Recopilación de datos de eventos: convierta las opiniones de los asistentes en estrategias
Publicado: 2023-10-29A medida que el mundo digital avanza hacia un entorno libre de cookies, los especialistas en marketing deben obtener información de primera mano para impulsar su canal de marketing y ventas.
Obtener información de primera mano ayuda a los especialistas en marketing a infundir personalización en sus comunicaciones para que sus mensajes resuenen mejor con su perfil de cliente ideal (ICP).
Si bien hay muchas formas únicas de recopilar datos propios, una mina de oro subestimada son los eventos.
En este artículo, analizamos más de cerca el papel fundamental que desempeña la recopilación de datos de eventos en el panorama cambiante del abastecimiento de datos. Nuestro enfoque está en crear estrategias para el marketing de eventos y brindar orientación integral sobre cómo recopilar y utilizar de manera efectiva datos propios en eventos.
Preparándose para un futuro sin cookies con la recopilación de datos de eventos
En un panorama cambiante de adquisición de datos, comprender la recopilación de datos de eventos es clave para los especialistas en marketing de hoy.
Esta sección examinará los matices de la recopilación de datos de eventos, distinguirá entre datos propios y datos de terceros y ofrecerá soluciones para prepararse para un futuro sin cookies.
Datos propios versus datos de terceros
Hay dos tipos principales de datos en línea: datos propios y de terceros.
Los datos de terceros son como un gran conjunto de información recopilada mediante el seguimiento de los viajes de las personas a través de diferentes sitios web utilizando cookies. Solía ser gratuito y ampliamente utilizado por los especialistas en marketing.
Sin embargo, grandes plataformas como Google y los sitios de redes sociales están frenando esta práctica, dificultando el acceso.
¿Qué son los datos propios?
Los datos propios son datos que usted recopila directamente de las personas que visitan su propio sitio web. Es como tener una conversación con los visitantes de su sitio web. Puede obtener información sobre lo que les gusta y las acciones que realizan en su sitio.
Dado que estos datos se recopilan directamente de sus visitantes, son más precisos y útiles para adaptar su sitio web y sus servicios a lo que los visitantes de su sitio web realmente desean. Entonces, a medida que las reglas cambian, centrarse en comprender a sus propios visitantes a través de datos propios se está volviendo muy importante para las empresas.
4 puntos de contacto esenciales para la recopilación de datos de eventos
Aquí hay cuatro puntos de contacto comunes de datos de eventos que pueden guiarnos para comprender qué les gusta a los asistentes y cómo se comportan. Si bien estos cuatro puntos son esenciales, también existen muchas otras formas de recopilar datos valiosos.
1. Inscripción y venta de entradas
Cuando los asistentes se registran y compran entradas, proporcionan información valiosa.
Para los especialistas en marketing, esta recopilación de datos de eventos es oro. Constituye la base para la construcción de PCI. Analizar los detalles de registro y las compras de boletos ayuda a los especialistas en marketing a identificar los patrones y preferencias de los clientes.
Esta información no solo refina el evento actual sino que también orienta la orientación posterior al evento, lo que permite a los especialistas en marketing llegar a nuevas audiencias potenciales que se alinean con los ICP establecidos.
2. Asistentes (entrada y salida)
Comprender cuándo los asistentes participan más durante un evento ayuda a descubrir la clave para un marketing de canal eficaz.
Para estrategias que dependen del tiempo, como campañas de correo electrónico y publicaciones en redes sociales, esta recopilación de datos de eventos es invaluable. Al identificar las horas pico de participación, los especialistas en marketing pueden programar sus comunicaciones de manera más efectiva.
Es probable que los correos electrónicos enviados o las publicaciones en redes sociales compartidas durante estos períodos activos reciban mayores respuestas, lo que mejora significativamente el impacto de los esfuerzos de marketing.
3. Interacción de contenido
El análisis de las interacciones de contenido proporciona información sobre los intereses y formatos preferidos de los asistentes.
Muestra temas que intrigan a las personas y cómo prefieren consumir la información. La recopilación de datos de eventos destaca los tipos de contenido más atractivos, ya sean videos, PDF, infografías u otros formatos.
Para los especialistas en marketing, este conocimiento es un tesoro escondido. Les permite adaptar el contenido para que coincida con las preferencias de la audiencia, asegurando una mayor participación y resonancia con los asistentes.
4. Características especiales
Estas características distintivas del evento sirven como indicadores valiosos, lo que permite a los especialistas en marketing y a los equipos de recursos humanos concentrar sus esfuerzos en productos, puestos de trabajo o ventajas que más resuenan entre los asistentes.
Al identificar el interés de los asistentes, estos conocimientos permiten un enfoque específico en futuras campañas, garantizando una estrategia de divulgación más personalizada y eficaz.
Extracción de valiosos datos propios con encuestas durante el evento
Las encuestas durante los eventos son una herramienta poderosa para la recopilación de datos primarios sobre eventos, que pueden complementar los esfuerzos de investigación. Por ejemplo, un simposio sobre enfermedades infecciosas puede ser un excelente lugar para recopilar aportes respaldados por investigaciones de líderes de opinión de la industria médica.
Profundicemos en por qué son tan valiosos y descubramos cómo optimizar sus esfuerzos:
¿Por qué son valiosas las encuestas durante el evento?
Solicitar aportaciones es crucial para recopilar ideas valiosas. Cuando los asistentes están presentes en el evento, son más receptivos a hacer una pausa de cinco minutos y completar una encuesta durante el evento. Sus puntos de vista son nuevos, lo que aumenta la probabilidad de respuestas más sinceras.
Las encuestas durante el evento son una forma directa de obtener comentarios sobre las opiniones, preferencias y experiencias de los asistentes. Proporcionan una gran cantidad de datos propios que pueden informar sus estrategias operativas, permitiendo a los organizadores hacerlo mejor.
Diseñar preguntas de encuesta efectivas
Desarrollar las preguntas de investigación correctas es un arte.
Sepa cómo formular preguntas que no solo obtengan respuestas lógicas sino que también se alineen con los objetivos de su proyecto. Aprenda a lograr un equilibrio entre profundidad y brevedad para garantizar la participación de las partes interesadas.
Normalmente, las preguntas abiertas tienen una tasa de respuesta más baja. Mientras que las encuestas de opción múltiple obtienen una mayor participación. Al decidir el formato de la encuesta, considere lo que preferiría su público objetivo. Si cree que a su audiencia le gustaría agregar sus puntos de vista, siempre puede dejar una sección para comentarios.
Fomento de la investigación participativa
Asistir a reuniones a menudo significa oportunidades limitadas para recopilar información.
Busque formas de alentar a los asistentes a ofrecerse como voluntarios para participar en encuestas. Identificar estrategias que hagan que la investigación sea más fácil y gratificante. Pequeños gestos como regalar tarjetas de regalo pueden fomentar la participación. Además, si está realizando una investigación, también puede asegurarse de que los contribuyentes probablemente sean citados en el informe de investigación.
Analizar y beneficiarse de los datos de la investigación.
Las encuestas son una excelente manera de obtener información valiosa que se extiende más allá del evento en sí. Las encuestas permiten a los organizadores recopilar comentarios sobre las experiencias de los asistentes durante el evento, proporcionando información esencial para mejorar eventos futuros.
Al examinar las respuestas relacionadas con la experiencia del evento, los organizadores pueden identificar áreas de mejora, ayudando a crear eventos aún más atractivos y satisfactorios en el futuro.
Las encuestas sirven como una herramienta potente para recopilar información sobre lo que los asistentes desean para compromisos futuros.
Este tipo de recopilación de datos de eventos va más allá de la planificación inmediata del evento y puede integrarse perfectamente en campañas y estrategias de marketing más amplias a través de varios canales.
Comprender las preferencias e intereses de los asistentes ayuda a dar forma al contenido de marketing, adaptar los mensajes y perfeccionar las estrategias para resonar eficazmente con el público objetivo.
En esencia, los datos de las encuestas no sólo ayudan a mejorar los eventos, sino que también se convierten en un activo estratégico para los esfuerzos de marketing en curso, asegurando un enfoque consistente y personalizado que se extiende más allá de los límites de los eventos individuales.
Seguimiento del recorrido de los usuarios: descubrimiento de insights
En esencia, el seguimiento del recorrido del usuario implica capturar y analizar cada interacción que un visitante tiene con su evento. Esto incluye stands visitados, reuniones atendidas, información de contacto intercambiada, etc.
Al trazar el recorrido de un asistente a través de su evento, obtendrá información valiosa sobre sus intereses, preferencias y patrones de participación.
Herramientas y tecnologías para rastrear el tráfico de usuarios.
Los organizadores de eventos pueden utilizar varias herramientas y tecnologías nuevas para realizar un mejor seguimiento de los viajes de los usuarios. Estas incluyen aplicaciones de eventos con capacidades de seguimiento, insignias RFID o NFC y tecnología de balizas.
Información procesable extraída de los datos del recorrido del usuario
Recopilar datos sobre el recorrido del usuario no es suficiente, es necesario extraer información útil. Explore formas de analizar esta información, identificar tendencias de intención o interés y utilizar estos conocimientos para tomar decisiones informadas para eventos futuros.
Por ejemplo, el simple seguimiento de la asistencia a las sesiones no es suficiente para medir el interés del asistente. Consulta la duración de las sesiones.
Personalización basada en las acciones del usuario.
Una vez que tenga los datos del evento requeridos, puede aprovecharlos para incluir la personalización en su comunicación. Si un usuario en una conferencia en persona participó en dos sesiones sobre IA y blockchain, pero no captó ninguna sobre aprendizaje automático, envíele por correo electrónico la versión bajo demanda después del evento.
De manera similar, puede enviar un resumen nítido de una sesión magistral virtual a los asistentes que se registraron pero no iniciaron sesión. También puede programar correos electrónicos recordatorios para los asistentes que no iniciaron sesión durante un evento virtual.
Incorporar el seguimiento del recorrido del usuario en su estrategia de recopilación de datos de eventos potencia las experiencias de eventos personalizadas y, en última instancia, ofrece un evento que se destaca en un entorno competitivo.
Gamificación: involucrar a los asistentes y recopilar datos
Más allá del registro, puede resultar complicado animar a las personas a participar en encuestas o sondeos. Integrar la gamificación no sólo es una forma poderosa de alimentar el entusiasmo y la participación, sino que también hace que la experiencia sea gratificante para ellos.
Algunas formas creativas de gamificar la recopilación de datos de tu evento son organizando una competencia y ofreciendo recompensas. Actividades como la tabla de clasificación, la búsqueda del tesoro y las trivia garantizan que los asistentes se diviertan mientras usted recopila datos de comportamiento.
También puede recopilar información a través de formularios de registro para publicar el evento y fomentar conexiones. Puede que esta no sea toda la recopilación de datos de eventos que necesita, pero puede ser un buen punto de partida.
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Captura de clientes potenciales de eventos: construcción de relaciones valiosas
Captar clientes potenciales de eventos es crucial para todas las organizaciones. Por lo tanto, estas mejores prácticas lo ayudarán a que la captura de clientes potenciales de su evento sea conveniente y eficiente:
Configurar preguntas de calificación
Comience configurando preguntas de calificación adaptadas a sus objetivos específicos. Estas preguntas ayudan a filtrar y categorizar clientes potenciales, lo que garantiza que se concentre en aquellos que están más alineados con sus objetivos.
Puntuación de clientes potenciales
Asignar puntuaciones a los clientes potenciales en función de sus respuestas e interacciones proporciona una jerarquía clara de clientes potenciales. Este sistema de puntuación ayuda a priorizar los esfuerzos de seguimiento, garantizando que los recursos se asignen de manera eficiente.
Toma notas detalladas
Tomar notas meticulosas durante las interacciones es fundamental. Documentar detalles específicos sobre conversaciones y elementos de seguimiento para cada nuevo contacto garantiza interacciones personalizadas y significativas durante las comunicaciones posteriores.
Códigos QR con formularios de captura de leads
Utilice códigos QR vinculados a formularios de captura de clientes potenciales para una recopilación de datos de eventos instantánea y sin problemas. Los asistentes pueden escanear rápidamente los códigos, simplificando el proceso de registro y mejorando la experiencia general del usuario.
Opciones de consentimiento y aceptación
Respete la privacidad de los asistentes proporcionando un consentimiento claro y opciones de participación. Comunique claramente cómo se utilizará la recopilación de datos de su evento, lo que les permitirá tomar decisiones informadas. La transparencia genera confianza y fomenta relaciones positivas con clientes potenciales.
Nutrir a los clientes potenciales después del evento
La captura eficaz de clientes potenciales se extiende más allá del evento en sí. Después del evento, los organizadores deben centrarse en fomentar estos clientes potenciales para mantener su interés y compromiso.
Esta fase de crianza implica:
- Seguimiento oportuno: comuníquese de inmediato con los clientes potenciales con mensajes personalizados, expresando su gratitud por su asistencia. Haga referencia a un interés, necesidad o preferencia específica que hayan mencionado durante la conversación. Esto refrescará instantáneamente su memoria y los hará sentir especiales.
- Compromiso con el contenido: comparta contenido valioso que resuene con los intereses y puntos débiles de los clientes potenciales, fomentando el compromiso y la confianza continuos.
- Segmentación: segmente los clientes potenciales en función de sus interacciones e intereses, lo que permite una comunicación de seguimiento más específica y relevante.
- Solicite comentarios: fomente comentarios y sugerencias, mostrando a los asistentes que sus opiniones son valoradas y consideradas para futuras mejoras del evento.
Convertir clientes potenciales de eventos en clientes
En última instancia, el objetivo de la captura de clientes potenciales en eventos es convertir estos clientes potenciales en clientes leales.
Para lograr esto, es importante considerar lo siguiente:
- Personalización: Continuar personalizando la comunicación y las ofertas para alinearlas con las preferencias de los leads, aumentando la probabilidad de conversión.
- Ofertas exclusivas: proporcione ofertas o incentivos exclusivos para alentar a los clientes potenciales a dar el siguiente paso, ya sea realizar una compra o convertirse en defensores de su marca.
- Creación de comunidad: fomente un sentido de comunidad y pertenencia entre los clientes potenciales, haciéndolos más propensos a defender su evento o marca.
- Mida y optimice: mida continuamente la eficacia de sus estrategias de conversión de clientes potenciales y realice ajustes basados en datos para mejorar sus tasas de conversión con el tiempo.
Puede obtener prospectos valiosos a través de la captura de clientes potenciales de eventos, pero debe actuar rápido para asegurarse de que está invirtiendo su tiempo en el lugar correcto en lugar de llenar el canal.
Al seguir las mejores prácticas y fomentar los clientes potenciales de manera efectiva, los organizadores de eventos pueden transformar a los asistentes al evento en clientes o defensores valiosos, impulsando el éxito a largo plazo.
Estrategias de utilización de datos posteriores al evento
Después de un proceso exitoso de recopilación de datos de eventos, el valor real radica en cómo utilizar esos datos de manera efectiva. A continuación se presentan estrategias esenciales para aprovechar al máximo los datos de su evento, considerando la recopilación de datos del evento, la captura de clientes potenciales del evento y la recopilación de datos propios:
Organizar y almacenar los datos recopilados.
Comience organizando los datos que ha recopilado.
Categorice y almacene de manera eficiente toda la información relevante, incluidos los perfiles de los asistentes, las métricas de participación y los detalles de los clientes potenciales. Cree un sistema de almacenamiento de datos estructurado que permita una fácil recuperación y análisis cuando sea necesario. Mantener prácticas de higiene de datos es igualmente importante para garantizar la precisión de los datos.
Considere exportar la recopilación de datos del evento a un CRM y crear la segmentación necesaria. Los CRM también pueden ayudar a automatizar los flujos de trabajo y reducir las tareas manuales.
Análisis e interpretación de datos.
Analice cuidadosamente la recopilación de datos de su evento para desbloquear su verdadero potencial. Profundice en los datos para identificar tendencias y patrones. Este paso es crucial para tomar decisiones racionales para futuros eventos y esfuerzos de marketing. Los datos de captura de clientes potenciales del evento pueden ser particularmente valiosos para comprender las preferencias y comportamientos de los asistentes, lo que le permitirá adaptar su enfoque.
Mientras analiza sus datos, considere convertir la recopilación de datos de eventos en infografías para evaluar tendencias. Esto también puede resultar útil para pronosticar tendencias futuras. Si su conjunto de datos es amplio, utilice tablas dinámicas para resumir los datos rápidamente. Conocer la mejor manera de analizar los datos no sólo le ahorrará tiempo, sino que también le permitirá tomar las medidas necesarias antes.
Bucles de retroalimentación para la mejora continua
El análisis de eventos le brinda información sobre qué entusiasmó a su audiencia, qué los desconcertó y qué los dejó con ganas de más.
Cuando observa qué partes de su evento resonaron en la audiencia y dónde hubo contratiempos, obtiene un punto de partida para crear una experiencia aún mejor la próxima vez. Es como perfeccionar una receta basándose en los comentarios de tus invitados: haces ajustes para asegurarte de que todos abandonen tu evento con una sonrisa.
Valor del evento para las partes interesadas
Finalmente, demuestre el retorno de la inversión (ROI) a los patrocinadores compartiendo análisis de audiencia, datos de participación en juegos patrocinados, clics en logotipos de patrocinadores o consultas recibidas. Proporcione conclusiones del evento actual e ideas para colaboraciones futuras utilizando estos conocimientos.
Cumplimiento y privacidad de datos con datos de eventos
Garantizar el cumplimiento del RGPD y la CCPA es una parte muy importante de la recopilación de datos de eventos en el entorno de procesamiento de datos actual.
Los organizadores de eventos deben priorizar el procesamiento de datos transparente y el consentimiento, al mismo tiempo que protegen la privacidad de los asistentes frente a un evento valioso relacionado con un evento atrapado en su recopilación de datos en primera persona.
Cumplimiento del RGPD y CCPA
Para seguir cumpliendo con el RGPD y la CCPA, los organizadores de eventos deben conocer los requisitos legales al almacenar datos en el evento. Es importante obtener el consentimiento claro y explícito de los asistentes antes de que se recopilen sus datos para que sepan cómo se utilizará su información.
Tratamiento de datos transparente y consentimiento
Los organizadores del evento deben proporcionar explicaciones claras y concisas sobre cómo se utilizará la información de los asistentes para garantizar la transparencia en el evento en todas las fases del proceso de recopilación de datos. Priorizar el consentimiento informado, para que los asistentes comprendan su finalidad y puedan tomar decisiones informadas sobre cómo compartir sus datos.
Proteger la confidencialidad de los asistentes
Implemente políticas sólidas de protección de datos para proteger la información confidencial recopilada durante la captura de clientes potenciales del evento y la recopilación inicial de datos del evento. Utilice técnicas como la anonimización y la seudonimización de datos para proteger a los asistentes y seguir obteniendo información valiosa.
Al adherirse a estas prácticas, los organizadores de eventos pueden mantener el cumplimiento de GDPR y CCPA, generar confianza con los asistentes mediante el uso de transparencia de datos y consentimiento, y proteger la privacidad de los asistentes mientras recopilan valiosos datos propios.
¿Que sigue?
Al concluir esta revisión de la recopilación de datos de eventos, es importante reiterar las conclusiones clave:
- Invierta en estrategias como encuestas durante el evento, seguimiento del recorrido del usuario y gamificación para recopilar datos críticos del evento directamente de sus asistentes.
- Adapte el contenido , las ofertas y las interacciones en función de los datos que ha recopilado para aumentar la participación y la satisfacción de los asistentes.
- Utilice circuitos de retroalimentación para perfeccionar las estrategias de su evento y garantizar una mejora continua.
- Comunique de forma transparente su uso de datos y obtenga consentimiento para las actividades de recopilación de datos.
- Comprenda que los datos que recopila son una inversión. Utilícelo para medir el éxito de sus eventos, realizar un seguimiento del ROI y demostrar el valor de sus eventos a las partes interesadas.
- Esté atento a las nuevas herramientas y técnicas que pueden mejorar sus esfuerzos de recopilación de datos.
El futuro del marketing de eventos en un mundo sin cookies reside en los datos que recopila. Los especialistas en marketing de eventos pueden utilizar estos datos para personalizar, mejorar el retorno de la inversión y mejorar la experiencia de los asistentes.
Es importante que tomemos medidas proactivas en la recopilación y el uso de datos para mantenernos a la vanguardia en este panorama en evolución. Aproveche el poder de la recopilación de datos de eventos para predecir el éxito futuro de sus eventos.
Tener una gran cantidad de datos nunca es el objetivo cuando se trata de recopilar datos propios. Saber leerlo, utilizarlo y beneficiarse de él requiere buen ojo y comprensión. Asegúrese de establecer objetivos claros sobre lo que desea medir, qué métricas considerará como indicadores principales y qué tácticas utilizará para informar.
Considere contratar a un analista de datos o un estratega de eventos para que lo ayude en caso de que la tarea le resulte desalentadora. Tener una persona imparcial en esta etapa puede ser una buena idea para permitirle tomar decisiones objetivas sin permitir que los sentimientos se apoderen de usted.
Los eventos no son negociables. Descubra cómo encajan en su estrategia de marketing.