Factura electrónica en España, se inician los trabajos para introducir la obligación entre 2024 y 2025

Además de Italia, Francia y Alemania, España también está trabajando activamente para extender la facturación electrónica obligatoria al sector B2B. Inicialmente, se suponía que la obligación se introduciría para las grandes empresas a partir de julio de 2024 y, posteriormente, para todas las empresas españolas. Sin embargo, debido al prolongado trabajo necesario para redactar las especificaciones técnicas y el reglamento adecuado, es posible que la implementación no se lleve a cabo hasta enero de 2025.

En primer lugar, es importante que quienes hacen negocios con proveedores y clientes fuera de Italia estén al día de las novedades que afectan a los países europeos y no europeos en materia de facturación electrónica y e-reporting. En este artículo, brindaremos una descripción general y luego revisaremos los pasos que se llevarán a cabo en España.

Siempre es importante mencionar, como hemos hecho en otras ocasiones, la propuesta europea conocida comoViDA (IVA en la era digital), que tendrá un gran impacto en la introducción de la factura electrónica obligatoria.Cuando la propuesta europea entre en vigor, está previsto aplicar una serie de medidas entre 2024 y 2028, salvo prórrogas que no se pueden descartar y que podrían retrasar algunos plazos. La propuesta introduce la obligación de utilizar facturas electrónicas en transacciones B2B dentro de la UE y también elimina algunos de los obstáculos burocráticos que hasta ahora han frenado la adopción de facturas electrónicas en transacciones nacionales.

El impulso para la adopción de la facturación electrónica en los países europeos son los logros de países que ya han tomado este camino y han realizado:

• Recuperación de ingresos del IVA y mayor control de las transacciones
• Automatización de procesos de negocio y mejora del nivel de digitalización
• Relaciones eficientes entre empresas y administraciones públicas
• Reducción de los plazos de pago por parte de las administraciones públicas en beneficio de las empresas

Los pasos para implementar la factura electrónica son evidentes no sólo a nivel europeo, sino que cabe mencionar las diversas acciones que algunos países están preparando para implementar la factura electrónica a nivel B2B y B2G. Entre estos países tenemos tanto a España como a Francia, que introducirán mandatos entre 2024/2025 y 2026. Hemos escrito sobre cómo otros países europeos están avanzando en términos de facturación electrónica, concretamente Alemania, Francia y ahora España.

Hoy nos centraremos en los acontecimientos recientes anunciados por el gobierno español. Hasta ahora sólo existía una obligación en el ámbito B2G, pero ahora, salvo prórrogas, el país está preparado para empezar . Como se ha comentado al principio, no se puede descartar que la obligación, inicialmente prevista para julio de 2024, se retrase hasta 2025 para poder dictar la normativa necesaria y, por supuesto, que las empresas se adapten a las nuevas sistema.

En España, como en otros países europeos, el país avanza en la dirección de extender progresivamente el uso de la factura electrónica con el fin de aumentar el grado de digitalización de los procesos comerciales y de compras. Uno de los principales objetivos, también reiterado por la propuesta de ViDA, es lograr un mayor control de las obligaciones relacionadas con el IVA y luchar contra el fraude fiscal.

Es fácil entender por qué el sector de la administración pública es el primer paso que dan muchos países hacia la factura electrónica, dado que se trata de organizaciones que desencadenan ciclos de gasto poderosos y complejos y donde la trazabilidad y la transparencia son particularmente importantes y apremiantes. Gracias a la facturación electrónica en las transacciones entre particulares, otros beneficios importantes están ganando protagonismo. En este sentido, Italia es un ejemplo perfecto, dado que registró un aumento de 3.500 millones de euros en los ingresos por IVA en 2020 tras la introducción de la facturación electrónica.

De hecho, las ventajas de la factura electrónica son muchas: mayor control sobre posibles evasiones o fraudes fiscales, desarrollo y modernización de la economía, ahorro en el consumo de papel y reducción de los archivos físicos, que son sustituidos por archivos digitales, mucho más versátiles.

Hoy nos centraremos específicamente en cómo se lograrán estos beneficios en España analizando el borrador de regulación que ha sido divulgado durante los meses anteriores por el gobierno español.

Factura electrónica en España

El uso de la factura electrónica en España en el ámbito B2G está previsto desde 2015. A partir de ese momento, todas las administraciones, centrales y periféricas, deberán poder recibir y tramitar facturas electrónicas.

Las empresas que suministran a las administraciones públicas no son nuevas en el requisito de presentar únicamente facturas electrónicas, con una excepción para importes inferiores a 5.000 euros. Por debajo de esa cantidad, todavía se permiten facturas en formato papel.

Todas las facturas electrónicas enviadas a las administraciones públicas deben cumplir con el formato Facturae V3.2.X, que se ajusta a la norma europea EN 16931, y deben estar firmadas electrónicamente según el estándar Xades, con una firma basada en un certificado cualificado.

El gobierno español ha desarrollado la plataforma FACe , a través de la cual se pueden enviar facturas electrónicas a las administraciones públicas.Es obligatorio para las administraciones centrales, mientras que es opcional para las administraciones periféricas, que teóricamente también pueden utilizar otras plataformas. De hecho, la mayoría de administraciones han decidido utilizar la plataforma FACe, al ser gratuita.

Las empresas proveedoras de las administraciones públicas pueden adoptar la solución tecnológica que prefieran para la elaboración de la factura electrónica, aprovechando así las distintas opciones disponibles en el mercado, siempre que garanticen el cumplimiento de los estándares vigentes.

El Ministerio de Industria de España proporciona software gratuito para crear y gestionar facturas electrónicas, que resulta especialmente útil para pequeñas y medianas empresas que procesan cantidades limitadas de facturas electrónicas.Además, desde 2018 está disponible una plataforma adicional,FACeB2B , para la gestión de facturas electrónicas entre contratistas y subcontratistas de la administración pública.Esta plataforma también es gratuita y utiliza los mismos formatos e interfaces que la plataforma gubernamental equivalente. Como resultado, el uso de la facturación electrónica en B2B, si bien aún no es obligatorio, ya se permite y fomenta desde hace algún tiempo.

¿Qué cambiará a partir de 2024?

En España la factura electrónica pronto será obligatoria también en el ámbito B2B. El 29 de septiembre de 2022, el gobierno español aprobó la ley denominada “Creación y Crecimiento de Empresas”, que contiene una serie de medidas consideradas necesarias para apoyar el crecimiento empresarial .No es casualidad que la factura electrónica aparezca entre estas medidas donde se considera una herramienta esencial para combatir la evasión fiscal.

Las empresas estarán así obligadas a facturar electrónicamente a otras empresas y autónomos por la prestación de servicios. En una primera fase, que se espera que comience en 2024, se empezará con empresas cuya facturación supere los 8 millones de euros, y luego se involucrará gradualmente a todas las demás, probablemente en 2025. Estos plazos se podrán cumplir si se cuenta con la normativa técnica y la infraestructura necesaria para soportar la facturación electrónica se implementa dentro del plazo inicialmente estimado; si no, es posible que veamos algún deslizamiento.

Salvo extensiones, entonces, la hoja de ruta estimada hasta la fecha es la siguiente:

• A partir de julio de 2024 (o, en caso de prórroga, principios de 2025) , la obligación comenzará para las empresas con una facturación superior a 8 millones de euros.
• A partir de 2025, la obligación se aplicará a todas las empresas y profesionales ; Si el mandato se retrasa, esta fase podría posponerse hasta la segunda mitad de 2025, o principios de 2026.

El reglamento, como se anticipó, aún se encuentra en estado de borrador y a la espera de su aprobación final, que también podría traer posibles modificaciones o especificaciones adicionales.

Sin embargo, también cabe mencionar algunas disposiciones que están previstas directamente en la Ley Crea y Crece de 29 de septiembre de 2022. Esta es la medida que abrió la puerta a la implantación de la factura electrónica B2B en España. La ley identifica una serie de obligaciones tanto para las empresas que envían y reciben facturas como para los proveedores que ofrecen servicios de facturación electrónica. Éstos son algunos de ellos:

• Las empresas están obligadas a emitir, enviar y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales.
• El remitente y el destinatario deberán proporcionar información sobre el estado de las facturas.
• Los proveedores de tecnología deberán garantizar la libre interconexión e interoperabilidad entre soluciones o plataformas tecnológicas. El procedimiento para la acreditación de la interconexión e interoperabilidad se establecerá reglamentariamente. Este último punto, por ejemplo, no parece estar completamente desarrollado en el proyecto de reglamento compartido, por lo que no se puede descartar que se proporcionen más orientaciones.
• El requisito para que los destinatarios mantengan el acceso a las facturas electrónicas durante 4 años. Esto es para que si los destinatarios de las facturas electrónicas ya no son clientes de las empresas emisoras, se pueda permitir el acceso durante 3 años después de la finalización de los contratos.
• Permitir y facilitar el acceso, visualización, descarga e impresión de facturas electrónicas a los destinatarios.

¿Qué esperar para el futuro?

Los beneficios que se han observado en Italia son ciertamente de esperar, incluso si la obligación no generalizada sino sólo B2B y B2G no aprovecha al máximo el uso de una herramienta que ha demostrado ser muy eficaz y llena de beneficios, como como:

• Eficiencia y racionalización de procesos
• Ahorro de costes
• Tiempos de pago reducidos
• Sostenibilidad ambiental y reducción de la huella de carbono

Sólo queda esperar a que el gobierno español determine las próximas novedades para ver si la exigencia de la factura electrónica en España se extiende también al ámbito B2C.