Garantizar la continuidad del negocio con servicios de custodia de software

Garantizar la continuidad del negocio es una prioridad absoluta para cualquier organización. Cuando se trata de software, esto significa asegurarse de que su empresa pueda continuar operando sin interrupciones en caso de una interrupción o un desastre. La mejor manera de hacerlo es mediante el depósito de software, que coloca una copia de seguridad de sus aplicaciones y datos más críticos en una ubicación segura.

Garantizar la continuidad del negocio con servicios de custodia de software

La continuidad del negocio es una parte importante de la estrategia de cualquier organización, pero a menudo se pasa por alto. Cuando esté considerando cómo proteger su empresa de los riesgos asociados con las dependencias de software, el servicio GetTrusted Escrow Plus puede ser una excelente opción.

Veamos qué es el depósito en garantía de software y por qué funciona tan bien para garantizar la continuidad del negocio en el mundo actual impulsado por la tecnología.

La importancia de la continuidad del negocio

La continuidad del negocio es la práctica de garantizar que su organización pueda continuar operando, incluso en caso de un desastre. Los beneficios de la continuidad del negocio incluyen:

• Reducción del tiempo de inactividad y de las pérdidas para las empresas
• Mayor productividad para los empleados.
• Protección contra desastres naturales y otras amenazas (como violaciones de seguridad)

Si no cuenta con un plan para enfrentar este tipo de situaciones, podría perder una enorme cantidad de dinero, tiempo y recursos, y esto ni siquiera toma en cuenta lo que podría suceder si alguien resulta herido durante una emergencia. !

Riesgos asociados con las dependencias de software

Como sabe, el depósito en garantía de software es una forma de reducir el riesgo de dependencia del software. Implica almacenar los datos críticos y las aplicaciones comerciales de su empresa en servidores seguros, así como brindar acceso a ellos en caso de una emergencia. Esto puede ser útil si algo sucede con sus sistemas informáticos, si se corrompen por malware o si simplemente están desactualizados y necesitan ser reemplazados.

Como sugiere el nombre, los servicios de depósito en garantía actúan como intermediarios entre dos partes (en este caso, usted) que desean hacer negocios juntos pero les preocupa confiar plenamente el uno en el otro durante largos períodos; por lo tanto, acuerdan con un tercero independiente conocido como “agente de depósito en garantía” o “titular del depósito en garantía” que requiere que se cumplan ciertas condiciones antes de que cualquiera de las partes reciba lo que pagó (en este caso: software). En resumen: depositan su dinero en otra persona que lo conservará hasta que todo vaya bien entre ambos; De lo contrario, dichos fondos se devuelven inmediatamente sin que ninguna de las partes involucradas incurra en sanciones.

Cómo funciona el depósito de software

El depósito en garantía de software es un acuerdo contractual entre el proveedor de software y el cliente. Es un acuerdo legal que garantiza los derechos del cliente a utilizar el software, incluso si el proveedor cierra o no brinda soporte.

La forma más común en que esto sucede es cuando compras algo como Microsoft Office o Adobe Creative Cloud. Estos son servicios de suscripción que se renuevan automáticamente a menos que los canceles, por lo que es muy probable que estén disponibles al menos hasta 2020 (y tal vez más). Pero, ¿qué sucede si Microsoft decide mañana que quiere que todos usen Office 365? ¿O qué pasa si Adobe decide que ya no necesita a sus clientes actuales? ¡Estarías atrapado sin todas esas suscripciones!

Ahí es donde entra en juego el depósito en garantía: al poner su licencia en depósito en garantía con un proveedor de servicios externo independiente como EscrowMyApps, nos aseguramos de que si algo sucede con cualquiera de las partes involucradas en nuestro acuerdo, ya sea que yo cierre el negocio o que mi cliente desee volver a acceder a sus cuentas, todavía tendremos esas licencias listas para que las recoja quien las necesite a continuación.

Beneficios del depósito de software

El depósito de software es un servicio que garantiza la continuidad del negocio al reducir el riesgo, reducir los costos y aumentar la velocidad de lanzamiento.

Los servicios de custodia de software ofrecen muchos beneficios:

• Garantiza la continuidad del negocio al garantizar que su software esté siempre disponible cuando lo necesite.
• Minimiza los costos al reducir la necesidad de costosos almacenamientos externos u otros sistemas redundantes.
• Aumenta la velocidad de lanzamiento al permitirle reactivar rápidamente aplicaciones después de una interrupción sin tener que reconstruirlas desde cero (lo que puede llevar semanas).

Elegir el proveedor de servicios de custodia de software adecuado

Elegir el proveedor de servicios de custodia de software adecuado es fundamental para garantizar la disponibilidad de sus activos más importantes. Aquí hay algunas cosas que debe buscar en un socio potencial:

• Experiencia con su industria y software. Los mejores proveedores de servicios tienen experiencia trabajando con empresas similares a la suya, por lo que pueden comprender y abordar sus requisitos comerciales únicos. También pueden tener experiencia en industrias o sectores verticales específicos, como atención médica o servicios financieros, lo que significa que sabrán cómo implementar soluciones de software que cumplan con los estándares de cumplimiento para esas áreas.
• Experiencia con su(s) proveedor(es) de software. Si confía en una aplicación desarrollada por otra empresa (un proveedor externo), entonces ambas partes deben sentirse cómodas trabajando juntas antes de firmar cualquier contrato o acuerdo porque esta relación probablemente durará más que la mayoría de las otras relaciones comerciales y tal vez incluso abarque varias generaciones. ¡de los empleados! Asegúrese de que ambas partes se sientan seguras a la hora de asignar recursos para mantener la continuidad en momentos en los que el soporte técnico podría no estar disponible debido a circunstancias imprevistas, como desastres naturales/terremotos, etc., para que no haya sorpresas en el futuro cuando algo salga mal inesperadamente debido a a cortes de energía no planificados, etc.

Configuración de un acuerdo de custodia de software

Un acuerdo de custodia de software es un documento que establece los términos y condiciones del servicio de custodia. Es importante incluir cierta información en su acuerdo, como por ejemplo:

• El nombre de su empresa u organización y su dirección.
• Una descripción del software que se deposita en depósito de garantía.
• Una lista de todas las partes involucradas (usted, su proveedor y/o sus abogados)
• El monto pagado por usted por este depósito (si corresponde)

Condiciones de liberación del depósito de garantía

• Las condiciones de liberación del depósito en garantía son los requisitos legales que deben cumplirse antes de que un depósito en garantía pueda entregarse a su propietario.
• Las condiciones de liberación del depósito en garantía garantizan que los fondos no se liberen a un tercero hasta que se cumplan ciertas condiciones. Por ejemplo, si vende su negocio y acepta poner las ganancias en depósito en garantía hasta que el comprador haya completado la capacitación sobre cómo administrarlo, entonces este sería un ejemplo de una condición de liberación de depósito en garantía. El beneficio de tener dichos términos es que previenen el fraude o el robo al garantizar que sólo alguien que cumpla ciertos requisitos pueda acceder a su dinero desde la cuenta de depósito en garantía; sin embargo, también existen riesgos asociados con el establecimiento de este tipo de términos, ya que es posible que no siempre se mantengan en los tribunales si alguna vez hay alguna disputa sobre si se cumplieron esos requisitos (o incluso si podrían considerarse válidos). Para cualquier tipo de acuerdo legal que involucre a una empresa externa como la nuestra (y especialmente uno en el que puedan estar involucradas grandes sumas de dinero), recomendamos consultar primero con su abogado antes de finalizar cualquier cosa para que pueda aconsejarle qué tipos funcionarían mejor en su caso. proteger los intereses de ambas partes y al mismo tiempo ser ejecutable según la ley actual.

Proceso de liberación de custodia

El agente de depósito en garantía es responsable de entregar los fondos al vendedor. El agente de custodia verificará que se hayan cumplido todas las condiciones de liberación, incluyendo:

• Finalización de las pruebas y aceptación por parte del comprador.
• Pago de cualquier tarifa o cargo pendiente adeudado en virtud de este Acuerdo, incluidos, entre otros, los impuestos pagaderos por el Comprador en relación con este Acuerdo (como el impuesto sobre las ventas)

Si se han cumplido todas las condiciones y no existen disputas entre el Comprador y el Vendedor, el Agente de depósito en garantía emitirá una carta de instrucciones indicando a su banco que transfiera fondos de la Cuenta de depósito en garantía a la(s) Cuenta(s) del Vendedor.

Pruebas y Verificación

Una vez que tenga el acuerdo básico implementado, es hora de probarlo. Este proceso debe incluir probar el acuerdo de custodia y verificar que sea ejecutable. También querrá verificar que el acuerdo de depósito en garantía coincida con sus acuerdos originales y no contenga ninguna condición que lo haga inaplicable. El abogado que redactó estos documentos debería poder ayudar con este proceso, así como brindar orientación sobre otras cuestiones relacionadas con la planificación de la continuidad del negocio, que incluyen:

• ¿Cuánta información se debe incluir en un plan de emergencia (en caso de que se corte la electricidad)?
• ¿Cómo nos comunicamos entre nosotros durante una emergencia?
• ¿Qué sucede si los empleados clave no están disponibles después de que ocurre un evento?

Consideraciones legales y de cumplimiento

Un acuerdo de custodia de software es un contrato legal y hay muchas cosas a considerar al redactar un acuerdo de custodia. En primer lugar, es importante saber qué leyes se aplican en su jurisdicción, ya que determinarán cómo debe estructurar su acuerdo. Por ejemplo, California tiene reglas específicas sobre cómo deben redactarse ciertos tipos de acuerdos para que sean ejecutables allí; Si no cumple con estos requisitos al redactar un acuerdo de depósito en garantía según la ley de California (o cualquier otra jurisdicción), es posible que no se pueda hacer cumplir en el estado en absoluto.

Además de comprender qué leyes se aplican en cada jurisdicción donde opera o planea hacer negocios algún día, también debe mantenerse al tanto de los cambios que podrían afectar esas leyes con el tiempo, como la introducción de nueva legislación o la modificación de la legislación existente, de modo que cualquier información nueva no toma a todos por sorpresa más adelante cuando surgen problemas debido únicamente a que nadie se dio cuenta de lo que estaba pasando hasta que fue demasiado tarde.

Conclusión

Si su negocio depende del software, es importante contar con un plan sólido de recuperación ante desastres. Los servicios de custodia de software pueden ayudarle a garantizar que tenga acceso a sus datos y programas si algo sale mal con su sistema informático o su red. Estos servicios también son útiles si necesita actualizar licencias de software o reemplazar componentes de hardware dentro de su empresa.