¿Qué es la contabilidad de partida doble?

La contabilidad por partida doble o la teneduría de libros por partida doble es un método contable que las empresas suelen utilizar para reducir el riesgo de errores y mejorar la precisión de las cuentas de la empresa. En este artículo informativo, analizaremos cómo funciona la contabilidad de doble entrada, por qué es beneficiosa y veremos algunos ejemplos.

¿Qué es la contabilidad de doble entrada y cómo funciona?

El concepto fundamental de la contabilidad por partida doble se basa en registrar las transacciones en dos cuentas. Cada transacción se debita de una cuenta y se acredita a otra para mantener balances precisos.

Dado que un débito en una cuenta refleja un crédito en otra, el uso del sistema de doble entrada ofrece una manera de verificar fácilmente si hay entradas incorrectas o faltantes, lo que brinda protección adicional contra errores para empresas y organizaciones.

Cuando se utilizan entradas dobles, los contadores y las empresas realizan un seguimiento de las transacciones y brindan información sobre cada transacción para equilibrar las cuentas de la empresa.

Las transacciones son eventos financieros: realizar o recibir pagos hacia y desde clientes o proveedores. Las transacciones comerciales generalmente se clasifican según siete tipos de cuentas:

• Activos
• Pasivo
• Acciones
• Ingresos
• Gastos
• Ganancias
• Pérdidas

El propósito de la contabilidad es monitorear y registrar los cambios en las cuentas.

Contabilidad de entrada única frente a entrada doble

Al analizar los métodos de contabilidad y explorar los beneficios de los sistemas de entrada doble, es beneficioso comparar la contabilidad de entrada doble con el sistema de entrada única. Aquí están las diferencias clave.

• Seguimiento : la contabilidad de entrada única realiza un seguimiento de los ingresos y los gastos. La contabilidad de doble entrada realiza un seguimiento de los ingresos, los gastos, los activos, los pasivos y el patrimonio.
• Entradas : la entrada única implica hacer una entrada por transacción. Doble entrada significa hacer dos entradas por transacción.
• Errores : la contabilidad de entrada doble se utiliza para reducir el riesgo de errores y se considera un proceso más preciso que la contabilidad de entrada única.
• Procedimiento : Las entradas individuales se pueden hacer utilizando hojas de cálculo o lápiz y papel. El software de contabilidad generalmente se recomienda para la contabilidad de doble entrada.
• Alcance : La contabilidad de entrada única proporciona información sobre pérdidas y ganancias. Las entradas dobles ofrecen más información sobre la salud financiera de la empresa.
• Idoneidad : los sistemas de entrada única pueden ser mejores para autónomos, comerciantes únicos y empresas con activos y pasivos muy limitados. La contabilidad por partida doble es beneficiosa para todas las empresas con activos, pasivos e inventarios significativos.

Ejemplo de contabilidad de entrada única

Para resaltar la diferencia entre la contabilidad de una sola entrada y la de doble entrada, presentamos este ejemplo de contabilidad de una sola entrada. Para una empresa que utiliza un sistema de entrada única, las cuentas pueden verse así:

• Saldo inicial al comienzo del período contable: $ 30,000
• Pago de préstamo bancario recibido: $5,000, nuevo saldo = $35,000
• Renta pagada $2,000, saldo de cierre = $33,000

A primera vista, parece que la empresa ha aumentado su saldo en $3,000 durante el período contable, pero con un sistema de entrada única, falta información. La empresa puede tener pasivos, que no están incluidos, y los libros no le dicen de dónde sacó los $2,000 de su renta.

Ejemplo de contabilidad de doble entrada

Ahora, veamos un ejemplo de contabilidad de doble entrada.

Quiere comprar una computadora nueva a un costo de $1,000 para su negocio. En el sistema de entrada doble, registraría un débito en su cuenta de Gastos y un crédito en su cuenta de Efectivo. Esto significa que la suma, $1,000, tiene un origen y un destino claros.

Comprender los créditos y débitos

Comprender los créditos y débitos es crucial para dominar los conceptos básicos de la doble entrada. Cada transacción comercial genera un crédito en una cuenta y un débito en otra.

Si recibe dinero del banco en forma de préstamo, por ejemplo, esto aumentará su saldo de activos, pero al mismo tiempo, también aumentará sus pasivos por el mismo valor. Una transacción que haga que sus activos aumenten hará que otra cuenta baje.

Los créditos aumentarán sus ingresos, pasivos y cuentas de capital.

Los débitos aumentarán sus cuentas de activos y gastos.

Cuando utiliza un sistema de contabilidad de doble entrada, los débitos se registran en el lado izquierdo de la página y los créditos se registran en el lado derecho.

La contabilidad por partida doble ayuda a las empresas a satisfacer la ecuación contable reconocida:

Activos = Pasivos + Patrimonio

Beneficios de un sistema de contabilidad de partida doble

El uso de un sistema de contabilidad de doble entrada ofrece beneficios para una amplia gama de empresas. Las principales ventajas de un sistema de entrada doble sobre la contabilidad de entrada única incluyen:

Mayor precisión

Llevar libros precisos es fundamental para el éxito en los negocios. Los sistemas de entrada doble son más precisos porque detectan los errores de entrada de datos. La corrección e identificación de errores en la etapa más temprana posible reduce el riesgo de hacer planes o decisiones basados ​​en datos inexactos o incompletos.

Cuentas detalladas

Las entradas dobles brindan un registro completo de las transacciones, lo que le brinda una descripción general precisa y útil de la situación financiera de la empresa.

Registro de activos y pasivos

Los métodos básicos de contabilidad les darán a los dueños de negocios una idea de las ganancias y pérdidas, pero no rastrean los activos y pasivos a través de transacciones individuales.

Con la contabilidad de partida doble, los dueños de negocios y los directores de la empresa pueden ver tanto sus activos como sus pasivos, lo que brinda una imagen más clara de las finanzas de la empresa.

Tomar decisiones bien informadas

La planificación financiera es esencial para las empresas que operan en todos los sectores. Desde las pequeñas empresas que intentan mantenerse a flote hasta las grandes empresas que buscan expandirse y crecer, es vital tener acceso a cuentas, ingresos y balances precisos para tomar decisiones bien informadas.

Los dueños de negocios deben poder verificar si pueden permitirse invertir dinero, realizar compras, contratar personal adicional o pedir dinero prestado, por ejemplo.

Si las cuentas carecen de detalles o solo contienen información sobre activos, existe el riesgo de tener problemas financieros.

Software de contabilidad de doble entrada

La contabilidad de partida doble puede parecer más compleja y requiere más tiempo que la contabilidad de entrada única, pero hay formas de simplificarla y ahorrar tiempo mientras se cosechan los beneficios de un sistema de contabilidad más detallado y preciso.

El software de contabilidad de doble entrada hace que utilizar la contabilidad de doble entrada sea rápido y fácil. En la mayoría de los casos, cuando usa dicho software, solo necesita ingresar información sobre la transacción, y el software ya estará buscando la segunda parte.

Además de usar el software de contabilidad de entrada doble para cuadrar sus libros, también puede aprovechar la oportunidad de crear informes adicionales para su negocio, incluidos balances y hojas de ingresos y un balance de prueba.

El balance de prueba enumera todas las cuentas con actividad registrada y etiqueta las cuentas que tienen saldos regulares de débito y crédito. El balance de comprobación debe ser cero, ya que el valor total de los créditos debe ser igual al número total de débitos.