Cómo las nuevas aplicaciones de trabajo remoto y las reuniones virtuales están transformando la experiencia de los empleados

El trabajo desde casa prácticamente ha eliminado las interacciones sociales informales que permiten a los empleados conocerse y compartir ideas. El correo electrónico y los chats no son lo mismo que salir a tomar un café, hablar junto al dispensador de agua o encontrarse con alguien en el pasillo. Sin embargo, una nueva generación de aplicaciones de trabajo remoto y plataformas de reuniones virtuales tiene como objetivo solucionarlo.

Creación de nuevos espacios de reunión en una oficina digital

“El hecho es que cualquier empresa que tenga éxito se vuelve 'distribuida'”, dijo Howard Lerman, fundador y director ejecutivo de Roam, una sede basada en la nube para personal remoto. “Tienes centros de ingeniería, gente en el campo, gente en espacios flexibles, miembros del equipo remotos. Cualquier empresa que tiene éxito tiene gente en todas partes y, francamente, incluso antes del surgimiento del trabajo remoto, el compromiso distribuido ya estaba roto”.

Roam, actualmente en versión beta con unas dos docenas de clientes empresariales y de menor tamaño, permite a los usuarios navegar por un plano de planta donde cada empleado tiene su propia oficina y puede moverse y reunirse con sus colegas.

Las grandes organizaciones pueden construir varios pisos en Roam que se asemejan a un edificio de oficinas, con cada piso sirviendo a un departamento o función diferente. Las salas de conferencias albergan a más personas para reuniones formales, mientras que un teatro incluye un "escenario" para presentaciones de video al estilo Zoom.

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Los empleados tienen una vista panorámica de quién está en su escritorio, qué empleados se reúnen entre sí y el estado de los usuarios individuales. De esta forma, los miembros del equipo pueden saber de un vistazo si alguien está disponible para una reunión informal.

“Hay demasiadas reuniones”, dijo Lerman. “Las cosas que deberían llevar cinco minutos a dos personas en este momento están programadas para reuniones de Zoom de 60 minutos con ocho personas la próxima semana. Hemos estado viviendo en un mundo donde nuestro flujo de trabajo es compatible con la tecnología y lo que tenemos que hacer es ir al revés”.

Flujo de trabajo de apoyo y preferencias individuales

En lugar de estructurar el flujo de trabajo de un equipo con muchas reuniones formales a gran escala, las aplicaciones de trabajo remoto ponen a los empleados en el asiento del conductor, dándoles flexibilidad para reunirse brevemente cuando lo necesiten.

El tiempo promedio de reunión en Roam es de ocho minutos y medio, según Lerman. De las cinco horas que el usuario promedio pasa en Roam, solo 80 minutos se dedican a las reuniones.

“La mayoría de los miembros de Roam ven sus tiempos generales de reunión reducidos en un 50 % porque puedes acercarte a alguien y reunirte con ellos ahora mismo en lugar de programar todo en el futuro”, dijo.

Los usuarios también pueden personalizar su área de trabajo en Roam de forma similar a un perfil de redes sociales, con fotos familiares, libros que les gustan y otras preferencias. Incluso hay una opción para reproducir una breve melodía de entrada de tres segundos cuando un usuario ingresa o sale de un espacio de reunión.

Pero, por supuesto, también se debe hacer un trabajo serio. Y los procesos de trabajo importantes deben encajar con la experiencia digital que brindan las aplicaciones de trabajo remoto.

Frameable Spaces, una aplicación de trabajo remoto lanzada por Frameable, también utiliza un plano de planta y oficinas personales para apoyar la colaboración. Sus clientes incluyen Amazon, Uber, Airbnb y HubSpot, entre otros.

“En términos de integraciones, ha elegido las herramientas que quiere usar”, dijo Adam Riggs, fundador y director ejecutivo de Frameable. “Desde una perspectiva estratégica, no queremos escoger y elegir [integraciones]”.

Agregó: "Hemos invertido mucho en una excelente tecnología de video para que varias personas puedan compartir la pantalla al mismo tiempo".

Al compartir la pantalla, los miembros del equipo pueden iniciar sesión en otras herramientas de trabajo críticas individualmente y luego mostrar sus pantallas y compartir ideas con colegas. Otro caso de uso que señaló Riggs fue que Frameable Spaces podría usarse como un puente para dos oficinas físicas separadas. De esta manera, un equipo podría estar en un edificio de oficinas y saber al instante quién está de guardia en la otra oficina física mirando Frameable Spaces, y el equipo en la otra ubicación sabría lo mismo sobre el primer equipo.

El énfasis aquí está en el trabajo sincrónico, ya sea físicamente juntos o conectados de forma remota.

“Sin estar totalmente en contra del trabajo asincrónico, creemos que el sincrónico permite que una variedad de tipos de talento trabajen juntos”, dijo Riggs. “No tiene que ser 'cámara encendida' todo el tiempo, pero es importante tener un flujo. El correo electrónico y el chat por sí solos no ofrecen eso”.

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Construyendo cultura en el lugar de trabajo con eventos virtuales

Las aplicaciones de trabajo remoto como Roam y Frameable Spaces hacen que los colegas regresen a un espacio compartido, digitalmente. Permiten a los clientes personalizar el diseño de la oficina para reflejar la empresa para la que trabajan los empleados, reemplazando algunas de las necesidades que atienden las oficinas físicas, al tiempo que hacen que el trabajo sea más eficiente y flexible para una nueva era de organizaciones "distribuidas".

Ninguno, por diseño, es inmersivo. En cambio, el cuidado se centra en la experiencia para proporcionar matices a las interacciones virtuales.

Por ejemplo, en Roam, cuando las personas van al gran teatro para presentaciones, se encuentran con varios niveles de interacción codificados en la UX. Primero, un usuario puede elegir en qué fila sentarse en la audiencia. Una vez sentados, pueden conversar con otros en su fila, pero no con el resto del teatro, al igual que en la preparación para una presentación de PowerPoint en persona. Mientras tanto, solo los que están en el "escenario" pueden ser vistos y escuchados por todos, lo que elimina gran parte de la confusión y el caos de las llamadas Zoom masivas de múltiples usuarios.

Pero en este nuevo y valiente mundo del trabajo remoto, algunas empresas están experimentando con eventos virtuales inmersivos. Party.Space, una plataforma de metaverso B2B, organizó un retiro empresarial virtual para Zapier y un concurso de Halloween para Google.

El CEO y fundador de Party.Space, Yurii Filipchuk, hace una clara distinción entre los espacios virtuales para el trabajo, que manejan las tachuelas de Google Docs y los administradores de tareas, y su propia plataforma, que proporciona un espacio virtual para la socialización.

“Ciertamente, cualquier proceso de trabajo tiene que ver con la eficiencia y los resultados, pero difícilmente pueden lograrse sin un componente social”, dijo Filipchuk. “Para ser más productiva, una persona necesita sentir un vínculo emocional con su empresa y sus colegas. Y aquí entra el metaverso”.

Agregó: “Las organizaciones deben crear un entorno para la comunicación social no formal como parte de su implementación de formato remoto. Y nuevamente, el metaverso es una excelente herramienta para ello, ya que puede organizar cualquier fiesta, encuentro y reunión que necesite, y unir a todos los miembros de su equipo a nivel mundial”.

Party.Space aloja espacios 3D virtuales completamente inmersivos que también son fáciles de usar y compatibles con el navegador, por lo que los usuarios no necesitan ningún hardware adicional para participar. Estos espacios para fiestas se personalizan para reflejar la cultura de una empresa y mantener a los trabajadores interesados ​​con un entorno dinámico para explorar. Además, también se incluye la gamificación, en forma de cuestionarios temáticos.

El trabajo remoto es potencialmente menos social, con más distracciones, dijo Filipchuk. Debido a esto, las empresas deben intensificar y hacer que la experiencia de trabajo digital sea más atractiva y persistente.

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