4 formas en que la automatización de documentos puede impulsar su negocio

El manejo de documentos para desarrollar procesos de automatización de ML es una tarea compleja. ¡No es tan simple como hacer clic en algunos botones de su computadora! Consiste en numerosas tareas, cada una de las cuales implica varios pasos que a menudo requieren trabajo manual. Eso se aplica a todo tipo de documentos, incluidos formularios de pedido, propuestas de venta, memorandos y contratos. Entendamos qué implica la automatización de documentos.

¿Qué es la automatización de documentos?

La automatización de documentos es la aplicación de flujos de trabajo y sistemas para agilizar las tareas relacionadas con documentos. Estas tareas pueden incluir generar, enviar, guardar, archivar y anotar documentos.

El sistema de automatización de documentos puede venir en varias formas: manualmente o con una aplicación, plataforma o software en muchos casos. Por un lado, ciertas herramientas pueden tener numerosas funciones para ayudar en varias tareas, mientras que los desarrolladores diseñan otras herramientas para ayudar con una sola tarea relacionada con un documento. Una herramienta de anotación de documentos, por ejemplo, consistirá principalmente en funciones que le permitirán insertar fácilmente comentarios y comentarios, o notas en los documentos mientras realiza anotaciones.

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Las formas en que la automatización de documentos puede impulsar su negocio

Una cosa común entre estas plataformas de etiquetado de datos es que todas pueden ayudar a impulsar un negocio, aunque de diferentes maneras. Aquí hay cuatro formas en que la automatización de la gestión de documentos puede ayudar potencialmente a su negocio:

1. Minimiza la probabilidad de errores humanos

'Error humano' se refiere a una acción que un actor tomó sin tener la intención de hacerlo. En pocas palabras, es un resultado no deseado o un error que se produce debido a la imperfección de un ser humano, de ahí el nombre.

Debido a la frecuencia de los errores, algunas personas minimizan su impacto en las empresas. Sin embargo, debe tener en cuenta que es una de las razones del bajo rendimiento de una empresa. De hecho, según un informe de análisis de Marketwire, los errores humanos costaron a las empresas del Reino Unido y los Estados Unidos un total de 37 mil millones de dólares en 2008.

Para dar una mejor idea del impacto de los errores humanos, a continuación se muestran algunos ejemplos de errores humanos que involucran específicamente tareas relacionadas con documentos:

• Cuando un empleado ingresa información incorrecta en un documento , puede generar malentendidos que el personal debe aclarar. Como resultado, puede generar tiempos de transacción más prolongados, lo que reduce la cantidad de transacciones por día.
• Cuando un empleado envía el documento a la dirección de correo electrónico o al lugar incorrecto , puede provocar fugas de datos. Una fuga de datos comprometerá la seguridad de su negocio.
• Cuando un empleado elimina accidentalmente el documento , tendrá que volver a procesarlo. En lugar de trabajar en una nueva tarea, el empleado pasará sus horas limitadas en la misma tarea que podría haber terminado hace mucho tiempo, lo que reduce la productividad.

Aunque el escenario es diferente, todo esto apunta a un hecho: los errores humanos reducen los indicadores clave de rendimiento o KPI, y eso puede ser malo para el negocio. Desafortunadamente, no es posible eliminar por completo la probabilidad de errores humanos. Después de todo, 'errar es humano', pero eso es exactamente lo que debes buscar. En lugar de depender de los humanos, puede confiar en los sistemas.

Un sistema de automatización de documentos o flujo de trabajo elimina la necesidad de intervención humana, lo que le permite reducir drásticamente o incluso eliminar la probabilidad de cualquier tipo de error humano.

2. La automatización puede maximizar la seguridad de los documentos

El ciclo de vida del documento representa las diferentes etapas por las que debe pasar un documento desde su creación hasta su eventual eliminación o, en algunos casos, el "archivo". El ciclo de vida puede variar de un documento a otro, pero debe constar de las siguientes cinco etapas:

Generación de documentos

Esto también se conoce como creación de documentos, que es cuando el sistema crea el archivo en la computadora. El documento normalmente comienza como una copia de la plantilla.

Montaje de documentos

Aquí es cuando el sistema reúne los datos o entradas necesarios, como nombres, fechas y números, para convertir la copia de la plantilla en un documento único.

Almacenamiento de documento

Esto es cuando el sistema transfiere el documento completo a un destinatario, como un cliente o un cliente. También mueve el documento a un almacenamiento seguro, normalmente almacenamiento en la nube en un servidor seguro o una ubicación de almacenamiento dentro del propio sistema.

Gestión de documentos

Esto implica organizar una gran cantidad de documentos para garantizar que el usuario pueda encontrar fácilmente los documentos que está buscando dentro del sistema según sea necesario.

Archivo de documentos

El archivo o eliminación de documentos es la etapa en la que debe decidir si eliminará el documento por completo o simplemente lo archivará. Esta etapa es opcional y solo es necesaria si el documento ya no es necesario y/o si su existencia puede causar problemas.

No importa cuán eficiente sea su flujo de trabajo, siempre habrá una brecha entre cada una de estas etapas. Por ejemplo, habrá una brecha entre el momento en que crea el documento y el momento en que lo transfiere a un lugar de almacenamiento seguro. Y esa brecha puede servir como una oportunidad para que los piratas informáticos ingresen a su sistema y roben el documento, específicamente sus datos. Los expertos llaman a esta técnica interceptación de datos, donde el hacker intercepta los datos durante la transmisión.

Es una técnica efectiva principalmente porque los datos son más vulnerables durante la transmisión a menos que tengan algún tipo de encriptación de datos. Eso es esencialmente lo que ofrece la automatización de documentos.

Rapidez y seguridad son dos de las principales características de los sistemas de automatización documental. Pueden atravesar las cinco etapas del ciclo de vida del documento sin dar tiempo a los ciberdelincuentes para robar sus datos. La mayoría de las plataformas también tienen tecnología de encriptación en caso de violaciones de datos, básicamente garantizando que sus documentos y los datos que contienen se mantengan seguros y protegidos.

Dado que un solo ataque cibernético puede costarle a una pequeña empresa hasta USD $ 38,000, evitar que suceda puede ayudar mucho a su empresa, ya que puede minimizar las pérdidas potenciales.

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3. Aumenta la moral, la satisfacción y la productividad de los empleados

El manejo de documentos es un trabajo repetitivo y lento. Debe completar docenas de campos, copiar y pegar información de la empresa y verificar si hay errores, entre otras cosas. Aunque no se nota de inmediato, el flujo de trabajo monótono que requiere el manejo de documentos eventualmente bajará la moral, la satisfacción y, al final, la productividad de los empleados.

Puede atribuir este hecho a muchos factores, pero en su mayoría sucede porque no sienten una sensación de logro por lo que hacen para ganarse la vida. Eso es especialmente cierto para los trabajadores de oficina. La automatización de documentos le permite eliminar esas tareas repetitivas a medida que comienza a confiar en una plataforma automatizada para tareas relacionadas con documentos. Esto puede conducir a dos beneficios principales.

Para empezar, le permite hacer un mejor uso de los talentos y habilidades de sus empleados, lo que a su vez aumenta la rentabilidad. En segundo lugar, es más probable que sientan una sensación de logro, ya que no participan en actividades que no cualquiera puede hacer, lo que maximiza su productividad.

Los estudios también muestran que el uso de software, sistemas o cualquier otra tecnología para las operaciones comerciales puede atraer talentos expertos en tecnología que pueden ser un gran activo para su empresa.

4. La automatización de documentos le ahorra tiempo

La frase "el tiempo es dinero" se aplica a muchas situaciones, pero es doblemente cierta cuando se trata de administrar un negocio. El tiempo es un factor que contribuye a los ingresos de una empresa.

Tome una empresa de pintura, por ejemplo. Incluso si tienes mil clientes, no es posible ganar millones de dólares solo de la noche a la mañana. Esto se debe a que, al igual que el dinero, tu tiempo es limitado.

Es por eso que los dueños de negocios contratan empleados. Es una excelente manera de ampliar el tiempo que la empresa puede dedicar a generar ingresos. Sin embargo, hay otras maneras de extender su tiempo. En particular, puede encontrar formas de minimizar el tiempo que lleva realizar ciertas tareas.

Usando el ejemplo anterior de una empresa de pintura, en lugar de escribir cotizaciones manualmente, el propietario puede usar una aplicación de cotización. Puede costar dinero, pero puede convertir una tarea de 10 minutos en una tarea de 1 minuto, dando al propietario más tiempo para dedicarlo a otros asuntos. Esa es una de las ideas principales detrás de la automatización de documentos, convertir tareas que requieren mucho tiempo en tareas rápidas.

Ejemplos:

A continuación se presentan algunos ejemplos de formas en que un sistema de automatización de documentos puede ahorrarle tiempo:

• Puede insertar la información de su empresa donde sea necesario.
• Puede poner la fecha actual en los campos apropiados.
• Puede verificar errores gramaticales y ortográficos (ideal para documentos legales).
• Puede buscar inconsistencias entre diferentes tipos de datos (es decir, al calcular el costo total de los productos y servicios prestados en cotizaciones o estimaciones).

Por obvio que sea un beneficio, la gente tiende a minimizar la importancia de ahorrar tiempo en un negocio. Pero es importante recordar que las herramientas de automatización pueden ahorrarle a una empresa millones de dólares al ahorrar tiempo. No hay razón para no creer que la automatización de documentos puede hacer lo mismo. Después de todo, es una herramienta de automatización y una de las más útiles.

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Pensamientos finales

Es innegable que la automatización de documentos es una tecnología extremadamente útil para una empresa. Pero al igual que la mayoría de los sistemas, viene con sus desafíos. Para empezar, no es fácil de implementar, ya que requiere habilidades y tecnología específicas para establecerse correctamente. Además, puede llevar varios días o incluso semanas configurarlo por completo. Sin embargo, una vez que lo haga, los beneficios que puede obtener son incomparables con estos desafíos. En resumen, definitivamente es una inversión que vale la pena.

Referencias

1. Centro Internacional para el Comercio y el Desarrollo Sostenible. "Por qué debería considerar el costo del error humano". https://www.ictsd.org/business/how-much-do-human-error-cost-us-business/.
2. Jackson, Nancy Mann. "La eliminación del trabajo repetitivo puede aumentar la productividad". Automatic Data Processing, Inc., 18 de julio de 2018. https://www.adp.com/spark/articles/2016/10/eliminating-repetitive-work-can-boost-productivity.aspx.
3. Savani, Fenil. "Interceptación y robo de datos: 7 métodos para proteger sus datos". Tech Arbiters, 7 de septiembre de 2021. https://techarbiters.com/data-interception-and-theft/.
4. Vértice. “Las empresas estadounidenses están ahorrando más de $10 millones al año, solo con la automatización de estos procesos”. 10 de mayo de 2021. https://www.vertex.com/american-companies-saving-10m-annually-process-automation/.