Metadatos DAM: por qué menos es más

Una plataforma de gestión de activos digitales (DAM) no pretende ser una caja de seguridad o un agujero negro donde los activos entran pero nunca salen. Su DAM crea valor y eficiencia al permitirle localizar fácilmente los activos existentes para su reutilización.

Le ayuda a administrar los derechos de uso y las restricciones para evitar problemas normativos y legales al reutilizar activos. La piedra angular de ese proceso son los metadatos.

Este artículo explora por qué debería evitar tener demasiados campos de metadatos y cómo optimizar la gestión de metadatos en su DAM.

Nunca se puede tener demasiado de algo bueno, ¿verdad?

La definición más básica de metadatos es datos sobre datos. Es la información que se asigna a sus activos para describirlos. Alimenta sus resultados de búsqueda y filtros, lo que le permite ubicar el activo exacto que necesita.

Es probable que su sistema DAM elegido venga con un conjunto estándar de campos de metadatos listos para usar que cubren los conceptos básicos: título, descripción, tipo de archivo, etc. Y querrá agregar campos personalizados adicionales adaptados a su industria, empresa y productos

Cuando se trata de metadatos DAM, muchas organizaciones cometen el error de suponer que más siempre es mejor, especialmente si es la primera vez que usan un sistema DAM. Si los metadatos son la piedra angular de su DAM, entonces querrá tantos metadatos como sea posible por activo, ¿verdad?

Bueno, no necesariamente. También debe recordar el tiempo y el esfuerzo necesarios para ingresar los metadatos. Si bien la automatización y la IA pueden ayudar con la entrada de metadatos, no pueden reemplazar por completo los ojos y el conocimiento humanos.

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Encontrar el equilibrio adecuado

La clave es tener los metadatos correctos. Desea encontrar un equilibrio entre la utilidad y el valor de los metadatos y el tiempo y el esfuerzo dedicados a ingresarlos.

Un buen ejercicio para realizar con sus partes interesadas es tomar la lista inicial de campos de metadatos que ha compilado, incluidos los campos personalizados y listos para usar, y clasificarlos como imprescindibles, agradables y no. necesario o redundante.

No tenga miedo de retroceder y cuestionar si realmente se necesita un campo. Las preguntas clave a las que volver a menudo en la discusión deben ser:

• ¿Este campo contiene información que ayudará a mis usuarios finales a localizar los activos que necesitan?
• ¿El valor que proporciona este campo vale la pena el tiempo que lleva ingresar la información?
• ¿Hay algún motivo legal, reglamentario u organizativo por el que la información de este campo deba adjuntarse a los activos?

Para sus campos obligatorios, también deberá determinar si el campo debe ser obligatorio, lo que significa que todos los activos en el DAM deben tener información ingresada en ese campo para poder ser retenidos y disponibles para su uso.

Sea muy selectivo con la designación de campos según sea necesario. Cuantos más campos obligatorios, más tiempo y esfuerzo se necesitan para completar los metadatos por activo. Un buen indicador es determinar si algún activo necesitaría etiquetas de relleno, como N/A , Ninguno u Otro ingresado en ese campo porque es obligatorio, y simplemente no hay términos específicos que se apliquen. Eso indicaría que el campo en realidad no es universalmente requerido.

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¡Pero realmente necesitamos todos estos campos!

Si sus partes interesadas no se están moviendo y la lista de campos de metadatos que les gustaría incluir en el DAM es más larga de lo que recomienda, es posible que deba elegir inicialmente sus batallas. Confía en mí, funcionará.

En los primeros días del DAM, es posible que los responsables de cargar activos y aplicar metadatos completen la mayoría de los campos. Sin embargo, con el tiempo, naturalmente evolucionará y algunos campos se abandonarán en su totalidad o en su mayoría a medida que las cosas se llenen de trabajo y se desarrolle una rutina de metadatos más eficiente.

Los usuarios que suben información se concentrarán en qué información es más valiosa para el tiempo asignado para la entrada y comenzarán a ajustar su entrada de metadatos en consecuencia. Entonces estará en una posición clave para reforzar los metadatos. Volveremos a esto más tarde.

Agilizando el proceso

Tiene una variedad de opciones al configurar sus campos de metadatos. Hay múltiples formas de organizar y agrupar los campos y múltiples formatos disponibles para esos campos.

Para el formato de campo, mire todas sus opciones y seleccione el tipo de campo que tenga más sentido para los datos que contendrá. Utilice campos de fecha para fechas, campos numéricos con el número apropiado de límites de caracteres para números, etc.

Intente minimizar los campos de texto libre tanto como sea posible a favor de vocabularios controlados en campos desplegables y de selección múltiple. Esto elimina la posibilidad de errores ortográficos y elimina la confusión sobre diferentes términos utilizados dentro de su organización para describir lo mismo.

Todos deben usar un término estandarizado en lugar de siglas o términos abreviados. Hacer que un glosario esté disponible para los campos de vocabulario controlado también puede ser muy útil para sus usuarios, tanto para los que ingresan metadatos como para los que buscan activos.

Agrupe sus campos de una manera que tenga sentido para los usuarios que ingresan los metadatos y fomente la mayor facilidad y eficiencia para la entrada de metadatos. Ubique los campos más utilizados en la parte superior de la página para minimizar el desplazamiento. Si tiene campos obligatorios, asegúrese de que sean fácilmente identificables.

Utilice el etiquetado automático y las herramientas de inteligencia artificial donde pueda para fomentar la coherencia. Tenga en cuenta, sin embargo, que esas herramientas necesitan supervisión. Deben configurarse, capacitarse y luego someterse a control de calidad y actualizarse continuamente. Habrá cambios y excepciones que afectarán los flujos de trabajo de etiquetado automatizado, y se necesitan ojos humanos para asegurarse de mantener la precisión en sus metadatos.

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¡Pero todavía hay tantos campos!

La gestión de metadatos nunca se hace. A medida que cambian las necesidades y los procesos comerciales, siempre debe asegurarse de que sus metadatos se mantengan actualizados y sigan siendo relevantes. Los campos se agregarán y eliminarán, y las etiquetas de metadatos en los campos existentes deberán agregarse, eliminarse o actualizarse.

Pero, ¿qué pasa con todos esos campos que la empresa insistió en que necesitaban pero luego abandonaron? Una vez que su DAM esté funcionando y la entrada de metadatos haya sido algo rutinaria, estará en una excelente posición para revisar ese inventario de campo.

Use cualquier herramienta de informes disponible en su DAM para obtener una imagen completa de cómo se ingresan y usan sus metadatos. Ejecute informes sobre todos los campos de metadatos en su DAM, dividiéndolos en partes manejables, si es necesario, para el inventario completo de activos.

Desde la perspectiva del usuario final, obtenga informes sobre los términos y filtros de búsqueda más populares. Además, ¿qué términos de búsqueda ingresan los usuarios que arrojan cero resultados?

Si hay lagunas en los informes útiles disponibles, encuesta a los usuarios, tanto a los que ingresan como a los usuarios finales. ¿Qué los frustra? ¿Qué comentarios tienen sobre los ajustes en los campos de metadatos y su diseño o los filtros de búsqueda disponibles que les facilitarían la vida?

Una vez que haya recopilado todos sus informes y comentarios, observe el historial y el estado actual de sus metadatos. Vea si puede sacar algunos temas o patrones:

• ¿Hay campos en los que nunca o rara vez se han ingresado metadatos?
• ¿Existen campos que pueden haber sido utilizados consistentemente en los primeros días de su DAM pero que han sido abandonados desde entonces?
• ¿Ve alguna redundancia con ciertos metadatos ingresados ​​en múltiples campos?

A medida que analiza los datos y encuentra campos que son candidatos para eliminar de su estructura de metadatos, este también es un buen momento para revisar las preguntas que se hizo a sí mismo y a sus partes interesadas cuando comenzó a definir la estructura:

• ¿Este campo contiene información que ayudará a mis usuarios finales a localizar los activos que necesitan?
• ¿El valor que proporciona este campo vale la pena el tiempo que lleva ingresar la información?
• ¿Hay algún motivo legal, reglamentario u organizativo por el que la información de este campo deba adjuntarse a los activos?

Utilice los datos recopilados para presentar una propuesta a sus partes interesadas sobre cómo reforzar su estructura de metadatos para que sea más eficiente y eficaz. Obtener su aceptación debería ser más fácil ahora que tiene comentarios de los usuarios, números e información histórica.

Y recuerde, las actualizaciones beneficiosas no se limitan a eliminar campos no utilizados o infrautilizados. Los campos se pueden mover a diferentes ubicaciones en la página. Una nueva columna u orden dentro de la columna puede hacer que un campo sea más prominente y más fácil de ver, lo que aumenta las posibilidades de que se utilice.

Limitar el desplazamiento mejora el uso

Cuando se necesita menos desplazamiento para ver la columna, es más probable que se use. Los campos se pueden renombrar si la descripción no es clara. Es posible que los usuarios no ingresen metadatos en un campo en particular simplemente porque no están seguros exactamente de lo que se espera que ingresen allí.

En algunos casos, se puede cambiar el formato de un campo. Por ejemplo, ¿sería posible convertir un campo de texto libre en particular en un menú desplegable para ahorrar tiempo y aumentar la precisión de los datos?

La eliminación de campos determinados como superfluos puede darle el mayor rendimiento en términos de eficiencia, pero recuerde que la utilidad, la precisión y la integridad de sus metadatos son sus objetivos principales.

Algunos campos no utilizados pueden contener información histórica que debe conservar por motivos legales, por lo que no desea eliminarlos directamente. En estos casos, puede ocultar los campos de la vista actual y aún así tenerlos disponibles para generar informes o restaurarlos en su formulario de metadatos, si es necesario.

El trabajo de metadatos nunca se termina

Al igual que con la mayoría de las áreas de su DAM, mantener y mejorar su estructura de metadatos es un proceso continuo. Como aspecto crucial del DAM, los metadatos requieren una atención regular para garantizar la precisión y la relevancia.

Los informes y los comentarios de los usuarios serán factores esenciales a medida que trabaje con el negocio y sus partes interesadas para mantener ese equilibrio de eficiencia y valor. Con el cuidado y la atención adecuados, los metadatos garantizarán que sus activos salgan de su DAM con la misma fluidez con la que entran.