¿Qué es una carta de reconocimiento de donación?

Los donantes apasionados hacen posibles sus iniciativas sin fines de lucro. Y aunque es posible que los simpatizantes no pidan nada a cambio, hay algo que siempre puede proporcionar a sus donantes: una carta de reconocimiento de la donación. Hoy, le mostraremos cómo armar uno.

Las cartas de acuse de recibo de donaciones van más allá de la confirmación y el agradecimiento: el Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) las exige legalmente. Pero no se preocupe, le explicaremos todo lo que necesita saber sobre las cartas de reconocimiento de donaciones para que sus donantes se sientan apreciados mientras cumplen con sus obligaciones legales.

Primero, entremos en la misma página sobre lo que es una carta de reconocimiento de donación antes de entrar en los plazos, la información requerida y las mejores prácticas.

¿Qué es una carta de reconocimiento de donación?

Comprender cómo obtener donaciones es importante, pero saber cómo mostrar a sus donantes su gratitud es vital para el éxito de su campaña de recaudación de fondos. Una carta de reconocimiento de donación (a veces llamada recibo de donación o carta de agradecimiento) es un correo electrónico o papel que reconoce una contribución caritativa. Como mínimo, es un recibo de confirmación para sus donantes reconociendo que ha recibido su donación.

Sin embargo, sus cartas de reconocimiento de donación deben hacer más que reconocer los obsequios caritativos . Aproveche la oportunidad para mostrar su gratitud y hacerle saber al donante el valor de su donación caritativa. Haz que se sientan especiales y vistos.

Nuestro último informe Why America Gives encontró que el 48% de los donantes se animan más a repetir una donación después de que la organización proporciona actualizaciones sobre dónde tiene un impacto su dinero. Sus cartas de reconocimiento de donación son un excelente lugar para mostrar a los donantes cómo juegan un papel en sus metas y misión más grandes. Use historias, imágenes y videos para ilustrar el impacto que ayudaron a lograr.

Y si bien las donaciones únicas son excelentes, desea hacer todo lo posible para convertir a su donante en un donante recurrente , y su carta de reconocimiento juega un papel importante en ese proceso.

Sin embargo, las cartas de reconocimiento de donaciones no son solo para decir "gracias". Sus donantes necesitan la documentación cuando presentan sus deducciones de impuestos, y el IRS tiene requisitos estrictos sobre lo que deben incluir las cartas (más sobre esto más adelante).

También querrá enviar cartas de reconocimiento a sus donantes, independientemente de cómo hayan donado a su organización sin fines de lucro:

• Donaciones en efectivo
• Donaciones en línea
• bienes donados
• Servicios donados
• Tarjetas de regalo
• Donaciones de acciones
• Donaciones heredadas

¿Necesita reconocer cada donación?

Legalmente, no. Solo tiene que enviar cartas de reconocimiento a los donantes que dieron un regalo de $250 o más. Y depende de usted si desea reconocer la donación por donación o con una sola carta de reconocimiento de fin de año que resuma todas las contribuciones del donante. Recomendamos enviar ambos.

Reconocer cada donación le brinda una oportunidad adicional de mostrar su gratitud a los donantes. También sirve como confirmación inmediata. Al mismo tiempo, la carta de reconocimiento de fin de año es una excelente oportunidad para resumir las donaciones de su donante y resaltar lo que ayudó a lograr. Tener un solo documento para presentar para las deducciones de impuestos en lugar de buscar en su correo o cuentas de correo electrónico para encontrar los recibos individuales también es útil para los donantes.

Pero, ¿qué pasa con todos los demás donantes que donaron menos de $250? ¿Deberías enviarles cartas de reconocimiento de donación?

Absolutamente.

Mientras cumplen con un requisito legal, las cartas de acuse de recibo también son la oportunidad perfecta para mostrar la gratitud de sus donantes y confirmar que ha recibido su donación. Cada donación cuenta, así que no deje que ninguna de las buenas acciones de sus donantes pase desapercibida.

¿Cuál es la fecha límite para enviar reconocimientos de donaciones?

No existe un requisito de fecha límite formal, pero es una buena práctica enviar los acuses de recibo de la donación de fin de año antes del 31 de enero del año siguiente a la donación. Cumplir con ese marco de tiempo les da a sus donantes el tiempo adecuado para presentar sus declaraciones de impuestos en su horario.

En cuanto a las donaciones individuales, recomendamos enviar cartas de acuse de recibo lo antes posible. Es una oportunidad inmediata para completar el ciclo de comentarios y mostrar su gratitud a los donantes. Pero también les permite saber que recibió su donación en lugar de perderse en el ciberespacio.

Si bien no hay sanciones para su organización sin fines de lucro por no enviar un acuse de recibo de la donación, perjudica a sus donantes. Sin ese reconocimiento por escrito, no pueden reclamar sus deducciones de impuestos ganadas. Es posible que a algunos donantes no les importe este beneficio, pero es probable que pierda futuros donantes si no brinda el reconocimiento que necesitan (y merecen).

Por qué su organización sin fines de lucro debería enviar cartas de reconocimiento

Piense en las cartas de reconocimiento como una parte valiosa de su estrategia de comunicación. Sus cartas de agradecimiento tienen el potencial de ser más impactantes que cualquier campaña de marketing sin fines de lucro , siempre que les dedique el tiempo, el amor y la atención que estas cartas merecen.

Aquí hay algunas razones por las que debe priorizar las cartas de reconocimiento escritas:

• Razones legales: cumplir con su obligación legal de enviar cartas de reconocimiento a las personas que realizaron al menos $250 en donaciones caritativas durante un año calendario.
• Confirmación: brinde tranquilidad a sus donantes haciéndoles saber que ha recibido su donación.
• Gratitud: Muestre aprecio a sus donantes y hágales saber cuánto significa para su organización sin fines de lucro y sus integrantes.
• Impacto: informe a sus donantes cómo utiliza su contribución y qué impacto tiene en las personas y las comunidades.
• Recordatorio: recuerde a sus donantes al final del año que hicieron una donación, incitándolos a pensar en su organización sin fines de lucro y potencialmente planear contribuir nuevamente.
• Conciencia: anime a sus donantes a compartir la causa que apoyaron con sus amigos y familiares.

Cosas que deben incluir sus cartas de reconocimiento

Según el IRS , una carta de acuse de recibo debe contener lo siguiente:

• Nombre de su organización
• Monto de la contribución
• Descripción (no necesariamente el valor) de la contribución no monetaria
• Declaración que confirma que no hay intercambio de bienes/servicios (si corresponde)
• Descripción y estimación del valor de buena fe de los bienes/servicios proporcionados (si corresponde)

Además, aunque el IRS no lo exige, es útil personalizar su mensaje con el nombre del donante y la fecha en que recibió la contribución caritativa. Esta información confirma la identidad del destinatario y puede ayudar con su mantenimiento de registros.

Esa es toda la información que está legalmente obligado a incluir. Sin embargo, aprender a crear un recibo de donación que priorice la personalización requiere algunos detalles más. Por ejemplo, puede informar a sus donantes cómo utilizó los fondos (o planea utilizarlos) y sobre próximas campañas de recaudación de fondos u oportunidades de voluntariado. En otras palabras, haga que sus cartas de reconocimiento sean más que un recibo de donación.

También recomendamos agregar un poco de personalización a sus cartas mediante la segmentación. Sus donantes recurrentes y grandes donantes deben recibir una nota especial de agradecimiento por sus donaciones especiales. Hágales saber que los valora por ir más allá agregando un toque único a su carta de reconocimiento del donante:

• Nota personal: envíe a su donante un mensaje personalizado para reconocer que ha donado durante un cierto número de años o que ha hecho una donación única considerable.
• Mensaje de un líder: haga que uno de los líderes de su organización sin fines de lucro escriba un mensaje personalizado para que el donante sepa cuánto significan sus contribuciones para la organización.
• Reconocimiento: considere anunciar a sus donantes recurrentes o grandes donantes (con su permiso, por supuesto, y tal vez sin las cifras exactas) a través de su boletín de correo electrónico o en las redes sociales.

Ejemplos de cartas de reconocimiento de donaciones

Aquí hay algunos ejemplos de cartas de reconocimiento de donaciones. Estos van desde el requisito mínimo básico hasta algo un poco más personal. Encontrar lo que funciona mejor para usted.

Puede copiarlos y pegarlos para cumplir con su obligación legal, pero le sugerimos que los personalice para que coincidan con la voz de su marca.

Ejemplo 1: Carta de acuse de recibo individual

Hola [nombre del donante],

Gracias por su contribución de $500 a [nombre de la organización sin fines de lucro] que recibimos el [fecha de recepción]. No proporcionamos bienes ni servicios a cambio de su contribución.

Ejemplo 2: Carta de acuse de recibo individual

Hola [nombre del donante],

Estamos muy agradecidos por su contribución de $250 a [nombre de la organización sin fines de lucro] el [fecha de recepción]. Como agradecimiento, le enviamos una camiseta con un valor justo de mercado estimado de $25 a cambio de su contribución. Esperamos verte (con tu camiseta nueva) en el próximo evento de voluntariado el [fecha del evento]. Gracias de nuevo por su generosa donación: no podríamos ayudar a la comunidad sin donantes como usted.

Gracias,

[nombre]

Ejemplo 3: Carta de reconocimiento de fin de año

Estimado [nombre del donante],

Gracias por apoyar a nuestra organización el año pasado. Gracias a donantes como usted, pudimos ayudar a 500 animales a encontrar nuevos hogares con familias amorosas. Cada donación cuenta, y estamos agradecidos por sus contribuciones.

Hizo una contribución total de $1,000 a [nombre de la organización sin fines de lucro] el año pasado y no le brindamos bienes ni servicios a cambio. Le agradecemos sinceramente su ayuda y esperamos poder contar con usted el próximo año para ayudarnos a ayudar a más animales locales que lo necesitan.

Regístrese para recibir nuestro boletín de correo electrónico para mantenerse actualizado sobre todos nuestros próximos eventos de voluntariado y recaudación de fondos. Compártalo con sus amigos y familiares para que también se involucren.

¡Gracias por todo lo que haces!

Con gratitud,

[nombre]

Ir más allá del reconocimiento

Puede enviar una carta de reconocimiento cuando reciba una donación, pero no deje que ese sea el final de sus comunicaciones. Una clave para retener a los voluntarios sin fines de lucro es hacer un seguimiento más tarde e informar a sus donantes cómo gastó sus contribuciones. Y si optaron por recibir sus correos electrónicos, infórmeles sobre otras oportunidades de voluntariado o recaudación de fondos .

También puede informar a sus donantes sobre otras formas en que pueden ayudar a su organización sin fines de lucro, como registrarse en un proyecto de servicio comunitario o compartir un enlace en su cuenta de LinkedIn.

En última instancia, desea convertir donaciones únicas en relaciones de por vida, y su carta de reconocimiento es una parte importante de ese proceso. Por lo tanto, evite la tentación de hacer lo mínimo y proporcione un recibo . Vaya más allá por sus donantes; con suerte, ellos harán lo mismo por su organización sin fines de lucro.

Piense en formas únicas en las que puede mostrarles a los donantes que se preocupa por usted. Por ejemplo, podría hacer cualquiera de las siguientes cosas:

• Haga una llamada telefónica: Haga una llamada telefónica para agradecer personalmente a los donantes por sus contribuciones.
• Escriba una carta escrita a mano: Muestre a sus donantes cuánto significa su donación con una nota de agradecimiento escrita a mano.
• Comparta una imagen: deje que sus donantes vean a quién o qué han ayudado con su donación.

Automatice las cartas de acuse de recibo

Ponga sus cartas de reconocimiento de donación en piloto automático con el software de gestión de donantes en línea . La plataforma de Classy puede ayudarlo a automatizar sus agradecimientos, realizar un seguimiento del rendimiento de la campaña, administrar seguidores, editar donaciones recurrentes y más.

¿Sabes quién da las mayores donaciones? ¿Qué pasa con quién da más a menudo? Classy Manager puede ayudarlo a buscar, filtrar y segmentar a sus seguidores para crear mensajes más específicos.

¿Quieres ver la plataforma en acción? Solicite una demostración para saber cómo su organización sin fines de lucro puede usar Classy para administrar eventos de recaudación de fondos, atraer nuevos donantes, desbloquear opciones de pago intuitivas, enviar cartas de reconocimiento y más.