Servicios europeos de entrega electrónica
Publicado: 2023-06-15Europa continúa en su marcha haciala integración digital , tratando de superar las barreras operativas, burocráticas y legales que aún existen entre los diferentes estados.
No es un proceso simple e inmediato, pero está muy avanzado.
Y, sobre todo, es un camino absolutamente necesario, inevitable. Hoy, más que nunca, los negocios son transfronterizos, incluso cuando se trata de pequeñas y medianas empresas.
En este frente, un punto de inflexión decisivo es el Reglamento Europeo 910/2014 conocido como eIDAS (identificación electrónica, autenticación y firma), que, en palabras de la Agencia para Italia Digital, “proporciona una base reguladora común para interacciones electrónicas seguras entre ciudadanos, empresas y administraciones públicasy aumenta la seguridad y la eficacia de los servicios electrónicos y las transacciones de comercio electrónico y negocios electrónicos en la Unión Europea”. (agid.gov.it)
Tenga en cuenta: eIDAS ha estado bajo revisión desde junio de 2021. La aplicación de lo que ahora se conoce comoeIDAS 2.0 debería ser inminente.
Hemos dedicado esta publicación a lo que puede esperar.
Dentro de la regulación, una gran parte está dedicada a los servicios de entrega electrónica.
¿En qué consiste ?¿ Quétipos existen?¿Dónde está la adopción en el contexto europeo? ¿Québeneficios brindan los servicios de entrega electrónica y qué oportunidadesofrecen para las empresas que deciden implementarlos?
Esto es lo que veremos en las próximas secciones de esta publicación, con un enfoque en los ecosistemas español y alemán.
Servicios europeos de entrega electrónica: definiciones y tipos
De acuerdo con el reglamento eIDAS, los servicios de entrega electrónica “ permiten la transmisión de datos entre terceros por medios electrónicos y proporcionan evidencia relacionada con el procesamiento de los datos transmitidos, incluida la evidencia de que los datos han sido enviados y recibidos, y protegen los datos transmitidos contra el riesgo de pérdida, daño por robo o modificación no autorizada .”
En primer lugar, debemos especificar que existen dos tipos, con diferencias operativas y legales que hay que tener en cuenta:
1) ERDS : servicios de entrega electrónica certificada.
2) QERDS : servicios calificados de entrega certificada electrónica.
Este último, QERDS, tiene todas las características de los ERDS, pero también garantiza ciertos requisitos distintivos, que son de primordial importancia:
(a) son proporcionados por uno o más proveedores de servicios de confianza calificados
(b) garanticen la identificación del remitente con un alto nivel de seguridad
(c) garantizan la identificación del destinatario antes de la transmisión de los datos
(d) el envío y la recepción de datos están protegidos por una firma electrónica avanzada o un sello electrónico avanzado de un proveedor de servicios de confianza calificado para excluir la posibilidad de cambios no detectables en los datos
(e) cualquier cambio en los datos que sea necesario para enviarlos o recibirlos se indique claramente al remitente y al destinatario de los datos
(f) la fecha y hora de envío y recepción y cualquier cambio en los datos se indican mediante un sello de tiempo electrónico calificado
Para una discusión en profundidad de ERDS y QERDS y sus diferencias, consulte esta publicación de blog.
El contexto europeo: ¿dónde estamos?
Si bien el marco inicial para los servicios de entrega electrónica es consistente y está bien establecido (en espera de las actualizaciones del reglamento eIDAS), la situación para la adopción en los diferentes estados miembros de la UE sigue siendo extremadamente variada .Especialmente cuando se trata de servicios calificados por QERDS.
Echa un vistazo a este mapa, con datos oficiales, para hacerte una idea.
En Italia, por ejemplo,todavía no hay un proveedor de servicios de ERDS o QERDS.
La razón es muy simple: aún falta un proceso de calificación.
Y las causas subyacentes tienen que ver con la amplia difusión de PEC, una herramienta totalmente italiana que, en algunos aspectos, puede compararse con ERDS, pero no con QERDS.
Esta es una herramienta que, por necesidad, tendrá que pasar por una evolución que la asimilará a los estándares europeos QERDS.
(Dedicamos esta publicación de blog a la evolución de PEC hacia un horizonte europeo).
También hay una falta total de proveedores de QERDS en Dinamarca y todos los países escandinavos, Grecia y Portugal, Rumania, Austria, la República Checa y Eslovaquia.
En cambio, hay hasta 14 en España, 7 en Francia, 5 en Bélgica, 3 en Polonia, 1 en Alemania, Países Bajos, Eslovenia, Croacia, Hungría y Bulgaria.
Más allá de estas diferencias, incluso macroscópicas, hay dos certezas absolutas:
1) el camino hacia la adopción de QERDS en toda la Unión ya está establecido;
2) los beneficios y oportunidades que surgirán de la adopción de estos servicios ya son muy evidentes.
Antes de enumerar los principales, vamos a echar un vistazo a la situación de dos de nuestros “vecinos” más cercanos como prometimos, a los ecosistemas español y alemán.
Los servicios de envío electrónico y el ecosistema español
España cuenta con un tejido económico que se caracteriza por la fuerte presencia de las pequeñas y medianas empresas, que suponen el 99% del total.
Y, más marcadamente que en el resto de Europa, una gran parte está compuesta por las llamadas “ microempresas ”.
(El término “microempresa” tiende a definir una empresa que tiene menos de 10 empleados y un presupuesto anual de no más de 2 millones de euros).
Esto indica una necesidad aún más urgente de optimizar todo lo relacionado con los servicios de comunicación y entrega, para minimizar el tiempo perdido y reducir los costos... todo en pleno cumplimiento.
Está claro, entonces, cómo es absolutamente importante para las organizaciones aprovechar los servicios de entrega electrónica.
Como ya hemos visto anteriormente, España cuenta actualmente con hasta 14 proveedores de Servicios de Entrega Certificados Electrónicos Cualificados.
Entre ellos se encuentra Doxee partner Lleida, líder del sector en España.
Según sus datos, cambiar a los servicios de entrega electrónica, en comparación con la entrega tradicional, ahorra hasta un 85% en costos .Y la reducción en el tiempo de procesamiento es aún mayor.
Los servicios de entrega electrónica y el ecosistema alemán
De España pasemos a Alemania .
El ecosistema económico alemán es muy diferente al español, pero también se caracteriza (algo así como en toda Europa) por una presencia muy fuerte de medianas, pequeñas y microempresas.Estos se caracterizan a menudo por una alta tasa de productividad y valor añadido, y un buen nivel deapertura a los mercados europeos e internacionales.
En Alemania, como en otros lugares, la eficiencia significa una digitalización madura. En otras palabras, la eliminación de todo lo que pueda resultar en una pérdida de tiempo y dinero, un freno al crecimiento y barreras para los negocios transfronterizos.
Por supuesto, los servicios de entrega electrónica son parte decisiva de este proceso, que podríamos llamar “holístico”.
En este sentido, la situación alemana es única.
Estamos hablando de los servicios De-Mail , que se introdujeron con una regulación ad hoc en 2011, mucho antes incluso de la regulación eIDAS.Los servicios de De-Mail están bajo la BSI, la agencia gubernamental responsable de la ciberseguridad.
Consulte el sitio web de BSI para obtener más información sobre cómo funcionan y sus beneficios.
Los beneficios y oportunidades de los servicios SERC y SERCQ
Por supuesto, los primeros y más directos beneficios de adoptar los servicios de entrega electrónica se refieren a:
- ahorro de costes
– ahorro de tiempo
- eficiencia incrementada
Estos son tres puntos que se refuerzan mutuamente y requieren poca explicación.
Tomemos un ejemplo práctico: piense en lo oneroso e ineficiente que es enviar comunicaciones como recordatorios, documentos de contrato, términos de servicio (solo por nombrar algunos) a través de canales de correo en papel. Esto genera costos elevados, mayor tiempo de producción y envío, y riesgo de demoras y pérdidas.
Con los servicios de entrega electrónica todo esto desaparece y se vuelve simple, inmediato y económico.
Pero eso no es todo.
Luego están los beneficios delicados y fundamentales relacionados con la seguridad y la confiabilidade integridad de las comunicaciones.
Así como la total trazabilidad de estas mismas comunicaciones,incluso cuando van dirigidas a múltiples destinatarios.
Por lo tanto, todo en el aspecto legal es fundamental: las comunicaciones realizadas a través de servicios de entrega electrónica constituyen una prueba valiosa para ser utilizada en caso de litigio.
Pero hay más que solo los beneficios directos.
Quizás aún más importantes son las oportunidades que se abren al implementar los mejores servicios de entrega electrónica.
Al depender de empresas especializadas como Doxee, por ejemplo, las comunicaciones no solo se entregan a través de un proveedor de servicios de confianza calificado, sino que también se pueden transmitir a través de una amplia gama de canales.
Entonces, no solo el correo electrónico certificado, sino también el SMS certificadoyla herramienta eDelivery.
Pero hay otra palabra clave crucial a tener en cuenta: integración .
Integración de estos sistemas con todos los mecanismos y procesos que conforman la funcionalidad global de una empresa madura digitalmente.
Son aspectos que conciernen, en primer lugar, a la experiencia de usuario del cliente .Aquí, las palabras clave sonsimplicidad, velocidad, transparencia.
No solo eso: también está todo el tema que concierne a la recopilación, gestión y análisis de datos de sus comunicaciones.
Esto requiere una gestión especialmente compleja, ya que estamos hablando de modos multicanal.
Apoyarse en herramientas de Entrega Electrónica Certificada como las de Doxee hace posible gestionar esta enorme cantidad de procesos y datos relacionados de una forma sencilla y global.
Estos datos, a su vez, son algo a explotar para mejorar los procesos y refinar cada vez más el conocimiento de su base de clientes.
El paso final es el siguiente: mejorar el conocimiento de los clientes de una empresa significa tener la oportunidad de mejorar continuamente sus comunicaciones, haciéndolas cada vez más adaptadas a los destinatarios, por lo tanto, cada vez más eficaces y personalizadas.
En resumen: todo puede encajar en un círculo virtuoso .Ahorro en tiempo y dinero. Seguridad y confiabilidad mejoradas. Cumplimiento de estándares europeos cada vez más definidos. valor jurídico. Recogida de datos quirúrgicos. Comunicacion mejorada. Los beneficios son enormes; y la vista siempre es ganar-ganar, para las empresas y sus clientes.