Cómo elaborar una estrategia de evento ganadora: un marco de 7 pasos

Si bien los eventos virtuales son una excelente manera de conectarse con sus clientes actuales y potenciales, conseguir asistentes calificados suele ser un desafío.

Los eventos se han vuelto más accesibles en el mundo digital actual, con múltiples canales y plataformas disponibles para promocionar y atraer asistentes. Es importante contar con una estrategia sólida para atraer e involucrar a asistentes calificados para garantizar que su evento virtual sea un éxito.

Ya sea que esté organizando un seminario web, un podcast, un evento de metaverso o una reunión basada en la web, los eventos brindan una oportunidad única para interactuar con posibles clientes potenciales. Sin embargo, cada tipo de evento también requiere un enfoque diferente a la hora de generar y dar seguimiento a esos clientes potenciales.

Los seminarios web y los podcasts, por ejemplo, son excelentes para brindar liderazgo intelectual y establecer su marca como una autoridad en su espacio. Si bien los eventos de metaverso y basados ​​en la web ofrecen oportunidades de participación más interactivas, es posible que requieran un enfoque más estratégico para la generación de prospectos y el seguimiento.

Para aprovechar al máximo sus eventos, es crucial comprender los matices de cada tipo de evento. Al hacerlo, puede adaptar sus actividades de generación de prospectos y estrategias de seguimiento para maximizar su efectividad y generar mejores resultados para su empresa.

La planificación de cualquier tipo de evento requiere mucho esfuerzo, tiempo y recursos, especialmente cuando se trata de conseguir los asistentes adecuados. El siguiente enfoque de siete capas se sumerge en el marco para elaborar su estrategia.

1. Aclara tus objetivos y propósito

Antes de comenzar a planificar su evento, asegúrese de comprender claramente sus objetivos y propósitos. ¿Qué quieres lograr con tu evento? ¿Quiere generar clientes potenciales, crear conciencia de marca o proporcionar información valiosa a sus asistentes?

Tener un objetivo claro lo ayudará a determinar el tipo de asistentes que desea atraer y los mensajes que debe usar para llegar a ellos.

2. Haga que su equipo de ventas se involucre por adelantado

Involucrar a su equipo de ventas al principio del ciclo de planificación puede traer varios beneficios a su empresa. Como las ventas son los principales representantes de cara al cliente, entienden profundamente las necesidades, preferencias y comportamientos de los clientes.

Como tales, pueden proporcionar información valiosa sobre el público objetivo y ayudar a adaptar el evento para satisfacer sus expectativas. También pueden ayudar a desarrollar el mensaje y el posicionamiento del evento, asegurándose de que resuene en el público objetivo y se alinee con los objetivos de ventas de la empresa.

Involucrar al equipo de ventas durante esta fase inicial ayuda a crear un sentido de propiedad e inversión en el éxito del programa, lo que se traduce en una mayor motivación y compromiso para lograr los objetivos del evento. Y, como nota al margen, aproveche la experiencia de sus vendedores en la generación de clientes potenciales y el cierre de acuerdos, para que puedan contribuir con ideas para actividades de marketing que promuevan la creación de redes y la generación de clientes potenciales.

3. Centrarse en la audiencia y el perfil de los asistentes

Una vez que haya aclarado sus objetivos y propósitos, es hora de centrarse en el perfil del asistente. ¿Quién es tu público objetivo? ¿Cuáles son sus títulos de trabajo, industrias e intereses?

La nivelación también es importante, así que mezcle asistentes con los antecedentes y las habilidades adecuadas. Por ejemplo, mezclar un desarrollador con un ejecutivo probablemente no sería lo más adecuado.

Una vez que haya identificado su perfil de asistente ideal, puede comenzar a dirigirse a ellos con mensajes personalizados.

Conocer a su audiencia es fundamental cuando se trata de la planificación de eventos. ¿Cuáles son sus intereses, puntos débiles y desafíos? ¿En qué empresas e industrias se encuentran? ¿Qué temas y contenidos les interesan?

Comprender a su audiencia lo ayudará a crear un programa que sea relevante y valioso para ellos y lo ayudará a crear mensajes dirigidos que resuenen con ellos.

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4. Duplicar con socios y medios de comunicación

Colabore con sus socios y medios de comunicación en su industria para aprovechar sus redes existentes y ampliar su alcance. Trabaje con ellos para invertir en oradores de alto perfil para que el evento sea más atractivo y creíble.

Negociar asociaciones y patrocinios y comprar o intercambiar una lista específica con ellos lo ayuda a duplicar la atracción de la audiencia adecuada.

5. Aprovecha todos los canales

Desde CRM hasta las redes sociales, asegúrese de que todas las listas de clientes actuales y potenciales se eliminen para obtener información precisa y actualizada de los asistentes de al menos los últimos tres años.

Sea táctico promocionándolo en su sitio web, enviando correos electrónicos masivos y utilizando el espacio de la firma de correo electrónico para aumentar la visibilidad. Si bien las herramientas son fundamentales, ayudan a amplificar su mensaje y agilizar el proceso de registro.

6. Considera métricas clave

Vuelva a evaluar sus métricas clave y trabaje con ventas para alinearse con las oportunidades en curso. Esto ayuda con su ROI. Además, observe la cantidad de puntos de contacto y la actividad posterior al evento que se produjo, incluido el número de asistentes que interactuaron con usted en línea antes del evento, visitaron su sitio web después del evento, programaron una reunión, miraron un video o descargaron una pieza de liderazgo intelectual.

El seguimiento de estas métricas lo ayudará a medir el éxito de su evento y mejorar su estrategia para el próximo.

7. Seguimiento

Vuelva a pensar en seguir adelante, ya que es crucial mantener el embudo en movimiento. El uso de sus datos para hacer avanzar las cosas y mantener a los asistentes comprometidos eleva la dinámica de su programa.

Desde enviar correos electrónicos de agradecimiento posteriores al evento hasta brindarles recursos adicionales o solicitar comentarios, te brinda la oportunidad de invitarlos a futuros eventos.

Aclarar sus objetivos, lograr un compromiso de ventas desde el principio, centrarse en el asistente, trabajar con socios, aprovechar los canales, identificar métricas y seguir adelante le dará una forma de tomar la iniciativa.

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