiplica por la cantidad de horas que han trabajado en un período determinado. Aquí está la fórmula más básica:

Tarifa por hora x horas trabajadas = salario bruto para ese período

Sin embargo, debe tenerse en cuenta que es posible que deba dividir la ecuación en dos partes si la tarifa por hora de un trabajador aumenta por horas extras o horas no sociables. En este caso, simplemente calcule el salario bruto por las horas contratadas y las horas extraordinarias como partes separadas antes de sumarlas. Si está trabajando en la nómina en Excel, el programa puede completar los cálculos en su nombre.

Calcular las asignaciones del empleado (también conocidas como exenciones) y las deducciones es otro factor crucial. Las asignaciones se completan a través del formulario W-4, mientras que las deducciones deben aparecer en el formulario 1040-EZ del empleado. Las deducciones de nómina legítimas son lo que un trabajador puede reclamar contra sus ganancias para reducir efectivamente sus impuestos.

Como empleador, debe asegurarse de que los empleados hayan completado este paso de manera precisa. Es posible que también deba considerar otros elementos del procesamiento de la nómina y las retenciones. La lista incluye contribuciones 401(k), impuestos estatales y federales, seguro médico, Seguro Social y la contribución de compensación para trabajadores.

Quizás el tema más complejo, o al menos el que más tiempo lleva, radica en que la tasa a la que se multiplican las deducciones depende de la categoría de cada empleado. Una vez más, el software de nómina correcto hará los cálculos en su nombre; solo necesita ingresar las fórmulas correctas.

Paso 5: Pague a los empleados

Una vez que haya completado todas las etapas del paso cuatro, puede calcular el salario neto del trabajador. Este proceso se puede automatizar con una calculadora de nómina y se determina mediante la siguiente fórmula:

Salario bruto - deducciones = sueldo neto

El pago neto es lo que el empleado recibe en su paquete de pago al final del período de pago. Después de calcular el salario neto individual del trabajador, puede procesar el pago a través de su método preferido, incluidas transferencias bancarias, tarjetas de nómina o cheques.

Dado que está procesando los pagos de todos sus trabajadores, hacerlo a mano no es una opción. En su lugar, debe utilizar un sistema automatizado, lo que le ahorrará un tiempo precioso. Además, puede acelerar el proceso almacenando las deducciones y retenciones de impuestos de los empleados en el software de nómina, lo que facilita los pagos oportunos y precisos para todos los empleados.

Además de procesar los pagos, es importante crear un comprobante de pago del empleado que le permita realizar un seguimiento de lo que está reteniendo. El seguimiento de las retenciones hará que la vida sea mucho más fácil a medida que avanza en los pasos siguientes y debería promover una planificación fiscal más sencilla para su empresa y sus trabajadores.

Paso 6: organice sus registros

Es absolutamente esencial que la información sea precisa en todo momento. Cuando documenta los registros de nómina, los datos se pueden usar siempre que enfrente disputas con los empleados o el IRS. Una visión general clara de todos los pagos y cálculos le permite ofrecer pruebas cuando sea necesario y corregir errores rápidamente.

Pagar sus impuestos regulares sobre la nómina también es más fácil cuando tiene registros claros. La buena noticia es que una buena solución de nómina automatizará los registros mediante el uso de las cifras de pago bruto, deducción y pago neto que ha calculado previamente. Por lo tanto, la mayor parte del trabajo duro lo hace usted, lo que le permite a su equipo concentrarse en administrar el negocio.

Paso 7: Pague los impuestos sobre la nómina

Cualquier empleador que maneje la nómina debe asegurarse de que todos los impuestos sobre la nómina se paguen puntualmente. Sus formularios de impuestos federales deben enviarse trimestralmente, mientras que las declaraciones locales deben cumplir con las regulaciones estatales. También se deben considerar las declaraciones de impuestos anuales y los formularios W-2.

Retener la cantidad correcta de cada empleado es vital. Para hacer esto, debe contabilizar los impuestos sobre la renta, el Seguro Social y los impuestos de Medicare, ya sea manualmente o a través de algunas de las soluciones de software de impuestos en línea. Si ha retenido las cantidades correctas, cubrir los impuestos sobre la nómina posteriores debería ser fácil. A su vez, evitará disputas, multas y problemas con sus trabajadores y garantizará una operación más fluida en todo momento.

Mientras tanto, es posible que su empresa también deba cubrir los impuestos federales de desempleo, los impuestos estatales de desempleo, el Seguro de desempleo estatal o SUI y los impuestos de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro. Estos no se deducen directamente de los cheques de pago de los trabajadores.

Opciones de nómina manual: Excel y más

Después de confirmar que el procesamiento manual de nóminas es la solución adecuada para su empresa, será clave encontrar el sistema o software adecuado para completar la asignación. La solución correcta debería hacer que el proceso sea más rápido y mucho menos estresante. Además, tomar la decisión correcta desde el principio le ahorrará la molestia de tener que buscar un paquete o plantilla de reemplazo más adelante.

Hay muchas opciones en el mercado, pero probablemente sea mejor elegir Excel. Aquí hay algunas razones por las que debería optar por un software:

• Sin preocupaciones sobre la legitimidad
• Hay mucha información disponible para ayudarlo a aprovecharlos al máximo.
• Están construidos teniendo en cuenta las demandas del IRS.
• Los empleados han oído hablar de ellos, lo que les da confianza.
• Ofrecer soluciones rentables

Uso de Excel para la nómina

Una de las mejores cosas de usar Excel para la nómina es que las plantillas de nómina de Microsoft se pueden descargar gratis y lo ubican en el camino hacia una administración de nómina sin problemas. Puede tomar un poco de tiempo personalizar las columnas y agregar funciones para que coincidan con los requisitos individuales de su empresa, pero el proceso no debería ser demasiado difícil.

La pestaña "información del empleado" es donde puede agregar todos los datos relevantes, desde tarifas por hora hasta deducciones de impuestos. Todas las ecuaciones se completan automáticamente ya que las fórmulas ya están insertadas. La pestaña "calculadora de nómina" mantendrá los datos de los empleados para automatizar los cálculos de pago neto.

En esta parte de la hoja de cálculo, puede insertar sus horas, licencia por enfermedad, horas extra y más. Una vez que esto se haya completado, puede crear los comprobantes de pago para determinar cuánto se le paga a un empleado en este período. Esta cifra se utilizará posteriormente para pagos manuales o automáticos de salarios.

La hoja de cálculo se puede diseñar para incluir páginas para empleados individuales o administrar a todos los empleados en una página mediante el uso de diferentes filas. Si bien Excel no es la única opción (Quickbooks es otra opción muy popular), es una de las más fáciles de dominar. Si opta por Quickbooks, el proceso es un poco más largo, pero este software de nómina ofrece una guía paso a paso para cada detalle.

Cualquiera que sea la opción que elija, le sugerimos que guarde todo en la nube, así como en sus sistemas. Esto lo ayudará a evitar situaciones estresantes en caso de que sus datos se pierdan o se corrompan.

Conclusión

Si desea procesar manualmente la nómina, no tiene que comenzar repentinamente a completar todos los cálculos usted mismo. Ya sea que utilice la plantilla de calculadora de nómina de Microsoft u otro servicio automatizado, simplemente deberá ingresar los detalles relevantes para cada empleado en relación con las horas que han trabajado, su pago por hora y las deducciones. A partir de aquí, calcular todo, desde el salario bruto hasta el salario neto y los requisitos fiscales, debería ser una tarea fácil. En resumen, la precisión está garantizada.

Algunas empresas seguirán eligiendo otras opciones de nómina, como un proveedor de nómina dedicado o simplemente empleando los servicios de un contador. Y eso está bien. Sin embargo, si desea realizar un seguimiento de todos los aspectos de su negocio en todo momento, la opción manual es más fácil que nunca.