Cómo crear una base de conocimientos para la gestión del trabajo de marketing

Las herramientas de administración del trabajo de marketing pueden beneficiar a su organización de varias maneras, incluida la productividad y la eficiencia. También ayudan a administrar equipos que trabajan de forma remota. Pero con todas estas capacidades, es importante que los miembros del equipo sepan cómo usarlas.

Crear una base de conocimientos para su sistema de gestión del trabajo de marketing es esencial para asegurarse de que todos los usuarios estén en sintonía. Estos son algunos consejos sobre qué incluir en su base de conocimientos de gestión del trabajo de marketing.

Directrices sobre cuándo utilizar la herramienta de gestión del trabajo de marketing frente a otra herramienta

"La base de conocimientos... es para su equipo y cualquier colaborador en la herramienta para que puedan consultar en cualquier momento las instrucciones y pautas sobre cómo usar la herramienta de la mejor manera", dijo Brianna Miller, directora de marketing y generación de demanda en la empresa de análisis de cumplimiento de la atención médica. Protenus, en la Conferencia MarTech.

La herramienta de gestión del trabajo de marketing es importante para agregar proyectos, enviarlos para su aprobación y compartir otras actualizaciones importantes. Las comunicaciones relacionadas con los proyectos deben realizarse, en la mayoría de los casos, dentro de la herramienta de gestión del trabajo.

Si una solicitud de proyecto u otra actualización relacionada con el proyecto llega a través de otro canal, debe haber pautas establecidas sobre cuándo dejar estas actualizaciones donde están y cuándo agregarlas a la herramienta de gestión del trabajo de marketing.

Aquí hay un ejemplo de las pautas a seguir. Su organización puede usar aplicaciones de correo electrónico o mensajería como Slack de manera diferente, pero este es al menos un buen lugar para comenzar.

Directrices sobre cómo se puede iniciar una tarea o proyecto

También debe tener pautas específicas sobre cómo se puede iniciar un proyecto. Estas pautas deben desglosarse por canal.

Proporcione ejemplos sobre cómo se deben manejar las solicitudes cuando llegan a través de:

• Correo electrónico.
• Slack/Teams y otras aplicaciones de mensajería.
• Una reunión (virtual o presencial).
• Solicitud de formularios.

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Pautas sobre quién puede crear un proyecto y cambiar la información clave del proyecto

“Tenga pautas sobre quién puede crear proyectos y cambiar la información clave del proyecto”, dijo Miller. “Esta pequeña cosa puede marcar una gran diferencia porque entonces hay un propietario y una persona que sabe cuándo son las fechas de vencimiento y cuándo podría cambiar el proyecto”.

Configurar convenciones de nomenclatura para proyectos y tareas

Los títulos claros ayudan a los miembros del equipo a comprender el tipo de tarea que buscan en la herramienta de gestión del trabajo de marketing. Esto ahorra tiempo y ayuda a evitar errores.

“A pesar de lo excelente que es cualquier función de búsqueda y cualquier herramienta, la creación de títulos claros le ahorrará mucho tiempo a su equipo”, dijo Miller.

La convención de nomenclatura de su organización podría considerar el uso de un método de "desglose", que procede de términos más generales a palabras más específicas sobre proyectos individuales.

Estas son algunas otras reglas que puede considerar adoptar para las convenciones de nomenclatura de su equipo:

• Utilice números y fechas en el título.
• Agregue contexto nombrando el departamento y el tipo de proyecto.
• Más corto es mejor.
• Use verbos para designar acciones relacionadas con tareas (escribir, diseñar, redactar, revisar, etc.).

Directrices sobre los procesos en el sistema

Incluya pautas sobre procesos en su base de conocimientos para que los miembros del equipo sepan cómo completar tareas y proyectos.

Además, defina claramente la diferencia entre tareas y proyectos, y sea específico sobre qué procesos se aplican al nivel de tarea frente al nivel de proyecto.

Estos son algunos ejemplos de directrices sobre procesos:

• Todo el trabajo debe documentarse en la descripción de la tarea.
• La sección de comentarios debe usarse si se necesita discutir algo específico de la tarea. Solo si la pregunta está relacionada con el proyecto en su conjunto, se deben hacer comentarios a nivel de proyecto.
• Una vez que el trabajo esté listo para su revisión en la tarea con los archivos adjuntos cargados, mencione a los miembros del equipo que deben revisar y cambie el estado de la tarea a "En revisión".
• Una vez que se haya completado el proceso de revisión, el propietario de la tarea cambiará el estado de la tarea a "Completada".
• Cuando se completa un proyecto, el propietario del proyecto debe mover el proyecto a la carpeta "Archivado" correspondiente.

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