6 trucos que ahorran tiempo para mejorar la eficiencia de la recaudación de fondos y obtener el retorno de la inversión

Aumente la eficiencia de su recaudación de fondos con una lista de oportunidades prácticas para ahorrar tiempo que puede implementar de inmediato.

Más tiempo significa más enfoque en campañas impactantes. También crea espacio para que los pequeños detalles brillen a través de sus esfuerzos de recaudación de fondos. En general, reenfocar su tiempo hace una gran diferencia para los simpatizantes y beneficiarios.

Estamos aquí con trucos para ahorrar tiempo que cualquier profesional de recaudación de fondos puede apreciar para ayudarlo a alcanzar su potencial creativo y estratégico completo.

Recupere el tiempo de las tareas monótonas y vuelva a centrarse en actividades de recaudación de fondos que generen ingresos sostenibles para su organización sin fines de lucro, como establecer un programa de donaciones recurrentes .

Si sus ruedas están girando, sumérjase en nuestros últimos hallazgos sobre donaciones recurrentes para motivar y retener a los donantes recurrentes modernos.

6 formas de ahorrar tiempo para la eficiencia de la recaudación de fondos

1. Automatice las plantillas de correo electrónico para llegar a más donantes

La comunicación sobre nuevas oportunidades de recaudación de fondos, lanzamientos de campañas o apreciación de sus donantes no tiene que consumir todo su día para ser eficaz. Apóyese en las plantillas de correo electrónico que hacen posible un alcance significativo, incluso cuando tiene poco tiempo.

Si bien puede llevar algo de tiempo crear un correo electrónico bien pensado para cada punto de contacto de su campaña, no hay motivo para que no pueda volver a utilizar esos correos electrónicos. ¿Por qué no mantener una carpeta de sus correos electrónicos más efectivos y usarlos como plantillas para la próxima campaña que ejecute?

Otra forma de evitar comenzar desde cero al escribir un correo electrónico es inspirarse en sus marcas de consumo favoritas. Con algunos ajustes de idioma, puede crear plantillas únicas para su organización basadas en casi cualquier correo electrónico que haya recibido y replicar lo que le encantó.

Hemos reunido algunas de nuestras plantillas de correo electrónico favoritas para que pueda comenzar:

• Plantilla de tarjeta postal "Guarda la fecha" para el martes de donaciones
• 10 plantillas de correo electrónico para el martes de donaciones
• 2 plantillas de correo electrónico de lanzamiento suave para impulsar su campaña
• 8 plantillas de correo electrónico para actualizar sus donantes recurrentes

2. Cree campañas de recaudación de fondos durante todo el año

Las fechas de inicio y finalización de la campaña crean limitaciones. A veces son necesarios, pero hay muchos beneficios en liberar las limitaciones de tiempo. Continúe generando ingresos, diversifique su cartera de recaudación de fondos y mantenga a los seguidores comprometidos con su misión.

Considere los beneficios de ahorro de tiempo de algunas campañas sencillas que puede ejecutar durante todo el año :

• Un sitio web principal de donaciones le da a cualquier visitante la opción de tomar acción, donde y cuando quiera, con contenido atractivo y un proceso de pago simple.
• La recaudación de fondos entre pares ayuda a proporcionar a los seguidores leales todo lo que necesitan para recaudar fondos en su nombre y atraer nuevos donantes durante todo el año.
• Las campañas de donaciones recurrentes atraen donaciones confiables con las que puede contar cada mes y construyen su comunidad entre otras campañas de recaudación de fondos de duración determinada.

Captar el interés de cualquier visitante del sitio web. Ofrezca una variedad de formas para que impulsen su misión en sus propios términos y sean creativos en el proceso . Ya sea que alguien esté buscando donar una vez, distribuir su impacto a lo largo del tiempo o involucrarse en la recaudación de fondos, nunca tendrá que buscar mucho para encontrar una forma de apoyar a su organización.

Vea el aumento potencial de donaciones que cada una de estas campañas de recaudación de fondos podría tener para su organización sin fines de lucro específica. Facilitamos la comparación de sus métricas actuales con los puntos de referencia establecidos por 4800 de sus pares sin fines de lucro.

Priorice su tiempo: reserve tiempo cada semana para controlar sus campañas durante todo el año. Manténgalos relevantes y rastree cualquier tendencia entre su base de donantes que pueda informar su recaudación de fondos.

3. Construya libros de jugadas en sus planes de recaudación de fondos

Cuando se sienta abrumado por las tareas de recaudación de fondos en su plato, busque las campañas que sabe que ejecutará más de una vez. Los ejemplos de campaña de un año son un gran comienzo. También puede incluir su evento anual de recaudación de fondos o campañas Giving Tuesday en esta categoría.

Comience mirando las actividades en su calendario de recaudación de fondos que requieren más tiempo y atención. Considere qué recursos se necesitan y conviértalos en un libro de jugadas repetible que su equipo le agradecerá cuando llegue el momento de ejecutar.

Esto es lo que podría contener un libro de jugadas de campaña:

• Tu kit de marca, con elementos como tu logo, tipografía, esquemas de color y misión
• Visuales, como tus fotografías o gráficos más impactantes
• Contenido convincente, incluidos encabezados, lenguaje de bloques de impacto y un agradecimiento
• Plantillas de campaña de sus páginas de recaudación de fondos más exitosas para duplicar fácilmente

Priorice su tiempo: después de que finalice una campaña exitosa, tómese un día para reutilizarla en un libro de jugadas para ahorrar el tiempo de planificación de semanas para la próxima.

4. Sea inteligente acerca de la reutilización de información clave

Desde las solicitudes de subvenciones hasta la solicitud de los Premios Classy , ​​es probable que su trabajo implique buscar información crítica que muestre su organización sin fines de lucro de la mejor manera. Puede llevar mucho tiempo obtener la información correcta y pasar por la edición, limpiar el contenido y obtener las aprobaciones necesarias.

Haz tu vida más fácil volviendo a las solicitudes de subvención u otra documentación a la que hayas dedicado mucho tiempo recientemente. Sea creativo reutilizando fragmentos de esa información para futuras preguntas relacionadas con el contenido.

Oportunidades para aprovechar la información clave existente:

• Futuras solicitudes de subvenciones
• Correo de propaganda
• Subtítulos y biografías de las redes sociales
• Campañas
• Oportunidades de premios

Para dar un paso más, sea proactivo con respecto a los objetivos de su organización cada año y actualice sus mensajes críticos en consecuencia. De esa manera, no se arriesgará al temido momento de reinicio cuando el contenido que ha dedicado mucho tiempo a redactar ya no es relevante.

Priorice su tiempo: Cree una ventana de tiempo de una a dos horas en su agenda cada mes para mantener actualizados los mensajes clave para que todo su equipo se beneficie.

5. Tenga listos los informes antes de tomar decisiones

Hay un valor significativo en la organización de sus informes de recaudación de fondos. Cuando organiza informes, puede identificar rápidamente áreas de oportunidad y señalar desafíos potenciales sin un compromiso de tiempo considerable. La clave es contar con informes, de modo que siempre esté preparado con datos a mano.

En Classy, ​​hemos encontrado que algunos informes específicos son útiles para muchas organizaciones. Obtenga más información sobre nuestros Informes recomendados y cómo pueden beneficiar a su organización.

Familiarícese con las métricas de campaña disponibles en su software de recaudación de fondos. A partir de ahí, configure informes basados ​​en lo que sabe que solicitarán las partes interesadas y lo que puede informar su toma de decisiones sobre prioridades futuras.

Aquí hay algunos informes que los profesionales de recaudación de fondos encuentran beneficiosos:

• Informes de rendimiento sobre campañas pasadas y actuales
• Detalles del partidario, donantes activos que regresan y donantes inactivos
• Historial de transacciones, incluidas las donaciones rastreadas y los detalles de pago
• Planes de donaciones recurrentes, patrocinadores y próximos vencimientos
• Página de recaudación de fondos y rendimiento del equipo
• asistentes al evento

Tener un informe listo le permite girar más rápido cuando surgen desafíos inesperados. Ahorre el tiempo que llevaría determinar retroactivamente el origen de la ralentización de la campaña y evite perder donaciones en el proceso.

Los clientes con clase tienen la opción de guardar informes y actualizarlos en tiempo real:

Priorice su tiempo: Tómese un día para organizar sus datos y configurar informes de referencia durante todo el año para reducir su carga de trabajo y guiar su estrategia de recaudación de fondos.

6. Adelántese a los cambios de personal

A nadie le gusta pensar en que sus empleados busquen nuevas oportunidades, pero sucede. No permita que los cambios de personal lo retrasen.

Si actualmente tiene una lista de lecciones de incorporación, transferencias de documentos e inicios de sesión de cuenta para configurar cuando alguien nuevo se una a su equipo, es hora de ser estratégico. Configure una carpeta de incorporación con todo lo que pueda necesitar un profesional de recaudación de fondos en su organización sin fines de lucro.

Evite tener un solo guardián en su organización compartiendo información con todo su equipo. Involucre a más miembros del personal desde el principio y bríndeles las herramientas que necesitan para respaldar sus objetivos más grandes.

Estos son solo algunos ejemplos de cómo organizar la información y capacitar a varios compañeros de equipo puede ahorrarle tiempo:

• Los miembros del equipo pueden generar informes y editar campañas cuando se va de vacaciones o tiene que llamar por enfermedad
• Si un miembro del equipo pasa a una oportunidad diferente o es ascendido a un nuevo rol, puede transferir fácilmente las responsabilidades a aquellos que ya están capacitados en sus herramientas y procesos.
• Tiene una mayor oportunidad de delegar tareas cuando sus campañas de "gran roca" golpean

Todos en su organización tienen un papel que desempeñar en su éxito. Invite a su equipo a mejorar su conjunto de habilidades de recaudación de fondos en línea con nuestros cursos y lecciones interactivos a pedido en Classy Academy .

Priorice su tiempo: tómese un día cada mes para que su equipo se ponga al día con las nuevas capacitaciones y transfiera los archivos que se encuentran en unidades personales a una carpeta compartida.

Sea estratégico con su tiempo para la eficiencia en la recaudación de fondos

Poner a funcionar incluso uno de estos trucos puede devolverle algo de tiempo en su día para aumentar el impacto de sus esfuerzos y avanzar aún más en su causa. Haga un buen uso de estas horas adicionales construyendo conexiones con nuevos donantes, creando relaciones genuinas con seguidores leales y conservando los ingresos de los que depende.

Con Giving Tuesday y las donaciones de fin de año a la vuelta de la esquina, es el momento perfecto para prepararse para el éxito.

Descargue la lista de verificación de recaudación de fondos de fin de año para mantener sus operaciones funcionando sin problemas y maximizar el impacto de la temporada de donaciones.